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¿Qué es Microsoft PowerPoint? cómo comenzar a usarlo (ahora mismo)

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This post is part of a series called How to Use PowerPoint (Ultimate Tutorial Guide).
PowerPoint 101: Everything You Need to Make a Basic Presentation

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa (you can also view the original English article)

Microsoft PowerPoint es una herramienta profesional para crear presentaciones que ha existido durante décadas. Cuenta con una serie de características que la convierten en una poderosa herramienta para presentaciones.

En este tutorial aprenderás sobre los orígenes de Microsoft PowerPoint y cuál es la mejor versión de PowerPoint que se ajusta a tus necesidades. También descubrirás recursos en forma de tutoriales para comenzar a aprender cómo usar su profundo conjunto de herramientas.

Además, no te dejaremos confundido en cuanto a la creación de una presentación de primer nivel con PowerPoint. Todos hemos tenido que aguantar una presentación aburrida de PowerPoint. Es importante usarlo de la manera correcta, como una ayuda visual que complemente tus ideas.

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¿Qué es PowerPoint y para qué se utiliza?

Microsoft PowerPoint es el software para presentaciones más popular. Lo encontrarás en todos lados, desde salas de juntas de Fortune 500 hasta aulas universitarias. PowerPoint es parte de Microsoft Office, que también incluye aplicaciones como Excel y Microsoft Word.

PowerPoint comenzó como una aplicación exclusiva para Mac en 1987 y fue adquirido rápidamente por Microsoft para ayudar a reforzar el paquete de software Office. Ganó terreno rápidamente en el mundo laboral como una manera fácil de armar un conjunto de diapositivas con puntos de apoyo.

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PowerPoint te permite crear presentaciones profesionales usando herramientas simples para arrastrar y soltar.

No te equivoques: PowerPoint es el líder del mercado, pero su uso generalizado es más que un simple hábito. Los competidores como Keynote de Apple y Slides de Google han mejorado para desafiar a PowerPoint, pero Microsoft ha respondido con sus propias actualizaciones para mantener su liderazgo.

La popularidad de PowerPoint depende en gran medida de su facilidad de uso. La mayoría de sus funciones simplemente requieren arrastrar y soltar cuadros de contenido y llenarlos con tu propia información. Sin embargo, PowerPoint también tiene muchas funciones más profundas bajo el capó. Aún no he encontrado una función que necesite y que no esté en la aplicación.

¿Cómo puedo aprender PowerPoint?

La sección Tuts+ Business tiene una gran cantidad de recursos sobre Microsoft PowerPoint en forma de tutoriales que te ayudarán a desarrollar tus habilidades y a sentirte cómodo usando esta popular aplicación para presentaciones.

Sumérgete en nuestra serie de tutoriales de PowerPoint para principiantes y en nuestros videos de PowerPoint para un inicio rápido. O bien, echa un vistazo a algunos de mis tutoriales favoritos para principiantes para comenzar a aprender más:

¿Qué versión de PowerPoint deberías usar?

El modelo de negocios de Microsoft ha cambiado significativamente en los últimos años. En vez de comprar la versión más reciente de Microsoft Office, ahora promueven Office 365 en gran medida. Esta es básicamente una suscripción para usar todas las aplicaciones de Office, incluyendo PowerPoint.

La ventaja de Office 365 es que siempre tendrás la versión más actualizada de todo el conjunto de aplicaciones. De hecho, Microsoft actualiza constantemente sus aplicaciones de Office, y la versión Office 365 incluso cuenta con funciones que no encontrarás en la versión de licencia perpetua.

Para los usuarios de Home, realmente hay tres paquetes únicos para elegir:

  • Office 365 Home - Si vas a comprar Office para tu hogar, este paquete es una excelente opción. Incluye 5 licencias que puedes usar en tu cuenta y es perfecta para familias.
  • Office 365 Personal - Esta es la versión menos costosa de Office e incluye solamente 1 licencia para usar.
  • Office Home & Student 2016 - Esta versión es la más similar al modelo tradicional "comprar y tener" de Microsoft Office. Pagarás una tarifa única por Office y lo tendrás para usarlo indefinidamente, pero no podrás acceder a las actualizaciones cuando Microsoft las libere.

Las suscripciones de Office 365 también incluyen 1 TB (terabyte) de espacio de almacenamiento en OneDrive, la aplicación de almacenamiento en la nube de Microsoft. Elegir una suscripción de Office 365 es la forma menos costosa de obtener acceso a PowerPoint.

Otra ventaja clave de Office 365 es que habilita funciones adicionales en las aplicaciones móviles para iOS y Android. Puedes ver y editar documentos gratuitamente sin una suscripción, pero Office 365 desbloquea el potencial completo de las aplicaciones móviles.

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PowerPoint en el iPad es un ejemplo de lo lejos que ha llegado este programa; básicamente es una versión completa de PowerPoint que está disponible de forma gratuita.

Sin embargo, si eres un usuario ocasional de Office y no necesitas mantenerte actualizado, la versión "Home & Student 2016" puede ser una opción que valga la pena. El valor tiene que ver con la comparación entre cuánto tiempo piensas que mantendrás la versión y los costos mensuales de Office 365.

¿Qué es PowerPoint Online?

Otra opción es PowerPoint Online, la versión totalmente gratuita de PowerPoint que puedes usar dentro de un navegador web. Si has utilizado las aplicaciones de Google Drive para la productividad, tales como Docs o Sheets, esta es la respuesta de Microsoft.

PowerPoint Online es de uso gratuito sin importar la opción que elijas para obtener una licencia de PowerPoint. Puedes usar PowerPoint Online para crear y ver presentaciones siempre y cuando generes una cuenta de Microsoft.

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PowerPoint Online es la versión gratuita para navegador del software para presentaciones de Microsoft, y ofrece la mayoría de las funciones de su contraparte para escritorio.

Haz clic en este enlace para echar un vistazo a PowerPoint Online. Incluso si usas la versión de escritorio de PowerPoint, la contraparte en línea es una manera sencilla de acceder a tus archivos desde cualquier navegador web.

Para Microsoft, PowerPoint Online es señal de un gran cambio. Es la primera vez que puedes acceder a la mayoría de las funciones de PowerPoint sin costo alguno. El enfoque de la compañía parece ser el enganchar a las personas para que usen el producto en lugar de vender licencias de un solo pago a los usuarios.

¿Qué son las plantillas de PowerPoint?

Las plantillas de PowerPoint (también llamadas frecuentemente "temas") son la manera más rápida de añadir estilo a tu presentación, y una de las razones por las que PowerPoint es tan popular.

No todos somos diseñadores gráficos. E incluso si eres un artista talentoso, probablemente no tengas tiempo para ilustrar todo desde cero cuando te estás preparando para dar una presentación. Deberías enfocarte en el contenido y en el mensaje que tu audiencia escuchará.

La manera más sencilla de añadir un diseño a tu diapositiva es mediante el uso de una plantilla, que se encuentra en la cinta de PowerPoint.

Themes and Variants on PowerPoint ribbonThemes and Variants on PowerPoint ribbonThemes and Variants on PowerPoint ribbon
Los temas se encuentran en la cinta de PowerPoint, en la pestaña Designs (Diseños), y pueden aplicarse con un solo clic.

Lo bueno de estas plantillas es que rediseñarán toda la presentación. Estas traen consigo un conjunto de fuentes, esquemas de color y diseños de diapositivas a los que se adaptará toda tu presentación. Si estás usando un tema que haya sido codificado de la manera correcta, se necesita un solo clic para rediseñar la presentación completa.

Change themes in PowerPointChange themes in PowerPointChange themes in PowerPoint
Aquí ves el mismo contenido, pero estos dos temas proporcionan una apariencia completamente diferente a esta diapositiva.

Los temas integrados de Microsoft son un buen comienzo, pero existen alternativas mucho mejores disponibles para usar. Puedes usar temas prémium para presentaciones que se encuentran disponibles a través de GraphicRiver y Envato Elements para reemplazar los temas incorporados.

GraphicRiver te permite pagar por plantilla, mientras que Elements es un servicio de suscripción que te permite descargar y usar plantillas de PowerPoint y recursos creativos de forma ilimitada — una poderosa oferta. Descubre más diseños excelentes de plantillas para Microsoft PowerPoint de estos sitios mediante esta selección curada de los mejores diseños:

Los temas que encontrarás en GraphicRiver y Elements están muy por encima de las opciones integradas de Microsoft. Estos están listos para presentaciones profesionales a cualquier nivel.

Simplicity PowerPoint ThemesSimplicity PowerPoint ThemesSimplicity PowerPoint Themes
Aquí puedes ver solo algunos de los más de 200 diseños incluidos como parte del tema Simplicity PPT.

Sobre todo, los temas de estos sitios incluyen ideas para tus diapositivas. Muchas veces sé lo que debe contener la diapositiva, pero necesito ideas sobre cómo mostrar el contenido.

Toma, por ejemplo, el tema Simplicity de PowerPoint. Simplicity viene con más de 200 ideas de diseño para las diapositivas además de una variedad de esquemas de color. Compra Simplicity una vez y úsalo reiteradamente para todas tus presentaciones; tiene una variedad suficiente para ser usado en muchas situaciones.

Una nota acerca de estos temas personalizados: estos no siempre aparecen en la cinta de PowerPoint como lo hacen las plantillas de Microsoft. A menudo están empaquetados como archivos PPTX independientes que puedes abrir y rehacer para tus propias presentaciones. Sin embargo, carecen de la flexibilidad de ser aplicables a tus temas en cualquier momento.

Aprende cómo crear excelentes presentaciones rápidamente con plantillas profesionales de PowerPoint:

¿Por qué a muchas personas no les gusta PowerPoint?

Varias personas desacreditan a PowerPoint diciendo que es una mala herramienta. Parte de esa reputación es correcta, ya que creo que todos hemos tenido que aguantar muchas presentaciones aburridas en las que el presentador lee directamente de las diapositivas.

Sin embargo esta también es una reputación injusta, ya que PowerPoint puede ser un excelente apoyo. Al igual que con la mayoría de las herramientas, todo está relacionado con la manera en la que lo usas.

La mayoría de las presentaciones de PowerPoint van por mal camino debido a que el presentador usa la diapositiva como sustituto para dar una presentación. La clave es que las diapositivas deben apoyar y reiterar los puntos de los que estés hablando, en lugar de servir como muleta.

Estos son algunos de mis consejos más importantes sobre lo que debes evitar durante tu presentación basada en PowerPoint:

  • No leas directamente de tus diapositivas. Las diapositivas de PowerPoint deben tener puntos clave que resuman los puntos de los que estés hablando.
  • No pongas una cantidad excesiva de objetos en cada diapositiva. Esto confundirá o distraerá a tu audiencia de tu mensaje.
  • ¡No te excedas con las animaciones tampoco! Puedes hacer que los objetos vuelen hacia el interior y exterior de las diapositiva, pero esto actuará como una distracción con respecto a tu mensaje.
  • No hables por mucho tiempo. No importa lo bien que se vean tus diapositivas, la audiencia eventualmente dejará de prestar atención.
  • No ocultes la introducción. Revela la idea clave rápido y usa el resto de la presentación para apoyarla, en vez de hacer que tu audiencia tenga que soportar una larga plática y encontrar la conclusión al final.

Descubre más consejos útiles para presentaciones de PowerPoint:

¿Cómo puedes crear diagramas rápidamente en PowerPoint?

SmartArt es una de mis herramientas favoritas de PowerPoint, principalmente porque no soy un diseñador gráfico. Pero incluso para aquellos que tienen experiencia en Photoshop o Illustrator, la herramienta SmartArt merece un vistazo.

Básicamente, SmartArt es lo mejor de ambos mundos cuando se trata de diagramas e imágenes. Tienen el aspecto profesionalmente pulido de un gráfico diseñado, pero mantienen la flexibilidad de un diagrama. Puedes agregar o eliminar puntos en cualquier momento.

PowerPoint SmartArt Example imagePowerPoint SmartArt Example imagePowerPoint SmartArt Example image
SmartArt es un híbrido entre diagramas y texto simple, y sigue siendo editable.

Puedes usar SmartArt para construir diagramas y gráficos como el de arriba.

Echa un vistazo a los siguientes tutoriales para aprender más acerca del uso de SmartArt para construir una variedad de gráficos, tales como líneas de tiempo, pirámides, jerarquías y ciclos.

¿Cómo es que PowerPoint facilita las presentaciones?

Contrariamente a la creencia popular, PowerPoint es mucho más que una herramienta para desarrollar presentaciones. También es tu mejor amigo cuando estás dando la presentación. En vez de luchar para preparar tarjetas de notas o versiones impresas de tus diapositivas como referencia, PowerPoint mantiene cerca todos esos elementos esenciales.

PowerPoint Presenter View screenshot using Simplicity themePowerPoint Presenter View screenshot using Simplicity themePowerPoint Presenter View screenshot using Simplicity theme
La vista de moderador mantiene las herramientas más importantes visibles, por ejemplo las notas del orador y una vista previa de la próxima diapositiva.

La vista de moderador es una de las funciones más poderosas para compartir tu presentación de PowerPoint. Imagina tener todas las herramientas más importantes en tu pantalla.

A menudo tendrás dos pantallas al dar una presentación: la pantalla de tu propia computadora portátil o tableta y la pantalla en la que estás dando la presentación. Si bien tu audiencia verá la presentación terminada, tu tendrás tu propia vista de moderador en la que puedes ver tus notas y las próximas diapositivas.

Para ver un tutorial completo sobre la vista de moderador, echa un vistazo al siguiente enlace.

Resumen y aprende más acerca de la creación de excelentes presentaciones de PowerPoint

En este tutorial compartí algunas de mis razones favoritas por las que uso Microsoft PowerPoint. Ya sea por la simple familiaridad o por el pulido de más de 30 años de desarrollo, PowerPoint no desaparecerá pronto.

Aprende más en nuestra serie de tutoriales de PowerPoint para principiantes o en nuestros videos de PowerPoint para un inicio rápido. También puedes conseguir nuestro libro electrónico gratuito ahora mismo:

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Este te ayudará a dominar el proceso de una presentación, desde las ideas creativas iniciales, pasando por la escritura, el diseño y la presentación con impacto.

¿Usas PowerPoint o algunos de sus competidores? siempre estoy interesado en averiguar por qué, así que siéntete en la libertad de dar tu opinión en la sección de comentarios que aparece a continuación.

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