Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Writing
Business

Як Писати Зрозумілі та Професійні email

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
The Downton Abbey Guide to Email Etiquette
How to Write Emails That People Read and Take Action On

Ukrainian (українська мова) translation by Andy Yur (you can also view the original English article)

Багато хто з нас вибирає електронну пошту як засіб комунікації. Це дуже зручно, тому що вам не потрібно бути з вашим партнером на зв'язку одночасно. Це дозволяє нам продовжувати роботу над проектами, коли наші колеги недоступні для зв'язку або знаходяться на іншому кінці світу.

Є одна проблема: більшість з нас тоне в повідомленнях електронної пошти. Згідно зі звітом опублікованому Radical Group, в середньому за статистикою, людина використовує пошту для ділового листування посилає і отримує понад 100 електронних листів в день.

Більш того, часто листи можуть інтерпретуватися неточно. В ході недавніх досліджень проведених Sendmail, було виявлено, що близько 64% опитаних відправляли або отримували лист яке ненавмисно викликало гнів або призводило до замішання.

Тому, з огляду на обсяг одержуваних і відправлених нами листів, а також їх помилкову інтерпретацію, дуже важливо писати електронні листи ясно і лаконічно.

Якщо ваші листи будуть стислими і по-суті, це значно скоротить витрати часу на їх написання і підвищить вашу продуктивність. Використовуючи такий підхід, ви збережете час, що витрачається для написання листів, і, таким чином, у вас буде більше часу для інших справ. З урахуванням вище сказаного, вміння писати так, щоб вас добре розуміли - це навик. Як і будь-який навик, його необхідно тренувати. На початку, ви можете витратити на короткий лист часу стільки ж, скільки б ви витратили на довге. Однак, в цьому випадку, ви допоможете своєму колезі, клієнтові, або працівникові бути більш продуктивними, тому, що ви будете додавати менше безладу в їх поштові ящики і їм буде простіше вам відповісти.

Якщо ви будете писати зрозумілі для інших листи, ви заслужите репутацію людини, яка знає чого він хоче і добивається потрібного результату. Все це позитивно позначиться на вашій кар'єрі.

Так що ж необхідно для того, щоб писати чіткі, короткі і професійних листи?

Перш дай відповідь на це питання: Якщо крім написання повсякденної ділової пошти, ви також займаєтеся маркетингової розсилкою, обов'язково погляньте на наші професійно виконані Шаблони Новинних Розсилань (Шаблони електорнні листів).

А тепер давайте розберемо детально, як же навчитися професійно писати листи.

Ви Повинні Знати Мету Написання Листа

Ясно написані листи, повинні мати чітко поставлені цілі.

Кожен раз коли ви сідаєте писати електронного листа, запитайте себе на хвилинку: "Для чого я збираюся надіслати це? Що мені потрібно від одержувача?"

Якщо ви не можете відповісти на ці питання, то вам не потрібно відправляти лист. Написання листів, без розуміння того, навіщо ви їх пишете, тільки трата вашого часу і часу одержувача, крім того, це говорить про вашу труднощі висловлюватися чітко і лаконічно.

Це також хороший привід запитати себе: "Чи дійсно цей лист необхіден?" Ще раз, це показує ваше поважне ставлення до людини, якій ви пишете, якщо ви відправляєте листи, які дійсно необхідні.

Використовуйте Правило "Щось Одне"

Електронні листи це не те ж саме, що ділові зустрічі. У разі ділових зустрічей, чим більше пунктів ви пропрацюєте, тим продуктивніше зустріч.

З електронними листами, все навпаки. Чим менше різної інформації ви вкладете в лист тим краще.

Ось чому гарним вибором буде використання правила "щось одне". Нехай кожен ваш електронний лист, який ви відправляєте буде присвячений якійсь одній речі. Якщо ви хочете обговорити ще якийсь інший проект, напишіть інший лист.

Практикуйте Емпатію

Емпатія - це здатність подивитися на світ очима іншої людини. Коли ви так чините, ви краще розумієте думки і почуття іншої людини.

Коли ви пишете свій лист, подумайте над своїми словами з точки зору вашого читача. З приводу всього того, що ви написали, запитайте себе:

  • Як би я міг інтерпретувати цю пропозицію, з точки зору читача?
  • Як би почуття я відчув, якби отримав такий лист?

Це деяка корекція вашої манери письма. Крім того, те, що ви замислюєтеся про інших, змінить і то, як вони будуть відповідати вам.

Ось приклади емпатичного погляду на світ, які можуть вам допомогти на початку: Більшість людей:

  • Зайняті. У них немає часу гадати, що ж ви мали на увазі, і вони хотіли б мати можливість читати і відповідати на ваші листи якомога швидше.
  • Цінують компліменти. Якщо ви можете людині сказати щось приємне про нього або про його роботі - зробіть це. Ці слова будуть не зайвими.
  • Люблять коли їм вдячні. Якщо ваш адресат, якимось чином допоміг вам, не забудьте йому подякувати. Вам слід так вчинити, навіть якщо він просто виконував свою роботу.

З цього моменту, слід постаратися вставити комплімент і подяку в кожен лист, який ви відправляєте.

Коротко назвіть себе

Коли ви пишете електронного листа комусь в перший раз, вам необхідно представитися одержувачу, що б він знав з ким має справу. Зазвичай ви можете зробити це одним реченням. Наприклад: «Мав приємну можливість зустрітися з вами [на події X]».

Один із способів короткого представлення - це писати так, якби ви зустрілися особисто. Ви б не стали скочуватися на п'ятихвилинний монолог при особистій зустрічі з ким-небудь. Так не робіть цього по електронній пошті.

Чи не впевнені в якому місці листи краще представитися? Може бути ви зустрічалися з одержувачем листа раніше, але не впевнені чи пам'ятає він вас. Ви можете вставити ваші особисті дані в підпис листа. Це ідеальний варіант, тому що:

  • Це збільшить основний зміст листа.
  • Це дозволить уникнути неправильної інтерпретації. Повторне подання себе комусь хто вже вас знає може здатися нетактовним. Якщо одержувач не впевнений, чи знає він вас, він зможе подивитися вашу підпис.

Говорячи про підписи, переконайтеся, що ви зробили її. Він містить стислу інформацію, яку ви повинні вставляти в кожен електронний лист. Вставляючи цю інформацію в підпис, ви зберігаєте короткої основну частину листа.

Ваш підпис повинен включати:

  • Ваше ім'я.
  • Назву вашої організації.
  • Посилання на вебсайт.

Додатково, ви можете включити посилання на ваші акаунти в соціальних мережах та коротке уявлення про те, чим ви можете бути корисні.

Обмежтеся П'ятьма Пропозиціями

У кожному листі, який ви пишете, ви повинні використовувати рівно стільки пропозицій, скільки вам потрібно, що б описати, що ви хочете і не більше того. Обмежувати себе п'ятьма пропозиціями - дуже корисна практика для такого випадку.

Підприємець Гай Кавасакі пояснює це так:

Менше п'яти пропозицій буде різко і неважливо, більше п'яти - трата часу.

Часом буде неможливо вмістити лист в п'ять пропозицій. Але в більшості випадків цього достатньо.

Скористайтеся правилом п'яти пропозицій і ви помітите, що стали писати листи швидше. Ви також отримаєте більше відповідей.

Думаєте, що вкластися в п'ять пропозицій неможливо? Тоді читайте далі ...

Дотримуйтеся Стандартної Структури

Що допоможе зберегти ваш лист стисненим? Використовуйте стандартну структуру. Це шаблон якому ви повинні слідувати в кожному листі.

Крім того, що ваші листи будуть короткими, проходження структурі дозволить вам писати їх швидше.

Згодом ви виробите структуру, яка зручна для вас. Ось вам проста структура для початку:

  • вітання
  • комплімент або люб'язність
  • причина по якій ви пишете лист
  • заклик до дії
  • завершальне повідомлення
  • підпис

Давайте розглянемо кожен з пунктів докладніше.

Привітання. Це перший рядок листа. "Вітаю, [Ім'я або Ім'я По батькові]" - це типове вітання.

Комплімент або люб'язність. Коли ви пишете комусь в перший раз, то комплімент - це дуже добрий початок. Добре написаний комплімент, це ще і введення. Наприклад:

  • "Мені дуже сподобалася ваша презентація по [тема] від [такого-то числа]."
  • "Ваша стаття в блозі на [тему] була для мене дуже корисна."
  • "Було приємно зустрітися з вами на [захід]."

Якщо ви пишете для кого-то кого ви знаєте, то замість цього використовуйте люб'язність. Люб'язність на кшталт: "Сподіваюся у вас все добре." Як варіант, ви можете подякувати за надану послугу або інформацію, яку вам відправили в попередньому листі.

Як пише Vinay Patankar в блозі Abstract Living:

За вашим привітанням ЗАВЖДИ повинна слідувати люб'язність. ЩОРАЗУ без винятку. Нехай це вкоренитися в ваших пальцях, що б це природно виходило у вас в кожному листі, який ви пишете. Немає ніяких причин, які б завадили вам вставити приємні слова в лист ...  Ви ніколи нічого не втратите додавши приємне слово, люди будуть схильні продовжити читання вашого листа, ви зможете зменшити їх критичність, і викличте хоч трохи позитивних емоцій. Більшість буде це просто ігнорувати, але це безперечно варто пари секунд вашого часу.

Причина по якій ви пишете лист. У цій частині ви говорите: "Я пишу що б запитати вас про ..." або "Хотілося дізнатися, чи не могли б ви допомогти з ...". Вам часом потрібна пара пропозицій що б пояснити причини по якій ви пишете.

Заклик до дії. Після того, як ви пояснили чому пишіть, не думайте, що одержувач знає, що йому тепер робити. Предоставте конкретні інструкції. Наприклад:

  • "Чи можете ви надіслати мені ці файли до четверга?"
  • "Могли б ви закінчити це в найближчі два тижні?"
  • "Будь ласка, напишіть Джеймсу про це, і дайте мені знати, коли зробите це".

Формулювання вашої вимоги у вигляді питання, має в своєму розпорядженні одержувача до відповіді. Як варіант, ви можете використовувати рядок "дайте мені знати коли зробите це" або "дайте мені знати чи підходить вам такий варіант".

Завершення. Перед тим як підписати ваш лист, переконайтеся що додали заключний рядок. Він має подвійне значення, повторне спонукання до дії, і побажання всього доброго.

Приклади хороших заключних рядків:

  • «Дякую за вашу допомогу в цьому питанні.»
  • «Сподіваюсь так добре?»
  • «Цікаво дізнатися, що ви думаєте.»
  • "Дайте мені знати, якщо у вас залишилися якісь питання."

Підпис. Це може бути «Найкращі побажання», «З повагою», «Всього найкращого», або «Дякую». Ви завжди повинні вставити в закінчення листи, своє ім'я.

Використовуйте Короткі Слова, Пропозиції та Абзаци

У 1946 році, Джордж Оруел радив письменникам:

Ніколи не використовуйте довге слово там, де підійде коротке.

Ця рада стала ще цінніше в наші дні, особливо в разі написання електронних листів.

Короткі слова показують вашу повагу до читача.  Використовуючи короткі слова, ви робите непросту роботу, що б ваше повідомлення було зрозуміліше.

Це також дійсно для коротких пропозицій і абзаців. Уникайте написання великих шматків тексту, якщо ви хочете що б ваш лист було чітким та зрозумілим. Це підводить нас до іншого правила Джорджа Оруела для письменників, яке допоможе вам зробити пропозиції коротше, на скільки це можливо:

Якщо слово можна викинути, завжди його викидайте.

Так само як ви слідували стандартної структурі листи, так само робіть кожну пропозицію на стільки коротким на скільки можливо.

Використовуйте Дійсну Заставу

І знову Джордж Оруел:

Ніколи не використовуйте пасивний стан там де ви можете використовувати дійсну заставу.

У листі, може бути два типи застави, дійсна та пасивна (активна і пасивна).

Ось пропозиція з дійсним запорукою:

Я кинув м'яч.

А ось пропозиція з пасивного стану:

М'яч був кинут [мною].

Дійсну заставу легше читати. Він так само спонукає до дії та відповідальності. Це тому що є наслiдком дійсного стану, пропозиція сфокусовано на суб'єкті що здійснює дію. У пасивному стані, фокус на об'єкті який схильний до дії. У пасивному стані, речі як би трапляються самі собою. У дійсній заставі, речі трапляються тільки тоді, коли людина діє.

Перечитуйте Ваш Лист

Французький філософ Блез Паскаль одного разу сказав:

Якби у мене було б більше часу, я б написав вам коротший лист.

Іншими словами, писати короткі листи, може бути складніше, ніж писати довгі.

Частиною важкої роботи по написанню коротких листів є акуратне перечитування. Прочитайте свій лист собі вголос, перевіряючи орфографічні і синтаксичні помилки. Запитайте себе:

  • Чи зрозуміле моє прохання?
  • Чи може тут бути якесь непорозуміння?
  • Як би це звучало для мене, якби я був одержувачем?

Видаліть в процесі перечитування непотрібні слова, пропозиції та параграфи.

Пам'ятайте Вам вже не П'ятнадцять

Якщо ви хочете показати через лист вашу індивідуальність, нехай вона проглядається в стилі вашого листа. Не використовуйте смайликів, сленгу і абревіатур (таких як LOL), кольорових шрифтів та фону. Хоча, таке було доречним вставляти в лист в підліткові роки, навряд чи це підійде для професійної переписки.

Використовувати смайлики або сленгові абревіатуру доречно тільки в тому випадку, якщо це відбивається стиль вашого партнера по листуванню.

Пишіть Як Ніби Ви Говорите

Написання електронних листів менш формальний засіб спілкування ніж, написання, власне, листів або навіть телефонний дзвінок. Якщо ви пишете так як говорите, це має до особистого і доброзичливому відношенню. Це так само допоможе вам зберегти стислість листів. Зрештою лише деякі з нас говорять докладно і веліречіво.

Крім того, будьте впевнені в тому, що ваші електронні листи відображають вас таким, яким ви є насправді. Якби ви не стали говорити щось при особистій зустрічі, то не пишіть це і в листі. І не забудьте про ваші манери.  "Будь ласка" і "Дякую" грають велику роль.

Вам Слово

Які б ви дали поради, як писати зрозумілі і професійні електронні листи? Дайте нам знати в коментарях.

І якщо ви проводите маркетингову компанію по електронній пошті, обов'язково погляньте на наші високоякісні Шаблони для Розсилань по Електронної Пошти, які доступні на ресурсі ThemeForest. Один з цих шаблонів може бути як раз тим, що вам потрібно для вашого наступного проекту.

Джерела

Використане Зображення: Око намальований Sergi Delgado з Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.