Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Communication
Business

Làm thế nào để xin lỗi đúng cách và xin thứ lỗi một cách chân thành

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Caitlyn Cat Tien (you can also view the original English article)

Mặc dù có ý định tốt nhất, nhưng sẽ có lúc trong một mối quan hệ - cho dù đó là một cuộc tấn công cá nhân hay công việc - nơi một bên bị tổn thương hoặc buồn bã.

Bạn có thể có một chút bất cẩn với lời nói của mình hoặc không nhạy cảm với những cảm xúc của phía bên kia, và trong một số trường hợp, hành động của bạn có thể được đưa ra khỏi bối cảnh.

how to apologize
Bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm sau khi nói chuyện với người mà bạn đã xúc phạm. (Nguồn hình ảnh: Envato Elements)

Dù thế nào đi chăng nữa, cuối cùng bạn cũng sẽ xin lỗi ai đó vì điều gì đó. Vì nó sẽ không thể luôn khả thi để tránh khỏi đồng nghiệp, bạn bè và gia đình của bạn khi cảm xúc dâng trào, bạn cần học cách cầu xin sự thứ lỗi và đối phó với những tình huống không thoải mái này.

Học cách xin lỗi đúng cách và chân thành là kỹ năng quan trọng nếu bạn muốn xây dựng các mối quan hệ lâu dài trong và ngoài công việc.

Lời xin lỗi là gì & Nó giúp đạt được điều gì?

Đã có ai nói lời "xin lỗi" với bạn, nhưng bạn đã cảm thấy không muốn thứ lỗi cho họ vì lời xin lỗi của họ có cảm như bị ép buộc hoặc không thành thật? Nếu có, thì bạn đã biết một lời xin lỗi chân thành rất khó đến.

Một lời xin lỗi tốt có hai yếu tố:

  1. Nó cho thấy người đó rất hối hận về lời nói hoặc hành động của họ.
  2. Nó thừa nhận rằng những hành động đã nói, dù có cố ý hay không, thì cũng làm tổn thương người mà bạn xin lỗi.

Vì vậy, bạn không thể chỉ cần nói rằng "tôi xin lỗi" và để nó ở đó. Bạn phải thể hiện sự hối hận và hiểu rằng hành động của mình làm tổn thương người khác. Chỉ khi hai yếu tố này có mặt trong lời xin lỗi của bạn, bạn mới có thể bắt đầu xây dựng lại mối quan hệ đã tan vỡ của mình.

Thừa nhận những việc làm sai trái của bạn sẽ giúp người bạn bị xúc phạm chữa lành vết thương và đảm bảo họ không tự trách mình về những gì đã xảy ra. Về phần bạn, nhận trách nhiệm củng cố danh tiếng của bạn như một người công bằng và trung thực, đồng thời giúp bạn tự tin hơn để thành thật khi có điều gì đó không ổn trong tương lai. Bạn cũng sẽ cảm thấy nhẹ nhõm sau khi nói chuyện với người mà bạn đã xúc phạm.

Danh sách các tình huống công việc và cá nhân thực sự cần một lời xin lỗi

Dưới đây là danh sách các tình huống công việc cũng như cá nhân cần một lời xin lỗi thành thật:

1. Công việc & Kinh doanh

  • không hoàn thành công việc đúng hạn hoặc theo yêu cầu
  • đến muộn trong một cuộc họp
  • không trả lời email hoặc cuộc gọi sớm hơn
  • bất đồng về giá cả và phạm vi công việc
  • hiểu sai về bàn giao dự án
  • không tuân theo lời hứa hoặc yêu cầu của bạn
  • chi phí bất ngờ mà bạn phải đưa vào hóa đơn
  • những sự cố không mong muốn sẽ làm trì hoãn dự án, như chính phủ phê chuẩn mất quá nhiều thời gian hoặc một nhà cung cấp không thể giao hàng vào phút cuối

2. Mối quan hệ gia đình, bạn bè và cá nhân

  • quên mang quà cho những dịp đặc biệt
  • đến muộn trong các bữa tiệc
  • bỏ qua một tin nhắn bạn bè hoặc thành viên gia đình
  • những bất đồng liên quan đến tiền bạc, chẳng hạn như không đồng ý về việc chi bao nhiêu cho các kỳ nghỉ, quà tặng hoặc cửa hàng tạp hóa
  • nói điều gì đó vô duyên hoặc không phù hợp

Hậu quả tiêu cực của việc không xin sự thứ lỗi

Không xin lỗi hoặc đưa ra lời xin lỗi nửa vời sẽ làm hỏng mối quan hệ của bạn với bạn bè, gia đình và đồng nghiệp. Nó có thể tách xa bạn với những người bạn thân mà bạn đã từng nói chuyện và thường xuyên đi chơi. Nó có thể làm căng thẳng các mối quan hệ công việc đến mức bạn không còn cảm thấy thoải mái khi nói chuyện với nhóm của mình hoặc tham gia cùng họ trong giờ nghỉ trưa.

Nhiều hơn nữa, không xin lỗi có thể hạn chế cơ hội của bạn để làm việc trong các dự án thú vị tại nơi làm việc, bởi vì bạn sẽ không cảm giác thoải mái khi làm việc với người đã tức giận với bạn hoặc bạn sẽ không được tham gia các dự án này vì sự thay đổi đó. Đồng đội của bạn và những người khác trong văn phòng của bạn có thể đứng về phía nhau nếu đó là một sự thay đổi đủ lớn và điều đó có thể ảnh hưởng đến các cơ hội mà bạn nhận được trong công việc.

Các nhà quản lý có thể cảm thấy biện minh khi không xin lỗi về những sai lầm của họ, đặc biệt là trong các tình huống khi các nhân viên của họ có một phần lỗi lầm. Học cách xin lỗi là một phần của chiến lược lãnh đạo dài hạn hiệu quả. Không ai muốn làm việc với một ông chủ không thừa nhận sai lầm của họ. Nó cũng tạo ra một môi trường độc hại mà không có trách nhiệm, vì cấp dưới cảm thấy có lý lẽ khi đẩy trách nhiệm cho người khác vì đó là những gì ông chủ của họ làm.

Cách xin lỗi từng bước

Bạn đã biết một lời xin lỗi không thành thật có thể tàn phá các mối quan hệ của bạn. Bây giờ, đây là lúc để tìm hiểu những gì tạo thành một lời xin lỗi hoàn chỉnh để bạn biết cách xin lỗi vào lần tiếp theo khi tình huống xảy ra.

Dưới đây là năm bước để xin lỗi của nhà tâm lý học Steven Scher và John Darley, được công bố trên Tạp chí Nghiên cứu Tâm lý học.

1. Thể hiện sự hối hận về hành động của bạn

Bắt đầu lời xin lỗi của bạn bằng cách nói "tôi xin lỗi" và theo nó với một cụm từ ngắn gọn tóm tắt cảm giác hối hận của bạn về những gì đã xảy ra. Bạn phải có ý này khi bạn nói ra những lời này và phải nói cụ thể về những gì bạn xin lỗi.

Chẳng hạn, bạn có thể nói, "tôi xin lỗi vì tôi đã mắng bạn, và tôi cảm thấy xấu hổ vì mất bình tĩnh như vậy".

2. Đồng cảm với cách mà bên bị xúc phạm cảm thấy

Tiếp theo, bạn cần chứng minh rằng bạn biết những lời nói và hành động của bạn làm tổn thương người khác và đồng cảm với cách hành động nói khiến người đó cảm thấy. Bạn càng cụ thể hơn trong việc giải thích các hành động xúc phạm và liên quan đến cảm giác tổn thương của người khác, thì lời xin lỗi của bạn càng chân thành hơn.

Đây là những gì bạn có thể nói dựa trên ví dụ trước:

"Tôi đã sai khi nói về cách chúng tôi không thể đồng ý về những gì với dự án video. Điều đó là sai bởi vì bạn có thể cảm thấy xấu hổ khi bị la mắng trước toàn đội".

Lời xin lỗi này sẽ xuất hiện một cách chân thành vì nó đặc biệt đề cập đến hành vi phạm tội (la mắng về một dự án video) và người xin lỗi đã cố gắng tưởng tượng những gì người bị xúc phạm đã cảm thấy (xấu hổ), đồng thời thừa nhận tại sao sự kiện này làm xấu hổ - vì đồng đội của họ đã nhìn thấy nó

Dưới đây là các cụm từ chuyển tiếp khác mà bạn có thể sử dụng cho một lời xin lỗi:

  • Điều đó đã sai bởi vì...
  • Tôi ước tôi đã không làm điều đó bởi vì...
  • (Những gì tôi đã làm) khiến bạn cảm thấy (cảm xúc tiêu cực) và điều đó thật tệ

Đọc hướng dẫn này để tìm hiểu thêm về sự đồng cảm:

3. Nhận trách nhiệm

"Tôi xin lỗi, nhưng..." và "tôi xin lỗi nếu bạn cảm thấy..." không tính là một lời xin lỗi chân thành bởi vì "nhưng" và "nếu bạn cảm thấy" đi sau lời xin lỗi đó là một sự biện minh hay giới hạn hơn cho thấy bạn không hoàn toàn chịu trách nhiệm cho hành động của mình.

Bạn sẽ thường nghe những lời xin lỗi như thế này từ các chính trị gia, CEO và bất cứ ai có một người viết diễn văn. Nhưng họ không phải là người duy nhất phạm tội này, vì nó rất dễ trộn lẫn lời xin lỗi với lời giải thích và biện minh trong sức nóng của một cuộc tranh cãi.

Bạn sẽ có cơ hội để giải thích quan điểm của mình, vì vậy, đừng đưa nó vào lời xin lỗi của bạn. Bạn có thể giải thích hành vi của mình sau này khi người mà bạn đã xúc phạm không còn bị tổn thương và đủ bình tĩnh để nghe bạn nói.

Nhưng nếu lý do mà ai đó giận bạn thì không phải là lỗi của bạn thì sao? Chẳng hạn, điều gì sẽ xảy ra nếu người quản lý của bạn đặt ra thời hạn, nhưng không cung cấp cho bạn các tài liệu để hoàn thành công việc đúng hạn?

Đổ lỗi có thể làm cho bạn cảm thấy tốt hơn, nhưng nó sẽ không hiệu quả và thậm chí có thể leo thang tình hình. Thay vào đó hãy đồng cảm với sự thất vọng của họ để bạn có thể tập trung giải quyết vấn đề.

"Nhận thức được rằng khách hàng của bạn đang cảm thấy thất vọng, xin lỗi vì bất kỳ thông tin sai lệch nào và đặt ra những câu hỏi để giúp giải quyết tận gốc vấn đề thay vì tìm cách đổ lỗi", theo một bài viết trên blog của Đại học Maryville về việc xử lý các khách hàng thách thức.

Vì vậy, nếu khách hàng của bạn tức giận vì một dự án mất nhiều thời gian hơn họ mong đợi, bạn nên thừa nhận sự thất vọng của họ bằng cách nói "tôi xin lỗi, chúng tôi đã hiểu nhầm về (khiếu nại của họ)". Sau đó, nhanh chóng xoay vòng cuộc trò chuyện bằng cách đặt câu hỏi về cách họ muốn bạn xử lý các tình huống như thế này trong tương lai.

Bạn đang khó khăn khi làm việc với ông chủ của bạn? Những hướng dẫn này có thể giúp bạn:

4. Đề nghị sửa đổi

Bạn đã bày tỏ sự hối hận, đồng cảm với người khác về cảm xúc của bạn và sở hữu lỗi lầm của bạn. Nhiều người sẽ coi đây là một lời xin lỗi hoàn chỉnh, nhưng trên thực tế, nó vẫn còn thiếu hai khía cạnh quan trọng, cả hai đều được thiết kế để làm cho bên bị xúc phạm cảm thấy tốt hơn.

Làm thế nào bạn có thể làm cho người đó cảm thấy tốt hơn? Điều đầu tiên bạn có thể làm là tùy thuộc vào họ.

Hứa sẽ làm một điều gì đó cho họ để bù lại. Bạn có thể nói,"Tôi có thể đền bù thế nào cho bạn?" hoặc chỉ cần đề nghị làm điều gì đó liên quan trực tiếp đến cách bạn làm họ khó chịu ngay từ đầu.

Ví dụ, đây là những gì bạn có thể nói sau khi bất đồng với đồng nghiệp của mình,

"Tôi đã nghi ngờ về khả năng của bạn khi tạo bài thuyết trình cho sản phẩm XYZ. Lần tới, tôi sẽ để bạn tự tạo bản trình bày để bạn có thể thể hiện kỹ năng của mình với toàn nhóm".

Hãy cẩn thận để không bù đắp với những nỗ lực của bạn để sửa đổi. Lời đề nghị của bạn phải tương xứng với hành vi phạm tội của bạn, như vậy bạn không kết thúc với sự hận thù vì điều đó.

5. Hứa sẽ thay đổi

Một lời xin lỗi là vô nghĩa nếu bạn phạm tội tương tự trong tương lai. Đây là lý do tại sao hứa hẹn thay đổi là rất quan trọng khi bạn muốn xin lỗi sâu sắc vì những vi phạm nghiêm trọng.

Sau khi hứa sẽ sửa đổi, bạn có thể kết thúc lời xin lỗi của mình bằng cách nói "Từ giờ trở đi, tôi sẽ (cách bạn dự định thay đổi hành vi của mình) để tôi không (lỗi của bạn)".

Hãy cố gắng hết sức để thực hiện theo lời hứa này, nếu không lời xin lỗi tiếp theo của bạn sẽ cảm thấy không chân thành với người mà bạn đã xúc phạm bất kể bạn cảm thấy hối hận thế nào.

Cách viết thư xin lỗi

Đôi khi, viết thư xin lỗi là cần thiết khi người bạn xúc phạm không muốn gặp bạn, hoặc bạn muốn viết một lời xin lỗi chính thức.

Hãy ghi nhớ những điểm sau đây khi viết thư xin lỗi:

  • Giữ cho nó ngắn gọn. Bạn không phải kể toàn bộ câu chuyện về những gì đã xảy ra.
  • Đừng phóng đại.
  • Đừng đổ lỗi cho người khác.
  • Giữ nó chân thành và chuyên nghiệp.

Thư xin lỗi chính thức có nhiều biến thể khác nhau, nhưng hướng dẫn này sẽ chỉ tập trung vào ba điều chính:

  1. lời xin lỗi cá nhân
  2. lời xin lỗi của bên thứ ba
  3. lời xin lỗi đại chúng

Bây giờ chúng ta hãy xem cách viết một lá thư xin lỗi chặt chẽ hơn cho từng loại lời xin lỗi:

1. Lời xin lỗi cá nhân

Một lời xin lỗi cá nhân, như tên của nó, được viết khi bạn làm tổn thương hoặc xúc phạm ai đó. Đó là phiên bản viết của khung xin lỗi đã thảo luận ở trên.

persona-apology-letter
Ví dụ về xin lỗi cá nhân từ Grammarly

2. Lời xin lỗi của bên thứ ba

Một lời xin lỗi của bên thứ ba được đưa ra khi bạn xin lỗi thay cho người khác, phổ biến nhất là nhân viên của bạn. Mọi người cũng viết lời xin lỗi của bên thứ ba thay mặt cho con cái hoặc thành viên gia đình của họ.

Dưới đây là một ví dụ về lời xin lỗi của bên thứ ba nơi người quản lý đang xin lỗi thay mặt cho một nhân viên bán hàng.

how-to-write-an-apology-letter-for-a-third-party
Lời xin lỗi của bên thứ ba từ WriterExpress.com

3. Lời xin lỗi đại chúng

Bạn thường thấy những lời xin lỗi đại chúng từ các chính trị gia, giám đốc điều hành công ty và những người nổi tiếng. Nhưng bất cứ ai đã xúc phạm một nhóm người đều có thể viết một lời xin lỗi đại chúng.

Dưới đây là một lời xin lỗi đại chúng mẫu trong trường hợp bạn cần xin lỗi khách hàng về một vấn đề trong công ty của bạn:

writing-an-apology-letter-for-mass-apology
Mẫu xin lỗi đại chúng từ HubSpot

Tham khảo bài viết này từ Front để biết thêm các ví dụ về thư xin lỗi.

3 điều cần cân nhắc khi xin lỗi

Xin lỗi thật khó cho dù bạn xin lỗi về điều gì và bạn đã xin lỗi ai. Hy vọng những lời khuyên dưới đây sẽ giúp việc xin lỗi dễ dàng hơn, cũng như những cảm xúc đi kèm với nó.

1. Đừng nghĩ xin lỗi là mất đi

Lời xin lỗi không làm cho bạn trở thành một người xấu; nó chỉ có nghĩa là bạn coi trọng mối quan hệ hơn cái tôi của bạn. Lời xin lỗi cũng không có nghĩa là bạn có thể "mất đi lập luận", mặc dù đây là một cảm giác thường thấy vì tại sao bạn lại xin lỗi nếu bạn không sai?

2. Đừng mong người đó thứ lỗi ngay lập tức

Yêu cầu sự thứ lỗi không mang lại cho bạn quyền được thứ lỗi. Khi bạn nói xin lỗi, bạn đã cho người khác cơ hội xem xét tình cảm của họ và phản ứng với lời xin lỗi của bạn khi họ thấy phù hợp.

Nếu người mà bạn xúc phạm không đến, bạn có thể nói xin lỗi lần nữa và nhấn mạnh sự chuẩn bị của bạn để sửa đổi, hoặc chấp nhận rằng họ không thể thứ lỗi cho bạn và buông tay. Nếu đó là một sự hiểu lầm hoặc sai lầm nghiêm trọng, hãy hy vọng rằng bạn sẽ cần phải xin lỗi nhiều lần trước khi bạn có thể xây dựng lại niềm tin và mối quan hệ đã bị phá vỡ.

3. Chú ý đến lời nói và ngôn ngữ cơ thể của bạn khi xin lỗi

Ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và giọng nói của bạn ảnh hưởng đến cách xin lỗi của bạn sẽ được cảm nhận. Hãy cố gắng để xin lỗi và cố gắng không tỏ ra mỉa mai khi bạn xin lỗi.

Pháp luật xin lỗi

Luật sư của bạn hoặc luật sư công ty của chủ lao động của bạn có thể khuyên bạn không nên xin lỗi, trong trường hợp tuyên bố của bạn được hiểu là thừa nhận tội lỗi và kết quả là công ty phải kiện tụng.

Hãy xem xét các câu hỏi sau đây khi bạn không chắc chắn rằng việc xin lỗi thay mặt cho tổ chức của bạn là cần thiết:

  • Có phải tình huống bạn xin lỗi đã cấu thành vi phạm pháp luật? Nó có thể được coi là vi phạm pháp luật?
  • Là hành vi phạm tội liên quan đến các sản phẩm, dịch vụ và giá trị công ty chính của công ty?
  • Khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên sẽ phản ứng thế nào với tuyên bố của bạn?
  • Công ty có sẵn sàng thay đổi thực hành của mình để tránh sự cố tiếp theo không?

Tham khảo hướng dẫn này từ Harvard Business Review để biết thêm thông tin về các câu hỏi trên.

Lời xin lỗi, nói chung, được chấp nhận là bằng chứng trong tố tụng tại tòa án để nạn nhân có thể sử dụng lời xin lỗi của bạn để hỗ trợ cho trường hợp của họ. Nhưng liệu lời xin lỗi của bạn có thể chống lại bạn hay không sẽ phụ thuộc vào ngôn ngữ được sử dụng. Ví dụ, nói rằng "tôi rất tiếc vì điều này đã xảy ra với bạn", điều đó không nhất thiết phải thừa nhận rằng bạn hoặc công ty của bạn có lỗi. Tuyên bố chỉ đơn thuần là bày tỏ sự cảm thông của bạn về những gì đã xảy ra.

Tin tốt là một lời xin lỗi sẽ không đủ để làm cho một vụ kiện thành công chống lại bạn, vì "nguyên đơn sẽ vẫn phải đưa ra bằng chứng để hỗ trợ các yếu tố khác nhau trong vụ kiện của họ", như Atty. Joseph Fantini của Công ty luật thương tích Rosen đã đề cập.

Ông nói thêm,

"Một lời xin lỗi không phải lúc nào cũng phải tiêu cực. Nhiều tòa án và bồi thẩm đoàn xem xét lời xin lỗi. Việc bạn xin lỗi có thể được sử dụng là một yếu tố giảm nhẹ và hạn chế mọi hậu quả mà bạn gặp phải. Ngoài ra, từ chối thể hiện sự hối hận hoặc xin lỗi có thể gây ra hậu quả rất nghiêm trọng.

Bạn chỉ cần cẩn thận với ngôn ngữ mà bạn sử dụng. Tập trung vào những khó khăn hoặc những cảm xúc khó khăn mà bên kia trải qua, thay vì những gì gây ra sự khó chịu. Nói rằng "tôi hiểu..." hoặc "điều này chắc chắn sẽ khiến bạn khó chịu" để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào về việc bạn thừa nhận tội lỗi.

Ghi nhớ khung xin lỗi 5 bước

Hãy ghi nhớ các bước này vào lần tới khi bạn cần xin lỗi:

  1. bày tỏ sự hối hận
  2. đồng cảm
  3. nhận trách nhiệm
  4. đền bù
  5. hứa sẽ thay đổi

Ban đầu, nó sẽ khó khăn nếu bạn không quen với cách xin lỗi này, vì vậy hãy tiếp tục thực hành cho đến khi việc xin lỗi đến như một bản chất thứ hai đối với bạn.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.