Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity
Business

Phong cách làm việc (Productivity Style) của bạn: Tìm ra và Sử dụng nó để công việc có hiệu quả tốt hơn

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Essential Productivity Principles.
How to Build Routines that Keep Your Life and Work On Track
4 Important Personal Habits for a More Productive Life

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Thai An (you can also view the original English article)

Tính cách, phong cách tổ chức, mức độ ưu tiên và sở thích xã hội của bạn ảnh hưởng đến công việc của bạn; cụ thể hơn, chúng xác định cách bạn làm việc tốt nhất. Bạn càng biết nhiều về chính mình, bạn càng có thể điều chỉnh môi trường, tiến độ, công cụ và ưu tiên cho phù hợp với xu hướng và thế mạnh tự nhiên của bạn Bạn sẽ không chỉ hiệu quả và năng suất hơn, mà bạn cũng sẽ thích công việc của mình hơn khi bạn tùy chỉnh cách bạn làm việc cho phù hợp với mình.

1. Nghiên cứu tính cách của bạn

Nếu bạn đã thực hiện bất kỳ sự nghiên cứu về nhân cách của bạn, thì bạn đã bắt đầu biết một chút về phong cách làm việc của bạn. Ví dụ: nếu bạn là một người có tính cách mạnh dạn hơn, hướng đến hành động, thì bạn có thể đã hiểu tại sao bạn lại ghét các cuộc họp kéo dài, vô nghĩa, và tại sao đôi khi bạn thường được yêu cầu "tiếp nhận". Thực sự, bạn chỉ cố gắng để mọi thứ được tiến hành và giup cho mọi người tránh lãng phí thời gian hơn.

Hướng nội và hướng ngoại cũng ảnh hưởng đến phong cách làm việc của bạn. Nếu bạn là một người hướng nội làm việc trong một môi trường đầy tương tác, ồn ào, năng lượng cao, thì bạn có thể thấy mình đã mất đi một nửa năng lượng trong một ngày. Mặt khác, nếu bạn là một người hướng ngoại mà làm việc tại nhà, bạn có thể đã biết rằng bạn sẽ có nhiều năng suất hơn tại quán cà phê chứ không chỉ một mình trong văn phòng ở nhà yên tĩnh của bạn.

Tất nhiên, các bài kiểm tra về tính cách là không chính xác; nếu bạn đọc một tập kết quả và nghĩ rằng "Đó không phải là tôi!" sau đó đi với sự quyết tâm của bạn. Mấu chốt của một bài kiểm tra tính cách là để giúp bạn có ý thức suy nghĩ về bản thân bạn, bạn hiểu bản thân mình; Bằng cách đưa những hoạt động trực giác và nội tâm ra ánh sáng, bạn có thể sử dụng chúng để cải thiện cách bạn làm việc trong công việc và trong cuộc sống.

Tìm hiểu thêm về tính cách của bạn bằng cách thực hiện một trong các câu đố hoặc bài test:

  • PsychCentral Personality Test (50 câu hỏi, không yêu cầu đăng ký) được dựa trên IPIP (International Personality Item Pool) 10-Item Scale.
  • HumanMetrics Personality Test (64 câu hỏi, không yêu cầu đăng ký) dựa trên mô hình tính cách con người của Carl Jung và Isabel Briggs Myers.

Khi bạn đọc qua kết quả của mình, hãy suy nghĩ về cách phù hợp với - hay xung đột với - công việc hiện tại, môi trường làm việc và cấu trúc ngày làm việc điển hình của bạn.

2. Hãy suy nghĩ về sở thích của bạn

Tính cách của bạn chắc chắn là một phần lớn trong phong cáchlàm việc của bạn, nhưng nó không phải là yếu tố duy nhất. Bạn cần phải xem xét các yếu tố quan trọng khác, chẳng hạn như cách bạn đặt mục tiêu, cách bạn quản lý thời gian, cách bạn làm việc với người khác và cách bạn học.

Đọc các câu hỏi sau để bắt đầu suy nghĩ của bạn về sở thích của bạn trong từng phạm vi. Dành ít phút để nghĩ ngợi và ghi lại suy nghĩ của bạn.

Mục tiêu và Động lực

Bạn thích đặt mục tiêu cho chính mình hay đạt được mục tiêu đặt ra bởi một nhà lãnh đạo, bởi một tổ chức lớn hơn, cho một mục đích lớn hơn hay vì một nhóm? Bạn có động lực nhiều hơn để đạt được mục tiêu cuối cùng hay để tận hưởng và hoàn thiện quy trình giúp bạn đạt được nó?

Bạn có dễ mất năng lượng khi phải đối mặt với những mục tiêu xa xôi hay ý tưởng đạt được với một thách thức lâu dài và khó khăn sẽ tiếp sức cho bạn? Bạn có mất động lực khi công việc hàng ngày của bạn dường như không liên quan đến mục tiêu của bạn?

Bạn có khuynh hướng liên quan đến công việc của bạn với các mục tiêu hay ý tưởng? Bạn thích theo đuổi một ý tưởng mới ngay cả khi nó không liên quan đến các mục tiêu đã xác định của bạn hay bạn cần phải buộc mọi thứ lại với nhau?

Bạn có động lực mạnh mẽ hơn bằng cách công nhận, bằng các phần thưởng hữu hình, bằng cảm giác thành công hay bằng cách bỏ việc làm việc một lúc và đi làm những việc khác mà bạn thích?

Quản lý thời gian

Bạn muốn lên kế hoạch mọi thứ cho những khoảng thời gian roc ràng, hoặc chỉ đơn giản là cứ làm và đối phó với nhiệm vụ đầu tiên bạn tìm thấy? Bạn có thường xuyên sử dụng công cụ lập kế hoạch, lịch biểu hoặc lập thời gian biểu không? Bạn có cố gắng để theo dõi các cuộc hẹn hàng ngày của bạn và các hoạt động dựa trên thời gian?

Nhận thức về thời gian của bạn như thế nào? Bạn có bị lạc lối trong các dự án, cuộc trò chuyện, và các hoạt động và quên theo dõi thời gian? Bạn có thể theo dõi thời gian trôi qua về mặt trí óc ngay cả khi bạn đang tập trung thực hiện công việc hoặc sự tương tác? Bạn thường đến trễ, hay bạn có xu hướng đúng giờ? Bạn có lo lắng khi thời hạn kết thúc không? Bạn cảm thấy quá tải hay tràn đầy năng lượng khi bạn có một ngày bận rộn với một lịch trình đầy đủ?

Làm việc nhóm và độc lập

Bạn thích tự mình suy nghĩ về các vấn đề trước khi bạn chia sẻ ý tưởng và ý kiến ​​của mình không? Bạn thích các ý tưởng mới và giải pháp trong một nhóm không? Bạn cảm thấy bị kiểm soát hay an tâm khi ai đó đặt ra lịch trình hay quản lý thời gian cho bạn? Bạn muốn giữ các tùy chọn của mình công khai? Bạn thích có ai đó làm cùng vì vậy bạn không phải cân nhắc tất cả các yếu tố? Bạn có cảm thấy các cuộc họp nhóm, làm việc nhóm, hoặc nỗ lực nhóm lãng phí thời gian hay mang lại kết quả công việc tốt hơn? Bạn thích làm việc một mình hay làm việc với người khác?

Môi trường

Bạn có thích có tiếng ồn xung quanh khi bạn làm việc, hoặc bạn thích sự im lặng và tĩnh lặng? Bạn có thấy mình bị phân tâm bởi những cuộc trò chuyện, tương tác, và chuyển động xung quanh bạn? Bạn có thường cảm thấy khó chịu hoặc bị kích thích bởi những thứ cực mạnh như: tiếng ồn lớn, ánh sáng khắc nghiệt, mùi hôi nặng mùi, không gian chật hẹp?

Một bàn làm việc hay chỗ làm việc lộn xộn có làm phiền bạn? Bạn có dành thời gian dọn dẹp trước khi bạn đã sẵn sàng để bắt đầu làm việc? Bạn có quên các nhiệm vụ hoặc dự án nếu bạn không có một lời nhắc nhở về trực quan trước mắt bạn? Bạn muốn tất cả các yếu tố của dự án hiện tại của bạn có sẵn, hay bạn cứ mặc kệ cho đến khi bạn cần chúng?

Mức năng lượng

Bạn có thấy năng lượng của bạn tăng hoặc giảm dần vào những thời điểm cụ thể trong ngày? Bạn có cảm thấy sẵn sàng đi sớm vào buổi sáng, hay bạn đấu tranh để thực sự thức dậy muộn hơn trong ngày? Bạn có thấy mình đầy ý tưởng và năng lượng vào buổi tối hoặc muộn hơn vào ban đêm không?

Bạn có phải đấu tranh để đi ngủ vào một thời gian hợp lý, hay bạn phải đấu tranh vẫn tỉnh táo sau bữa ăn tối? Bạn có xu hướng ngủ ngon không? Bạn có thức dậy dễ dàng không?

Bạn có cảm thấy bị choáng ngợp hay có động lực và tràn đầy sinh lực bởi một danh sách làm việc dài ngoằng là điều đầu tiên trong ngày, ? Bạn có cảm thấy hứng thú hay có động lực và tràn đầy sinh lực về ý tưởng của một dự án mới vào cuối ngày ? Nếu bạn có thể đặt giờ làm việc của riêng mình, chúng sẽ là gì?

Phong cách học

Bạn có thích học bằng trực quan, với các biểu đồ, đồ thị và bản vẽ, video và hình ảnh? Bạn có thích học bằng lời nói, bằng tài liệu giấy và thêm các thông tin kiểu văn bản không? Bạn thích học bằng cách lắng nghe, nghe thu âm hơn là đọc hoặc xem nó trên màn hình hoặc qua tài liệu in? Bạn có thích học bằng cách tự mình làm, kiểm tra, thử, đụng tay vào, trải nghiệm, xử lý các phần và công cụ để có được cảm giác của thông tin đó không?

Bài kiểm tra về chỉ số học tập của các giáo sư Barbara A. Soloman và Richard M. Felder tại Đại học Bang Bắc Carolina có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về phong cách học tập của bạn.

3. Xác định phong cách làm việc của bạn

Carson Tate, tác giả của cuốn sách Work Simply, đã phát hiện ra cách hiểu và thích nghi với kiểu làm việc độc đáo của bạn là chìa khóa để có một cuộc sống làm việc đơn giản, tốt hơn và hiệu quả hơn. Trong bài báo này, tác giả Tate nói rằng

"Phong cách làm việc cá nhân của bạn là cách tiếp cận của bạn để lập kế hoạch và phân bổ nỗ lực qua các mục tiêu, hoạt động và thời gian. Cách tiếp cận này thường vô thức và không có hệ thống chứ không phải là cố ý và hợp lý. Tuy nhiên, các mẫu có thể được nhận thấy, thông thường phát triển từ phong cách nhận thức cá thể - kiểu mẫu thói quen của bạn hoặc cách ưa thích để nhận thức, xử lý và quản lý thông tin để hướng dẫn hành vi. Vì mọi người đều có một phong cách nhận thức riêng biệt, do đó bạn cũng có một Phong cách làm việc riêng biệt. "

Tate đã mô tả bốn loại phong cách làm việc khác nhau:

  • Người làm việc theo phong cách ưu tiên (hợp lý, nhất quán, nhắm mục tiêu theo định hướng).
  • Người làm việc theo phong cách lập kế hoạch (tổ chức, tuần tự, hành động theo định hướng).
  • Người làm việc theo phong cách tổ chức (thấu cảm, trực quan, con người theo định hướng).
  • Người làm việc theo phong cách tầm nhìn (có tầm nhìn, sáng tạo, định hướng theo ý tưởng).

Sự phát triển kiến thức của tính cách và sở thích của bạn có thể giúp bạn dễ dàng biết phong cách nào phù hợp nhất với bạn. Bạn có thể đọc thêm về phong cách làm việc trong bài viết này và tham khảo đánh giá miễn phí tại trang web của Tate (yêu cầu đăng ký qua email) hoặc ở đây (không yêu cầu đăng nhập).

4. Khám phá những Điểm mạnh và Điểm yếu của bạn

Có rất nhiều thông tin đáng giá có sẵn về điểm mạnh và điểm yếu của cá nhân, bao gồm chúng là gì, cách nhận biết chúng, và cách sử dụng thế mạnh của bạn tại nơi làm việc.

Có các bài kiểm tra và các câu đố trực tuyến (đây là một bài kiểm tra 84 câu hỏi và đây là một bài kiểm tra 56 câu hỏi) mà bạn có thể thực hiện để xác định điểm mạnh của mình bằng cách tiếp cận phổ cập. Bạn sẽ có được cái nhìn sâu sắc về thế mạnh của bạn, điều này bạn có thể liên quan đến trách nhiệm công việc của bạn.

Hoặc bạn có thể khám phá ra nó theo cách khác: tự mình tạo ra cách phân tích, dựa trên công việc thực tế của bạn, bằng cách liệt kê tất cả các nhiệm vụ và trách nhiệm của bạn. Sau đó đánh giá về khả năng và sự nhiệt tình của bạn đối với mỗi nhiệm vụ.

Sử dụng thang đo 1 đến 5, với 1 cho biết mức thấp nhất và 5 cho thấy mức cao nhất. Xem danh sách của bạn, và đánh giá bản thân về khả năng của bạn với công việc: Bạn có khả năng thực hiện tốt không? Bạn có kiến ​​thức và công cụ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ? Bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ trong một khoảng thời gian hợp lý, với đầy đủ hiệu quả? Bạn có hoàn thành nhiệm vụ có mức độ chất lượng có thể chấp nhận được?

Tiếp theo, xem qua danh sách của bạn và tự mình đánh giá sự nhiệt tình của bạn cho mỗi công việc: Bạn có thích các nhiệm vụ đó hoặc tránh nó? Bạn có mong muốn nó? Hoặc trì hoãn công việc? Bạn có muốn rằng bạn có thể ủy thác nó? Bạn có cảm thấy tự tin và tràn đầy sức sống khi tiếp cận công việc? Bạn có coi đó là một nhiệm vụ cốt lõi hay sao lãng từ những ưu tiên của bạn?

Cuối cùng, đánh dấu các nhiệm vụ mà bạn đã xếp hạng cho khả năng cao và mức độ nhiệt tình cao: đây là những điểm mạnh hiện tại và khả thi của bạn. Nếu bạn có đủ sự đào tạo và kinh nghiệm để xây dựng các kỹ năng của bạn thành thạo, thì những nhiệm vụ mà bạn có sự nhiệt tình nhưng ít có khả năng sẽ trở thành điểm mạnh. Các nhiệm vụ mà bạn có ít khả năng và ít sự nhiệt tình, là những thứ mà bạn nên coi đó là điểm yếu; một cách lý tưởng, bạn có thể tránh nhận các nhiệm vụ này hoặc ủy thác cho những người có trình độ và hứng thú hơn để hoàn thành chúng.

Hãy nhớ rằng mấu chốt để biết điểm mạnh và điểm yếu của bạn không phải là để bạn có thể "sửa chữa bản thân" và làm bằng phẳng tất cả các điểm yếu của mình, mà hãy đưa chúng đến mức độ thành thế mạnh của bạn. Thay vào đó, bạn phải nhận ra những khả năng và sở thích mà bạn đã có và trau dồi chúng, vì vậy bạn có thể làm được nhiều hơn những gì bạn đang tuyệt vời và ít hơn phần còn lại. Phần thưởng là bạn sẽ tận hưởng công việc của bạn nhiều hơn rất nhiều.

Bước 5. Đánh giá công cụ và hệ thống của bạn

Bây giờ là lúc để đưa tất cả kiến ​​thức này vào sử dụng thực tế trong công việc của bạn. ại thời điểm này, bạn đã có sự hiểu biết khá sâu sắc và toàn diện về tính cách, sở thích và điểm mạnh của bạn. Bây giờ hãy xem xét kỹ lưỡng các hệ thống, công cụ và phương pháp bạn sử dụng để quản lý công việc và thời gian của bạn. Chúng có phù hợp với nhu cầu và sở thích của bạn?

Đánh giá công cụ của bạn

Rất có thể bạn sẽ tìm thấy một vài công cụ chắc chắn không phù hợp với phong cách làm việc của bạn. Nếu bất kỳ công cụ nào được sử dụng thường xuyên của bạn yêu cầu bạn làm việc theo sở thích của bạn, hoặc để hoạt động chủ yếu ở các phạm vi điểm yếu của bạn, hãy tìm một giải pháp thay thế. Bạn cần các công cụ và hệ thống của bạn hỗ trợ bạn chứ không phá hoại bạn. Ví dụ như nếu bạn là người học qua thính giác, hãy bỏ đánh máy lên các tờ ghi chú và các cuộc hẹn trong sổ; thay vào đó, hãy sử dụng ứng dụng hoặc phương pháp (một số được nêu chi tiết ở đây và ở đây) sẽ cho phép bạn sử dụng ghi âm hoặc thậm chí là dùng một bản ghi nhớ bằng giọng nói vào lời nhắc lịch trình.

Các công cụ phù hợp với phong cách làm việc của bạn sẽ giúp cho bạn hiệu quả hơn. Các công cụ chống lại phong cách làm việc của bạn sẽ làm cho bạn cảm thấy không thân thiện (ngay cả khi bạn không phải là người như vậy) và sẽ gây ra sự thất vọng và mất thời gian. Tìm các nguồn tài nguyên hỗ trợ cho bạn về đầu vào, phương pháp, các chế độ truy cập, tín hiệu, và các kiểu diện mạo mà bạn thích; điều này không phải là tự ám ảnh bản thân, nó đang trở nên hiệu quả.

Xử lý điểm yếu của bạn

Phần thứ hai của quá trình cải tiến công cụ là tìm kiếm các hệ thống và nguồn tài nguyên để hỗ trợ cho những điểm yếu của bạn. Từ nghiên cứu điểm mạnh của bạn ở bước 4, bạn sẽ biết dược những điểm yếu đó là gì. Loại bỏ những gì bạn có thể từ khối lượng công việc của bạn một cách hoàn toàn. Đối với phần còn lại - những công việc mà bạn không thể ủy thác hoặc chỉ đơn giản là ngừng thực hiện - hãy sử dụng tự động hóa, thói quen, hoặc sự hỗ trợ. Ví dụ: nếu bạn đang yếu về theo sát, hãy tìm kiếm dịch vụ thực hiện tự động như FollowUp.cc hoặc dịch vụ tiếp thị drip email.

Nếu bạn giỏi để hoàn thành phần lớn của một dự án, nhưng lại phải vật lộn để làm việc theo cách của bạn với các chi tiết nhỏ hơn, hãy tạo hecklist cho từng loại dự án mà bạn có. Các checklist sẽ hướng dẫn bạn thông qua các chi tiết hoàn thiện, tạo qui trình hàng ngày và dễ dàng hơn cho bạn để hoàn thành. Bạn cũng có thể tìm kiếm sự giúp đỡ từ những người có thế mạnh mà bạn không có. Ví dụ: nếu bạn phải vật lộn với việc tiếp cận với khách hàng mới, bạn có thể thuê một trợ lý ảo để biên soạn danh sách các khách hàng tiềm năng và viết email giới thiệu cho bạn.

Cải thiện luồng công việc của bạn

Sau khi bạn đã đánh giá từng công cụ và hệ thống, hãy xem toàn bộ quy trình làm việc của bạn. Bạn có thể đơn giản chỉ cần tinh chỉnh một số phần của quá trình thông thường của bạn để họ làm việc tốt hơn cho phong cách làm việc của bạn. Hoặc bạn có thể cần thiết kế lại luồng công việc từ đầu: đây là một hướng dẫn tuyệt vời về cách thực hiện điều đó, sử dụng các phạm vi khác nhau của Envato MarketEnvato Studio.

Khi bạn thiết kế quy trình làm việc của mình, bạn sẽ suy nghĩ về cách bạn làm những gì bạn làm. Bạn cũng nên chú ý thời gian. Khi bạn làm những gì bạn làm, nó có thể thành công hay thất bại tùy thuộc vào mức năng lượng của bạn tại thời điểm cụ thể đó. Nếu bạn đã phát hiện ra rằng bạn là một người làm việc hiệu quả vào buổi sáng, thì hãy đừng sắp xếp công việc quan trọng nhất của bạn vào cuối ngày; bạn sẽ bị lãng phí và thiếu động lực Ngược lại, nếu bạn là một con cú đêm, hãy để bản thân thoải mái làm các công việc dễ dàng, lặp đi lặp lại và giải quyết các dự án thú vị và đầy thách thức của bạn khi bạn cảm thấy hoàn toàn tỉnh táo và tràn đầy năng lượng.

6. Thực hiện đánh giá định kỳ

Phong cách làm việc thiết yếu của bạn có thể sẽ gắn bó với bạn suốt đời; nhưng bạn vẫn sẽ thay đổi và phát triển, phát triển các kỹ năng mới và nâng cao các sở thích của bạn. Điều quan trọng là bạn tự đánh giá chính mình, công cụ và hệ thống của bạn và công việc của bạn trên cơ sở thường xuyên một cách công bằng. Giữ nó tươi mới. Lên kế hoạch thời gian thường xuyên, có thể hàng quý hoặc hàng năm, để suy nghĩ thấu đáo về các hệ thống của bạn và cập nhật chúng khi cần thiết. Nếu bạn muốn đa dạng, cải tiến và cập nhật hàng tháng. Chỉ cần không cập nhật quá thường xuyên mà bạn dành nhiều thời gian hơn để học các công cụ của bạn hơn là bạn sử dụng chúng.

Làm việc với phong cách làm việc của bạn

Không có hệ thống, công cụ hoặc phương pháp làm việc nào sẽ có hiệu quả giống nhau cho tất cả mọi người. Bạn càng biết nhiều về bản thân, thì bạn sẽ càng lựa chọn được các công cụ trang bị cho công việc của bạn tốt hơn. Ngay cả những cựu chiến binh làm việc dày dặn nhất cũng có thể bị mắc lừa bởi hệ thống hào nhoáng theo sau và nghĩ rằng họ sẽ có thể thích nghi với nó, mặc dù xu hướng tự nhiên, mạnh mẽ của họ cho điều gì đó là khác biệt. Làm việc theo sở thích và thế mạnh của bạn sẽ giúp cho bạn hiệu quả hơn, và hạnh phúc hơn trong công việc của bạn hơn là cố gắng để phù hợp với một hệ thống, công cụ hoặc cấu trúc chống lại phong cách làm việc tự nhiên của bạn.

Nguồn tài nguyên

Graphic Credit: Productivity icon được thiết kế bởi Lemon Liu từ Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.