Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Writing
Business

Kako Pisati Jasne i Profesionalne Email poruke

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
The Downton Abbey Guide to Email Etiquette
How to Write Emails That People Read and Take Action On

Croatian (Hrvatski) translation by Gordan Bakovic (you can also view the original English article)

Email poruke su za mnoge od nas glavni komunikacijski alat.  Email je odličan jer ne morate biti dostupni u isto vrijeme kao i vaš partner u konverzaciji kako biste komunicirali.  To nam dozvoljava da održavamo projekte u razvoju iako su naši suradnici nedostupni ili sa druge strane svijeta. 

No postoji jedan problem: većina nas se guši u email porukama. Prosječna osoba koja se koristi emailom u poslovne svrhe prima i šalje preko 100 email poruka dnevno, prema izviješću publiciranom od tvrtke Radicati Group. 

Kao dodatak tome, email poruke se i previše lako pogrešno shvate.  Nedavna studija tvrtke Sendmail je pronašla da je 64% ljudi poslalo ili primilo email poruku koja je prouzročila nenamjernu ljutnju ili konfuziju. 

Zbog količine email poruka koje šaljemo ili primamo, i zbog toga što su email poruke često pogrešno protumačene, važno je da pišemo email poruke jasno i koncizno. 

Pisanje email poruke koje su kratke i točne će reducirati vrijeme koje potrošite na email poruke i učiniti vas produktivnijim.  Pišući stalno kratke email poruke, vi ćete vjerojatno potrošiti manje vremena na email a više vremena radeći.  U odnosu na to, jasno pisanje je posebna vještina.  I kao za sve vještine, morate poraditi na njoj.  Za početak, može vam trebati jednako vrijeme da biste napisali kratku email poruku kao i kao kad biste napisali dugu.  Međutim, čak iako je to slučaj, pomoći ćete suradnicima, klijentima ili zaposlenicima da budu produktivniji jer ćete manje zatrpavati njihove email sandučiće i činiti jednostavnije za njih da vam odgovore na vaše poruke. 

Pišući jasno, postati ćete poznati kao netko tko zna što želi i tko može obaviti posao.  Oboje je dobro za vašu karijeru. 

Stoga, što je potrebno za pisanje jasne, koncizne i profesionalne email poruke?

Prije nego to odgovorimo: ukoliko osim pisanja svakodnevnih email poruka također radite na email marketinškim kampanjama, tada pretražite naše Email Newsletter Predloške.

A sada pređimo na detalje o tome kako pisati profesionalne email poruke. 

Znajte Svrhu Poruke

Jasne email poruke uvijek imaju jasnu svrhu. 

Kada god sjednete kako bi napisali email poruku, upitajte se: "Zašto ovo šaljem? Što želim od primatelja?"

Ukoliko ne možete odgovoriti na ta pitanja, onda ne biste trebali slati email poruku.  Pisanje email poruka bez da znate što trebate znati troši uludo vaše i primateljevo vrijeme i znači da ćete se mučiti kako bi se izrazili jasno i koncizno. 

Tada se također trebate zapitati: "Da li je ova email poruka zaista neophodna?" Podsjetimo se ponovo, slanje samo onih email poruka koje su zaista neophodne pokazuje poštovanje prema osobi kojoj tu poruku šaljete. 

Korištenje Pravila o "Jednoj Stvari"

Email poruke nisu iste kao poslovni sastanci. Kod poslovnih sastanaka, što više točaka dnevnog reda prijeđete, uspješniji će biti sastanak. 

Kod email poruka, istina je upravo suprotna.  Što manje uključite u vašu email poruku, to bolje. 

Zbog toga je dobra ideja vježbati pravilo o "jednoj stvari".  Stoga napišite svaku email poruku samo o jednoj stvari.  Ukoliko želite komunicirati o nekom drugom projektu, napišite drugi mail. 

Vježbajte Empatiju

Empatija je mogućnost da vidite svijet kroz oči drugih ljudi.  Kada to učinite, shvatite njihove misli i osjećaje. 

Kada pišete email poruke, razmišljajte o onome što pišete sa točke stajališta osobe kojoj pišete.  Za sve što napišete, zapitajte se: 

  • Kako bih interpretirao ovu rečenicu kao netko tko je čita?
  • Kako bi činila da se osjećam kada bih je primio?

To je jednostavan trik primjenjiv na način na koji pišete.  Međutim razmišljanje o drugim ljudima će promijeniti način na koji će vam oni odgovoriti. 

Ovo je empatičan način gledanja na svijet koji će vam pomoći za početak.  Većina ljudi: 

  • Su zauzeti.  Oni nemaju vremena nagađati što vi hoćete, i željeli bi da mogu brzo pročitati i odgovoriti na vašu email poruku. 
  • Cijene kompliment.  Ukoliko možete reći nešto pozitivno o njima ili njihovom poslu, učinite to.  Vaše riječi neće biti uludo potrošene. 
  • Pokažite zanimanje kako biste zauzvrat dobili zahvalnost.  Ukoliko vam je primatelj pomogao na bilo kakav način, sjetite se da mu zahvalite.  To biste trebali učiniti čak i ako je njihov posao da vam pomognu. 

Za koji čas ćemo vidjeti kako da ugradimo komplimente i zahvalu u strukturu svake email poruke koju pošaljete. 

Neka Uvod Bude Kratak

Kada šaljete nekome email poruku po prvi put, morate dati do znanja primatelju tko ste.  To obično možete učiniti u jednoj rečenici.  Na primjer: "Bilo je odlično susresti vas na (nekom događaju)."

Jedan način na koji možete učiniti da uvodi budu kratki jest da ih pišete kao da susrećete nekoga licem u lice.  Kada susrećete nekoga osobno, nećete započinjati s njim petominutni monolog.  Stoga to nemojte činiti niti u email poruci. 

Niste sigurni da li je uvod potreban? Možda ste kontaktirali primatelja ranije, ali niste sigurni da li vas je zapamtio.  Možete navesti vaše podatke u potpisu vaše email poruke.  To je idealno jer:

  • To čini samo tijelo email poruke kratkim koliko je to moguće.
  • Pomoću toga izbjegavate nesporazume.  Ponovno predstavljanje nekome tko vas već poznaje je nepristojno.  Ukoliko primatelj nije siguran da li vas poznaje, možete ga samo pustiti da provjeri vaše podatke iz potpisa. 

Govoreći o potpisu , budite sigurni da ste ga pripremili.  To je kratak način za dijeljenje informacija koji bi trebali imati u svakoj email poruci.  S tim što stavite te informacije u potpis činite da sadržaj email poruke bude kratak. 

Vaš potpis treba sadržavati:

  • Vaše ime. 
  • Vašu titulu na poslu. 
  • Link prema vašem web sajtu. 

Opcionalno, možete uključiti linkove prema vašim računima na društvenim medijima i elevator-pitch (kratku izjavu) u jednoj rečenici o tome kako vi pomažete ljudima. 

Ograničite se na Pet Rečenica

U svakoj email poruci trebate koristiti onoliko rečenica koliko vam treba da izjavite ono što trebate, i ništa više od toga.  Dobra vježba za to je ograničiti se na samo pet rečenica

Poduzetnik Guy Kawasaki objašnjava:

Manje od pet rečenica je obično isprekidano i nepristojno, više od pet rečenica bespotrebno rasipa vrijeme. 

Postojati će trenutci kada je nemoguće svesti email poruku na samo pet rečenica.  Ali u najvećem broju slučajeva, pet rečenica je dovoljno. 

Disciplinirajte se u pisanju email poruka sa pet rečenica i vidjeti ćete da ćete pisati email poruke mnogo brže.  Također ćete dobiti više odgovora. 

Niste sigurni da li je moguće pisanje email poruka u pet rečenica? Stoga pročitajte...

Držite se Standardne Strukture

Koji je ključ u pisanju kratkih email poruka? Korištenje standardne strukture.  Ovo je predložak koji slijedite za svaku email poruku koju pišete: 

Uz to što će učiniti vaše email poruke kratkima, to što ćete slijediti standardnu strukturu će vam također pomoći da pišete brzo. 

Tijekom vremena, razvit ćete strukturu koja vam najviše odgovara.  Ovdje je jednostavna stuktura sa kojom možete započeti: 

  • pozdrav
  • kompliment ili ljubaznost
  • razlog za vašu email poruku
  • poziv na djelovanje
  • završna poruka
  • potpis

Pogledajmo detaljnije svaku od tih stvari. 

Pozdrav.  Ovo je prvi dio email poruke.  "Hi, (Prvo Ime)" je uobičajeni pozdrav. 

Kompliment ili Ljubaznost.  Kada nekome šaljete email poruku po prvi put, tada je kompliment izvrstan za otvaranje.  Dobro napisan kompliment može također poslužiti kao uvod.  Na primjer: 

  • "Uživao sam u vašoj prezentaciji o (tema) toga (datuma)."
  • "Nalazim da je vaš blog članak o (tema) zaista od pomoći."
  • "Bilo je dobro susresti vas na (događaj)."

Ukoliko pišete nekome koga poznajete, tada možete umjesto toga koristiti ljubaznost.  Ljubaznost je obično varijacija na "Nadam se da ste dobro." Alternativno, možete se zahvaliti na nečemu u čemu su vam pomogli ili na informaciji koju su vam poslali u prethodnoj email poruci. 

Kako Vinay Patankar u svom blogu Abstract Living objašnjava: 

Nakon vašeg pozdrava UVIJEK nastavite sa ljubaznošću.  SVAKI PUT bez greške.  Ugradite to u vaše prste tako da prirodno istječe iz njih sa svakom email porukom koju napišete.  Ne postoji nikada razlog zbog kojeg vaša email poruka ne bi imala ljubaznost... Nikada nećete ništa izgubiti dodajući ljubaznost, navesti ćete ljude da budu naklonjeniji tome da pročitaju ostatak vaše email poruke, smekšati ćete kritike i pogoditi pozitivne emocije kod mnogih.  Većina će to jednostavno ignorirati, ali za dvije sekunde vašeg vremena to se svakako isplati. 

Razlog vaše email poruke.  U ovom dijelu kažete, "Šaljem vam ovu email poruku kako bih vas pitao..." ili "Pitam se da li bi ste mi pomogli sa..." ponekad ćete trebati dvije rečenice da biste objasnili vaše razloge za pisanje. 

Poziv na djelovanje.  Nakon što ste objasnili vaše razloge za slanje email poruke, nemojte podrazumijevati da primatelj unaprijed zna što mu je činiti.  Dajte mu specifične upute.  Na primjer: 

  • "Možete li mi poslati te datoteke do četvrtka?"
  • "Možete li mi to napisati tijekom slijedeća dva tjedna?"
  • "Molim vas napišite Jamesu o tome, i javite mi kada to napravite."

Strukturirajte vaš zahtjev kao pitanje koje ohrabruje primatelja da vam odgovori.  Alternativno, možete koristiti "javite mi kada ste to obavili" ili "javite mi da li je to u redu s vaše strane."

Završetak.  Prije nego završite vašu email poruku, napišite i završni dio.  To ima dvostruku svrhu ponavljanja vašeg poziva na djelovanje i učiniti da se primatelj osjeća ugodno. 

Primjeri dobrih završnih dijelova uključuju:

  • "Hvala vam na vašoj pomoći u svezi s ovim."
  • "Da li to zvuči dobro?"
  • "Radujem se što ću čuti vaše mišljenje."
  • "Javite mi ako imate kakva pitanja."

Odjava.  To može biti "Najbolje Želje", "Ugodan Pozdrav", "Sve Najbolje", ili "Hvala".  Uvijek biste trebali nakon odjave napisati vaše ime. 

Koristite Kratke Riječi, Rečenice i Paragrafe

Davne 1946, George Orwell je savjetovao pisce da: 

Nikad ne koristite duge riječi ako su kratke dovoljne. 

Taj je savjet čak i relevantniji danas, pogotovo kada pišete email poruke. 

Kratke riječi pokazuju poštovanje prema čitatelju vaših poruka.  Koristeći kratke riječi odraditi ćete najveći posao u činjenju vaše poruke jednostavnom za razumijevanje. 

Isto vrijedi za kratke rečenice i paragrafe.  Izbjegavajte pisanje velikih dijelova teksta ako želite da vaša email poruka bude jesna i lako razumljiva.  To vodi do još jednog pravila za pisanje Georgea Orwella koje vam može pomoći kod pisanja kratkih rečenica. 

Ukoliko je moguće izbaciti riječ, uvijek je izbacite. 

Jednom kada ste popratili standardnu strukturu vaše email poruke, skrešite svaku rečenicu kako bi bila što kraća. 

Koristite Aktiv

Opet George Orwell: 

Nikad ne koristite pasiv gdje možete koristiti aktiv. 

Kod pisanja postoje dvije vrste glagolskih stanja, aktiv i pasiv. 

Ovo je rečenica u aktivu: 

Ja bacam loptu. 

A ovo je ista rečenica u pasivu: 

Lopta je bačena (od mene). 

Aktiv je lakši za čitanje.  On također potiče aktivnost i odgovornost.  To je zbog toga što se u aktivu rečenice fokusiraju na osobu koja poduzima neku aktivnost.  U pasivu, rečenice se fokusiraju na objekt na koji se primjenjuje radnja.  U pasivu se može desiti da izgleda kao da se stvari dešavaju same od sebe.  U aktivu se stvari dešavaju jedino kada osobe poduzimaje neku aktivnost. 

Obavite Korekturu Vaše Email Poruke

Francuski filozof Blaise Pascal je jednom rekao: 

Da sam imao više vremena, napisao bih ti kraće pismo. 

Drugim riječima, pisanje kraće email poruke može biti teži posao nego pisanje duge. 

Dio teškoće kod pisanja kratkih email poruka je i pažljiva korektura.  Čitajte vašu email poruku naglas sami sebi, provjeravajući pravopisne i gramatičke greške.  Upitajte se: 

  • Da li je moj zahtjev jasan?
  • Može li biti kakvih nesporazuma?
  • Kako bi mi zvučalo da sam ja primatelj?

Obrišite sve napotrebne riječi, rečenice i paragrafe dok obavljate korekturu. 

Zapamtite, Nije Vam Više Petnaest Godina

Ukoliko želite pokazati vašu osobnost u vašoj email poruci, neka se ona suptilno pokaže kroz vaš stil pisanja.  Ne koristite emotikone, chat skraćenice (kao što je LOL), ili obojane fontove i pozadine.  Iako su takve stvari možda bile nedjeljivi dio vaših email poruka za vrijeme vaših tinejdžerskih godina, vrlo su rijetko prikladni u profesionalnom kontekstu. 

Jedina situacija u kojoj je prikladno koristiti emotikone ili chat skraćenice je kada odražavate jezik email poruke osobe kojoj pišete. 

Pišite Kao Što Govorite

Email poruka je manje formalan način komunikacije nego pisanje pisma ili čak telefonskog poziva.  Pisanje kao što govorite omogućuje vam biti privlačnim i prijateljskim.  Također vam pomaže da vaše email poruke zadržite kratkima.  Naposlijetku, vrlo malo nas govori u dugim paragrafima. 

Dodatno, budite sigurni da vaše email poruke odražavaju tko ste u realnom svijetu.  Ukoliko nešto ne biste rekli osobi u lice, nemojte joj reći niti email porukom.  I vodite računa da se lijepo ponašate.  "Molim" i "Hvala" će vas daleko odvesti. 

Sad Je Na Vama

Koji su vaši najbolji naputci za pisanje jasnih i profesionalnih email poruka? Napišite nam u komentarima ispod. 

A ako radite na email marketinškim kampanjama, provjerite naše visokokvalitetne Email Newsletter Predloške, koji su na raspolaganju u ThemeForest trgovini.  Neki od tih predložaka može biti baš ono što je potrebno za vaš idući projekt. 

Resursi

Grafička Napomena: Eye dizajniran od Sergi Delgada iz Noun (Imenica) Projekta

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.