Cách tạo Flow chart và Gantt Chart với các Template trong Keynote

() translation by (you can also view the original English article)

Bạn được yêu cầu thuyết trình dự án lớn mà bạn đang lập kế hoạch. Một bài thuyết trình thành công làm tăng cơ hội dự án của bạn sẽ được phê duyệt và bạn sẽ được chỉ định các nguồn lực có thể làm cho nó thành công.

Một điều mà nhà quản lý tìm kiếm khi phê duyệt một dự án là một kế hoạch vững chắc, được suy nghĩ cẩn thận. Minh họa với các công cụ như Flow Chart và Gantt Chart trong Keynote là một cách tuyệt vời để thể hiện dự án đã được nghiên cứu và lập kế hoạch kỹ lưỡng.

Bất cứ lúc nào bạn đang thiết kế một hình minh họa quy trình hoặc dự án, nó sẽ giúp bạn minh họa các bước với các đồ họa. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách xây dựng các Flow Chart và Gantt Chart trong Keynote để giới thiệu các quy trình và dự án được cấu trúc và chuẩn bị tốt.

Guide to Making Great Presentations (Tải ebook miễn phí)

Ngoài ra, hãy tải ebook miễn phí của chúng tôi: The Complete Guide to Making Great Presentations. Nó sẽ giúp bạn nắm vững quy trình trình bày, từ: ý tưởng ban đầu, thông qua viết, thiết kế và phân phối với tác động.

Bây giờ chúng ta hãy đi sâu vào hướng dẫn này, để tìm hiểu tất cả về cách tạo flowcharts và Gantt Charts trong Keynote bằng cách sử dụng các Template.

Xem và tìm hiểu

Trong screencast này, bạn sẽ được tìm hiểu cách tạo một sơ đồ trong Keynote. Chúng tôi cũng sẽ bao gồm các biểu đồ Keynote Gantt. Đây là hai biến thể của biểu đồ có thể minh họa ngay cả quá trình hoặc dự án phức tạp nhất. Bạn sẽ thấy cách bạn tạo ra các Template Envato Elements được xây dựng và thêm các chi tiết riêng của bạn cho chúng để tạo nhanh sơ đồ quy trình của riêng bạn.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về thời điểm và cách sử dụng các loại Template này, hãy tiếp tục đọc hướng dẫn này. Tôi sẽ chỉ cho bạn các phím tắt giúp bạn tạo nhanh các biểu đồ này.

Cách tạo Flow Chart trong Keynote bằng cách sử dụng một Template

Đầu tiên, chúng ta hãy xem xét các Flow Chart của Keynote. Một Flow Chart được thiết kế để thể hiện các bước trong một quá trình như thế nào. Đối với những nhà tư duy logic, sẽ rất hữu ích khi thực hiện một quy trình phức tạp và chia nhỏ nó thành các bước thể hiện cách các phần của quy trình đó đi với nhau.

Đó là nơi Flow Chart phát huy tính năng. Hãy tưởng tượng rằng bạn đang thiết kế một quy trình mới và bạn cần phải chia nó thành các bước. Hiển thị cách các bước thực hiện chính là nơi Flow Chart sử dụng.

Một Flow Chart Keynote có thể đơn giản như một loạt các ô được liên kết với nhau bằng các mũi tên. Bạn có thể vẽ chúng từ đầu bằng các hình dạng trong Keynote. Hoặc, bạn có thể bỏ qua công việc liên quan đến điều đó và sử dụng các Template Flow Chart của Keynote được tạo sẵn mà chúng dễ dàng hơn để cập nhật và tùy chỉnh.

1. Chọn một Template Flow Chart Keynote

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ sử dụng Envato Elements. Nếu bạn chưa ghé thăm Elements, thì bạn đang bỏ lỡ một dịch vụ có mọi thứ bạn cần để tạo bản trình bày hay nhất mà bạn có thể tưởng tượng được.

Envato Elements templates — Đăng ký Elements bao gồm quyền truy cập vào tất cả các Template Keynote mà bạn muốn.

Một Template mà tôi đề xuất từ Envato Elements là mẫu Metro Keynote, được thiết kế riêng để xây dựng một sơ đồ trong bản trình bày của bạn. Chúng ta hãy xem xét cách tạo một Flow Chart trong Keynote với một Template.

2. Chọn một Slide để làm cơ sở đặt Flow Chart

Trong Template Metro Keynote, bạn có thể sử dụng slide 153 để tạo một Flow Chart của riêng bạn. Hãy xem ảnh chụp màn hình bên dưới để xem Flow Chart khởi động mà bạn có thể tùy chỉnh với các bước thực hiện của mình với hướng dẫn từng bước dễ dàng như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Flowchart Metro Keynote template — Flow Chart Keynote này cho thấy cách xử lý thứ tự của phần mềm từ tải xuống cho đến đăng ký, xây dựng logic phân nhánh cho phép thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc đơn đặt hàng.

Một sơ đồ có thể có nhiều hơn một nhánh trong nó như ví dụ trên. Tại bước placeholder "Credit card or PO?", Flow Chart xây dựng trong logic phân nhánh cho thấy cách đưa ra quyết định dựa trên cách khách hàng thanh tiến.

Nó cũng là một ý tưởng tốt để sử dụng các hình dạng khác nhau cho ý nghĩa khác nhau. Lưu ý trong trang placeholder, ô "Credit Card or PO?" là một hình kim cương. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng hình dạng đó để cho thấy đây là điểm quyết định trong sơ đồ.

3. Tùy chỉnh slide Template Flowchart của Keynote

Slide này rất dễ tùy chỉnh. Chỉ cần cập nhật placeholder chữ trên các ô, sắp xếp lại chúng theo cách phù hợp với quy trình của bạn. Chúng ta hãy xem sơ đồ Template dưới đây mà tôi đã tùy chỉnh.

Monthly Invoicing Screenshot — Thật dễ dàng để cập nhật Flow Chart Keynote gốc trong Template Metro với các chi tiết của bạn để chia nhỏ các bước trong một quy trình.

Một trong những sự yêu thích của tôi khi sử dụng Flow Chart Keynote là đào tạo các thành viên mới trong đội ngũ của bạn. Khi một người nào đó mới bắt đầu công việc, nó sẽ giúp bạn có thể cung cấp hình ảnh về cách đánh giá tình huống. Với cách tiếp cận phân nhánh, bạn thậm chí có thể xây dựng trong logic điều kiện giúp đảm bảocho việc ra quyết định.

Cách sử dụng một Template Gantt Chart trong Keynote

Flow Chart thể hiện các quá trình như là một tập hợp các bước đơn giản. Trong thực tế, các quy trình thường đi với nhiều bước di chuyển cùng một lúc. Làm thế nào bạn có thể giải thích các bước này cùng tồn tại?

Một trong những biểu đồ phổ biến nhất mà bạn có thể sử dụng để minh họa một quy trình là Gantt Chart. Gantt Chart là một bước ngoặt nhỏ trên sơ đồ vì chúng có thể hiển thị nhiều bước của một quá trình cùng tồn tại cùng một lúc.

Tôi rất thích Gantt Chart vì chúng minh họa sự phức tạp tồn tại trong hầu hết các dự án. Trong thực tế, các dự án có nhiều quy trình chạy song song để đạt được mục tiêu cuối cùng. Bạn cần sự hợp tác từ nhiều bên, và hình minh họa Gantt minh họa cách nhóm có thể phù hợp với nhau để hoàn thành dự án.

Trong khi một sơ đồ minh họa một tập hợp các bước kết nối đơn giản, Gantt Chart cho phép chạy nhiều bước song song, điều này đúng với hình thức thực tế của bất kỳ dự án nào. Tham khảo các ảnh chụp màn hình dưới đây của một Gantt Chart khi sử dụng.

1 Week Gantt Chart — Gantt Chart một tuần này có thể hiển thị một loạt các tác vụ chạy song song trong suốt một tuần.

Bạn có thể dành nhiều thời gian vẽ các hình dạng và sơ đồ để xây dựng một Gantt Chart từ đầu. Hoặc, bạn có thể sử dụng một chủ đề Apple Keynote được tạo sẵn bao gồm Gantt Chart để bạn có thể thả các chi tiết của mình vào đó. Điều này dễ dàng hơn việc vẽ các hình dạng từ đầu.

1. Chọn một Template Gantt Chart Keynote

Tôi khuyến nghị sử dụng một Template Keynote Gantt Chart riêng biệt từ Envato Elements để tạo Gantt Chart hoàn hảo. Nhờ vào mô hình bạn có thể tải xuống tất cả của Elements, bạn cũng có thể dùng Template Gantt Chart của Keynote.

Trong thực tế, có một Template trình bày được tạo ra chỉ để tạo các Gantt Chart, được gọi là Gantt Chart Keynote Template. Ảnh chụp màn hình Gantt một tuần ở trên là một trong 19 thiết kế Gantt khác nhau mà bạn có thể tùy chỉnh và sử dụng trong giới hạn một Template.

2. Tùy chỉnh Slide Template Gantt Chart trong Keynote

Chúng ta hãy xem xét tùy chỉnh nó bên dưới. Trong ví dụ của tôi, tôi đang sử dụng Gantt Chart để hiển thị việc chạy nước rút sản phẩm trong một tuần. Những kiểu chạy nước rút này thường xảy ra ở các tổ chức tinh gọn, nơi các nhóm nhỏ sẽ tập trung hoàn thành việc ra mắt trong một tuần. Khi thời gian là bản chất, bạn cần phải chỉ ra cách các nhóm khác nhau có thể tương tác song song.

Trong ví dụ bên dưới, tôi đã sửa đổi chìa khóa sao cho mỗi hình thu nhỏ màu đại diện cho một nhóm khác trong công ty. Ở phía bên trái, tôi đã thêm mô tả cho những điều mỗi đội phải làm việc. Hãy xem ảnh chụp màn hình bên dưới để xem Gantt Chart đã sửa đổi.

One Week Product sprint customized slide — Trong Gantt Chart của tôi, tôi đã tùy chỉnh hình thu nhỏ màu để đại diện cho các nhóm khác nhau và các tác vụ ở phía bên cho thấy nhóm đó sẽ làm việc vào bất kỳ ngày nào trong tuần.

Ngay cả khi bạn không sử dụng Template Gantt Chart của Keynote này cho tất cả các slide trong bản trình bày Keynote, bạn có thể sao chép và dán slide Gantt vào một slide khác mà bạn đã phát triển. Nếu bạn đã tạo một sơ đồ bằng một Template slide Keynote riêng, chỉ cần sao chép và dán toàn bộ slide bằng cách nhấp vào hình thu nhỏ trong thanh bên, chọn sao chép và dán vào thanh bên của một tập tin trình bày khác.

So với các Flow Chart đơn giản, tôi nghĩ rằng một trong những điểm mạnh của Gantt Chart là chúng hiển thị các quá trình song song. Trong nhiều trường hợp, các nhiệm vụ phụ thuộc vào các nhiệm vụ khác để hoàn thành. Ví dụ: bộ phận bán hàng của bạn có thể cần thiết kế lại trang web để hoàn thành trước khi họ có thể bắt đầu đẩy ra các sản phẩm mới. Các Gantt Chart cuối cùng giúp mỗi đội thấy được vị trí của chúng trong quá trình này.

Bất kể bạn sử dụng loại biểu đồ nào, đây là bản nâng cấp đáng kể để minh họa một quy trình có biểu đồ thay vì mô tả bằng văn bản. Hãy suy nghĩ về việc sử dụng Flow Chart hoặc Gantt Chart Keynote để giới thiệu kế hoạch dự án tiếp theo của bạn.

Learn All About How to Make Great Presentations (eBook miễn phí)

Hãy lấy kiến thức mà bạn đã đạt được trong hướng dẫn này đi xa hơn nữa với eBook mới của chúng tôi: The Complete Guide to Making Great Presentations. Tải xuống bản PDF miễn phí này ngay bây giờ khi đăng ký nhận Tuts+ Business Newsletter.

Tóm tắt & Tiếp tục tìm hiểu

Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã trình bày hai biểu đồ hữu ích mà bạn có thể sử dụng để minh họa ý tưởng trong Apple Keynote. Flow Chart hoặc Gantt Chart có thể giúp khán giả hiểu các bước trong một quy trình tốt hơn so với dùng văn bản hoặc danh sách gạch đầu dòng.

Nếu bạn muốn tiếp tục học Apple Keynote, Tuts + có rất nhiều tài nguyên học tập. Xem các hướng dẫn bên dưới để tìm hiểu thêm về phần mềm trình bày hàng đầu của Apple:

Bạn làm việc với các biểu đồ và hình minh họa trong Keynote như thế nào? Hãy chia sẻ với tôi trong phần bình luận nếu bạn có các mẹo về biểu đồ yêu thích để chia sẻ.