Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Invoicing
Business

Как создать счет-фактуру в Word с помощью профессионального шаблона 

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Russian (Pусский) translation by Olya Misuraghina (you can also view the original English article)

Final product image
What You'll Be Creating

Вы особо и не задумывались о счет-фактурах?  Если да, то это ошибка. 

Как владелец малого бизнеса, вы должны знать, что счет-фактура - это часть вашего брендинга.  Она представляет ваш бизнес, и поэтому должна выглядеть хорошо. 

Она также должна быть четкой.  Не должно быть никаких сомнений в том, сколько или каким образом ваш клиент должен вам заплатить. 

Неясная счет-фактура может вызвать ненужные задержки платежей.  Она также может зря потратить ваше время, потому что клиент будет пытаться связаться с вами по разным вопросам. 

Из этого урока вы узнаете, как создать профессиональную счет-фактуру, используя ее шаблон в MS Word.  Я начну с перечисления элементов хорошей счета-фактуры.  Затем я расскажу вам о поэтапном процессе создания счета в Word. Наконец, я поделюсь некоторыми ресурсами, где вы сможете найти другие шаблоны счетов Word.  Элементы хорошей счет-фактуры В бесполезной счет-фактуре, которой не хватает информации, нет смысла. На самом деле, непрофессиональная счет-фактура может быть даже вредной, а не только бесполезной. Она может смутить или огорчить вашего клиента. Вот некоторые важные элементы хорошей счет-фактуры. Ваша счет-фактура должна: • содержать правильную информацию • иметь профессиональный вид • быть отправлена своевременно В этой статье вы можете подробнее узнать об основах создания счет-фактуры: Выставление счет-фактуры Что такое профессиональная счет-фактура? Полное руководство для начинающих Эндрю Блэкмен Давайте более внимательно рассмотрим каждый элемент счет-фактуры. 1. Хороший счет - информативный Наконец, я поделюсь некоторыми ресурсами, где вы сможете найти другие шаблоны счетов Word.  

Элементы хорошей счет-фактуры 

В бесполезной счет-фактуре, которой не хватает информации, нет смысла.  На самом деле, непрофессиональная счет-фактура может быть даже вредной, а не только бесполезной. Она может смутить или огорчить вашего клиента.  Вот некоторые важные элементы хорошей счет-фактуры.  Ваша счет-фактура должна: 

  • содержать правильную информацию 
  • иметь профессиональный вид 
  • быть отправлена своевременно 

В этой статье вы можете подробнее узнать об основах создания счет-фактуры: 

Давайте более внимательно рассмотрим каждый элемент счет-фактуры. 

1. Хороший счет - информативный

Без необходимой информации ваш клиент может просто не понять, для чего предназначен этот счет.  Он может даже не знать, сколько вам нужно заплатить или куда отправить платеж. 

Вот основная информация, которую должны содержать все счет-фактуры: 

  • ваше имя и контактная информация 
  • ваш логотип 
  • имя и адрес вашего клиента 
  • номер счет-фактуры 
  • дата выставления счета 
  • срок оплаты 
  • итого к оплате 
  • описание проданных товаров или оказанных услуг 
  • варианты оплаты 
  • условия оплаты 

Чтобы избежать путаницы, убедитесь, что в вашей счет-фактуре указана правильная информация. 

Особенно важны условия оплаты.  Именно они могут стать главным условием своевременной оплаты.  Чтобы узнать больше о том, какие условиях оплаты лучше устанавливать, ознакомьтесь с этим руководством: 

2. Хорошая счет-фактура профессионально оформлена 

Важно то, как выглядит ваша счет-фактура.  Учтите, что счет-фактура - это часть вашего брендинга.  Как и ваши канцелярские принадлежности, визитные карточки и другие фирменные документы - все они представляют вашу компанию. 

Избегайте распространенных ошибок в дизайне

  • Случайные описки - Вы не можете просто отправить счет-фактуру в виде текста письма по  электронной почте, или на простом листе бумаги.  Точно так же, она не должна быть неаккуратной, с опечатками и другими ошибками. 
  • Слишком много цветов - Выберите цвета и шрифты, подходящие вашей компании.  Слишком много ярких цветов, не связанных с вашим брендом, не украсят счет.  Аналогично, непрофессионально использовать слишком много типов шрифтов. 
  • Перегруженность - Важно правильно использовать негативное пространство, чтобы ваш счет был читабельным.  Помните: перегруженная счет-фактура путает получателя. 
  • Нет правильного акцента - Счет без акцентированных участков теряет ваши деньги.  Важные детали счет-фактуры, такие как сумма платежа, должны сразу бросаться в глаза.  Это нужно, чтобы привлечь внимание к важным деталям, чтобы ваши клиенты понимали, что, когда, где и как оплачивать. 

Клиент, скорее всего, сохранит у себя вашу счет-фактуру. В следующий раз, когда он будет заказывать подобные услуги, он может взять вашу счет-фактуру, чтобы найти ваши контакты.  Таким образом, ваша счет-фактура произведет длительное впечатление.  Она должна быть четкой и профессиональной. 

Используйте профессиональные шаблоны счет-фактур 

Возможно, вы не можете позволить себе нанять графического дизайнера, чтобы он создал для вас дизайн счет-фактуры, но хороший шаблон не стоит дорого (5-9$), и с ним вы создадите счет в считанные минуты. 

Вы найдете профессиональные шаблоны счет-фактур на Envato Market (GraphicRiver), или можете просмотреть наш набор минималистичных шаблонов счетов в MS Word в этой статье: 

У этих шаблонов счетов четкий дизайн, их можно быстро настроить под свой бренд малого бизнеса, выслать клиентам и получить оплату.

3. Хорошие счет-фактуры своевременные 

Когда выставлять счет клиенту? 

Ответ может показаться очевидным.  В большинстве случаев счет-фактура выставляется по завершении работ.  Но обратите внимание на любые предыдущие соглашения, заключенные с клиентом.  Например, вы могли согласовать выставление счетов один раз в месяц, тогда нужно выполнять эти условия. 

Удивительно, но некоторые владельцы малого бизнеса не решаются рассылать счет-фактуры.  Они могут начать отправлять свои счета и через несколько недель после завершения проекта. 

Постарайтесь не делать так.  Запоздалые счет-фактуры - это просроченные платежи.  Клиенты ждут, что вы выставите им счет за предоставленные услуги.  Так что своевременно отправляйте свои счета. 

Теперь давайте посмотрим, как создать свою собственную счет-фактуру.  

Как создать счет-фактуру в MS Word 

Чтобы создать профессиональную счет-фактуру в Word, можно использовать шаблон.  Вот пошаговое руководство для этого:  

Шаг 1. Соберите всю необходимую информацию 

Убедитесь, что вы ничего не забыли включить в свой счет, для этого создайте список того, что нужно включить.  Вот где можно найти информацию для счет-фактуры: 

  • Деловое предложение - В нем содержится описание работ, суммы и условия платежа. 
  • Визитная карточка клиента - На ней есть вся контактная информация. 
  • Ваша визитная карточка - Счет-фактура - это часть вашего фирменного стиля, и она должна соответствовать остальным фирменным материалам. 
  • Ваши предыдущие счет-фактуры - В последней указан номер предыдущей счет-фактуры.  Следующая счет-фактура должна иметь следующий номер. 

После того как вы собрали информацию, можно начать. 

В этом примере я буду использовать шаблон Word, чтобы создать счет для Anytown Consulting - компании, с которой мы впервые познакомились в этой статье: 

Для этого примера Anytown Consulting создавала дизайн обложки электронной книги для Джейн Доу.  Сейчас мы будем создавать простую счет-фактуру по оплате обложки электронной книги и встречи.  Можете следовать тем же принципам, создавая счета для своих клиентов.

Шаг 2. Загрузите шаблон профессиональной счет-фактуры для ваших нужд 

Как только вы узнали, что нужно включить в свой счет, выберите нужный вам шаблон счета в Word.  Я использовала этот шаблон счета с Envato Market, потому что он выглядит аккуратно и профессионально.  Выберите шаблон счета, который подходит для вашего бизнеса. 

Загрузив счет-фактуру, откройте Windows File Explorer и дважды щелкните по файлу шаблона счета, чтобы открыть его.  Файл имеет расширение .zip: 

Open Invoice Word Template Zip File
Откройте Zip-файл шаблона счета в Word. 

Нажмите на подпапку, main files (основные файлы).  Дважды щелкните по папке, чтобы выбрать нужный цвет, который подойдет вашему логотипу.  У шаблона, который выбрала я, пять цветовых схем: 

Choose the Word invoice template file that fits your color scheme
Выберите шаблон счета, который лучше всего подойдет вашей цветовой схеме.

Каждая цветовая схема находится в отдельной папке.  Я выбрала синюю цветовую схему, потому что это лучше всего подходит для моего логотипа.  Дважды щелкните по папке, чтобы открыть ее и файлы шаблонов для этой цветовой схемы: 

Open the blue Word invoice template
Откройте синий шаблон счет-фактуры. 

Чтобы открыть шаблон Word, дважды щелкните файл с расширением .docx.  Шаблон счета пока закрыт для редактирования

The Word invoice template opened in Protected View
Шаблон счета открыт в Word Protected View. 

В этом режиме большинство функций редактирования отключены.  Мы хотим настроить шаблон для нашего малого бизнеса, поэтому нам нужны доступные функции редактирования.  Итак, мы собираемся отключить Protected View. 

Чтобы включить обычные функции редактирования и выключить режим Protected View, нажмите кнопку «Enable Editing» (Включить редактирование) справа от желтой полосы вверху окна. Теперь вы готовы начать настраивать шаблон. Теперь вы готовы начать настраивать шаблон.

Шаг 3. Настройте свою счет-фактуру 

Загрузив шаблон, настройте его под себя.  Но прежде сохраните файл шаблона под другим именем, чтобы вы могли вернуться к исходному шаблону, если захотите снова его использовать. 

Теперь вы готовы.  Начните с замены логотипа. 

1. Замените логотип 

Для этого щелкните по полю слева с надписью “Logo place here”. Вы увидите рычажки вокруг поля: 

Select the Logo Place here box
Выберите поле «Logo place here». 

При необходимости, используйте рычажки вокруг логотипа, чтобы изменить его размер.  (Примечание: Рычажки выглядят как полые точки.) 

Нажмите кнопку «Insert» (Вставить) в меню вверху окна.  Теперь щелкните значок «Pictures» (Изображения), чтобы выбрать файл логотипа с компьютера.  Ваш экран должен выглядеть примерно так: 

Click the Pictures icon and select your logo file
Щелкните по значку «Pictures» (Изображения) и выберите файл своего логотипа. 

Выберите файл логотипа, который вы хотите добавить на свой счет.  Нажмите кнопку «Insert» в правом нижнем углу окна «File Explorer».  Логотип добавлен на вашу счет-фактуру: 

Insert your logo into your invoice
Вставьте свой логотип на счет-фактуру. 

При необходимости, используйте рычажки в углах логотипа, чтобы изменить его размер, чтобы он соответствовал счет-фактуре.  (Примечание: Если вы используете другие рычажки, вы можете исказить свой логотип.) 

Теперь также можно удалить заполнитель места, изменив цвет заливки на белый.  Для этого выберите заполнитель места.  Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть всплывающее меню: 

Bring up the logo placeholder menu
Вызовите меню заполнителя места. 

Нажмите кнопку «Format Shape».  Сбоку появится меню «Format Shape».  Нажмите кнопку «Fill»:

Click the Format Shape and then Fill option
Нажмите на «Format Shape», а потом - «Fill». 

Убедитесь, что выбран переключатель “Solid Fill”.  Щелкните по значку «Color» в центре боковой панели «Format Shape», чтобы отобразить палитру «Theme Colors»

Display the Theme Colors palette
Отобразите палитру цветов тем. 

Щелкните по белому квадрату в левом верхнем углу цветовой палитры, чтобы изменить цвет заполнителя места на белый.  Счет должен выглядеть примерно так: 

Apply the white color to the placeholder box
Измените цвет заполнителя места на белый. 

Теперь мы готовы начать добавлять необходимую информацию, начиная с адреса. 

2. Введите текст 

Чтобы в шаблон вписать свой адрес, нажмите на соответствующее поле.  Вокруг текста появятся рычажки: 

Click on the return address field
Нажмите на поле адреса. 

Выделите текст, который вы хотите изменить.  Ваш экран должен выглядеть примерно так: 

Highlight the text
Выделите текст. 

Введите поверх выделенной информацией адрес вашей компании, номер телефона и адрес сайта. 

Так же измените текст адреса клиента и другие текстовые поля. 

В этом шаблоне имеются следующие текстовые поля: 

  • адрес компании 
  • адрес клиента 
  • описание проекта 
  • номер счет-фактуры 
  • дата счет-фактуры 
  • номер расчетного счета 
  • срок оплаты 
  • размер платежа 
  • условия и положения об оплате 
  • подписи 

Все эти поля можно изменить, используя описанный выше процесс.  Вы также можете удалить текст, который вам не нужен, щелкнув правой кнопкой мыши на выделенном тексте и выбрав пункт «Cut» в выпадающем меню. 

Когда вы закончите, ваша счет-фактура должна выглядеть примерно так: 

Word invoice template with customized text applied
Шаблон счета в Word с исправленным текстом.

3. Измените информацию в таблице 

Мы обсудили, как исправить большую часть счет-фактуры, но есть еще информация об оплате в формате таблицы. 

Для моей счет-фактуры нужно оплатить только две услуги: 

  1. встреча 
  2. дизайн обложки для электронной книги 

Это означает, что в моей таблице много лишних строк.  Нам нужно их удалить. 

Выделите все строки таблицы, кроме двух. Затем щелкните правой кнопкой мыши, чтобы отобразить выпадающее меню: Выберите строки таблицы и щелкните правой кнопкой мыши. Нажмите кнопку “Delete Cells”, чтобы удалить ненужные строки таблицы. Выберите параметр «Delete entire row» и нажмите «ОК». Ваш счет должен выглядеть примерно так: Удалите ненужные строки. Измените текст в каждой ячейке, выбрав его (т.е. выделив его) и набрав поверх него свой текст. Не выбирайте несколько ячеек одновременно. Цифры в долларах в столбцах «Time Price» и «Cost» также текстовые. Вы можете исправить их. Не забудьте изменить Сумму, налоги и Итого. В этом шаблоне счета Word они не рассчитываются автоматически. В этом примере скидка для клиента отсутствует, поэтому я удалила эту строку таблицы, используя описанный выше процесс. 4. Подходим к концу Ваш счет уже должен довольно хорошо смотреться. Потратьте немного времени, чтобы проверить все поля. Не забудьте изменить итоговую цифру (Total Purchase) в правом верхнем углу счет-фактуры. Это текстовое поле. Теперь проверьте весь счет. Проверьте, нет ли орфографических ошибок в имени или адресе клиента и других опечаток. Если вы многое меняли в счет-фактуре, вам также может понадобиться передвинуть некоторые текстовые поля. Для этого выберите текстовое поле (вы должны увидеть рычажки) и перетащите его в нужное место. Готовая счет-фактура должна выглядеть примерно так: Затем щелкните правой кнопкой мыши, чтобы отобразить выпадающее меню

Select the table rows and right-click
Выберите строки таблицы и щелкните правой кнопкой мыши. 

Нажмите кнопку “Delete Cells”, чтобы удалить ненужные строки таблицы.  Выберите параметр «Delete entire row» и нажмите «ОК».  Ваш счет должен выглядеть примерно так: 

Now delete unwanted rows
Удалите ненужные строки. 

Измените текст в каждой ячейке, выбрав его (т.е. выделив его) и набрав поверх него свой текст.  Не выбирайте несколько ячеек одновременно. 

Цифры в долларах в столбцах «Time Price» и «Cost» также текстовые.  Вы можете исправить их. 

Не забудьте изменить Сумму, налоги и Итого.  В этом шаблоне счета Word они не рассчитываются автоматически. 

В этом примере скидка для клиента отсутствует, поэтому я удалила эту строку таблицы, используя описанный выше процесс. 

4. Подходим к концу 

Ваш счет уже должен довольно хорошо смотреться.  Потратьте немного времени, чтобы проверить все поля.  Не забудьте изменить итоговую цифру (Total Purchase) в правом верхнем углу счет-фактуры.  Это текстовое поле. 

Теперь проверьте весь счет.  Проверьте, нет ли орфографических ошибок в имени или адресе клиента и других опечаток. 

Если вы многое меняли в счет-фактуре, вам также может понадобиться передвинуть некоторые текстовые поля.  Для этого выберите текстовое поле (вы должны увидеть рычажки) и перетащите его в нужное место. 

Готовая счет-фактура должна выглядеть примерно так:

Final customized MS Word invoice design
Окончательный дизайн счет-фактуры в MS Word. 

Примечание: Для создания этого счета я использовала версию Word Office 365.  Если у вас более ранняя версия Word, ваши действия могут немножко отличаться. 

Создайте свою собственную профессиональную счет-фактуру прямо сегодня 

Счет-фактуры играют важную роль для вашего малого бизнеса.  Профессиональная счет-фактура производит хорошее впечатление на клиентов и помогает быстро получить оплату.  Непрофессиональная счет-фактура может вызвать путаницу и задержку платежа. 

Хороший счет должен: включать правильную информацию выглядеть профессионально быть быстро отправлен Вы можете создать свою собственную счет-фактуру, используя шаблон в Word. Начните с поиска подходящего шаблона счета на Envato Market.

  • включать правильную информацию 
  • выглядеть профессионально 
  • быть быстро отправлен 

Вы можете создать свою собственную счет-фактуру, используя шаблон в Word.  Начните с поиска подходящего шаблона счета на Envato Market.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.