Thai (ภาษาไทย) translation by Newbietranslator (you can also view the original English article)
สเปรดชีตไม่ได้เป็นเพียงแค่เครื่องมือสำหรับนักการเงินและนักบัญชีเท่านั้น ความจริงแล้วนักออกแบบหลายคนก็หลงรักเครื่องมือพื้นฐานอย่างสเปรดชีตในการวางแผนองค์กร คุณสามารถใช้สเปรดชีทในงานการเงินอย่างการติดตามใบเสร็จของลูกค้า, การเข้าสู่ระบบข้อมูล, และการสร้างงบประมาณได้
คุณอาจจะรู้อยู่แล้วว่าสำหรับสเปรดชีตแล้ว Excel คือโปรแกรมที่ประสบความสำเร็จที่สุด แต่ฟรีทางเลือกของ Google ที่มีนามว่า ชีต ได้กลายเป็นสิ่งที่โด่งดังเป็นอย่างมากในฐานะที่เป็นตัวเลือกที่มีน้ำหนักเบา ไม่เพียงแค่ไม่มีค่าใช้จ่าย มันยังเข้าถึงภายในเว็บเบราว์เซอร์ได้อย่างง่ายดาย นี่คือตัวอย่างของ Sheet สเปรดชีตที่แสดงให้ผู้เรียน Tuts+ จำนวนหนึ่งดูซึ่งผมได้เผยแพร่ไว้ในอดีต:
สำหรับการทำงานด้วยสเปรดชีตนั้น คุณไม่ต้องเลือกใช้ระหว่าง Excel กับชีตอีกแล้ว นี่ต้องขอบคุณความสามารถของชีตที่อัพโหลดสเปรดชีต Excel ของคุณเองแล้วแปลงพวกมันเพื่อใช้ภายในเบราว์เซอร์
ในบทเรียนนี้ ผมจะแสดงวิธีใช้ Excel สเปรดชีตและวิธีอัพโหลดขึ้น Google ไดร์ฟ, แปลงเป็นไฟล์ชีตให้คุณได้รับชมอย่างเป็นกันเอง
ดู & เรียนรู้
มาดูการแปลงสเปรดชีตในภาพหน้าจอด้านล่างกัน ผมจะแสดงวิธีอัพโหลดสเปรดชีตจาก Excel ไปยัง Google ไดร์ฟ และแปลงเป็นไฟล์ชีตให้ดู คุณจะได้ดูวิธีนำไฟล์ออกมาจากโครง Excel สเปรดชีต
อยากรู้อีกไหม? อ่านให้เจอสิ คุณจะเห็นตัวอย่างของการนำไฟล์ Excel เข้าสู่ชีตและนำไฟล์ที่เสร็จแล้วออกมาในรูปแบบที่หลากหลาย
ทำไมต้อง Google Sheets?
เมื่อมายังแอพสเปรดชีต Excel ก็คือสิ่งที่ประสบความสำเร็จที่สุดอย่างแน่นอน Excel สเปรดชีตขับเคลื่อนการตัดสินใจสู่สากลบริษัทหลายพันล้านดอลลาห์ที่ใช้สูตรและวิเคราะห์เครื่องมือใน Excel
แล้วถ้างั้นทำไมคุณถึงทิ้งฐานระบบการปรับแต่งสเปรดชีตของไมโครซอฟต์เพื่อตัวเลือกเบราว์เซอร์พื้นฐานของ Google ด้วย? ถึงแม้ว่าสำหรับผู้ใช้สเปรดชีตหลายคนนั้น Excel จะยังเป็นแอพที่จัดอยู่ในอับดับดีก็ตาม มีหลายเหตุผลที่ชีตอาจจะเจอบ้านของคุณในกระเป๋าอุปกรณ์
- ไม่มีค่าใช้จ่าย (และยากที่จะไปแข่งด้วย)
- ใช้ง่าย รวมไปถึงบรรดาเคล็ดลับวิธีใช้สูตรที่เหมาะสมภายในเว็บแอพ
- ไฟล์ของคุณจะถูกเก็บและสำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติบนคลาวด์ ต้องขอบคุณ Google ไดร์ฟนะ
- ชีตมีตัวเลือกในการประสานงานกันที่ยอดเยี่ยม และยังยอมให้ผู้ใช้เข้าไปทำงานด้วยกันในชีตเดียวได้ทันทีและตลอดเวลา
แน่นอนว่าปัจจุบันนี้ไมโครซอฟต์ก็มี Excel ออนไลน์ ซึ่งมีคุณสมบัติมากมายที่ทำงานบนคลาวด์ได้เหมือนกัน แต่เพราะว่าชีตเริ่มต้นขึ้นมาในฐานะเว็บแอป คุณสมบัติเหล่านี้ใช้ง่ายกว่าของไมโครซอฟต์ที่ไล่ตามหลังมา นี่คือตัวอย่างของสเปรดชีต Excel ออนไลน์
ยิ่งไปกว่านั้น: ชีตเปิดกว้างกว่า Excel มันยอมรับสเปรดชีตจากหลายแอพ และคุณสามารถนำไฟล์ที่เสร็จแล้วออกจากโครงที่หลากหลายได้เช่นกัน มาเรียนรู้เรื่องนั้นให้มากขึ้น
1. วิธีนำไฟล์ Excel เข้าสู่ Google ชีต
มาเริ่มต้นจากการข้ามไปที่ Google ไดร์ฟ ถ้าคุณยังไม่มีบัญชี Google ก็สร้างขึ้นมาอันนึงและปลดล็อกการใช้งานพวก Google แอพพื้นฐานอย่าง เอกสาร, ชีต, และ สไลด์
พอคุณเข้าไปในไดร์ฟได้ครั้งนึง กดปุ่ม New และเลือก File upload เรียกสเปรดชีต Excel ของคุณและเลือกจากไฟล์กล่องโต้ตอบ
พอคุณอัพโหลดไฟล์ Excel แล้ว ก็จะเห็นในรายชื่อไฟล์ภายใน Google ไดร์ฟ ดับเบิ้ลคลิกไฟล์ที่จะเปิดตัวอย่างในหน้าต่างบนไดร์ฟ
ณ จุดนี้ คุณจะสามารถดูตัวอย่างไฟล์ Excel ได้เท่านั้นเพราะมันยังไม่ถูกแปลงจากไฟล์ XLSX (ไฟล์โครงเริ่มต้นของ Excel) เป็นไฟล์ชีต (ไฟล์โครง Google ชีต)
เพื่อเริ่มต้นการแก้ไขและทำงานด้วยสมุดงาน กดปุ่ม Open with Google Sheets เหนือตัวอย่าง ชีตจะสร้างสำเนาไฟล์โดยอัตโนมัติและแปลงไฟล์เป็นโครงชีต
นี่ไงครับ! คุณสามารถมองเห็นไฟล์ Excel ได้แล้ว ซึ่งพร้อมที่จะแก้ไขและทำงานบนชีต ตอนนี้มาเริ่มทำการเปลี่ยนแปลงอย่างถูกต้องในเว็บเบราว์เซอร์ของคุณไปยังสเปรดชีตกันเถอะ โปรดจำไว้ว่าคุณกำลังทำงานบนสำเนา ฉะนั้นก็ไม่ต้องกังวลเรื่องที่ว่าทำให้ไม่สามารถแก้ไขสมุดงาน Excel ต้นฉบับได้
ตอนนี้มาพิจารณาการใช้ประโยชน์ของฟังก์ชันชีตโดยลองใช้คุณสมบัติอื่น:
- เชิญผู้ใช้งานชีตคนอื่นมาร่วมมือและทำงานกับคุณแบบเรียลไทม์
- รวบรวมชีตด้วยแอพอื่นอย่าง IFTTT เพื่อรวบรวมข้อมูลจากแหล่งภายนอกและแทรกเข้าในสเปรดชีตโดยอัตโนมัติ
- เชื่อมชีตกับ Google ฟอร์ม เพื่อนำเอาข้อเสนอแนะมาจากผู้ใช้
2.วิธีนำไฟล์ชีตกลับออกไปยัง Excel
สมมติว่าคุณสร้างการเปลี่ยนแปลงต่อสเปรดชีตของคุณในชีตแล้ว และจำเป็นต้องส่งกลับไปที่ Excel เพื่องานต่อไป คุณสามารถทำได้เพียงแค่ไม่กี่คลิกด้วยการดาวน์โหลดสเปรดชีต
เพื่อส่งสเปรดชีตกลับไปยัง Excel คลิกขวาบนไฟล์ใน Google ไดร์ฟและเลือก Download:
การแจ้งเตือนในภาพหน้าจอด้านล่างนั้น คุณจะเห็นไฟล์ชื่อเดียวกันสองไฟล์ โปรดดูให้ดีว่าคุณได้คลิกขวาที่อันมีสัญลักษณ์ชีต (อยู่เหนือแถวบนของตัวอย่าง) และเลือก Download ชีตจะสร้างไฟล์ Excel เตรียมพร้อมไว้โดยอัตโนมัติซึ่งคุณสามารถเปิดได้อีกใน Excel
3.จงระวังคุณลักษณะเหล่านี้
ชีตได้พัฒนาการสนับสนุนข้อมูลจาก Excel แต่ก็ยังมีข้อจำกัดเกี่ยวกับสิ่งที่เมื่อคุณนำไฟล์ Excel เข้าสู่ Google ไดร์ฟ มันก็จะใช้งานได้ดี มาวิจารณ์คุณลักษณะเล็กน้อยที่พอคุณนำไฟล์เข้าสู่ชีตแล้วจะทำงานต่างออกไปกัน
คุณลักษณะที่ 1 PivotTables
ถ้าคุณเป็น Excel power user คุณก็จะชอบทำงานใน PivotTables เพื่อแสดงผลและวิเคราะห์ข้อมูลอยู่บ่อยๆมากกว่า อย่างไรก็ดี อย่าเชื่อว่ามันจะทำงานได้แน่นอนเหมือนตอนที่คุณอัพโหลด Excel สเปรดชีต
Google ทำส่วนสนับสนุนการดำเนินการขั้นพื้นฐานสำหรับการนำ Excel PivotTables มายัง Sheets ได้ดี อย่างไรก็ตาม ผมได้นำความสำเร็จด้วยคุณลักษณะอื่นอย่างประเภทข้อมูลค่าจากการคำนวณ (calculated fields) หรือคุณลักษณะสูตรขั้นสูงมาผสมกัน และนี่ก็คือ PivotTable ในชีตสเปรดชีตที่ถูกแปลงแล้ว
ถ้านี่คือครั้งแรกที่คุณได้ยินเกี่ยวกับ PivotTables โปรดเข้าไปดูบทนำการใช้งาน PivotTables ใน Excel อย่างย่อด้านล่าง:
คุณลักษณะที่ 2 แมโคร
สำหรับผู้ใช้ Excel ขั้นสูง แมโครคือหนึ่งในวิธีการทำงานซ้ำอัตโนมัติที่นิยมมากที่สุด การใช้โค้ดที่ถูกเขียนใน VBA (Visual Basic) ออกแบบกลุ่มวิธีขั้นตอนด้วยคลิกหรือคำสั่งเดียว นี่คือตัวอย่างของแมโคร Excel:
อย่างที่คุณอาจคิดไว้ โค้ดเหล่านี้ใช้งานใน Google ชีตไม่ได้เลย ก็ดูเหมือน Google จะไม่ได้วางแผนใดๆที่จะสนับสนุนคุณลักษณะนี้ในเบราว์เซอร์ ถึงแม้ว่าระบบดำเนินการ JavaScript ภายในชีตเอื้ออำนวยก็เถอะ
นี่คือคุณสมบัติอื่นๆอีกนิดหน่อยที่ผมพบว่าไม่สามารถเข้าสู่ Sheets ได้
- การป้องกันรหัสผ่าน การปกป้องรหัสผ่านสมุดงานจะไม่ถูกนำเข้าสู่ Sheets เลย และสำหรับการปกป้องรหัสผ่านบัญชีก็ไม่มีทาง
- Power Query / PowerPivot คล้ายๆกับ PivotTables ชีตไม่มีทางที่จะบริหารเครื่องมือการจัดการข้อมูลขั้นสูงที่ประกอบด้วยแบบอย่างคุณลักษณะข้อมูลของ Excel ได้
- การเชื่อมต่อกับสมุดงานอื่น ถ้าคุณเชื่อมโยงหลายๆสมุดงานใน Excel เวลาที่คุณนำเข้าสเปรดชีตออนไลน์ ชีตจะไม่มีทางจัดการการอ้างอิงเหล่านี้ได้
สรุปย่อ & เรียนรู้ต่อไป
ไม่มีเหตุผลที่คุณจะไม่สามารถผสมชีตกับแอพสเปรดชีตอื่นอย่าง Excel ได้แล้ว ต้องขอขอบคุณความสามารถที่สามารถนำสมุดงาน Excel เข้าได้แล้วแปลงไฟล์เป็นโครงชีต
คุณอาจจะไม่ได้ใช้ Google ชีตในโครงการของคุณเองก็ได้ ถ้าในกรณีนั้น ก็ตรวจสอบบทเรียนด้านล่างเพื่อดูวิธีใช้ชีตเพื่อจัดดการโครงการและสร้างข้อมูลจินตภาพโดยไม่ได้ออกจากเว็บเบราว์เซอร์นะ
Google ชีตวิธีใช้ AI ใน Google ชีตภายใน 60 วินาที
Google ชีตวิธีใช้ Pivot Tables ใน Google ชีต (คำแนะนำขั้นสุด)
Google ชีตวิธีสร้างตารางอย่างมืออาชีพใน Google ชีต
คุณเพิ่งได้เรียนรู้พื้นฐานของการแปลงสเปรดชีต Excel เป็น Google ชีต คุณใช้แอพสเปรดชีตได้แค่แอพเดียวเท่านั้นหรือว่าคุณพบว่าตนเองสามารถสลับการใช้งานได้ไหม? ลองแจ้งให้ผมทราบในหมวดความเห็นด้านล่างหน่อยนะครับ
