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Tu Estilo de Productividad: Encuéntralo y úsalo para Trabajar Mejor

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This post is part of a series called Essential Productivity Principles.
How to Build Routines that Keep Your Life and Work On Track
4 Important Personal Habits for a More Productive Life

Spanish (Español) translation by David Castrillón (you can also view the original English article)

Tu personalidad, estilo organizacional, prioridades y preferencias sociales afectan tu trabajo; más específicamente, determinan cómo trabajar mejor. Cuanto más sepas acerca de ti mismo, más puedes adaptar tu entorno, agenda, herramientas y prioridades para satisfacer tus inclinaciones naturales y fortalezas. No sólo serás más eficiente y productivo, también disfrutarás más de tu trabajo cuando personalices la forma en que tu trabajo se ajuste a quien eres.

1. investiga tu personalidad

Si has hecho alguna investigación sobre tu personalidad, ya has comenzado a aprender un poco sobre tu estilo de productividad. Por ejemplo, si tienes una personalidad más atrevida, de tomar medidas, podrías ya haber averiguado por qué odias las reuniones que te arrastran, inútilmente, y por qué a veces te llaman para que te "hagas cargo." Realmente, estás tratando de hacer que las cosas se muevan y evitarle a todos perder más tiempo.

La introversión y la extroversión afectan tu estilo de productividad, también. Si eres un introvertido, trabajando en un ambiente interactivo, ruidoso, con mucha energía, podrías encontrarte sin energía a la mitad de la jornada. Por otro lado, si eres un extrovertido trabajando desde casa, puede que ya hayas averiguado que eres más productivo en la cafetería de la esquina que solo en tu tranquila oficina en casa.

Por supuesto, las pruebas de personalidad no son del todo precisas; si lees un conjunto de resultados y piensas, "¡Ese no soy yo!" entonces ve con tu instinto. Te conoces a ti mismo; el punto de un test de personalidad es ayudarte a pensar concientemente sobre ti mismo. Trayendo a la luz esas intuiciones y funcionamientos internos, que puedes utilizar para mejorar cómo operar en el trabajo y en la vida.

Conoce más acerca de tu personalidad tomando uno de estos cuestionarios o pruebas:

Al leer los resultados, piensa en cómo encajan en — o se estrellan con - tu empleo actual, ambiente de trabajo y la estructura de tu típico día laboral.

2. Piensa acerca de tus preferencias

Tu personalidad es sin duda una gran parte de tu estilo de productividad, pero no es el único factor. Es necesario considerar otros elementos importantes, tales como cómo fijas tus metas, cómo manejas tu tiempo, cómo trabajas con otros y cómo aprendes.

Lee las siguientes preguntas para impulsar tus reflexiones acerca de tus preferencias en cada área. Toma un momento para reflexionar y registrar tus pensamientos.

Metas y Motivación

¿Prefieres fijarte metas por ti mismo o lograr objetivos fijados por un líder, por una gran organización, para un propósito más grande, o como un grupo? ¿Estás más motivado para llegar a la meta final o para disfrutar y perfeccionar el proceso que te lleve allí?

¿Pierdes fácilmente energía ante metas distantes, o la idea de alcanzar un reto difícil a largo plazo, te revitaliza? ¿Pierdes la motivación cuando tus tareas diarias no parecen relacionarse con tus objetivos?

¿Tiendes a relacionar tu trabajo con objetivos o ideas? ¿Disfrutas perseguir una idea nueva, aunque no se relacione con tus objetivos definidos, o necesitas hacer todo junto?

¿Estás motivado más por el reconocimiento, por las recompensas tangibles, por una sensación de logro o por la oportunidad de dejar de trabajar por un tiempo e ir hacer otra cosa que disfrutas?

Administración del tiempo

¿Prefieres planear todo a tiempos diferentes o simplemente chocar contra el suelo corriendo y lidiar con la primera tarea que encuentres? ¿Usas regularmente un planificador, el calendario o alguna herramienta de programación? ¿Luchas por hacer un seguimiento de tus citas diarias y actividades basadas en el tiempo?

¿Cuál es tu conciencia del tiempo? ¿Te pierdes en proyectos, conversaciones y actividades y pierdes la noción del tiempo? ¿Puedes hacer mentalmente un seguimiento del tiempo transcurrido incluso cuando estás en una tarea o interacción? ¿A menudo estás corriendo tarde o tiendes a estar a tiempo? ¿Te pones nervioso cuando se acercan las fechas límite? ¿Te sientes abrumado o energizado cuando tienes un día ocupado con una agenda completa?

Equipos y Trabajo a Solas

¿Prefieres pensar en los problemas por ti mismo antes de compartir tus ideas y opiniones? ¿Te gusta buscar ideas y soluciones en grupo? ¿Te sientes controlado o aliviado cuando alguien define tu agenda o administra tu tiempo por ti? ¿Te gusta mantener tus opciones abiertas? ¿Prefieres tener a alguien para seguir y así no tener en cuenta todos los factores? ¿Sientes que las reuniones de equipo, el trabajo en equipo o los esfuerzos en equipo hacen perder tiempo o dan lugar a un trabajo mejor? ¿Haces más solo o cuando trabajas con otros?

Ambiente

¿Prefieres tener ruido de fondo cuando trabajas, o ¿te gusta la tranquilidad y la quietud? ¿Te encuentras distraído por conversaciones, interacciones y movimiento a tu alrededor? ¿A menudo te molestas o irritas por las cosas que se sienten extremas: ruidos, luces fuertes, olores fuertes, espacios llenos?

¿El desorden encima de tu escritorio te molesta? ¿Pasas tiempo poniendo en orden las cosas antes de que estés listo para comenzar a trabajar? ¿Te olvidas de tareas o proyectos si no tienes un recordatorio visual frente a ti? ¿Te gustara tener todos los elementos de tu proyecto actual extendidos frente a ti, o prefieres mantener las cosas lejos hasta que las necesitas?

Nivel de energía

¿Encuentra que tu energía se disminuyendo en momentos particulares del día? ¿Te sientes listo para levantarte temprano en la mañana, o realmente luchas para despertarte hasta más tarde en el día? ¿Te encuentras lleno de ideas y energía en la noche o más tarde en la noche?

¿Luchas para irte a dormir a una hora razonable, o luchas por permanecer despierto después de la cena? ¿Tiendes a dormir bien? ¿Te despiertas fácilmente?

¿Te sientes abrumado por una larga lista de tareas a primera hora del día o motivado y energizado? ¿Te sientes emocionado con la idea de un nuevo proyecto al final del día o motivado y energizado? Si pudieras fijar tus propias horas de trabajo, ¿cuáles serían?

Estilo de Aprendizaje

¿Prefieres aprender visualmente, con tablas y gráficos, dibujos y vídeos y diapositivas? ¿Prefieres aprender verbalmente, con palabras escritas y más información textual? ¿Prefieres aprender escuchando, oyendo algo en lugar de leerlo o verlo en la pantalla o impreso? ¿Prefieres aprender haciendo, probando, intentando, tocando, experimentando, manipulando las piezas y las herramientas para tener una idea de la información?

La prueba Índice de Aprendizaje de los profesores Barbara A. Soloman y Richard M. Felder en la Universidad estatal de Carolina del norte puede ayudarte a entender más sobre tu estilo de aprendizaje.

3. Determina tu Estilo de Productividad

Carson Tate, autor del libro Work Simply, investiga cómo conocer y adaptarte a tu estilo único de productividad es la clave para tener un vida de trabajo más simple, mejor y más productiva. Tate dice, en este artículo, que:

"Tu estilo personal de productividad es tu enfoque a la planificación y la asignación de esfuerzos a través de objetivos, actividades y períodos de tiempo. Este enfoque generalmente es inconsciente y poco sistemático en lugar de deliberado y racional. Sin embargo, los patrones pueden detectarse, ya que generalmente crecen fuera de tu estilo cognitivo individual, tu patrón habitual o forma de percibir preferida, procesar y administrar la información para orientar el comportamiento. Puesto que todo el mundo tiene un estilo cognitivo característico, también tiene un estilo distinto de la productividad."

Tate ha delineado cuatro estilos distintos de productividad:

  • Priorizador (lógico, coherente, orientado a objetivos).
  • El planificador (organizado, secuencial, orientado a la acción).
  • El organizador (empático, intuitivo, orientado a las personas).
  • El visualizador (visionario, innovador, orientado a la idea).

Tu creciente conocimiento de tu propia personalidad y tus preferencias podría hacer que sea fácil saber qué estilo te cuadra mejor. Puedes leer un poco más sobre los estilos de productividad en el presente artículo y tomar una evaluación gratuita en el sitio web de Tate (registro de email requerido) o aquí (no es necesario registro).

4. Haz un inventario de tus fortalezas y debilidades

Hay una gran cantidad de información disponible sobre fortalezas y debilidades personales, incluyendo lo que son, cómo identificarlas y cómo utilizar tus puntos fuertes en el lugar de trabajo.

Hay pruebas online y cuestionarios (aquí hay una prueba de 84 preguntas y aquí una prueba de 56 preguntas) que puedes tomar para determinar tus puntos fuertes con un enfoque algo universal. Obtendrás una visión de tus fortalezas, que luego puedes relacionar con tus responsabilidades en el trabajo.

O puedes investigar al revés: crear tu propia medida, basado en tu trabajo en la vida real, haciendo una lista de todas las tareas y las responsabilidades que tienes. Luego califica tú mismo tu capacidad y entusiasmo para cada tarea.

Utiliza una escala de 1 a 5, con 1 que indique el nivel más bajo y 5 que indique el nivel más alto. Recorre tu lista e indica tu mismo sobre tu habilidad para la tarea: ¿eres capaz de hacerla bien? ¿Tienes los conocimientos necesarios y las herramientas para completar la tarea? ¿Puedes completar la tarea en una cantidad razonable de tiempo, con la eficacia adecuada? ¿Completas la tarea en un nivel aceptable de calidad?

A continuación, ve a través de la lista y y califica por ti mismo tu entusiasmo para cada tarea: ¿disfrutas de la tarea o la evitas? ¿La esperas con ansias? ¿O pospones la tarea? ¿Te gustaría poder delegarla? ¿Te sientes seguro y enérgico para enfocarte en la tarea? ¿La consideras una tarea principal o una distracción de tus prioridades?

Por último, marca las tareas que calificaste con un alto nivel de capacidad y un alto nivel de entusiasmo: Estos son tus puntos fuertes actuales, realizables. Las tareas para las que tienes entusiasmo pero poca habilidad podrían convertirse en fortalezas, si pones suficiente aprendizaje y experiencia para construir tus habilidades para competir. Las tareas para las cuales tienes poca habilidad y entusiasmo son las que se deben considerar debilidades; Idealmente, podrás evitar tomar estas tareas o delegarlas a alguien que sea más calificado y esté emocionado por completarlas.

Recuerda que el punto de conocer tus fortalezas y debilidades no es para que puedas "arreglarte a ti mismo" y nivelar todas tus áreas débiles, llevándolas hasta el nivel de tus puntos fuertes. Por el contrario, es para reconocer las capacidades y los intereses que ya tienes y cultivarlos, de manera que puedas hacer más de lo que estás haciendo bien y menos del resto. Bono: disfrutarás tu trabajo mucho más.

Paso 5. Evalúa tus Herramientas y Sistemas

Ahora es tiempo de poner todo este conocimiento en un uso práctico en tu trabajo. En este punto, debes tener un conocimiento bastante profundo e integral de tu personalidad, tus preferencias y tus puntos fuertes. Ahora echa un vistazo cercano a los sistemas, herramientas y métodos que utilizas para administrar tu trabajo y tu tiempo. ¿Coinciden con tus necesidades y preferencias?

Evalúa tus Herramientas

Lo más probable es que encontrarás algunas que definitivamente no se alinean con tu estilo de productividad. Si alguna de tus herramientas usadas regularmente requiere que funciones en contra de tus preferencias, u opera principalmente en tus áreas de debilidad, busca una alternativa. Quieres que tus herramientas y sistemas te apoyen, no que te hundan. Si eres un estudiante auditivo, por ejemplo, deja de escribir en notas visuales y citas de calendario; en su lugar, utiliza una aplicación o método (varios se detallan aquí y aquí) que te permita utilizar la entrada de voz o incluso atar un memo de voz a un recordatorio programado.

Las herramientas que se adapten a tu estilo de productividad te hará más eficiente y eficaz. Las herramientas que van en contra de tu estilo de productividad te hará sentir inepto (incluso cuando no estás) y te causarán frustración y pérdida de tiempo. Busca recursos que te den los insumos, métodos, modos de acceso, señales y estilos estéticos que tu prefieras; esto no es ser un obsesionado por uno mismo, es ser eficiente.

Maneja tus Debilidades

La segunda parte del proceso de mejora de herramientas es buscar sistemas y recursos que cubran por ti tus debilidades. De la investigación de tus fortalezas en el paso 4, tendrás una idea de cuáles son los puntos débiles. Elimina completamente lo que puedas de tu carga de trabajo. Para el resto, lo que no se pueda delegar o simplemente dejar de hacer, utiliza la automatización, la rutina o la asistencia. Si, por ejemplo, eres débil en el seguimiento, revisa un servicio automatizado de seguimiento como FollowUp.cc o un servicio de email marketing por partes.

Si eres bueno para hacer las partes grandes de un proyecto, pero luchas para trabajar en los detalles más finos, crea listas de comprobación para cada tipo de proyecto que tengas. Las listas te guiarán a través de los detalles finales, haciendo que el proceso rutinario sea más fácil de completar para ti. También puedes buscar ayuda de personas que tienen fortalezas que tú no. Por ejemplo, si  luchas para llegar a nuevos clientes, puedes contratar un asistente virtual que compile listas de posibles clientes y que escriba correos electrónicos de presentación por ti.

Mejora tu Flujo de Trabajo

Una vez que hayas evaluado tus herramientas y sistemas individualmente, echa un vistazo a tu flujo de trabajo. Simplemente podrías necesitar ajustar algunas partes de su proceso regular para que funcione mejor con tu estilo de productividad. O puede que tengas que rediseñar tu flujo de trabajo por completo: aquí hay un gran tutorial sobre cómo hacerlo, que utiliza otras áreas varias de Envato Market y Envato Studio.

Al diseñar tu flujo de trabajo, estarás pensando sobre cómo haces lo que haces. También deberías tener en cuenta el tiempo. Cuando haces lo que haces puede ser un éxito o un fracaso, dependiendo de tus niveles de energía en ese momento particular. Si has descubierto que eres una persona mañanera, no dejes tu trabajo más importante para el final del día; estarás vaciado y carente de motivación. Si eres más que un búho nocturno, por el contrario, facilita tu camino en la jornada de trabajo con las tareas mundanas, repetitivas y aborda tus proyectos emocionantes y desafiantes, una vez que te sientes totalmente despierto y con energía.

6. Haz Evaluaciones Periódicas

Tu esencial estilo de productividad probablemente se te quedará para toda la vida; pero aún tienes oportunidad de cambiar y crecer, desarrollar nuevas habilidades y perfeccionar tus preferencias. Es importante que te evalúes a ti mismo, tus herramientas y sistemas y tu trabajo sobre una base bastante regular. Mantenlo fresco. Programa un horario regular, quizás trimestralmente o anualmente para pensar sobre tus sistemas y actualizarlos cuando sea necesario. Si anhelas variedad, mejora y actualízate mensualmente. No actualices tan a menudo para que no pases más tiempo aprendiendo sobre tus herramientas que utilizándolas.

Trabaja tu Estilo de Productividad

Ningún sistema de productividad, herramienta o método va a trabajar de la misma manera para cada persona. Cuanto más sepas acerca de ti mismo, mejor serás eligiendo las herramientas que te equiparán para que trabajes mejor. Incluso los veteranos de productividad más experimentados pueden ser absorbidos por el siguiente sistema brillante y pensar que podrán adaptarse a él, a pesar de su fuerte y natural proclividad hacia algo que es diferente. Trabajar en tus preferencias y fortalezas te hará mucho más eficiente, eficaz y feliz en tu trabajo que tratar de encajar en un sistema, herramienta o estructura que combate tu estilo natural de productividad.

Recursos

Crédito gráfico: Icono de productividad diseñado por Lemon Liu de Noun Project.

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