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Wie man man bessere Texte schreibt: 10 Schritte (von gut bis großartig)

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German (Deutsch) translation by Elisabeth Prott (you can also view the original English article)

Müssen Sie in Ihrem Job regelmäßig E-Mails, Projektberichte, Anträge oder andere lange schriftliche Mitteilungen versenden? Wenn ja, sind Sie nicht allein. Schreiben ist ein großer Teil vieler Jobs. Laut der National Association of Colleges and Employers (Nationaler Verband der Hochschulen und Arbeitgeber) achten 8 von 10 befragten Arbeitgebern auf schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in den Lebensläufen der Bewerber.

Gute Schreibfertigkeiten können Sie glaubwürdiger erscheinen lassen. Noch wichtiger ist, dass Sie lernen, wie die Fähigkeit bessere Texte zu verfassen Ihnen hilft in Ihrem Job effektiver zu arbeiten.

How to write better
Wenn Sie lernen, besser zu schreiben, kann das Ihre Glaubwürdigkeit erhöhen und Ihrer Karriere helfen. (Bildquelle)

Auch wenn Sie kein professioneller Schriftsteller sind, können Sie lernen, bessere Texte zu schreiben. In diesem Artikel stellen wir Ihnen zehn Tipps vor, wie Sie bessere Texte verfassen - ganz gleich, welchen Beruf Sie ausüben.

Schritt 1. Bleiben Sie ruhig

Für viele Nicht-Schriftsteller mag die Aufgabe, etwas zu schreiben, überwältigend erscheinen. Möglicherweise fühlen Sie sich in die Schulzeit zurückversetzt. Wenn Sie in der Schule nicht gerne Aufsätze geschrieben haben, empfinden Sie vielleicht sogar etwas Angst bei dem Gedanken, etwas bei ihrer beruflichen Tätigkeit schreiben zu müssen.

Aber wenn Sie gut organisiert sind, wird es Ihnen gelingen ein professionelles Schreiben zu verfassen, wenn Sie darum gebeten werden. Die meisten Menschen schreiben nicht gerne, weil sie nicht wissen, wie man am besten Texte verfasst. Aber Panik wird Ihnen nicht helfen, Ihren Text zu schreiben.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten bessere Texte zu schreiben. Wie jede andere arbeitsbezogene Aufgabe basiert gutes Schreiben auf einem Prozess. In diesem Artikel werde ich Ihnen diesen Prozess näher erklären. Ob Sie nun einen Bericht, ein Memo, einen Brief oder auch nur eine lange E-Mail schreiben sollen - Sie können das schaffen. Folgen Sie einfach diesen Schritten, um bessere Texte zu schreiben.

Schritt 2. Bestimmen Sie den Zweck Ihres Textes

Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen können, müssen Sie wissen, warum Sie etwas schreiben. Mit anderen Worten: Was ist der Zweck Ihres Textes? Um den Zweck Ihres Textes herauszufinden, stellen Sie sich folgende Frage: Wozu dient dieser Text?

Im folgenden finden Sie einige der häufigsten Zielsetzungen beim Verfassen von Texten im Berufsleben:

  • Informieren. Informative Texte sind in den meisten Unternehmen sehr häufig. Viele Berichte passen in diese Kategorie, ebenso wie einige Memos. Eine Untergruppe dieser Art des Schreibens ist das Instruktionsschreiben, das für Mitarbeiterhandbücher und andere Schulungsunterlagen verwendet wird.
  • Überzeugen. Mit dieser Art von Texten versuchen Sie, die Meinung des Lesers zu beeinflussen. Die naheliegendste Anwendung von überzeugenden Texten im Geschäftsleben ist das Schreiben von Verkaufsangeboten. Aber möglicherweise benötigen Sie diese Art von Texten auch, wenn Sie mit einem verärgerten Kunden oder Mitarbeiter zu tun haben.
  • Beschreiben. Beschreibende Texte stellen einfach den aktuellen Status dar (oder in manchen Fällen, wie es sein wird). Sie werden für Inventurlisten oder Objektbeschreibungen verwendet. Sie können auch für technische Spezifikationen oder bei allen Projekten verwendet werden, bei denen Sie etwas beschreiben müssen.
  • Unterhalten. Auch wenn Sie vielleicht denken, dass Unterhaltung kein Zweck von geschäftlichen Texten ist, kann es manchmal hilfreich sein, durch Humor oder das Erzählen von Geschichten ein unterhaltsames Element einzubinden. Wenn Sie zum Beispiel eine Rede schreiben, möchten Sie vielleicht, dass sie einen gewissen Unterhaltungswert hat.

Um einige konkrete Beispiele zu nennen: Vielleicht wurden Sie beauftragt, einen Projektvorschlag zu schreiben, um Mittel für ein bevorstehendes Projekt zu erhalten. Diese Aufgabe wird wahrscheinlich einen überzeugenden Text erfordern. Oder Ihr Vorgesetzter hat Sie vielleicht per E-Mail um eine Zusammenfassung Ihres aktuellen Projekts gebeten. Die Zusammenfassung per E-Mail wird wahrscheinlich ein informativer Text sein.

Manchmal wird der Zweck Ihres Textes offensichtlich sein. Aber manchmal müssen Sie sich auch fragen, was der Zweck sein soll. Sobald Sie verstanden haben, warum Sie etwas schreiben müssen, sind Sie bereit, zum nächsten Schritt überzugehen.

Schritt 3. Sammeln Sie Informationen

Damit Ihr Text gut wird, muss er präzise sein. In den meisten Fällen erfordert dies Wissen oder Recherche. Machen Sie zu Beginn eine Liste mit allem, was Sie über das Ihnen zugewiesene Thema wissen. Wenn Sie etwas nicht wissen, aber glauben, dass es Teil Ihres Textes sein sollte, nehmen Sie es mit einem Fragezeichen daneben in einer Liste auf.

Wenn Sie Illustrationen oder Fotos für Ihren Text benötigen, ist es eine gute Idee, sich gleich zu Anfang darum zu kümmern. In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise ein Foto machen lassen oder eine Illustration anfertigen lassen. Wenn Ihr Text vom technischen Team oder der Rechtsabteilung Ihres Unternehmens abgesegnet werden muss, geben Sie diesen Abteilungen eine kurze Information vorab, dass Ihr Projekt bevorsteht.

Als nächstes gehen Sie die von Ihnen erstellte Liste durch und recherchieren die fehlenden Informationen (die Punkte mit den Fragezeichen). In vielen Fällen sind die Informationen möglicherweise in Ihrem Unternehmen verfügbar. Scheuen Sie sich nicht, jemanden um Informationen zu bitten.

Wenn die Informationen nicht ohne weiteres verfügbar sind, müssen Sie möglicherweise eigene Nachforschungen anstellen. Wenn die fehlenden Informationen Ihrerseits viel zusätzliche Arbeit erfordern, fragen Sie Ihren Vorgesetzten oder die Person, die Ihnen das Projekt übertragen hat, ob sie der Meinung sind, dass diese Informationen für dieses Projekt wirklich benötigt werden.

Schritt 4. Organisieren Sie Ihre Informationen

Jetzt, da Sie die Informationen gesammelt haben, die für Ihr Projekt relevant sind, sollten Sie damit anzufangen, es einzugrenzen. Bleiben Sie konzentriert, während Sie entscheiden, was Sie brauchen und was nicht.

Es kann helfen, die Informationen in eine grobe Reihenfolge zu bringen, je nachdem, was für die Person, die Ihr schriftliches Dokument oder Ihre E-Mail erhalten wird, am wichtigsten ist. Entfernen Sie alle Informationen, die nicht direkt mit Ihrem Text zu tun haben - aber verwerfen Sie sie nicht ganz. Diese zusätzlichen Informationen können sich als nützlich erweisen, wenn jemand Fragen hat, nachdem Sie Ihren Auftrag abgegeben haben, oder wenn Ihr Chef Ihnen ein Folgeprojekt zuweist.

Wenn Sie z.B. an einem Projektvorschlag arbeiten, sollten Sie auf jeden Fall Argumente nennen, die erklären, warum das Projekt wichtig ist. Wenn Sie Informationen über die Geschichte des Projekts haben, ist das für Ihren Vorschlag wahrscheinlich weniger relevant.

Schritt 5. Erstellen Sie eine Gliederung

Aufgrund von Gliederungen in der Schule, bei denen formale Prinzipien eingehalten werden mussten, wie eine Numerierung mit römischen Zahlen, hassen viele Leute Gliederungen. Machen Sie sich keine Sorgen. Hier geht es nicht um so eine Gliederung.

Denn diese kurze Gliederung enthält eine Einführung, mindestens zwei oder drei Hauptpunkte zu dem Thema, das Sie behandeln, und eine Zusammenfassung. Fügen Sie den Titel Ihres Projektes hinzu, und Sie sind im Grunde genommen fertig mit Ihrer Gliederung. Sehen Sie, das war gar nicht schwer!

Achten Sie darauf, dass Ihre Einleitung aussagekräftig ist - es ist das Erste, was Ihre Leser sehen, wenn sie das Dokument öffnen. Investieren Sie auch etwas mehr Zeit in Ihre Zusammenfassung, da es das Letzte ist, was sie lesen werden. Außerdem sollte Ihre Zusammenfassung einen Aufruf zum Handeln enthalten, der dem Leser sagt, was er als Nächstes tun soll, wenn Sie einen überzeugenden Text schreiben.

Denken Sie daran, dass wir hier nicht in der Schule sind. Sie werden diese Gliederung nicht abgeben müssen. Die Gliederung soll Ihnen helfen, sich zu organisieren, also sind Sie der Einzige, dem sie logisch erscheinen muss.

Schritt 6. Schreiben Sie ihren Text

Nachdem Sie alle Vorbereitungen abgeschlossen haben, brauchen Sie nur noch Ihre Gliederung mit den zuvor gesammelten Informationen zu vervollständigen. Behalten Sie den Zweck Ihres Textes im Hinterkopf, während Sie schreiben.

In den meisten Fällen werden Sie für Ihre beruflichen Texte im aktiv schreiben. Es ist für die meisten Menschen leichter zu lesen. Wenn Sie einen überzeugenden Text (siehe Schritt 2) schreiben, wie z.B. einen Werbeflyer oder einen Angebotstext, sollten Sie in IhrenText Verkaufsschlagwörter einfließen lassen. Und vergessen Sie nicht, in Ihrem Aufruf zum Kauf zu animieren.

Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Styleguide für schriftliche Mitteilungen gibt, denken Sie beim Schreiben auch an diese Anforderungen. Wenn es keinen Styleguide gibt, werfen Sie einen Blick auf den Stil, der in ähnlichen Texten verwendet wurde, um eine Vorstellung davon zu bekommen, welcher Schreibstil für Ihren Text akzeptabel ist. Wenn Sie zum Beispiel eine E-Mail schreiben, in der Sie ihre aktuellen Projekte auflisten, können Sie einen Kollegen fragen, ob er schon mal eine ähnliche E-Mail geschrieben hat und ob er bereit wäre, sie Ihnen zu zeigen.

Schritt 7. Lesen Sie den Text nochmal sorgfältig durch

Wenn Sie den Text geschrieben haben, denken Sie vielleicht, dass Sie fertig sind. Aber wenn Sie Ihren Text mit Fehlern abgeben oder abschicken, wirkt das unprofessionell. Überprüfen Sie Ihr Dokument sorgfältig, um sicherzustellen, dass es keine Fehler enthält.

Verwenden Sie zunächst die Rechtschreib- und Grammatikprüfung Ihres Textverarbeitungsprogramms, aber verlassen Sie sich nicht ganz darauf. Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung übersieht oft die gängigen Fehler. Lesen Sie Ihren Entwurf sorgfältig und gründlich durch. Wenn Sie einen Freund oder Kollegen haben, der den Text noch mal Korrektur lesen könnte, ist das eine gute Idee.

Wenn Sie den Textentwurf genehmigen lassen müssen, können Sie Ihr Dokument an diese Person weiterleiten, sobald Sie ihn überprüft haben. Eine gründliche Überprüfung Ihres Textes kann den entscheidenden Unterschied zwischen einem guten und einem großartigen Text ausmachen.

Schritt 8. Fügen Sie Bilder und eine Vorlage hinzu

Wie Ihr Dokument aussieht, kann die Reaktion ihres Lesers beeinflussen. Insbesondere bei längeren Texten werden Sie eine professionelle Vorlage verwenden, um sicherzustellen, dass ihr Dokument den richtigen Eindruck vermittelt. Und egal ob Sie für ihren Chef oder für einen Kunden schreiben, der erste Eindruck ist wichtig.

Wenn Sie Illustrationen oder Fotos haben, können Sie diese in dieser Phase ebenfalls hinzufügen. Um eine Vorstellung davon zu bekommen, welchen Unterschied eine professionelle Vorlage machen kann, werfen Sie einen Blick auf diese Artikel mit Beispielberichten und Vorlagen:

Wie Sie sehen, kann eine professionelle Vorlage Ihrem Text ein ansprechendes und einheitliches Erscheinungsbild verleihen. Glücklicherweise gibt es viele hochwertige Vorlagen. Beispielsweise finden Sie Hunderte von hochwertigen Vorlagen bei Envato Elements und GraphicRiver.

Schritt 9. Der erste Eindruck ist wichtig

Wenn es um den ersten Eindruck geht, ist auch wichtig, wie Ihr Dokument beim Erhalt aussieht. Berücksichtigen Sie diesen ersten Eindruck bevor Sie Ihren Text versenden.

Wenn Ihr Text eine E-Mail war, achten Sie darauf, dass sie eine gute Betreffzeile aufweist. Eine gute Betreffzeile beschreibt, worum es in der E-Mail geht. Gleichzeitig sollte die Betreffzeile Ihrer E-Mail kurz und auf den Punkt sein.

Wenn Sie einen längeren Text schreiben und ihn per Post verschicken wollen, überprüfen Sie die Versandverpackung. Wenn möglich, sollte Ihr Schriftstück in einem Umschlag oder einer Verpackung mit Firmenlogo versendet werden. Außerdem sollte es ein Deckblatt für das Schriftstück und ein Anschreiben geben, in dem erklärt wird, wofür das Dokument bestimmt ist.

Schritt 10. Verschicken Sie das Dokument

Abhängig von der Art des Projekts, haben Sie nur ein paar Stunden bis hin zu ein paar Tage damit verbracht, den Text zu schreiben. Aber der zusätzliche Aufwand hat sich gelohnt, denn Ihr Text ist nicht nur gut, er ist großartig. Jetzt sind Sie bereit, das Dokument zu versenden.

Überprüfen Sie die Adresse noch einmal, um sicherzustellen, dass es an die richtige Person geschickt wird. Bei einem gedruckten Dokument ist diese Information eine Postadresse. Bei einer E-Mail stellen Sie sicher, dass Sie sie an die richtige E-Mail-Adresse senden.

Wenn Sie keine Rückinfo vom Empfänger erhalten, ist es in Ordnung, nach ein paar Tagen nachzufragen, ob er das Dokument erhalten hat. Sie können auch anbieten, eventuelle Fragen zu beantworten, die der Empfänger haben könnte.

Weitere Informationen

Envato Tuts+ bietet Ihnen viele Ressourcen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Schreibfähigkeiten zu verbessern. Viele unserer Tutorials beziehen sich auf das Verfassen von bestimmte Arten von Texten. Hier finden Sie einige unserer Tutorials zum Schreiben von Texten, die Sie sich vielleicht einmal ansehen möchten:

Zusammenfassung

Auch wenn Sie nicht über einen schriftstellerischen Background verfügen, können Sie lernen, wie Sie bessere Texte schreiben. Die in diesem Artikel aufgeführten Schritte werden Ihnen dabei helfen bessere Texte zu schreiben, egal welchen Beruf Sie ausüben. Viel Glück beim Verfassen ihres nächsten Textes.

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