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Wie man klare und professionelle E-Mails schreibt

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This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
The Downton Abbey Guide to Email Etiquette
How to Write Emails That People Read and Take Action On

German (Deutsch) translation by Evelyn Schwarz (you can also view the original English article)

E-Mail ist das Kommunikationsmittel erster Wahl für viele von uns. E-Mail ist großartig, weil du nicht zur selben Zeit erreichbar sein musst wie dein Gesprächspartner, um zu kommunizieren. Es erlaubt uns, Projekte weiterzubringen, wenn unsere Mitarbeiter nicht erreichbar oder auf der anderen Seite der Welt sind.

Es gibt nur ein Problem: Die meisten von uns ertrinken in E-Mails. Die durchschnittliche Person, die E-Mails für Geschäfte nutzt, erhält und verschickt über 100 E-Mails am Tag, laut eines von der Radicati Group publizierten Berichts.

Darüber hinaus werden E-Mails viel zu schnell missverstanden. Eine aktuelle Studie von Sendmail fand heraus, dass 64% aller Leute eine E-Mail versendet oder erhalten haben, die nicht beabsichtigten Ärger oder Verwirrung auslöste.

Durch das Ausmaß von E-Mails, die wir schicken und erhalten, und weil E-Mails oft missinterpretiert werden, ist es wichtig, E-Mails klar und bündig zu schreiben.

E-Mails schreiben, die kurz und auf den Punkt gebracht sind, wird deine aufgewendete Zeit für E-Mails reduzieren und dich produktiver machen. Durch das kurz halten deiner E-Mails wirst du wahrscheinlich weniger Zeit für E-Mails aufbringen und mehr für andere Arbeit. Abgesehen davon ist klares Schreiben eine Fähigkeit. Wie bei allen Fähigkeiten, wirst du an dieser arbeiten müssen. Am Anfang wird es für dich vielleicht genauso lange dauern, kurze E-Mails zu schreiben, wie es gedauert hat, lange E-Mails zu schreiben. Wie auch immer, selbst wenn das der Fall ist, wird es deinen Mitarbeiten, Klienten oder Angestellt helfen, produktiver zu sein, weil du weniger Gerümpel in ihre Posteingänge hinzufügen wirst, was es ihnen erleichtert, dir zu antworten.

Durch klares Schreiben wirst du bekannt werden als jemand, der weiß, was er oder sie will und Dinge fertig bringt. Beide dieser sind gut für deine Karriereaussichten.

Was braucht es also, um klare, prägnante und professionelle E-Mails zu schreiben?

Bevor das beantwortet wird: Wenn du zusätzlich zu alltäglichen Geschäfts-E-Mails an E-Mail-Marketing-Kampagnen arbeitest, dann stöbere durch unsere professionellen E-Mail-Newsletter-Vorlagen.

Nun lass uns ins Detail gehen, wie man eine professionelle E-Mail schreibt.

Kenne deine Absicht

Klare E-Mails haben immer einen klaren Zweck.

Wann immer du dich an das Schreiben einer E-Mail machst, nimm dir einige Sekunden um dich selbst zu fragen: "Warum sende ich das? Was brauche ich vom Empfänger?"

Wenn du diese Fragen nicht beantworten kannst, dann solltest du keine E-Mail verschicken. E-Mails schreiben ohne zu wissen, was du brauchst, verschwendet deine Zeit und die des Rezipienten und bedeutet, dass du dich schwer tust, dich selbst klar und präzise auszudrücken.

Das ist auch eine gute Zeit um dich zu fragen: "Ist diese E-Mail wirklich nötig?" Und wieder, nur das Senden von absolut notwendigen E-Mails zeigt Respekt gegenüber der Person, der du mailst.

Benutze die "Eins"-Regel

E-Mails sind nicht das gleiche wie Geschäftstreffen. Mit Geschäftstreffen ist es so, dass das Treffen umso produktiver ist, je mehr du Punkte auf der Agenda durcharbeitest.

Bei E-Mails ist das Gegenteil der Fall. Umso weniger du der E-Mail beifügst, desto besser ist sie.

Das ist der Grund, warum es eine gute Idee ist, die "Eins"-Regel zu üben. Mache jede E-Mail, die du verschickt, nur über eine Sache. Wenn du über ein anderes Projekt kommunizieren musst, schreibe eine andere E-Mail.

Übe Einfühlungsvermögen

Einfühlungsvermögen ist die Fähigkeit, die Welt durch die Augen anderer Leute zu sehen. Wenn du dies tust, wirst du ihre Gedanken und Gefühle verstehen.

Wenn du E-Mails schreibst, denke über deine Worte aus der Sicht eines Lesers nach. Frage dich bei allem, das du schreibst, selbst:

  • Wie würde ich diesen Satz interpretieren, als jemand, der ihn liest?
  • Wie würde es mich fühlen lassen, wenn ich es erhalte?

Dies ist eine simple Änderung der Weise, wie du schreibst. Über andere Leute nachzudenken wird sogar die Art verändern, wie sie dir antworten.

Hier ist ein einfühlsamer Weg des Betrachtens der Welt, um dir beim Starten zu helfen. Die meisten Leute:

  • Sind beschäftigt. Sie haben keine Zeit um zu raten, was du willst und sie würden es mögen, deine E-Mail schnell lesen und beantworten zu können.
  • Würdigen ein Kompliment. Wenn du etwas positives über sie oder ihre Arbeit sagen kannst, dann tue das. Deine Wörter werden nicht verschwendet sein.
  • Mögen es, wenn man sich bei ihnen bedankt. Wenn der Empfänger dir auf irgendeine Weise geholfen hat, vergiss nicht, Danke zu sagen. Du solltest dies sogar dann tun, wenn es ihr Job ist, dir zu helfen.

Gleich werden wir uns anschauen, wie du Komplimente und Danksagungen in die Struktur jeder E-Mail, die du verschickst, einbauen kannst.

Halte Einleitungen kurz

Wenn du jemandem zum ersten Mal mailst, musst du den Empfänger wissen lassen, wer du bist. Du kannst dies normalerweise in einem Satz tun. Zum Beispiel: "Es war großartig, dich bei [X Ereignis] zu treffen."

Ein Weg, Einleitungen kurz zu halten, ist, sie zu schreiben, als würdet ihr euch persönlich treffen. Du würdest nicht in einen fünf Minuten langen Monolog abschweifen, wenn du jemanden in Person triffst. Also tue es auch nicht in einer E-Mail.

Nicht sicher, ob eine Einleitung gebraucht wird? Vielleicht hast du den Empfänger vorher kontaktiert, bist dir aber nicht sicher, ob er sich an dich erinnert. Du kannst deine Daten in deiner E-Mail-Signatur hinterlassen. Das ist ideal, weil:

  • Es deinen Haupt-E-Mail-Abschnitt so kurz wie möglich hält.
  • Es Missverständnisse vermeidet: Erneutes Vorstellen deiner selbst zu jemandem, der dich bereits kennt, erscheint unhöflich. Wenn diese Person sich nicht sicher ist, ob sie dich kennt, kannst du sie einfach deine Signatur checken lassen.

Wo wir schon über Signaturen sprechen, stelle sicher, dass du eine aufgesetzt hast. Es ist ein kurzschriftlicher Weg, Informationen zu teilen, den du in jede E-Mail einbauen solltest. Außerdem hältst du den Körper deiner E-Mail kurz, wenn du diese Informationen in deine Signatur setzt.

Deine Signatur sollte beinhalten:

  • Deinen Namen.
  • Deinen Berufstitel.
  • Einen Link zu deiner Webseite.

Optional kannst du Links zu deinen Profilen auf sozialen Medien und einen Aufzugspräsentations-Satz darüber beifügen, wie du Menschen hilfst.

Limitiere dich selbst auf fünf Sätze

Du solltest in jeder E-Mail, die du schreibst, genug Sätze benutzen um zu sagen, was du willst und nicht mehr. Eine hilfreiche Übung hierbei ist das dich selbst auf fünf Sätze beschränken.

Entrepreneur Guy Kawasaki erklärt:

Weniger als fünf Sätze ist oft schroff und unhöflich, mehr als fünf Sätze verschwendet Zeit.

Es wird Zeiten geben, in denen es unmöglich ist, eine E-Mail bei fünf Sätzen zu halten. Aber in den meisten Fällen sind fünf Sätze ausreichend.

Umarme die Fünf-Sätze-Disziplin und du wirst dich selbst beim schnelleren Schreiben von E-Mails wiederfinden. Du wirst auch mehr Antworten bekommen.

Nicht sicher, ob eine E-Mail mit fünf Sätzen zu schreiben möglich ist? Dann lies weiter...

Halte an einer Standardstruktur fest

Was ist der Schlüssel zum kurz halten einer E-Mail? Das Benutzen einer Standardstruktur. Dies ist eine Vorlage, der du folgst, für jede E-Mail, die du schreibst.

Genauso wie deine E-Mails kurz zu halten, hilft dir auch eine Standardstruktur, schneller zu schreiben.

Mit der Zeit wirst du eine Struktur entwickeln, die für dich funktioniert. Hier ist eine einfache Struktur um anzufangen:

  • Begrüßung
  • ein Kompliment oder eine höfliche Bemerkung
  • der Grund für deine E-Mail
  • eine Handlungsaufforderung
  • eine abschließende Botschaft
  • Signatur

Lass uns jeden von diesen eingehender betrachten.

Begrüßung. Dies ist die erste Zeiler der E-Mail. "Hi, [Vorname]" ist eine typische Begrüßung.

Kompliment oder höfliche Bemerkung. Wenn du jemandem zum ersten Mal mailst, dann ist ein Kompliment eine hervorragende Eröffnung. Ein gut geschriebenes Kompliment kann auch als Einleitung dienen. Zum Beispiel:

  • "Mir gefiel deine Präsentation über [Thema] am [Datum]."
  • "Ich fand deinen Blogbeitrag über [Thema] wirklich hilfreich."
  • "Es war schön, dich bei [Ereignis] zu treffen."

Wenn du jemandem schreibst, den du kennst, nutze stattdessen eine höfliche Bemerkung. Eine höfliche Bemerkung ist üblicherweise eine Variation von "Ich hoffe, es geht dir gut." Alternativ kannst du dich für etwas bedanken, bei dem sie dir geholfen haben oder für die Information, die sie dir in einer vorangegangenen E-Mail geschickt haben.

Wie Vinay Patankar des Abstract Living Blogs erklärt:

Du solltest IMMER mit einer höflichen Bemerkung nach deiner Begrüßung folgen. JEDES MAL, ohne Ausnahme. Verwurzel dies tief in deinen Fingern, sodass du sie ganz natürlich ausspuckst bei jeder E-Mail, die du schreibst. Es wird nie einen Grund geben, warum deine E-Mail keine höfliche Bemerkung haben sollte... Du wirst nie etwas zu verlieren haben, wenn du eine höfliche Bemerkung hinzufügst, du wirst die Leute mehr dazu neigen lassen, den Rest deiner E-Mail zu lesen, du wirst Kritik besänftigen und die positiven Gefühle von einigen treffen. Die meisten werden es einfach ignorieren, aber für zwei Sekunden deiner Zeit ist es das definitiv wert.

Der Grund für deine E-Mail. In diesem Abschnitt sagst du "Ich maile dir, um dich über ... zu fragen." oder "Ich habe mich gefragt, ob du mir mit ... helfen könntest." Manchmal wirst du zwei Sätze brauchen, um deine Gründe für das Schreiben zu erklären.

Eine Handlungsaufforderung. Nachdem du den Grund für das Mailen erklärt hast, nimm nicht an, dass der Empfänger weiß, was er machen soll. Stelle spezifische Anweisungen zur Verfügung. Zum Beispiel:

  • "Könntest du mir diese Dateien bis Donnerstag schicken?"
  • "Könntest du das in den nächsten zwei Wochen aufschreiben?"
  • "Schreibe bitte James darüber und lass mich wissen, wenn du das getan hast."

Deine Anfrage wie eine Frage zu strukturieren motiviert den Empfänger, zu antworten. Alternativ kannst du die Zeile "lass mich wissen, wenn du das getan hast" oder "lass mich wissen, ob das in Ordnung für dich ist." nutzen.

Abschluss. Stelle sicher, dass du eine Schlusszeile eingefügt hast, bevor du deine E-Mail unterschreibst. Dies hat den doppelten Zweck des Wiederholens deiner Handlungsaufforderung und den Rezipienten sich gut fühlen lassen.

Beispiele guter Schlusszeilen beinhalten:

  • "Danke für all deine Hilfe dabei."
  • "Klingt das gut?"
  • "Ich freue mich darauf, zu hören, was du denkst."
  • "Lass mich wissen, wenn du irgendwelche Fragen hast."

Verabschiedung. Das könnte "Die besten Wünsche", "Freundliche Grüße", "Alles Gute" oder "Danke" sein. Du solltest deiner Verabschiedung immer mit deinem Namen folgen.

Nutze kurze Wörter, Sätze und Absätze

Zurück in 1946 empfahl George Orwell Schreibern:

Benutze nie ein langes Wort, wo ein kurzes ausreicht.

Dieser Ratschlag ist heute sogar noch relevanter, besonders beim Schreiben von E-Mails.

Kurze Wörter zeigen Respekt gegenüber deinem Leser. Durch das Nutzen von kurzen Wörtern hast du dir die harte Arbeit gemacht, deine Nachricht einfach verständlich zu machen.

Dasselbe trifft auf kurze Sätze und Absätze zu. Vermeide das Schreiben großer Textblöcke, wenn du willst, dass deine E-Mail klar und einfach zu verstehen ist. Das führt zu einer weiteren Regel zum Schreiben von George Orwell, welche dir helfen kann, deine Sätze so kurz wie möglich zu halten:

Wenn es möglich ist, ein Wort auszulassen, lass es immer aus.

Sobald du deiner Standardstruktur für E-Mails gefolgt bist, schneide jeden Satz so klein, bis er so kurz ist, wie er sein kann.

Nutze die aktive Stimme

Wieder George Orwell:

Nutze niemals Passiv, wo du Aktiv verwenden kannst.

Beim Schreiben gibt es zwei Arten von Stimmen, die aktive und die passive.

Hier ist ein Satz in der aktiven Stimme:

Ich werfe den Ball.

Und hier ist der gleiche Satz in der passiven Stimme:

Der Ball wird [von mir] geworfen.

Die aktive Stimme ist einfacher zu lesen. Es spornt auch zur Handlung und Verantwortung an. Das liegt daran, dass Sätze in der aktiven Stimme sich auf die Person fokussieren, die eine Handlung vollzieht. Sätze in der passiven Stimme fokussieren sich auf den Gegenstand, mit dem gehandelt wird. In der passiven Stimme kann es so scheinen, dass Dinge von selbst geschehen. In der aktiven Stimme geschehen Dinge nur, wenn Personen handeln.

Korrektur lesen deiner E-Mail

Der französische Philosoph Blaise Pascal sagte einmal: 

Hätte ich mehr Zeit gehabt, hätte ich dir einen kürzeren Brief geschrieben.

Mit anderen Worten kann das Schreiben von kurzen E-Mails anstrengendere Arbeit sein als das Schreiben von langen E-Mails.

Ein Teil dieser harten Arbeit des Schreibens von kurzen E-Mails ist das sorgfältige Korrektur lesen. Lies dir deine E-Mail selbst laut vor und überprüfe dabei Rechtschreib- und Grammatikfehler. Frage dich selbst:

  • Ist meine Anfrage klar?
  • Könnte es irgendwelche Missverständnisse geben?
  • Wie würde das klingen, wenn ich der Empfänger wäre?

Lösche alle unnötigen Wörter, Sätze und Absätze während du Korrektur liest.

Vergiss nicht, dass du nicht mehr fünfzehn bist

Wenn du deine Persönlichkeit in deiner E-Mail zeigen möchtest, lass sie unterschwellig durch deinen Schreibstil scheinen. Benutze keine Emoticons, Chat-Abkürzungen (wie zum Beispiel LOL) oder zu bunte Schriftarten und Hintergründe. Während diese in deinen E-Mails zu deiner Jugendzeit vielleicht fest eingebaut waren, sind sie in einem professionellen Kontext nur selten angebracht.

Die einzige Zeit, zu der es angebracht ist, Emoticons oder Chat-Abkürzungen zu verwenden, ist, wenn du die E-Mail-Sprache deines Gegenübers spiegelst.

Schreibe, wie du sprichst

E-Mail ist ein weniger formaler Weg der Kommunikation als das Schreiben eines Briefs oder sogar das Halten eines Telefongesprächs. Zu schreiben, wie du sprichst, wird dich als sympathisch und freundlich erscheinen lassen. Es hilft dir auch, deine E-Mails kurz zu halten. Schließlich sprechen wenige von uns in ausgedehnten Absätzen.

Stelle zusätzlich sicher, dass deine E-Mails reflektieren, wer du in der realen Welt bist. Wenn du etwas nicht in das Gesicht einer Person sagen würdest, sag es auch nicht in einer E-Mail. Und vergiss nicht, auf deine Manieren zu achten. "Bitte" und "Dankeschön" können eine große Hilfe sein.

Zurück zu dir

Was sind deine besten Tipps zum Schreiben klarer und professioneller E-Mails? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen.

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Ressourcen

Grafikverweis: Auge erstellt von Sergi Delgado vom Noun Project

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