Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft PowerPoint

Làm thế nào để tạo nhanh những bài thuyết trình PowerPoint đơn giản 

Read Time: 16 mins

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Thùy Trang (you can also view the original English article)

Microsoft PowerPoint là phần mềm trình chiếu phổ biến nhất được sử dụng từ lớp học đại học cho đến phòng hội đồng quản trị công ty. KeynoteGoogle Slides của Apple xứng đáng là những đối thủ cạnh tranh, nhưng ít có ứng dụng nào phổ biến được như PowerPoint.

Tuy PowerPoint rất dễ sử dụng và được ứng dụng một cách rộng rãi, nhưng để bắt tay vào xây dựng một bài thuyết trình cũng khá vất vả. Mỗi slide trống mới lại đòi hỏi nhiều sự lựa chọn nội dung và thiết kế khác nhau.

May thay, PowerPoint có rất nhiều tính năng tiết kiệm thời gian giúp bạn làm bài thuyết trình một cách nhanh chóng.

Simplicity PowerPoint ThemeSimplicity PowerPoint ThemeSimplicity PowerPoint Theme
Chủ đề PowerPoint Simplicity có đủ các ý tưởng dàn trang và các tùy chọn để giúp bạn có thể bỏ qua công việc khó khăn khi phải thiết kế bài thuyết trình từ đầu.

Hướng dẫn này sẽ dạy bạn làm thế nào để tạo được một bài thuyết trình PowerPoint một cách dễ dàng bằng cách sử dụng mẫu có sẵn với các thiết kế trình bày được xây dựng từ trước. Bạn cũng sẽ học cách sử dụng các công cụ mạnh mẽ của PowerPoint để bỏ qua công việc thủ công liên quan đến việc tạo ra hầu hết các bài thuyết trình.

Hãy dạo qua các bước để tạo nhanh một bài thuyết trình PowerPoint sử dụng một chủ đề chuyên nghiệp:

5. Mẹo tạo bài Thuyết trình PowerPoint nhanh

Dưới đây là 5 mẹo yêu thích của tôi để phát triển các bài thuyết trình một cách nhanh chóng mà không ảnh hưởng đến chất lượng:

  1. Khởi động với chủ đề tuỳ chỉnh - Các chủ đề PowerPoint độc đáo có đầy đủ các ý tưởng cho các trang trình bày của bạn. Bạn có thể điền nội dung của riêng mình vào để tiết kiệm thời gian so với việc vẽ chúng từ đầu.
  2. Sử dụng các kiểu trình bày có sẵn - Đây là những bản thiết kế cho các thiết kế trượt. Hầu hết các chủ đề có nhiều bố cục đặc biệt để lựa chọn và bao gồm các hộp giữ chỗ để điền chữ, hình ảnh, video và nhiều thứ khác nữa.
  3. Tái sử dụng các yếu tố trình bày chính - Nếu bạn xây dựng một biểu đồ tuyệt vời, bạn luôn có thể dán nó lần thứ hai và thay đổi dữ liệu ban đầu để tạo ra các bài thuyết trình một cách nhanh chóng mà không phải tạo lại một lần nữa.
  4. Lập kế hoạch nội dung trước và thiết kế sau này - Trước khi bạn mở PowerPoint, hãy quyết định những gì bạn sẽ nói trong bài thuyết trình của mình trước. Các tùy chọn thiết kế và các chủ đề sẽ làm bạn phân tâm nếu bạn chưa có ý tưởng về nội dung. Bài trình bày và thiết kế sẽ kết hợp với nhau một cách nhanh chóng nếu bạn nghĩ ra nội dung từ trước.
  5. Hãy nhớ rằng, ít tốt hơn là nhiều - Bạn không nên thể hiện tất cả mọi thứ bạn sẽ nói trên PowerPoint của bạn. Trang trình chiếu là các trợ giúp trực quan hỗ trợ bài trình bày của bạn chứ không nên thuyết trình hộ bạn. Với ít trang trình bày để phát triển, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian.

Đó là những cách nhanh nhất mà tôi biết để tạo ra bài thuyết trình phù hợp mà không tốn nhiều thời gian.

Bạn cần giúp đỡ? Hãy tải xuống eBook mới của chúng tôi về cách làm bài thuyết trình tuyệt vời (miễn phí)

Chúng tôi dành lời khen về mức độ hữu dụng của sách hướng dẫn này. Hãy tải xuống Sách điện tử miễn phí của chúng tôi: Hướng dẫn hoàn chỉnh để làm bài thuyết trình tuyệt vời, giúp bạn viết, thiết kế và trình bày một cách hoàn hảo. Hãy nhanh chóng tải xuống để đọc.

Free eBook on Making Great Presentations DownloadFree eBook on Making Great Presentations DownloadFree eBook on Making Great Presentations Download

Bây giờ, chúng ta hãy đi vào những bước chi tiết hơn và tìm hiểu việc xây dựng một bài thuyết trình trong PowerPoint.

Làm thế nào để tạo một bài thuyết trình PowerPoint một cách nhanh chóng

Tệp PowerPoint của bạn chỉ là một phần của việc tạo nên một bài trình bày tuyệt vời. Bạn rất có thể đang phải nghiên cứu, xem lại dữ liệu, chuẩn bị các điểm nói chuyện và tập luyện.

Với tất cả các bước chuẩn bị này, bạn có thể đang gấp rút tạo file PowerPoint. Đó là lý do tại sao chúng ta cần tất cả sự hỗ trợ có thể có được khi xây dựng các bài thuyết trình một cách nhanh chóng.

Dưới đây là năm bước để tạo nhanh một bản trình bày trong PowerPoint:

1. Chọn một mẫu PowerPoint Chuyên nghiệp đầu tiên

Bước yêu thích của tôi là bước đầu tiên này. Việc chọn một chủ đề PPT chuyên nghiệp, dễ sử dụng là cách tốt nhất để giảm thiểu thời gian thực hiện của bạn.

Khi bạn làm một bản trình bày mới thì việc bắt đầu với một file trống có thể khiến bạn cảm thấy thật sự khó khăn. Bạn cần một điểm khởi đầu với những ý tưởng về cách thức xây dựng bài thuyết trình PowerPoint của bạn.

Để đơn giản vấn đề, tôi khuyên bạn nên sử dụng một chủ đề PowerPoint tùy chỉnh. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ sử dụng chủ đề Simplicity PowerPoint sẵn có từ GraphicRiver.

Simplicity ExampleSimplicity ExampleSimplicity Example
Chủ đề PowerPoint Simplicity gồm có 210 thiết kế slide khác nhau giúp bạn thiết kế bài thuyết trình của mình nhanh chóng.

Nếu bạn không phải là nhà thiết kế chuyên nghiệp, thì chỉ cần tìm ra bài thuyết trình thiết kế cho các chuyên gia. Điều tôi thấy tiết kiệm thời gian nhất ở đây là tận dụng được chủ đề PowerPoint độc đáo của các nhà thiết kế tài năng, và sau đó tôi có thể dễ dàng tùy chỉnh nó theo nhu cầu riêng của tôi.

Giá trị lớn nhất mà các chủ đề tùy chỉnh mang đến cho bảng là các trang trình bày được xây dựng trước có đầy đủ các ý tưởng mà bạn có thể bổ sung thêm nội dung của riêng mình. Ví dụ như chủ đề Simplicity có đến 210 thiết kế trình chiếu độc đáo làm điểm xuất phát cho nội dung của riêng bạn.

Nếu các thiết kế trong Simplicity không hợp với phong cách của bạn hoặc bạn muốn kiểm tra thêm nhiều lựa chọn khác, hãy duyệt qua lựa chọn bổ sung của các thiết kế trình bày PowerPoint đơn giản:

2. Xem lại các tùy chọn Giao diện PowerPoint của bạn

Layouts là các thiết kế trình bày được tích hợp sẵn có trong các mẫu PowerPoint. Thay vì đặt các hộp văn bản, hình ảnh và các nội dung khác theo cách thủ công, bố cục sẽ cung cấp cho bạn các hộp giữ chỗ để quá trình này trở nên dễ dàng.

Giá trị thực của các chủ đề cao cấp là chúng bao gồm vô số bố cục cho nội dung của bạn. Khi tôi đang cố gắng để quyết định làm thế nào để trình bày thông tin, nó sẽ giúp có một số ý tưởng trình chiếu trực quan để duyệt qua ngay bên trong mẫu.

Để thử các bố cục tùy chỉnh, hãy đảm bảo rằng bạn đang làm việc trên tab Trang chủ trên ribbon của PowerPoint. Tìm trình đơn thả xuống Layouts và nhấp vào đó. Bạn có thể chọn từ nhiều bố cục để bắt đầu một trang trình bày mới.

Đối với chủ đề Simplicity, tác giả chia chúng thành các phần khác nhau, chẳng hạn như "Trang trình bày nhóm" hoặc "Trang trình bày với Hình ảnh". Hãy duyệt các danh mục này và tìm kiếm những mục phù hợp với mục tiêu cho trang trình bày của bạn. Khi bạn chọn một trong những bố cục này, PowerPoint sẽ thêm các hộp giữ chỗ cho nội dung của bạn.

Simplicity simple PowerPoint presentation layoutsSimplicity simple PowerPoint presentation layoutsSimplicity simple PowerPoint presentation layouts
Chủ đề Simplicity bao gồm một loạt các kiểu thiết kế trước đã được sắp xếp để thêm nội dung riêng của bạn.

Đối với chủ đề cao cấp, nhà phát triển thường thể hiện nhiều trang trình bày trước có nội dung mẫu. Các giao diện thường trống hoàn toàn và chỉ bao gồm các phần tử có các hộp trống. Cả hai đều tiện dụng để tạo ra ý tưởng cho bài trình bày của bạn.

3. Làm nhanh một bài thuyết trình PowerPoint đơn giản

Các chủ đề PowerPoint cao cấp là một điểm xuất phát tuyệt vời, nhưng bạn sẽ cần phải tùy chỉnh chúng để phù hợp với bài thuyết trình của mình. Hãy học cách lấy chủ đề Simplicity đơn giản và xây dựng bản trình bày của mình từ nó.

Ví dụ, tôi sẽ sử dụng chủ đề Simplicity để giới thiệu công việc mà phòng thiết kế của tôi đang làm cho một khách hàng tiềm năng mới. Bạn có thể tưởng tượng điều này như là một màn trình diễn cho công việc kinh doanh của riêng bạn khi bạn đang cố gắng giành được công việc kinh doanh mới hoặc tìm khách hàng.

Dưới đây là một số trang trình bày chính mà bài thuyết trình của bạn nên có:

Bước 1. Chọn một Phần mở đầu gây chú ý

Trên hết, bạn phải lôi cuốn sự chú ý của khán giả ngay khi bắt đầu một bài trình bày! Ấn tượng đầu tiên sẽ khiến người nghe bị thu hút vào bài trình bày của bạn.

Một trong những nguyên tắc thuyết trình yêu thích của tôi được gọi là BLUF hoặc "dòng dưới cùng phía trước". Đã bao giờ bạn ngồi nghe qua một bài thuyết trình dài một cách tự hỏi ý tưởng then chốt là gì, chỉ để tìm ra vài phút trước khi nó kết thúc? Tốt hơn hết là hãy chỉ ra điểm then chốt của bạn ngay từ đầu và lặp lại nó trong các trang trình bày tiếp theo.

Trong trình chiếu dưới đây, trang 4 tôi đã sử dụng hình ảnh của riêng tôi dưới dạng BLUF. Một thiết kế slide như thế này là hoàn hảo bởi vì nó bao gồm một hộp văn bản ngắn, súc tích và một hình ảnh mẫu lớn.  Hộp văn bản thể hiện giá trị cho thiết kế studio của tôi, và hình ảnh cho thấy một dự án gần đây.

Attention-getter in PowerPoint first slideAttention-getter in PowerPoint first slideAttention-getter in PowerPoint first slide
Trong ví dụ này, tôi đã sử dụng một thiết kế slide với một hộp văn bản ngắn cho một bản tóm tắt nhanh chóng về lý do tại sao một khách hàng sẽ chọn studio của chúng tôi cho dự án tiếp theo của họ.

Simplicity có rất nhiều lựa chọn trong việc mở các trang trình bày. Tôi thường tìm kiếm thiết kế bao gồm các hộp văn bản ngắn (không cần có quá nhiều gạch đầu dòng( bullet points) và có nhiều không gian cho hình ảnh hoặc hình ảnh bắt mắt.

Bước 2. Giới thiệu nhóm

Trong sự nghiệp làm việc tự do của mình, tôi đã thấy rằng khách hàng chủ yếu thuê mướn dựa trên người họ tin tưởng. Trên hết, xây dựng mối quan hệ có ý nghĩa với khách hàng sẽ giúp bạn có thêm và duy trì lượng khách hàng bạn đang có.

Simplicity có một bản trình chiếu tuyệt vời (# 71) để hiển thị các thành viên trong nhóm của bạn. Nó có các trình giữ chỗ cho hình ảnh của mỗi thành viên, và các trình giữ chỗ văn bản để giới thiệu những gì họ làm cho nhóm của bạn.

Team PowerPoint presentation SlideTeam PowerPoint presentation SlideTeam PowerPoint presentation Slide
Giới thiệu nhóm của bạn với một chút thông tin nền tảng và các công việc đã từng làm. Lưu ý: Các mẫu được hiển thị ở trên và tùy biến dưới đây.

Nếu bạn định xây dựng mối quan hệ có ý nghĩa với khách hàng, hãy giới thiệu đội ngũ sẽ làm việc cho họ. Ngay cả khi toàn bộ nhóm không thể tham dự cuộc họp, bạn có thể giúp khách hàng tiềm năng của bạn biết nhóm họ sẽ làm việc cùng nếu họ chọn bạn.

Bước 3. Tạo slide Hồ sơ năng lực của bạn

Trên hết, khách hàng tiềm năng muốn xem những công việc bạn đã thực hiện. Một trang trình chiếu về hồ sơ năng lực giúp giới thiệu các dự án yêu thích và các chi tiết chính về một cá nhân.

Có một số thiết kế trình chiếu có thể được sử dụng như là một trang trình bày về tiểu sử trong Simplicity. Tôi thích mẫu trình chiếu trên trang trình bày số 77, bao gồm ba trình giữ chỗ khá lớn cho hình ảnh công việc của bạn. Hãy đưa ra một bản tổng kết ngắn về các dự án yêu thích của bạn và cho họ thấy lý do tại sao điều này làm cho bạn phù hợp với công việc của mình.

Simple PowerPoint template customized with project imagesSimple PowerPoint template customized with project imagesSimple PowerPoint template customized with project images
Quan trọng nhất, hiển thị công việc tốt nhất của bạn cho một khách hàng tiềm năng.

Tôi cần nhấn mạnh hơn nữa: hãy thiết kế trình chiếu này cho khách hàng tiềm năng mà bạn đang nhắm đến. Nếu bạn đang đặt giá thầu để tạo trang web cho nhiếp ảnh gia, hãy đảm bảo và chia sẻ những câu chuyện thành công trong quá khứ về các thiết kế nhiếp ảnh gia khác. Hãy cố gắng hết sức có thể khi tiếp cận một khách hàng mới.

Nếu bạn không có kinh nghiệm liên quan trong tiểu sử của bạn thì hãy tìm công việc tương tự trong tiểu sử của bạn và chia sẻ các phần liên quan. Nếu bạn đang nói chuyện với nhiếp ảnh gia nhưng chỉ được thiết kế cho các tiệm bánh địa phương, hãy tập trung vào cách bạn đã học được về công việc kinh doanh của họ và điều chỉnh công việc theo nhu cầu của khách hàng cá nhân.

Bước 4. Thêm một biểu đồ dễ nhớ hoặc dạng Infographic

Một số liệu thống kê bắt mắt hiển thị trong biểu đồ hoặc đồ thị là một cách tuyệt vời để thể hiện cho khán giả giá trị của doanh nghiệp bạn.

Đối với một studio thiết kế, một ý tưởng cho thấy một thiết kế web mới cho khách hàng làm tăng lưu lượng truy cập trên trang web của họ như thế nào. Nếu bạn đóng đinh vào SEO và tiếp thị, khách hàng của bạn sẽ thấy nhiều khách truy cập hơn và các hoạt động truyền thông xã hội đến với họ.

Trong ví dụ dưới đây, tôi bắt đầu với mẫu từ trang trình chiếu số 155 trong Simplicity. Đây là các biểu đồ hình vòng tròn mà tôi đã sử dụng để hiển thị sự gia tăng hoạt động trên các trang của khách hàng của tôi. Tôi chỉ cần đánh vào số tiền ở ô giữ chỗ, và điều chỉnh đồ họa vòng tròn để phù hợp.

Add chartAdd chartAdd chart
Tôi đã sử dụng một trong những kiểu trực quan được xây dựng sẵn với các số liệu thống kê của riêng tôi để tạo ra một infographic đáng nhớ.

Biểu đồ là một ý tưởng đặc biệt hiệu quả khi bạn dự định chia sẻ bài trình bày với người khác. Những thống kê chính này có thể được chia sẻ với những người khác, giống như tiếp thị miễn phí cho doanh nghiệp của bạn.

Bước 5. Nhắc người xem về các chi tiết liên lạc

Đối với trang trình chiếu cuối cùng, bạn nên để lại cho khán giả chi tiết liên hệ của bạn.

Contact Details in simple presentation closing slideContact Details in simple presentation closing slideContact Details in simple presentation closing slide
Đừng quên để lại thông tin liên lạc cho khách hàng tiềm năng của bạn.

Cách tiếp cận khác là sử dụng một trang trình chiếu các với các gạch đầu dòng( bullet points )để lặp lại các ý tưởng chính từ bài thuyết trình của bạn. Tôi thích để lại những điểm này như để nói chuyện và sử dụng trang trình bày cuối cùng làm trang liên hệ.

Các ví dụ trên đây chỉ là một vài kịch bản về cách bạn có thể sử dụng thiết kế sẵn có với nội dung của riêng bạn. Với Simplicity và các mẫu cao cấp khác, có đầy đủ ý tưởng để phù hợp với nội dung của bạn.

Hãy khám phá thêm các mẫu PowerPoint tuyệt vời.

Nếu bạn quan tâm đến các chủ đề PowerPoint khác, hãy chắc chắn và duyệt qua Envato Elements như một nguồn của các chủ đề PowerPoint cao cấp. Elements là gói tải xuống tất cả các tài nguyên đồ họa bao gồm các chủ đề PowerPoint tùy chỉnh.

Envato Elements PowerPoint templatesEnvato Elements PowerPoint templatesEnvato Elements PowerPoint templates
Các mẫu PowerPoint có sẵn với số lượt tải không giới hạn hàng tháng từ các Envato Elements.

Hoặc, duyệt qua các mẫu PowerPoint cao cấp mà bạn có thể mua riêng trên GraphicRiver. Chúng ta có một số tính năng nổi bật nhất ở đây.

Ngoài ra, nếu bạn cần trợ giúp trong việc tạo ra một bản thuyết trình PowerPoint tuyệt vời, hãy nhanh chóng tải về sách điện tử miễn phí của chúng tôi:

Tải xuống eBook mới của chúng tôi về cách làm bài thuyết trình tuyệt vời (PDF miễn phí)

Chúng tôi có lời khen về mức độ hoàn hảo của sách hướng dẫn này, sách sẽ hướng dẫn bạn về quá trình thuyết trình hoàn chỉnh. Học cách viết bài trình bày của bạn, thiết kế nó như một chuyên gia, và chuẩn bị nó để thuyết trình một cách hùng hồn.

Hãy tải xuống sách điện tử mới của chúng tôi: Hướng dẫn hoàn chỉnh để làm bài thuyết trình tuyệt vời. Sản phẩm có sẵn miễn phí khi đăng ký tài khoản tại Bản tin kinh doanh Tut+.

Free eBook PDF Download Make a Great PresentationFree eBook PDF Download Make a Great PresentationFree eBook PDF Download Make a Great Presentation

Tóm tắt và tiếp tục học thêm về cách trình bày PowerPoint

Các mẹo được chia sẻ trong hướng dẫn này là các phím tắt bí mật để tạo các bài thuyết trình PowerPoint tuyệt vời. Sử dụng các chủ đề tùy chỉnh và các công cụ và bố cục được xây dựng là cách tốt nhất để thực hiện một bài trình bày chuyên nghiệp một cách nhanh chóng.

Dưới đây là một số cách thức khác tiết kiệm thời gian khác Envato Tuts + hướng dẫn để xây dựng bài thuyết trình PowerPoint nhanh:

Làm thế nào để bạn tạo ra các bài thuyết trình của bạn một cách nhanh chóng? Bước nào bạn có thể bỏ qua hoặc tăng tốc để tiết kiệm thời gian khi chuẩn bị thuyết trình? Hãy cho tôi biết trong các ý kiến dưới đây.

Advertisement
Did you find this post useful?
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.