Advertisement
  1. Business
  2. Writing

10 خطوات لتصبح كاتباً أفضل (من كاتب جيّد إلى رائع)

by
Read Time:10 minsLanguages:

Arabic (العربية/عربي) translation by Haifaa Ali (you can also view the original English article)

هل يتطلب منك عملك إرسال رسائل إلكترونية أو تقارير مشاريع أو مقترحات أو غيرها من الاتصالات الكتابية الطويلة؟ إذا كان الأمر كذلك فأنت لست وحدك؛ حيث تشكِّل الكتابة جزءاً كبيراً من العديد من الوظائف. وفي الواقع، إنّ 8 من أصل 10 أفراد من أرباب العمل الذين شملهم الاستطلاع يبحثون عن مهارات الاتصال الكتابي في السير الذاتية للمرشحين للوظائف وفقاً للرابطة الوطنية للكليات وأصحاب العمل.

يمكن أن تجعلك مهارات الكتابة الجيدة تبدو أكثر مصداقية. والأهم من ذلك، يمكن أن يساعدك تعلم كيفية تحسين كتابتك في أن تصبح أكثر فعالية في عملك.

How to write betterHow to write betterHow to write better
يمكن لتعلم كيفية الكتابة بشكل أفضل أن يزيد من مصداقيتك وأن يساعدك في حياتك المهنية. (مصدر الصورة)

يمكنك تعلم كيفية الكتابة بشكل أفضل حتى لو لم تكن كاتباً محترفاً. ففي هذه المقالة، نقدم لك عشر خطوات حول كيفية أن تصبح كاتباً أفضل - بغض النظر عن وظيفتك.

الخطوة الأولى: حافظ على هدوئك

قد يبدو طلب كتابة شيء ما للعديد من غير الكُتّاب عبئاً ثقيلاً. بل وربما قد يكون لديك ذكريات تتعلق بالواجبات المدرسية الكتابية. وإذا كنت لم تستمتع بهذه الواجبات المدرسية، قد يصل بك الأمر إلى الشعور بشيء من الرهبة إزاء احتمال اضطرارك لكتابة شيء ما لعملك.

ولكن إذا كنت منظماً، يمكنك كتابة مستند احترافي إذا طُلب منك ذلك. معظم الناس لا يحبون الكتابة لأنّهم لا يدركون كيفية القيام بها بشكل جيد، والهلع لن يساعد في إتمام مهمة الكتابة.

هناك طرق لتصبح كاتباً أفضل. وتتطلب الكتابة الجيدة، كغيرها من المهمات المتعلقة بالعمل، اتباع نهج معين. في هذه المقالة سأتشارك هذا النهج معكم. لذا، سواء تم تكليفك بكتابة تقرير أو مذكرة أو رسالة أو حتى رسالة بريد إلكتروني طويلة، فأنت تستطيع التعامل معها. ما عليك سوى اتباع هذه الخطوات السهلة لتصبح كاتباً أفضل.

الخطوة الثانية: حدد الغرض من مشروعك الكتابي

قبل أن تبدأ الكتابة ينبغي عليك أن تعرف سبب تكليفك بالكتابة. وبعبارة أخرى، ما الغرض من تلك الكتابة؟ ولتكتشف الغرض من مشروعك الكتابي اسأل نفسك السؤال التالي: ما الهدف من هذا؟

وفيما يلي بعض الأغراض الأكثر شيوعاً وراء تكليفات العمل الكتابية:

  • التبليغ: تعتبر الكتابة التبليغية شائعة جداً في معظم المشاريع التجارية، وتندرج العديد من التقارير في هذه الفئة بالإضافة إلى بعض المذكرات. وأحد فروع هذا النوع من الكتابة هو كتابة التعليمات والتي تستخدم في أدلة الموظفين وغيرها من مستندات التدريب.
  • الإقناع: إنّك من خلال هذا النوع من الكتابة تحاول تغيير رأي القارئ. إنّ الاستخدام الأكثر وضوحاً للكتابة الإقناعية في مجال الأعمال هو استخدامها في عروض المبيعات، ولكنّك قد تحتاجها أيضاً عند التعامل مع زبون غير راضٍ أو زميل عمل.
  • الوصف: الكتابة الوصفية ببساطة تفصح عن الوضع الحالي (وفي بعض الحالات: ما ستؤول إليه الأمور)، وتستخدم في تقارير المخزون أو أوصاف العقارات. يمكن استخدامها أيضاً في المواصفات الهندسية أو أي من المشاريع التي تتطلب منك وصف شيء ما.
  • التسلية: على الرغم من أنّك قد تعتقد أن التسلية ليست من أغراض الكتابة التجارية، إلا أنّه من المفيد في بعض الأحيان إضافة عنصر التسلية من خلال الفكاهة أو السرد القصصي. فعلى سبيل المثال إذا كنت تكتب خطاباً، قد ترغب في أن يحتوي على قدر من التسلية.

ولضرب بعض الأمثلة الملموسة: قد تكون كُلِّفت بمهمة كتابة مقترح مشروع للحصول على تمويل لمشروع قادم، فستتطلب هذه المهمة على الأرجح بعضاً من الكتابة الإقناعية. أو يمكن أن يكون مديرك قد طلب منك أن ترسل ملخصاً لمشروعك الحالي من خلال رسالة بريد إلكتروني، فسيتطلب الملخص على الأرجح استخدام الكتابة التبليغية.

في بعض الأحيان يكون الغرض من كتابتك واضحاً، ولكن في أحيان أخرى قد تحتاج إلى أن تسأل. وبمجرد أن تدرك لماذا عليك أن تكتب ما ستكتبه، تصبح على استعداد للانتقال إلى الخطوة التالية.

الخطوة الثالثة: اجمع المعلومات

حتى تكون كتابتك جيدة يجب أن تكون دقيقة. وفي معظم الحالات، يتطلب ذلك معرفةً أو بحثاً. في البداية، أنشئ قائمة بكل ما تعرفه عن الموضوع الذي كُلِّفت به. إذا كنت لا تعرف عن شيء ما ولكن تعتقد أنّه ينبغي أن يكون جزءًا من المهمة الكتابية الموكلة إليك، أدرجه على القائمة مصحوباً بعلامة استفهام بجواره.

إذا كنت بحاجة إلى أي رسوم توضيحية أو صور للمهمة الكتابية الموكلة إليك، فمن الجيد تحديد هذه الأمور في الوقت الحالي. ففي بعض الحالات قد تحتاج إلى اتخاذ الترتيبات اللازمة لالتقاط صورة أو إنشاء رسم توضيحي. وكذلك، إذا كان يجب أن تتم الموافقة على كتابتك من قبل الفريق التقني أو الدائرة القانونية التابعة لشركتك، فاجعلهم على اطلاع بمشروعك.

بعد ذلك، تصفّح القائمة التي أنشأتها وابحث عن المعلومات التي تنقصك (العناصر التي تجاورها علامات استفهام). في كثير من الحالات قد تكون المعلومات متوفرة داخل شركتك. لا تخف من سؤال شخص ما عن المعلومات التي لا تتوفر لديك.

إذا لم تكن المعلومات متوفرة بسهولة، قد تحتاج إلى إجراء بحث خاص بك. وإذا كانت المعلومات المفقودة تتطلب الكثير من العمل الإضافي من قِبلك، فاسأل مديرك أو الشخص الذي كلّفك بمشروع الكتابة ما إذا كانوا يعتقدون أنّ هذه المعلومات لازمة بالفعل لهذه المهمة.

الخطوة الرابعة: نظّم معلوماتك

الآن بعد أن جمعت المعلومات المتعلقة بمشروعك الكتابي، حان الوقت للبدء في تضييق نطاقه. لذلك حافظ على تركيزك بينما تقرر ما المعلومات التي تحتاج إليها وما التي لا تحتاج إليها.

قد يساعدك ترتيب المعلومات بناءً على ما يهم الشخص الذي سوف يستلم المستند المكتوب أو رسالة البريد الإلكتروني. استبعد أي معلومات لا ترتبط بشكل مباشر بالمهمة الكتابية الموكلة إليك - ولكن لا تتخلص منها بالكامل. يمكن أن تكون هذه المعلومات الإضافية ذات فائدة إذا كان هناك أسئلة إضافية لدى شخص ما بعد تسليمك للمهمة أو إذا كلّفك رئيسك في العمل بمشروع متابعة.

فعلى سبيل المثال: إذا كنت تعمل على مقترح مشروع فمن المؤكد أنّك تريد إدراج معلومات توضح أسباب أهمية المشروع. أمّا إذا كان لديك معلومات حول تاريخ المشروع، فعلى الأرجح أنّها ستكون أقل صلة بالمقترح.

الخطوة الخامسة: ضع الخطوط العريضة

العديد من الناس كبروا وهم يكرهون وضع الخطوط العريضة بسبب الواجبات المدرسية التي تم تكليفهم فيها بوضع خطوط عريضة معقدة مرّقمة بالأرقام الرومانية وتستلزم صياغة فرضيات. ولكن لا تقلق؛ فالخطوط العريضة التي ستضعها هنا ليست كتلك.

ستشتمل هذه الخطوط العريضة الموجزة على مقدمة وعلى الأقل اثنتين أو ثلاث نقاط داعمة رئيسية للموضوع الذي تغطيه وخاتمة. أضف العنوان لمشروعك الكتابي، وستصبح مبدئياً قد انتهيت من وضع الخطوط العريضة.  أرأيت، الأمر ليس بتلك الصعوبة!

احرص على أن تكون صياغتك للمقدمة قوية؛ فهي أول ما تقع عليه عينا القارئ عندما يفتح المستند. وبالمثل، اقض بعض الوقت الإضافي في مراجعة الخاتمة حيث أنّها آخر ما سيتم قراءته. وبالإضافة إلى ذلك، إذا كنت تكتب بغرض الإقناع فيجب أن تتضمن الخاتمة عبارة تحث القارئ على اتخاذ الإجراءات اللازمة وتخبره بما يجب فعله فيما بعد.

وتذكر، أنت لست في المدرسة، لذلك لست مضطراً لتسليم هذه الخطوط العريضة. إنّها فقط لمساعدتك في تنظيم أفكارك، لذلك يجب أن تكون مفهومة بالنسبة لك وحدك.

الخطوة السادسة: ابدأ بالكتابة

كل ما عليك فعله بعد أن أنهيت جميع التحضيرات هو تعبئة الخطوط العريضة بالمعلومات التي جمعتها مسبقاً، واجعل الغرض من الكتابة حاضراً في ذهنك بينما تكتب.

في معظم الحالات ستحتاج لاستخدام المبني للمعلوم في مشروعك الكتابي الاحترافي حيث أنّه يسّهل على معظم الناس القراءة. إذا كنت تكتب بغرض الإقناع (انظر الخطوة الثانية) كأن تكتب رسالة مبيعات أو مقترحاً فستحتاج إلى إدراج بعض الكلمات المتعلقة بالبيع، ولا تنسَ أن تطلب إتمام عملية البيع.

إذا كان لدى عملك إرشادات لأسلوب الاتصالات الكتابية، فاجعلها أيضاً حاضرة في ذهنك عند الكتابة. أمّا إذا لم يكن هناك إرشادات، فاطّلع على الأسلوب المستخدم في الاتصالات المماثلة لكي يصبح لديك فكرة عن أسلوب الكتابة الملائم. على سبيل المثال: إذا كنت تكتب رسالة بريد إلكتروني تذكر فيها المشروعات التي تعمل عليها حالياً، فيمكنك أن تسأل أحد الزملاء عمّا إذا كان قد كتب رسالة بريد إلكتروني مشابهة وما إذا كان يرغب في عرضها لك.

الخطوة السابعة: راجع المادة المكتوبة بعناية

قد تعتقد أنّ الأمر قد انتهى بمجرد أن يصبح لديك مسودة مكتوبة، ولكن تسليم المهمة الكتابية الموكلة إليك أو إرسالها في الوقت الذي لا تزال فيه مليئة بالأخطاء يمكن أن يجعلك تبدو أقل احترافية. لذلك، راجع المستند بعناية لتتأكد من خلوه من الأخطاء.

ابدأ باستخدام أدوات التدقيق الإملائي والتدقيق النحوي، ولكن لا تعتمد عليها بالكامل لأنّها قد تخفق في التعرف على العديد من الأخطاء الشائعة. لذلك، ستحتاج إلى قراءة مسودتك بدقة وإمعان. وإذا كان لديك صديق أو زميل فقد يكون من الجيد أن تطلب منهم القراءة والبحث عن الأخطاء.

إذا كان هناك شخص يجب أن يوافق على مسودتك، فقد يرغب في رؤيتها بمجرد انتهائك من تدقيق المستند. إنّ المراجعة الشاملة لما كتبته ستشكل فرقاً بين الكتابة الجيدة والكتابة الرائعة.

الخطوة الثامنة: أضف الصور والقالب

إنّ شكل المستند يؤثر على تفاعل القارئ. ستحتاج إلى استخدام قالب احترافي، خاصة في المشروعات الكتابية الطويلة، لكي تتأكد من أنّ المستند يعطي الانطباع المناسب. وسواء كنت تكتب لصالح رئيسك في العمل أو لأحد الزبائن، فهناك أهمية لهذا الانطباع الأول.

وبالإضافة لما سبق، إذا كان لديك رسوم توضيحية أو صور يمكنك إضافتها في هذه المرحلة. وللحصول على فكرة عن الفرق الذي يمكن أن يحدثه استخدام قالب احترافي ألقِ نظرة على هذه المقالات التي تحتوي على نماذج لقوالب خاصة بالتقارير والمقترحات:

كما ترى يمكن لقالب احترافي أن يعطي الكتابة الموكلة إليك مظهرًا جذابًا ومترابطاً. ولحسن الحظ تتوفر هناك العديد من القوالب عالية الجودة، فعلى سبيل المثال ستجد المئات من قوالب المقترحات عالية الجودة متوفرة في (Envato Elements) و(GraphicRiver).

الخطوة التاسعة: خذ في الاعتبار الانطباعات الأولى

عندما يتعلق الأمر بالإنطباعات الأولى فإنّ شكل المستند عند استلامه يعتبر مهماً أيضاً. لذلك، ضع في حسبانك الانطباعات الأولى قبل إرسال مشروعك الكتابي.

إذا كان مشروعك الكتابي عبارة عن رسالة بريد إلكتروني تأكد من احتوائه على سطر عنوان جيد يصف موضوع الرسالة بدون غموض، وفي الوقت نفسه يجب أن يكون سطر العنوان قصيراً وفي صلب الموضوع.

إذا كنت ستكتب مستنداً أطول وستقوم بإرساله عن طريق البريد، فتحقق من التغليف. كما ينبغي إن أمكن إرسال مشروعك الكتابي في مظروف أو صندوق بحيث يكون عليه شعار الشركة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون هناك غلاف للتقرير ورسالة توضيحية تشرح الغرض من المستند.

الخطوة العاشرة: أرسل المستند

بناءً على نوع مشروع الكتابة الذي كنت تعمل عليه ستتراوح المدة التي قضيتها لكتابته ما بين بضع ساعات وبضعة أيام . وعلى الرغم من ذلك فإنّ الجهد الإضافي كان يستحق العناء لأنّ ما كتبته لن يكون جيداً فحسب، بل سيكون رائعاً. الآن أصبحت جاهزاً لإرسال المستند.

تحقق جيدًا من معلومات التسليم للتأكد من وصولها إلى الشخص المناسب. وفي حال كان المستند مطبوعاً، فعلى الأرجح ستكون هذه المعلومات عنواناً فعلياً. أمّا في حالة رسالة البريد الإلكتروني، فتأكد من إرسالها إلى عنوان البريد الإلكتروني الصحيح.

إذا لم يصلك رد من المستلم فلا بأس من متابعة الأمر معه في غضون بضعة أيام للتأكد من استلامه، ويمكنك أيضاً أن تقترح الإجابة عن أي سؤال لديه.

تعلّم المزيد

هنا في +Envato Tuts  لدينا الكثير من المصادر التي يمكن أن تساعدك على تحسين مهاراتك في الكتابة. وتنطبق العديد من دروسنا التعليمية على أنواع معينة من الكتابة التي قد يُطلب منك القيام بها. وفيما يلي بعض من دروسنا التعليمية المتعلقة بالكتابة والتي قد ترغب في استكشافها:

الخلاصة

حتى لو لم يكن لديك خلفية عن الكتابة تستطيع أن تتعلم كيفية الكتابة بشكل أفضل. وستساعدك الخطوات الواردة في هذه المقالة على أن تتعلم كيف تصبح كاتباً أفضل بغض النظر عن مهنتك. نتمنى لك التوفيق في مهمة الكتابة القادمة!

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.