Làm thế nào để sử dụng Google Slides Offline (Khi không có Internet)

Bạn có một bài thuyết trình trên Google Slides mà bạn cần làm hoặc cập nhật sớm, nhưng bạn biết bạn sẽ đi du lịch và không chắc rằng sẽ có kết nối Internet hay không. May mắn thay, nếu bạn có Chrome bạn có thể sử dụng Google Slides offline, thậm chí khi không có kết nối Internet. Bạn cũng có thể dùng Google Slides offline khi làm việc ở một quán cà phê không cung cấp WiFi miễn phí.

Hoặc sử dụng Google Slides offline có thể hữu ích nếu bạn biết rằng công ty điện của bạn đã lên kế hoạch cắt giảm. Chỉ cần sử dụng các mẹo trong bài hướng dẫn này để chuẩn bị làm việc offline trong suốt quá trình bị cắt giảm. 

Thực tế, nhiều công cụ của Google cho phép sử dụng offline. Để tìm hiểu làm thế nào để sử dụng một số công cụ khác của Google offline, hãy xem các bài hướng dẫn Envato Tuts+ khác:

• 
  Gmail
  Làm thế nào để bắt đầu sử dụng Gmail offline nhanh nhất (với Chrome)
  Laura Spencer
• 
  Google Docs
  Làm thế nào để sử dụng Google Docs offline
  Andy Betts

Tuy nhiên, trong bài hướng dẫn này chúng ta chỉ tập trung vào Google Slides. Bạn sẽ học cách sử dụng Google Slides offline. Chúng tôi cũng sẽ cho bạn một số mẹo để tránh những rủi ro có thể xảy ra khi làm bài thuyết trình offline.

Hướng dẫn cách làm bài thuyết trình hoàn hảo (tải về eBook miễn phí)

Trước khi đi xa hơn, hãy chắc chắn rằng bạn nhận được eBook miễn phí của chúng tôi: Hướng dẫn đầy đủ cách để có một bài thuyết trình tuyệt vời. Nó sẽ giúp bạn chinh phục cả quá trình thuyết trình, từ ý tưởng đầu tiên đến viết, thiết kế, và cả cách truyền tải nội dung.

Làm thế nào để nhanh chóng sử dụng Google Slides Offline (Video)

Trong video 2 phút này, cùng tìm hiểu làm thế nào để thiết lập Google Slides để sử dụng offline.

Tiếp tục đọc các bước của phần hướng dẫn cũng như là cách để tránh những rủi ro có thể xảy ra khi sử dụng offline: 

1. Thiết lập Google Slides sang chế độ Offline

Rất dễ dàng để cài Google Slides sang offline. Dưới đây là ba bước đơn giản để giúp bạn bắt đầu:

Bước 1. Hãy chắc chắn rằng Chrome được cập nhật bản mới nhất

Trước khi offline, hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng bản mới nhất của Chrome.

Mở trình duyệt Chrome của bạn. Nếu bạn đang không đăng nhập, đăng nhập vào tài khoản Google của bạn. Trình duyệt trông như thế này:

Nhấp vào biểu tượng menu (có hình ba dấu chấm dọc) ở góc trên bên phải và chọn Help > About Google Chrome. Màn hình About Chrome sẽ hiển thị:

Màn hình này cho thấy phiên bản Google Chrome bạn đang sử dụng. Nó cũng cho bạn biết nếu phiên bản của bạn có phải là mới nhất.

Lưu ý: Bạn cũng có thể xem màn hình này bằng cách chọn About Chrome trên phần menu Settings.

Nếu phiên bản Chrome là mới nhất, bạn không cần phải làm thêm điều gì khác. Nếu nó cần phải được cập nhật, làm ngay bây giờ. Tải lại trình duyệt Chrome khi cập nhật hoàn tất. Cái này thường sẽ tự xảy ra liền. 

Bước 2. Bật đồng bộ cài đặt Offline

Mở Google Drive bằng cách gõ: https://drive.google.com/ trong ô Address. Google Drive của bạn sẽ xuất hiện:

Nhấp vào biểu tượng Settings (giống như bánh răng) ở phía trên bên phải của màn hình. Từ menu thả xuống, chọn Settings. Màn hình Settings xuất hiện:

Kế bên vùng Offline, nhấp vào ô vuông, Sau đó, nhấp chọn nút Done trên góc phải màn hình.

Bước 3. Kích hoạt Google Slides Offline

Từ Google Drive, nhấp đúp vào bài thuyết trình Google Slides bạn muốn làm để mở nó:

Chú ý: Trong bài hướng dẫn lần này, chúng ta sử dụng bản mẫu rất nổi tiếng Marketofy Google Slides từ GraphicRiver của Envato để làm cho bài thuyết trình của chúng ta cảm giác chuyên nghiệp hơn. Khám phá thêm nhiều bản mẫu Google Slides:

• 
  Bài thuyết trình
  15 themes tốt nhất cho bài thuyết trình trên Google Slides ( bản mẫu premium có thể tải về)
  Sean Hodge

Nhấp vào biểu tượng Slides home ở góc trái trên. Google Slides home sẽ mở ra:

Nhấp vào biểu tượng Main menu (nó nhìn giống 3 đường ngang) ở góc trái trên. Sau đó nhấp tùy chọn Settings. Hộp tùy chọn Settings sẽ xuất hiện:

Bạn đã sẵn sàng để sử dụng máy tính offline.

Một khi máy tính của bạn đã offline, truy cập vào Google Drive một lần nữa bằng cách gõ https://drive.google.com/ vào vùng Address của trình duyệt. Mặc dù máy tính của bạn offline, Google Drive vẫn sẽ xuất hiện:

Nhấp đúp vào tệp bạn muốn làm việc với Google slides để mở nó. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để làm việc với tệp của bạn ngay cả khi máy tính của bạn đang offline.

Chú ý có một biểu tượng sấm sét nhỏ bên cạnh tiêu đề của bài. Biểu tượng chỉ ra rằng bạn đang offline.

Lưu ý: Nếu bạn đã chia sẻ tập tin, những người có quyền truy cập vào nó sẽ không nhìn thấy các thay đổi cho đến khi bạn trực tuyến trở lại.

Bước 2. Tạo hoặc chỉnh sửa Google Slides

Hãy thực hiện một số thay đổi cho các tập tin trong khi chúng ta offline và xem điều gì sẽ xảy ra. Đầu tiên, tôi sẽ thêm một slide mới. Để làm điều này tôi bấm vào biểu tượng + ở góc trái trên và chọn kiểu slide tôi muốn thêm:

Slide mới được thêm vào:

Slide mới được thêm vào:

Tiếp tục thực hiện những thay đổi trong bài trong khi bạn đang offline. Ví dụ, chúng ta hãy thay đổi tiêu đề của bài:

Lưu ý: Bạn không thể thực hiện những thay đổi mà đòi hỏi có kết nối Internet. Ví dụ, bạn không thể chèn hình ảnh hoặc video từ Internet.

3. Trở lại trực tuyến

Khi bạn đã hoàn tất làm việc offline, bạn muốn chắc chắn rằng bài thuyết trình của bạn được cập nhập vào Google Drive. 

Mở Google Drive của bạn và nhấp đúp chuột vào bài thuyết trình bạn đã làm khi offline. Những thay đổi được làm khi offline sẽ tự động được cập nhật khi bạn mở bài.

4. Tránh các lỗi khi sử dụng Google Slides offline.

Có một số trục trặc bạn có thể mắc phải khi làm việc offline. Đây là mô tả của mỗi lỗi và cách để giải quyết.

Vấn đề 1. Làm việc offline bằng nhiều tài khoản Google

Bạn không thể thiết lập nhiều hơn một tài khoản Google liên kết với Gmail để làm việc offline. Nếu bạn cố gắng làm như vậy, bạn sẽ nhận được một thông báo lỗi:

Để thoát khỏi giới hạn này sử dụng chức năng Google People. Tạo một người dùng mới và kết nối người dùng này với tài khoản email mà không phải là Gmail. Bấm vào bài hướng dẫn này để tìm các bước làm.

Vấn đề 2. Một người khác cập nhật vào bài trong khi bạn đang offline.

Tính năng đồng bộ hoạt động khá tốt. Nhưng nếu bài thuyết trình trên Google slides có nhiều hơn một tác giả, người khác có thể chỉnh sửa bài trong khi bạn đang offline

Khi bạn trở lại trực tuyến và đồng bộ bài của bạn, những thay đổi bạn đã thực hiện trong khi offline sẽ được sáp nhập với thay đổi của tác giả khác. Phiên bản mà bạn đã tạo trong khi offline sẽ không được tách ra khỏi phiên bản của tác giả khác thay đổi.

Nếu điều này xảy ra bạn đã có một vài lựa chọn.

1. Sử dụng lịch sử chỉnh sửa để hoàn lại phiên bản cũ của bài trước khi bạn offline. Tuy nhiên, bạn sẽ mất tất cả phần chỉnh sửa offline nếu bạn hoàn lại bản cũ. 
2. Đặt lại tên cho bài thuyết trình trước khi bạn offline. (Bạn không đặt lại tên được khi offline). Tuy nhiên, bản tên mới sẽ không đồng bộ với bản gốc.  Bạn sẽ cần phải chuyển các chỉnh sửa mà bạn đã thực hiện trong khi bạn offline bằng tay.
3. Cho các tác giả khác biết bạn sẽ làm việc offline. Nhờ họ khoan hãy chỉnh sửa. Hãy chắc chắn thông báo cho họ khi bạn trở lại trực tuyến.

Vấn đề 3. Những gì bạn không thể làm khi offline

Như tôi đã đề cập trước đó, bạn không thể sử dụng bất kỳ chức năng nào đòi hỏi Internet trong khi bạn đang offline. Bao gồm:

• Sử dụng tính năng kiểm tra chính ta
• In bài thuyết trình
• Tính năng đăng tải lên trang web 
• Tải tập tin về
• Thêm người khác vào tập tin
• Thêm dữ liệu ví dụ như hình ảnh online hoặc video
• Sử dụng những tiện ích

Bạn có thể dễ dàng nhận thấy những chức năng không thể sử dụng được, vì chúng sẽ bị làm mờ.

Mặc dù không có cách nào để sử dụng những chức năng không hoạt động offline này, bạn có thể linh động được nếu có kế hoạch kỹ càng. Ví dụ, nếu bạn cần kiểm tra chính tả, ghi chú lại để làm khi bạn online trở lại. 

5. Xuất bài thuyết trình Google Slides của bạn và offline

Có cách khác để offline với bài Google Slides của bạn. Chuyển bài thuyết trình của bạn đến một công cụ trình bày khác. Làm bài thuyết trình offline với một công cụ cho phép bạn làm việc offline. Ví dụ, rất nhiều phiên bản của Microsoft Powerpoint cho phép bạn làm việc offline.

Để sử dụng phương pháp làm việc offline này, bạn cần biết cách xuất bài từ Google Slides. Sau đó, khi bạn có kết nối Internet trở lại, nhập bài thuyết trình trở lại Google Slides.

Học cách xuất bài từ Google Slides tới PowerPoint trong bài hướng dẫn này:

• 
  Google Slides
  Làm thế nào để chuyển đổi từ Google Slides qua PowerPoint Presentations bằng Export
  Laura Spencer

Học cách chuyển đổi tệp PowerPoint trở lại format Google Slides trong bài hướng dẫn này:

• 
  Bài thuyết trình
  Làm thế nào để chuyển đổi PowerPoint tới Google Slides bằng Import
  Laura Spencer

Chú ý: tôi không khuyên bạn nên nhập/xuất tập tin sang các định dạng khác để làm việc offline bởi vì bạn có thể mất một số tính năng cho bài của bạn Ví dụ, hình ảnh động và chế độ chuyển tiếp thường bị mất trong khi nhập và xuất vì chúng làm việc khác nhau trong những định dạng khác nhau. Và quá trình chèn các tệp âm thanh khác nhau giữa PowerPoint và Google Slides. Ngoài ra, font chữ và định dạng có thể khác nhau. Và đây chỉ là một số những vấn đề bạn có thể phải gặp phải.

Kết luận + nguồn hữu ích cho bài thuyết trình

Nếu bạn sẽ đi du lịch hay thậm chí nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể mất kết nối Internet, tốt hơn hết vẫn nên chuẩn bị. Offline không có nghĩa bạn không thể làm bài trên Google Slides. Bạn có thể học cách sử dụng Google Slides offline.

Trong bài hướng dẫn này, chúng tôi đã chỉ bạn những gì bạn cần biết để làm việc offline trên Google Slides. Tham khảo thêm cách làm bài thuyết trình trên Google Slides trong khóa toàn diện của chúng tôi hoặc lấy ebook miễn phí.

Học cách làm những bài thuyết trình tuyệt vời (eBook PDF miễn phí)

Dùng kiến thức bạn vừa có trong bài hướng dẫn này cùng với eBook mới của chúng tôi: Bài hướng dẫn toàn diện để có những bài thuyết trình tuyệt vời. Lấy bản PDF này hoàn toàn miễn phí với gói đăng ký Tuts+ Business Newsletter. 

Nó sẽ đi cùng bạn suốt quá trình thuyết trình. Học cách viết bài thuyết trình, thiết kế như một nhà chuyên nghiệp, và chuẩn bị thuyết trình một cách thuyết phục nhất.