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Cómo Escribir Correos Electrónicos Claros y Profesionales

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This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
The Downton Abbey Guide to Email Etiquette
How to Write Emails That People Read and Take Action On

Spanish (Español) translation by Jorge Montoya (you can also view the original English article)

El correo electrónico es la herramienta de comunicación que muchos de nosotros hemos elegido. El correo electrónico es grandioso porque usted no tiene que estar disponible simultáneamente con su compañero de conversación para comunicar. Nos permite mantener proyectos en movimiento cuando nuestros compañeros de trabajo no están disponibles o al otro lado del mundo.

Existe un problema: la mayoría de nosotros está ahogándose en correos electrónicos. La persona promedio que utiliza el correo electrónico para los negocios recibe y envía más de 100 correos electrónicos por día, de acuerdo a un reporte publicado por el Grupo Radicati.

Además de eso, todos los correos electrónicos se malentienden muy fácilmente. Un estudio reciente de Sendmail encontró que 64% de las personas han enviado o recibido un correo electrónico que causó molestia o confusión involuntarios. 

A raíz del volumen de correos electrónicos que enviamos y recibimos y de que los correos electrónicos a veces son malinterpretados, es importante escribir correos electrónicos de una manera clara y concisa. 

Escribir correos electrónicos que sean cortos y vayan al punto reducirá el tiempo que usted emplee en el correo electrónico y le harán más productivo. Al mantener sus correos electrónicos cortos, usted empleará menos tiempo en correos electrónicos y más tiempo en otros trabajos. Dicho esto, escribir claramente es una habilidad.  Como todas las habilidades, usted debe trabajar en ella. Al comienzo, le tomará el mismo tiempo escribir correos electrónicos cortos como le tomaba escribir correos electrónicos largos. Sin embargo y aún cuando ese sea el caso, usted ayudará a sus compañeros de trabajo, clientes o empleados a ser más productivos porque estará añadiendo menos desorden en sus bandejas de entrada, haciendo más fácil para ellos que le respondan a usted.

Al escribir de una manera clara, usted será conocido como una persona que sabe que es lo que quiere y que sabe hacer las cosas. Ambas cosas son buenas para sus perspectivas profesionales.

¿Entonces qué es necesario para escribir correos electrónicos claros, concisos y profesionales?

Antes de contestar esto: si además de escribir correos electrónicos de trabajo, usted también trabaja en campañas de marketing por correo electrónico, entonces inspeccione nuestras Plantillas de Hoja Informativa de Correo Electrónico profesionales.

Ahora entremos en detalle acerca de cómo escribir un correo electrónico profesional. 

Conozca su propósito

Los correos electrónicos claro siempre tienen un propósito claro.

Siempre que se siente a escribir un correo electrónico, tómese algunos segundos para preguntarse: "¿Por qué estoy enviando esto? ¿Qué necesito del receptor?"

Si usted no puede contestar estas preguntas, entonces no debería estar enviando un correo electrónico. Escribir correos electrónicos sin saber lo que necesita desperdicia su tiempo y el tiempo del receptor y significa que usted estará batallando para expresarse de una manera clara y concisa.

También es un buen tiempo para preguntarse: "¿Realmente es necesario este correo electrónico?" Una vez más, solo enviar correos electrónicos que son absolutamente necesarios muestra respeto hacia la persona a la que le está enviando el correo.

Utilice la Regla de "Un Asunto"

Los correos electrónicos no son lo mismo que reuniones de negocios. Las reuniones de trabajo son más productivas mientras se ejecute la mayor cantidad de items en la agenda.

Con los correos electrónicos aplica lo contrario. Mientras menos incluya en sus correos electrónicos, mejor.

Es por eso que es bueno practicar la regla de "un asunto" Elabore cada uno de sus correos electrónicos que envía alrededor de un solo asunto. Si necesita comunicar acerca de otro proyecto, entonces escriba otro correo electrónico.

Practique la Empatía

Empatía es la habilidad de ver el mundo a través de los ojos de otras personas. Cuando usted hace esto, usted entiende sus pensamientos y sentimientos.

Cuando usted escribe correo electrónicos, piense en sus palabras desde el punto de vista del lector. Con todo lo que escribe, pregúntese:

  • ¿Cómo interpretaría yo este oración si fuera quien la estuviera leyendo?
  • ¿Cómo me sentiría si fuera yo quien lo estuviera recibiendo?

Este es un pequeño ajuste a la forma en que usted escribe. Aún así pensar en otras personas transformará la forma en que ellas le responden a usted.

Esta es una forma empática de mirar el mundo que le ayudará a comenzar. La mayoría de las personas:

  • Están ocupadas. No tienen el tiempo para adivinar lo que usted quiere y ellos quisieran tener la posibilidad de leer y responder a su correo electrónico rápidamente.
  • Aprecie un cumplido. Si usted puede decir algo positivo acerca de ellos o su trabajo, hágalo. Sus palabras no estarán desperdiciadas.
  • Sea agradecido. Si el receptor le ha ayudado en alguna forma, recuerde dar las gracias.  Usted debería hacer esto incluso cuando sea trabajo de ellos ayudarle.

En un momento, veremos la forma en que usted puede incluir cumplidos y agradecimientos en la estructura de cada correo electrónico que envía.

Mantenga las Introducciones Breves

Si usted escribe a alguien por primera vez, necesita hacerle saber al receptor quién es usted. Generalmente puede hacer esto en una oración. Por ejemplo: "Fue grandioso conocerle en [evento X]."

Una forma de mantener introducciones breves es escribirlas como si se estuviera hablando con la persona cara a cara.  Usted no se adentraría en un monólogo de cinco minutos al encontrarse con alguien en persona. Así que no lo haga en un correo electrónico.

¿No está seguro si se requiere una introducción? Tal vez ya ha contactado al receptor antes, pero usted no está seguro si él/ella le recordará.  Usted puede dejar sus datos de contacto en la firma del correo electrónico. Esto es ideal porque:

  • Mantiene el cuerpo del correo electrónico tan corto como sea posible.
  • Evita malentendidos. Volver a presentarse a alguien que ya lo conoce puede parecer de mala educación. Si el/ella no está seguro de conocerle, entonces usted puede dejarle revisar su firma. 

Hablando de firmas, asegúrese de crear una. Es una forma corta de compartir información que debería incluir en cada correo electrónico. Al poner esta información en su firma, usted mantiene el cuerpo de sus correos electrónicos corto.

Su firma debería incluir:

  • Su nombre.
  • Su cargo.
  • Un enlace a su sitio web.

Opcional, usted puede incluir enlaces a sus cuentas de redes sociales y un discurso de ascensor de una oración acerca de cómo ayuda usted a las personas.

Limítese a Cinco Oraciones

En cada correo electrónico que usted escriba, usted debería utilizar suficientes oraciones para decir lo que requiere y no más. Una práctica útil aquí es limitarse a cinco oraciones.

El empresario Guy Kawasaki explica:

Menos de cinco oraciones es a veces  brusco y maleducado, más de cinco oraciones malgasta tiempo.

Existirán ocasiones en que sea imposible mantener un correo electrónico en cinco oraciones.  Pero en la mayoría de los casos, cinco oraciones son suficientes.

Adopte la disciplina de las cinco oraciones y usted se encontrará a sí mismo escribiendo correos electrónicos más rápidamente. Usted también obtendrá  más respuestas.

¿No está seguro si es posible escribir un correo electrónico en cinco oraciones? Entonces continúe leyendo...

Adhiérase a una Estructura Estándar

¿Cuál es la clave para mantener sus correos electrónicos cortos? Utilizar una estructura estándar. Esto es una plantilla que usted sigue para cada correo electrónico que usted escribe.

Así como mantener sus correos electrónicos cortos, seguir una estructura estándar le ayuda además a escribir rápido.

A lo largo del tiempo, usted desarrollará una estructura que funcione para usted. Aquí hay una estructura simple para que pueda empezar:

  • saludo
  • un cumplido o acotación cortés
  • la razón para su correo electrónico
  • un llamado a la acción
  • un mensaje de cierre
  • firma

Miremos cada uno de estos en profundidad.

Saludo. Esta es la primera línea del correo electrónico. "Hola, [Primer Nombre]" es un saludo típico.

Cumplido o Acotación Cortés. Cuando le escribe un correo electrónico a alguien por primera vez, un cumplido es una forma excelente de empezar. Un cumplido bien escrito puede servir también como introducción. Por ejemplo:

  • "Disfrute su presentación acerca de [tópico] el [fecha]."
  • "Encontré su presentación acerca de [tema] de gran ayuda."
  • "Fue muy bueno conocerle en [evento]."

Si está escribiendo a alguien que usted conoce, utilice en vez de eso una cortesía. Una cortesía es de forma típica una variación de "Espero que esté bien." De forma alternativa puede agradecer por algo en que ellos le hayan ayudado a usted o por información que le hayan enviado en un correo electrónico previo.

Como lo explica Vinay Patankar del blog Abstract Living:

Usted SIEMPRE debería continuar con una cortesía después de su saludo.  CADA VEZ sin falla. Infunda esto hacia sus dedos de tal manera que lo suelte naturalmente con cada correo que escriba. No existe ninguna razón en absoluto por la que su correo electrónico no deba tener una cortesía... Usted no tendrá nada que perder al añadir una cortesía, usted hará que más gente sea propensa a leer el resto de su correo electrónico, ablandará las críticas y alcanzará emociones positivas de unos cuantos. La mayoría de las personas la ignorará, pero por dos segundos de su tiempo, definitivamente vale la pena.

La razón para su correo electrónico. En esta sección usted dice, "Le escribo este correo electrónico para pedirle..." o "Me pregunto si me podría ayudar con..." A veces necesitará dos oraciones para explicar las razones por las cuales escribe.

Un llamado a la acción. Luego de haber explicado su razón para escribir el correo electrónico, no asuma que el receptor sabrá qué debe hacer. Proporcione instrucciones específicas. Por ejemplo:

  • "¿Podría enviarme esos archivos para el jueves?"
  • "¿Podría escribir eso en las próximas dos semanas?"
  • "Por favor escríbale a Jaime acerca de esto y hágame saber cuando lo haya hecho."

Estructurar su petición como una pregunta estimula al receptor a responder. De manera alternativa, puede utilizar la línea "déjeme saber cuando haya hecho esto" o "déjeme saber si eso está bien para usted."

Cierre. Antes de firmar su correo electrónico, asegúrese de incluir una línea de cierre. Esto tiene el doble propósito de reiterar su llamado a la acción y de hacer sentirse bien al receptor.

Ejemplos de buenas líneas de cierre incluyen:

  • "Gracias por toda su ayuda con esto."
  • "¿Suena bien eso?"
  • "Quedo atento a escuchar qué es lo que usted piensa."
  • "Hágame saber si tiene alguna pregunta."

Despedida. Esto podría ser "Mejores deseos", "Saludos Cordiales", "Todo lo Mejor" o "Gracias."  Usted siempre debería continuar la despedida con su nombre.

Uilice Palabras, Oraciones y Párrafos Cortos

De vuelta en 1946, George Orwell aconsejaba a los escritores a:

Nunca utilice una palabra larga si se puede con una corta.

Este consejo es aún más relevante hoy en día, en especial al escribir correos electrónicos.

Palabras cortas demuestran respeto por su lector. Al utilizar palabras cortas, usted ya ha hecho el trabajo duro de hacer su mensaje fácil de entender.

Lo mismo aplica para oraciones y párrafos cortos. Evite escribir bloques grandes de texto si quiere que su correo electrónico sea claro y fácil de entender. Esto nos lleva a otra regla de escritura de George Orwell, que puede ayudarle a mantener sus oraciones tan cortas como sea posible:

Si es posible recortar una palabra, recórtela siempre.

Una vez que haya seguido su estructura de correo electrónico estándar, recorte cada oración para que sea tan corta como pueda ser.

Utilice la Voz Activa

Otra vez George Orwell:

Nunca utilice el pasivo si puede usar el activo.

En la escritura existen dos clases de voces, activa y pasiva.

Aquí una oración en la voz activa:

Yo lanzo la pelota.

Y aquí la misma oración en la voz pasiva:

La pelota es lanzada [por mí].

La voz activa es más fácil de leer. Además incentiva a la acción y responsabilidad. Eso es porque en la voz activa, las oraciones se enfocan en la persona tomando acción.  En la voz pasiva, las oraciones se enfocan en el objeto sobre el que se está ejerciendo la acción. En la voz pasiva, puede parecer que las cosas suceden por sí mismas. En la voz activa, las cosas suceden cuando las personas toman acción. 

Corrija su Correo Electrónico

El filósofo francés Blaise Pascal dijo una vez:

Si hubiera tenido más tiempo, le hubiera escrito una carta más corta.

En otras palabras, escribir correos electrónicos cortos puede ser un trabajo más duro que escribir correos electrónicos largos.

Parte del duro trabajo de escribir correos electrónicos cortos es una corrección cuidadosa. Lea su correo electrónico en voz alta a sí mismo, comprobando errores de ortografía y gramática. Pregúntese a sí mismo:

  • ¿Es clara mi petición?
  • ¿Podría haber aquí algún malentendido? 
  • ¿Cómo sonaría esto si yo fuera el receptor?

Borre cualquier palabra, oración y párrafo innecesario mientras corrige. 

Recuerde, Usted ya no Tiene Quince Años

Si quiere mostrar que su personalidad en su correo electrónico, deje que esta brille de forma sutil a través de su estilo de escritura. No utilice emoticonos,abreviaciones de chat (tales como LOL) o fuentes y fondos coloridos. Mientras que estos pudieron haber sido parte integral de sus correos electrónicos en sus años de adolescencia, rara vez son apropiados en un contexto profesional.

La única vez en que es apropiado utilizar emoticonos o abreviaciones de chat es cuando está reflejando el lenguaje de correo electrónico de la persona a la que está escribiendo.

Escriba tal como Usted Habla

El correo electrónico es una forma menos formal de comunicar que escribir una carta e incluso que hacer una llamada telefónica. Escribir como usted habla le da la imagen de ser una persona asequible y amigable. Eso además le ayuda a mantener sus correos electrónicos cortos. Después de todo, pocos de nosotros hablan en párrafos extendidos.

Además, asegúrese de que sus correos electrónicos reflejen quién es usted en el mundo real. Si usted no le diría algo a una persona cara a cara, entonces no lo diga en un correo electrónico. Y recuerde cuidar sus modales. "Por favor" y "Gracias" recorren un largo camino.

Le Toca a Usted

¿Cuáles son sus mejores consejos para escribir correos electrónicos claros y profesionales? Déjenos saber en los comentarios abajo.

Y si usted trabaja en campañas de marketing de correo electrónico, eche un vistazo a nuestras Plantillas de Hoja Informativa para Correo Electrónico disponibles en nuestro mercado en ThemeForest. Una de estas plantillas profesionales puede ser exactamente los que su proyecto necesita.

Recursos

Crédito Gráfico: Eye diseñado por Sergi Delgado del Proyecto Noun.

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