() translation by (you can also view the original English article)
Brainstorming adalah pendekatan teruji mampu menghasilkan gagasan baru yang diharapkan akan bermanfaat . Namun ada banyak faktor yang bisa menghalangi suksesnya sesi brainstorming. Contohnya adalah:
- Kurang fokus (apa sebenarnya tujuan sesi ini?).
- Kurangnya organisasi/pengaturan (kemana arah brainstorming ini, dan mengapa?).
- Mengumpulkan orang yang salah (orang yang terlalu tinggi, terlalu rendah, atau yang hanya terlibat sekedarnya saja).
- Peserta merasa tidak punya wewenang (atau terlalu berkuasa).
- Terlalu banyak kritik yang terlalu cepat (brainstorming dimaksudkan untuk mendorong munculnya pemikiran kreatif yang tidak umum). Gagal mempersiapkan peserta terkait apa yang hendak diminta dari mereka (orang-orang mungkin datang tanpa persiapan).
- Fasilitasi yang buruk (fasilitasi adalah seni dalam brainstorming - dan terkadang membutuhkan seorang yang profesional).
- Keluar dari topik (mudah terjebak dalam masalah di seputar topik).
- Gagal menindaklanjuti (sesi Anda menghasilkan ide bagus namun tidak pernah dieksplorasi).
Untuk merencanakan sesi brainstorming yang sukses dengan hasil yang optimal, adalah penting untuk melihat ke depan, memilih orang yang tepat untuk berpartisipasi dan memfasilitasi, dan tahu persis apa yang Anda inginkan dari hasil Anda.
Dalam tutorial ini, Anda akan belajar bagaimana melakukan brainstorming secara efektif sebagai sebuah tim: dari mengatasi masalah awal, bagaimana menjalankan sesi dengan baik, memberi peringkat pada ide terbaik yang dihasilkan kelompok Anda, dan akhirnya memutuskan gagasan baru mana yang akan diambil untuk ditindaklanjuti.
Sebelum Menjadwalkan Sesi Brainstorming
Berikut adalah daftar enam kriteria penting untuk dipertimbangkan pada awalnya sehingga Anda menyiapkan sesi brainstorming Anda dengan kesempatan maksimum untuk sukses:
1. Pastikan Anda Benar-benar Menginginkan Brainstorm
Brainstorming bisa menjadi cara yang bagus untuk membantu tim Anda merasa terlibat dalam prosesnya. Saat Anda mengajak melakukan brainstorming, buatlah mereka tahu bahwa Anda terbuka terhadap gagasan mereka. Tapi sebelum Anda masuk, pastikan bahwa saat ini brainstorming benar-benar tepat untuk proyek ini.
Apakah Anda benar-benar terbuka terhadap gagasan baru, atau hanya mencoba mendapat persetujuan terkait ketentuan yang sudah dietapkan? Jika Anda sudah memiliki semua detail proyek di tangan, brainstorming menjadi tidak produktif lagi. Karna anda dengan tidak realistis berharap gagasan para karyawan terkait proyek akan seragam.
2. Tuliskan Tujuan Brainstorming Anda
Ingat, Anda membutuhkan tujuan baik untuk sesi itu sendiri maupun untuk tindak lanjut. Semua yang Anda lakukan sebelum, selama, dan setelah sesi brainstorming harus merujuk kembali pada tujuan Anda. Lagipula, jika Anda tidak tahu mengapa Anda melakukan brainstorming, lalu mengapa repot-repot?
3. Pastikan Input yang Anda Inginkan Sudah Jelas
Pastikan Anda tahu masukan brainstorming apa yang Anda inginkan dan dinamika interpersonal ingin dihadirkan. Bila sudah jelas, Anda bisa memilih metode brainstorming terbaik untuk kebutuhan khusus Anda.
Misalnya, jika Anda berencana memasukkan keseluruhan tim, manajer, pelaksana, dan staf pendukung, Anda bisa memilih untuk menggunakan pendekatan "brainwriting". Metode ini memungkinkan individu untuk menuliskan pemikiran mereka daripada berbicara dengan suara keras. Dalam beberapa kasus, ini dapat mengurangi ketegangan dan mengurangi kekhawatiran berlebih akan terlihat sebagai "bodoh" di depan teman sebaya atau manajer. Pelajari lebih lanjut tentang cara menggunakan brainwriting:
4. Mengundang Peserta yang Tepat
Berdasarkan pemahaman Anda tentang target, tujuan, dan proses, buatlah daftar undangan. Lakukan yang terbaik untuk memastikan bahwa daftar tersebut mencakup individu-individu yang terlibat langsung dalam mengelola dan melaksanakan proyek yang ada dalam pikiran Anda.
Saat Anda melakukan seleksi, pikirkan juga potensi dinamika proses brainstormingnya. Apakah ada individu tertentu cenderung bertele-tele atau menciptakan gesekan ? Jika demikian, apakah dia benar-benar diperlukan dalam proses brainstorming?
5. Pilih Tempat yang Paling Sesuai dengan Kelompok Anda
Setelah semua peserta ditentukan, pilihlah tempat yang akan nyaman dan inspirasional untuk sesi, tapi tidak terlalu nyaman hingga peserta tertidur, mulailah dengan memeriksa email mereka, atau langsung tentukan yang menurut anda sesuai.
Dengan kata lain, ruang pertemuan yang nyaman adalah pilihan tepat, tapi pemandangan yang terlalu berlebih bisa menjadi gangguan. Kopi dan camilannya enak, tapi prasmanan bisa memancing obrolan, menambah porsi makan, dan aktivitas lainnya yang mengganggu proses brainstorming
6. Bekerja dengan Fasilitator Berpengalaman
Pilihlah fasilitator yang benar-benar berpengalaman dalam memberi pelatihan brainstorming yang bermakna. Berikan orang itu semua informasi yang dia butuhkan untuk mengelola kelompok dan memimpin proses menuju tujuan dan rencana yang ada dalam pikiran Anda. Jika Anda berencana untuk memfasilitasi, pelajari semua yang dapat Anda lakukan tentang prosesnya sehingga Anda dapat mendorong kreativitas untuk sesi brainstorming yang positif dan bermanfaat.
Bagaimana Menjalankan Sesi Brainstorming dengan Tepat
Sekarang mari kita menggali bagaimana menjalankan sesi brainstorming secara efektif, mulai dari penataan agenda, hingga menemukan ide, memeragakannya, dan memecahkan masalah sesuai kebutuhan.
1. Pengaturan Situasi
Sebelum memulai brainstorming, berikan kelompok Anda informasi yang mereka butuhkan untuk menyukseskan sesi. Beberapa informasi itu berkaitan dengan proses brainstorming - dan sebagian lagi untuk kenyamanan pribadi! Pastikan untuk mencakup dasar-dasar ini:
- Atur situasi dengan menyajikan tujuan Anda, Beri gambaran terkait proses brainstorming dan harapan yang hendak dicapai setelah sesi, dan jelaskan jadwal yang akan mereka jalankan.
- Bagikan informasi penting yang dibutuhkan tim Anda: lokasi kamar mandi, rencana untuk istirahat makanan, Antisipasi waktu selesainya sesi, terkait penggunaan ponsel selama sesi, ketersediaan kopi, dll. Jika Anda gagal memberikan informasi ini, ada kemungkinan besar peserta Anda akan Menghabiskan banyak waktu mereka mencoba untuk mendapatkan jawaban dari satu sama lain!
- Beritahu peserta-secara harfiah-dimana duduk. Ingatlah bahwa membagi kelompok sosial dan/atau kelompok kerja seringkali menjadi ide bagus, keduanya meningkatkan kreativitas dan juga mengurangi kemungkinan mereka akan bergosip di sudut ruangan.
- Perkenalkan fasilitator dan jelaskan perannya. Jika orang itu adalah Anda, jelaskan peran Anda sendiri. Jelaskan bahwa kata fasilitator adalah hukum: jika dia mengatakan "waktu habis," maka waktunya sudah habis!
- Tulis, posting, dan jawab pertanyaan tentang peraturan dan prosedur. Ini mungkin termasuk pengulangan aturan "tahan kritik Anda", batasan waktu bicara, batasan pada komentar kritis, prosedur untuk meminta kesempatan berbicara, dll. Beritahu mereka apakah Anda akan meminta setiap orang untuk berbicara, atau apakah setiap orang secara bebas mengangkat tangan jika hendak berpendapat.
- Usulkan seorang penjaga waktu dan/atau letakkan jam depan dan tengah.
- Usulkan seorang notulan dan berikan dia papan tulis, flipchart, atau alat lain yang dibutuhkan.
2. Lanjutkan Sesi Anda ke Agenda Berikutnya
Setelah suasana diatur, tujuan dan aturan dasar disampaikan, saatnya untuk memulai. Berikut ini adalah beberapa tindakan untuk memulai dan menjalankan sesi brainstorming:
Tindakan 1. Mulailah dengan sebuah Icebreaker
Dalam brainstorming, semua orang adalah sama. Sesi Icebreaking dengan bermain game dimana setiap orang punya peran yang sama adalah metode yang baik untuk menanamkan ide tersebut. Cara tersebut juga baik untuk memulai mengalirkan ide kreatif.
Icebreaking dapat mencakup permainan seperti "jika Anda bisa memilih kekuatan super, apa yang anda pilih dan mengapa?" Atau "hewan apa yang paling mewakili Anda, dan mengapa?" Kunci sukses dengan icebreaker semacam itu adalah memasukkan semua orang: tidak ada yang memilih keluar arena karna merasa jenis permainannya konyol!
Tindakan 2. Pemanasan
Mulailah proses brainstorming dengan pertanyaan berisiko rendah yang berkaitan dengan proyek yang memungkinkan setiap orang untuk melemparkan ide tanpa terlalu khawatir"terlihat konyol." Pastikan semua orang berbicara setidaknya satu kali. Misalnya, cobalah bertanya "jika Anda bisa meminta malaikat untuk memecahkan masalah atau menyelesaikan proyek kita,atau apapun, hal apa yang anda ingin malaikat lakukan?" Anda mungkin akan menemukan bahwa orang memiliki gagasan yang sangat berbeda tentang apa yang diharapkan - dan Itulah gagasan berbeda yang Anda cari melalui proses brainstorming.
Tindakan 3. Memulai Sesi
Biarkan fasilitator mengambil alih sepenuhnya (kecuali Anda adalah fasilitator, tentu saja). Pastikan fasilitator ingat untuk mengulangi aturan "semua ide adalah ide bagus", dan mendorong semua orang untuk berbicara. Ikuti peraturan dan jadwal yang telah Anda siapkan.
Tindakan 4. Catat Segalanya!
Disamping notulen mencatat, lakukan rekam sesi menggunakan audio atau video (tergantung pada preferensi, kebutuhan, dan penyiapan Anda).
3. Mengatasi Masalah Brainstorming
Sewaktu Anda memasuki proses brainstorming, Anda mungkin mengalami satu atau lebih tantangan umum. Inilah cara mengenali dan mengatasinya:
Masalah 1. Ide dalam Sesi menjadi Gersang atau Berulang-ulang
Pada titik tertentu, kelompok Anda akan kesulitan memberi ide tambahan. Hal tersebut bisa jadi karena mereka telah mencurahkan semua pemikiran mereka. Seringkali mereka mungkin membutuhkan jeda untuk kopi atau sedikit waktu untuk berpikir. Jika jeda tidak menghasilkan kreativitas tambahan, cobalah kembali ke beberapa ide yang sudah terungkap. Apakah ada yang punya ide yang berhubungan atau membangun?
Masalah 2. Tidak Cukup atau Terlalu Banyak Kreativitas
Terlalu sedikit pemikiran kreatif atau terlalu banyak imajinasi diluar topic dapat menjadi masalah bagi brainstorming yang efektif. Meskipun sangat bagus untuk berpikir kreatif, ide yang konyol yang dimaksudkan untuk ditertawakan (Mari kita hadapi orang Mars dan bukan klien kami!) Dapat mengarahkan sesi keluar dari topik. Dengan cara yang sama, gagasan yang sangat konservatif (Mari kita lakukan apa yang kita lakukan terakhir kali, tapi berikan itu trim merah dan bukan trim biru.) Dapat menahan pemikiran kreatif.
Gunakan keterampilan fasilitas Anda untuk mengarahkan orang kembali ke jalur. Mungkin orang Mars bukanlah pilihan, tapi haruskah kita berpikir untuk menjangkau kelompok klien yang sama sekali berbeda? Mungkin trim bukan masalah, tapi desain mungkin. Bagaimana kita bisa memperluas pendekatan grafis kita?
Masalah 3. Keluar dari Topik atau Kehilangan Arah
Sangat mudah untuk sebuah diskusi menjauh dari visi, ideasi, menuju isu-isu praktis. Misalnya, "adalah bagus jika anda menginginkan barang baru untuk dijual, tapi kami membutuhkan lebih banyak staf untuk menciptakan materi itu dan ..." atau "Kami mencoba gagasan itu lima tahun yang lalu, dan itu tidak berhasil karena ... "
Diskusi ini akan penting saat Anda beralih dari brainstorming ke dalam kelompok kerja, maka pastikan tim Anda tahu ini. Mintalah mereka membuat catatan dan menjadi sukarelawan untuk menjadi bagian dari kelompok kerja yang menangani masalah praktis seperti kepegawaian, logistik, dll.
Masalah 4. Isu Partisipasi
Mendapati satu orang memonopoli diskusi atau beberapa orang "memilih keluar" dari diskusi, keduanya adalah masalah. Setiap kelompok memiliki anggota yang terang-terangan dan pemalu, namun brainstorming memerlukan partisipasi universal.
Jika Anda mengantisipasi atau melihat masalah dengan orang-orang tertentu yang mendominasi atau menghindari keterlibatan, ubah pendekatan Anda. Cobalah menggunakan teknik round-robin dimana setiap individu diminta untuk mempresentasikan ide mereka, satu demi satu. Untuk menghindari masalah orang menghabiskan waktu untuk menunggu giliran berbicara, tunjuklah orang-orang secara acak untuk berbicara.
Masalah 5. Kebosanan
Saat orang bosan, obrolan diluar topik, penggunaan ponsel, dan corat-coret menjadi lebih menarik daripada brainstorming itu sendiri. Anda memiliki beberapa pilihan untuk menghindari kebosanan. Pertama, tentu saja, teruskan sesi brainstorming Anda dengan durasi rasional. Dua hari brainstorming bisa membuat orang sangat bosan. Kedua, ubahlah prosedur Anda. Alih-alih hanya meminta ide selama beberapa jam tanpa henti, coba gunakan beberapa teknik brainstorming seperti brainwriting, starbursting, dll. Jika Anda masih melihat kegelisahan di jajaran, pertimbangkan kemungkinan bahwa sudah waktunya untuk istirahat.
4. Memberi Peringkat pada Gagasan
Saat brainstorming berakhir, proses perencanaan akan dimulai. Langkah selanjutnya adalah memilih ide terbaik untuk ditindaklanjuti. Untuk melakukan itu, Anda harus memfasilitasi diskusi yang membahas pengelompokan ide kedalam kategori bagus/lebih baik/terbaik. Bergantung pada ukuran kelompok dan kebutuhan khusus Anda, Anda dapat:
- Memecah kelompok menjadi tim yang lebih kecil, mintalah masing-masing tim untuk memberi peringkat gagasan, lalu mintalah setiap tim untuk melapor.
- Menuliskan setiap ide di papan tulis dan mintalah seluruh kelompok untuk memilih yang mereka sukai.
- Menuliskan setiap ide di papan tulis dan mintalah seluruh kelompok untuk memilih yang mereka sukai.
- Meminta setiap anggota kelompok memberi tanda pada tiga gagasan teratas mereka, lalu hitung hasilnya.
- Memasukkan daftar gagasan ke lokasi yang mudah diakses dan mintalah mereka untuk meletakkan komentar mereka tentang setiap gagasan selama beberapa hari (ini bisa dilakukan dengan menempelkan kertas catatan kecil dan kertas poster).
Merencanakan Langkah Anda Berikutnya
Inti dari brainstorming adalah mengembangkan ide untuk ditindaklanjuti. Setelah ide terbaik dipilih, Anda perlu mengembangkan kelompok menjadi tim-tim dengan tugas khusus untuk membawa gagasan ke tingkat berikutnya. Untuk melakukan ini, kebanyakan manajer:
- Menyiapkan kelompok kerja untuk membahas masalah dan logistik. Setiap kelompok harus berisi individu dengan pengalaman yang solid di bidang yang ditugaskan sebaik orang yang akan benar-benar melakukan pekerjaan tersebut. Mintalah anggota kelompok untuk merujuk kembali catatan yang mereka ambil saat melakukan brainstorming.
- Membuat timeline dengan tujuan, sasaran, dan acuan yang jelas.
- Merencanakan waktu pertemuan dan diskusikan tugas yang diberikan untuk setiap pertemuan.
Apa yang harus dilakukan kelompok kerja? Pilihan Anda akan bergantung pada perincian gagasan, apakah gagasan akan membutuhkan dana, apakah akan memerlukan perubahan pada struktur karyawan atau karyawan baru, dll.
Kunci sukses adalah tidak mengikuti sistem yang kaku, namun untuk memastikan bahwa setiap kelompok memiliki tujuan dan sasaran yang jelas dan dapat ditindaklanjuti, pastikan anda mengetahui apa yang diharapkan pada setiap acuan, dan yang diberi wewenang untuk membuat setidaknya keputusan awal.
Kesimpulan
Anda sekarang tahu bagaimana melakukan brainstorming dan menjalankan sesi kelompok. Brainstorming tidaklah sulit, tapi memerlukan beberapa ketrampilan yang solid-juga fleksibilitas dan keterbukaan terhadap gagasan yang baru dan berpotensi berisiko. Agar sukses, Anda harus menetapkan sasaran dengan jelas, mempersiapkan dengan hati-hati, berkomunikasi dengan jelas, memecahkan masalah sesuai kebutuhan, dan menindaklanjuti kesuksesan brainstorming Anda.
