Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook
Business

Як встановити повідомлення поза офісом у Outlook (автоматичний відповідь на відмову)

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Add a Professional Outlook Email Signature Quickly
How to Create a New Outlook.Com Email Account (Quick Start Guide)

Ukrainian (українська мова) translation by Tanya Ira (you can also view the original English article)

Час є загальним перевагою, пропонованим більшістю підприємств. Згідно зі статистикою Центру економічних і політичних досліджень, у середньому працівник в США займає десять днів у році. Кількість часу для трудящих в інших країнах, хоча це набагато вище.  Сьогодні стаття США повідомляє, що середня кількість вихідних днів у багатьох європейських країнах становить 30 днів або більше—в Австрії і Португалії ставлять на найбільшу кількість днів (35).

 Ми любимо наш час! І чому б не ми? Відгули можуть бути використані для чого-небудь з відпустки за призначенням лікаря і більше. Але якщо ви збираєтеся взяти час далеко від офісу, професійний річ, щоб зробити, це налаштувати автоматичне повідомлення офісу по електронній пошті.  Повідомлення дозволите клієнти та колеги знають, що ви недоступні і наставляти їх, що робити, поки ви не повернетеся.

 У цей короткий підручник, з відео, ви дізнаєтеся, як створити повідомлення в Microsoft Outlook за допомогою майстра правил в Outlook. Ми надамо покрокові інструкції про те, як налаштувати автоматичний вихід з офісу відповісти в Outlook. Ми також розповімо про те, є відпустка по електронній пошті передового досвіду.

Керівництво в папку "Вхідні" нуль майстерності (скачати книгу)

 Перш ніж рухатися далі у вивченні, як використовувати Microsoft Outlook, не забудьте захопити нашу безкоштовну книгу: Ultimate керівництво до поштова нуль майстерності. Він упакований зі стратегіями організації поштова і вбивці рад для управління всі ваші вхідні ефективніше електронної пошти.

Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery

 Як створити повідомлення в Outlook (з відео)

 У скрінкасти вище дізнайтеся, як швидко налаштувати автоматичний відповідь в Outlook. Або, прочитайте письмові інструкції, які допоможуть вам створити в Outlook повідомлення, кращі поради практика, щоб слідувати, і більше:

Як налаштувати автоматичний відповідач повідомлення в MS Outlook

 Якщо у вас немає облікового запису Microsoft Exchange, вам потрібно створити повідомлення за допомогою функції правил в Outlook. Ви можете дізнатися більше про використання MS правила перспективи в цьому підручнику:

1. Створення шаблону повідомлення

 Перший крок до створення світогляду поза офісу-створити текст повідомлення та збережіть його в якості шаблону. Запустити у вашій поштовій скриньці microsoft Outlook:

email inbox
Ваш перший крок у створенні повідомлення-відкрити нове повідомлення електронної пошти.

Клацніть електронної пошти у верхньому лівому кутку. Відкриється нове повідомлення:

new message window
Тип кузова клієнта Outlook повідомлення у новий лист, відкрив.

 Примітка: це повідомлення використовує 1000 підпису шаблон з елементів, передає вагу. Ви також можете завантажити та налаштувати свої власні підписи електронної пошти від GraphicRIver.

 Якщо ви використовуйте електронну пошту, зображення підпису або іншого типу вбудованого зображення в електронній пошті, переконайтеся, що ваш формат повідомлення на HTML. Дізнатися більше про шаблони, підписи по електронній пошті у цьому уроці:

 Введіть тему та текст повідомлення електронної пошти. Вам не потрібно заповнити поле, тому що повідомлення буде відправлено того, хто посилає вам повідомлення.

Ось приклад:

away message in Outlook
Тримайте свій світогляд подалі коротке повідомлення і в точку.

 Після того як ви завершили проект Вашого повідомлення, необхідно зберегти його як шаблон. Виберіть Файл > Зберегти як. У Провіднику Windows з'явиться запрошення, так що вам зберегти і врятувати ваше повідомлення.

 Виберіть розташування файлу на вашому комп'ютері, щоб зберегти повідомлення, Введіть ім'я файлу і збережіть файл у форматі шаблону Outlook:

save an out of office message template
Зберегти повідомлення як шаблон.

2. Створити правило і увімкніть його

Наступний крок у створенні автоматичної повідомлення-створити правило для надсилання повідомлення. Виберіть файл на вашому поштовій скриньці microsoft Outlook, щоб перейти до екрану запису:

account information screen
 Ви можете відкрити правила Outlook "інформація про рахунок".

 Виберіть Пункт Керування Правилами І Оповіщеннями. Переконайтеся, що на вкладці правила для електронної пошти обраний. З'являється вікно правила й оповіщення. Ви побачите список поточних правил електронній пошті:

Rules and Alerts window
 Ви можете створити нове правило пошти з правил і вікно оповіщення або змінити існуючу.

 Клацніть правило вище правил список, щоб відкрити майстер правил:

rules wizard screen 1
 Почніть ваше повідомлення з порожнього правила, які будуть застосовуватися до повідомлень, які ви отримуєте.

 Під почати з порожнього правила виберіть категорію застосувати правило на повідомленнях, які я отримую можливість. Натисніть кнопку Next. Майстри другого правила екран:

rules wizard screen 2
 У цьому екрані визначають люди, які отримають ваші поза офісу адресу електронної пошти.

 Примітка: деякі експерти з безпеки рекомендують вам обмежити коло осіб, які отримує ваш Outlook з офісу відповісти, а не посилати його всім, хто надішле вам повідомлення по електронній пошті.

 Щоб визначити, хто отримує поза офісу, установіть прапорець від народу або суспільної групи у відповідності з кроком 1. Натисніть на посилання в кроці 2, щоб відкрити адресну книгу і вибрати, хто отримає ваше повідомлення автовідповідача, а потім натисніть кнопку.  Швидше за все, ви хочете вибрати адреси електронної пошти колегам Ви маєте справу з часто, а також листи від важливих клієнтів. Коли ви вибрали кому будете отримувати автовідповідача, натисніть кнопку ОК, а потім натисніть кнопку Далі Майстра правил.

 Якщо ви не хочете обмежити, хто отримує поза офісу, натисніть кнопку Далі, не роблячи ніяких вибірок за цими правилами екрані майстра. Ваше повідомлення автовідповідь буде надіслано всім, хто надішле вам повідомлення по електронній пошті.)

 У будь-якому випадку, третього правила чарівника екрані з'являється:

rules wizard screen 3
 У цьому вікні виберіть від шаблон листа, який ви створили раніше.

 Виберіть відповідь, використовуючи певний параметр шаблону в кроці 1. Крок 2 Натисніть кнопку відповісти, використовуючи зазначений шаблон посилання. З'являється вікно вибрати шаблон відповіді:

select a reply template window
 Виберіть шаблон, який містить автоматичний відповідь.

 Виберіть шаблон, який ви створили раніше, і натисніть кнопку Відкрити. (Якщо ви не зберегли ваш шаблон у папку за замовчуванням, вам може знадобитися, щоб знайти його.)

 Натисніть кнопку Далі, щоб перейти до наступного майстер правил, в якій просить про винятки. Ми не хочемо вказувати будь-яких винятків. Натисніть кнопку Далі і вам буде запропоновано ім'я правила:

final rules wizard window
 Використовуйте майстер остаточні правила вікно з ім'ям правила і увімкніть його.

 Введіть ім'я правила. Переконайтеся, що ввімкніть цю опцію правило.

 Натисніть кнопку "Готово" Майстра правил. Потім натисніть кнопку Застосувати на правила і вікні повідомлення, а потім натисніть кнопку ОК.

 Ви тільки що створили автовідповідач в ms Outlook!

3. Тест для Outlook повідомлення

 Тепер, коли ви створили свій поза офісу повідомлення, це гарна ідея, щоб побачити, якщо він працює, перш ніж залишити ваш офіс.

 Ви можете перевірити повідомлення, автовідповідь за допомогою відправки повідомлень електронної пошти, як ви вже увійшли, що написати в правила, що повинен був отримати повідомлення автовідповідача. Або ви можете вдатися до допомоги подруги, чий лист ви увійшли як людина, який повинен отримати повідомлення.

 Після короткого очікування (деякі системи електронної пошти, отримувати вхідні повідомлення в пакетах), перевірте лист, який відправив вам повідомлення тестове лист. Якщо ви слідували кроки правильно, що адреса електронної пошти буде отримано поза офісу автовідповідь.

4. Перевернути світогляд від повідомлення від

 Коли ви повернетеся в офіс, прийшов час, щоб повернути поза офісу повідомлення. З вашої виберіть Файл "вхідні", щоб перейти до екрану запису.

account information screen
Вам потрібно повернутися до правил і вікно повідомлення, щоб включити повідомлення від.

 Натисніть на значок керування правилами і сигнали. З'являється вікно правила й оповіщення:

turning off the Outlook out of office message
Використовуйте прапорець, щоб увімкнути поза офісу правило відповідь від.

Зніміть прапорець поруч поза офісу (або як ви назвали свого правила). Натисніть кнопку Застосувати, а потім кнопку ОК. Ваш поза офісу був вимкнений.

 Щоб увімкнути його знову, поверніться до правил і вікно оповіщення. Установіть прапорець поруч із ним, потім натисніть кнопку Застосувати і ГАРАЗД.

МС в Outlook повідомлення кращі практики

 Оскільки ваш Outlook повідомлення будуть отримувати ваші клієнти і клієнти, а також ваші колеги, ви повинні переконатися, що він професіонал. Ось деякі практичні рекомендації для Outlook повідомлення:

1. Будьте Обережні При Використанні Гумору

 Якщо ви точно знаєте, хто буде отримувати ваші повідомлення, ви, ймовірно, розуміють своє почуття гумору. Ви можете вставити деякі зі смаком гумору у ваше повідомлення,—але будьте обережні.  Що ви думаєте, це смішно може здатися непрофесійним іншим. Якщо ви не знаєте, хто буде отримувати ваші повідомлення, це, ймовірно, хороша ідея, щоб пропустити гумору.

CollectiveHub є список смішних з повідомлення Управління по електронній пошті. Я дам вам вирішити, який з них ви вважаєте за доцільне.

2. Формат ваше повідомлення належним чином

 Ваше повідомлення-це професійне спілкування, і ви повинні розглядати його як такий. Він може бути коротким, але ви повинні, як мінімум, включати наступне:

  • Теми. Це не обов'язково повинен бути детальним, але він повинен бути там.
  •  Привітання. Хоча ви не можете зустрічати одержувачу по імені, можна включити універсального привітання, такі як "Привіт".
  • Введення. Це лист, ймовірно, буде коротким. Швидше за все це буде один абзац. Таким чином, в даному випадку ви можете пропустити введення.
  •  Текст. Загалом, тримайте мову професійний. Ми вже обговорювали, як ви повинні бути обережні при використанні тут гумор.
  •  Висновок. Ваш висновок буде повідомити одержувачу, що робити, якщо вони потребують допомоги прямо зараз.
  •  Підпис. Професійні електронні листи повинен містити підписи, так що ваш одержувач може відразу побачити, хто ви є.
  •  Зображення підпису (необов'язково). Включаючи зображення підпису на ваш професійний адресу електронної пошти необов'язково, але приємно. Ви можете використовувати один шаблон підпису.

Для отримання більш докладної інформації про те, як освоїти правильний формат бізнес по електронній пошті, вивчати цей підручник:

3. Увімкніть Деталі, Але Не Занадто Багато

Традиційні поради для офісного відповіді Творця повідомлення про те, коли вони поїдуть і коли вони повернуться. Він також часто радять відправника на ім'я колеги, який може допомогти тим, хто послав по електронній пошті в той час як ви пішли. Деякі автори повідомлення навіть включено відомості про їх відпуску, наприклад, коли вони йшли.

На жаль, часи змінилися. Багато експертів вважають, що такі докладні повідомлення може поставити вас на ризик, особливо якщо ваше повідомлення буде надіслано всім, хто електронні листи, які можуть включати спамерів і навіть злочинців. Це безпечніше, щоб зберегти ваше загальне повідомлення про відсутність на робочому місці, які автоматично йдуть всім, хто пише вам. Іншою альтернативою є, щоб контролювати, хто отримує свій кругозір поза офісу, як я зробив у Прикладі, який я створив.

4. Включити підпис

Якщо ви знаєте, хто буде отримувати ваш кругозір поза офісу, ви повинні обробити автовідповідач як і будь-який інший професійний повідомлення, яке ви посилаєте. Це означає, що ви повинні включити підпис в електронній пошті з цим повідомленням. (Якщо ви не знаєте, хто отримає повідомлення, повним підпис електронної пошти може бути занадто багато деталей.)

Якщо у вас є шаблон підпису для електронних листів, використовуючи його тут важлива частина вашого бренду. Це особливо вірно, якщо ви власник малого бізнесу або фрілансер. 

5. Не в'їзд без потреби

Якщо ви берете відпустку, ви можете бути уговорены для того щоб часто перевіряти вашу електронну пошту. І наші стільникові телефони і смартфони роблять перевірку дуже легко.

 Не піддатися цій спокусі. Якщо ваша робота вимагає від вас, щоб перевірити, Нехай ваш перерва буде справжній прорив. Ви повернетеся на роботу досить скоро. Насолодитися вільним часом. Коли ви повернетеся, ви будете почувати себе набагато більш відпочив.

 Докладніше про те, як ефективно використовувати електронну пошту Outlook

 Створити автоматичний відповідь в Outlook-це просто одна з тих речей, які ви можете зробити з вашою системою електронної пошти. Щоб дізнатися більше про те, як використовувати Microsoft Outlook, вивчати ці підручники:

 Крім того, у нас є великий ресурс, який допоможе вам організувати свою електронну поштову скриньку і отримати контроль над вашої електронної пошти. Це називається: Ultimate керівництво, щоб поштовий нуль майстерність і ваше це безкоштовно, коли ви підписатися на розсилку новин туц+ бізнес.

Inbox Zero eBook

 Бути готовим для відпочинку. Створіть ваше світогляд поза офісу сьогодні!

 Ви тільки що дізналися, як налаштувати автоматичний вихід з офісу відповісти в Outlook. Чому не піти далі і створити прогноз повідомлення? Також, якщо ви вже не маєте зображення підпису електронної пошти, ви можете йти вперед і завантажити один з елементів Envato або GraphicRiver.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.