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Come Scrivere Email Chiare e Professionali

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This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
The Downton Abbey Guide to Email Etiquette
How to Write Emails That People Read and Take Action On

Italian (Italiano) translation by Fiorella Rizzà (you can also view the original English article)

L'email è il mezzo di comunicazione più utilizzato da molti di noi. Anche perché mittente e destinatario non devono necessariamente essere disponibili per la conversazione nello stesso momento. Così possiamo andare avanti coi nostri progetti quando i nostri colleghi non sono reperibili, o sono all'altro capo del mondo.

Ma c'è un problema: molti di noi sono sommersi dalle email. In media, una persona che usa l'email per lavoro riceve ed invia oltre 100 email al giorno, secondo uno studio del Radicati Group.

In più, le email sono spesso facilmente fraintese. Uno studio recente di Sendmail ha riscontrato che il 64% dei partecipanti ha inviato o ricevuto un'email che ha causato confusione o rabbia senza volerlo.

È quindi importante scrivere email in modo chiaro e conciso: sia per via del volume di email che inviamo e riceviamo, sia perché le email sono spesso fraintese.

Scrivere email brevi e pertinenti ridurrà il tempo che dedichi alle email e ti renderà più produttivo/a. Mantenendo le tue email corte, passerai meno tempo sulla posta elettronica e più tempo su altre attività. Detto questo, ovviamente scrivere e un talento. E come ogni talento, ci dovrai lavorare. Per cominciare, è possibile che per scrivere email corte impiegherai lo stesso tempo richiesto per scrivere email lunghe. Tuttavia, anche se così fosse, renderai più produttivi i tuoi colleghi, clienti o impiegati poiché starai riducendo la "spazzatura" nelle loro caselle di posta, e sarà più facile per loro risponderti.

Scrivendo chiaramente, sarai riconosciuto come qualcuno che sa cosa vuole e che porta a termine il suo lavoro. Entrambe qualità molto importanti per la tua carriera.

Ma cosa significa scrivere email chiare, concise e professionali?

Prima di rispondere: se oltre a scrivere normali email di lavoro, lavori anche a campagne di email marketing, ti consigliamo di dare un'occhiata ai nostri Templates per Newsletter.

Ora entriamo nel dettaglio e vediamo come scrivere email professionali.

Definisci il tuo obiettivo

Un'email chiara ha sempre un obiettivo chiaro.

Ogni volta che ti appresti a scrivere un'email, chiediti per qualche secondo: "Perché sto inviando questa mail? Che cosa mi serve dal destinatario?"

Se non sei in grado di rispondere a queste domande, non dovresti inviare la mail. Scrivere email senza scopo è una perdita di tempo per te e per il destinatario, e significa che farai fatica ad esprimerti chiaramente e in modo conciso.

Questo è inoltre il momento di chiederti: "È davvero necessaria questa mail?" Lo ripetiamo: mandare soltanto email che sono davvero necessarie è un segno di rispetto per i destinatari.

Segui la regola "Una cosa sola"

Email e meeting di lavoro non sono la stessa cosa. In questi ultimi, più cose vengono discusse, più sono considerati produttivi.

Per le email è vero il contrario. Meno contenuti includi, meglio è.

Per questo la regola "Una cosa sola" funziona bene. Fai in modo che ogni mail che mandi riguardi una cosa soltanto. Se hai bisogno di inviare una comunicazione riguardo un altro progetto, manda un'altra mail.

Esercitati con l'empatia

L'empatia è la capacità di vedere il mondo attraverso gli occhi di altre persone. Ciò ti consente di comprendere i loro pensieri e le loro emozioni.

Quando scrivi email, pensa alle parole da usare dal punto di vista di chi le leggerà. Per tutto ciò che scrivi, chiediti:

  • Come verrà interpretata questa frase da chi la legge?
  • Come mi farebbe sentire questa mail se fossi io a riceverla?

Questa non è che una piccola modifica al tuo modo di scrivere. Eppure, tenere a mente i destinatari trasformerà il modo in cui ti rispondono.

Ecco un modo empatico di guardare il mondo per aiutarti all'inizio. La maggior parte delle persone:

  • Sono indaffarate. Non hanno tempo di cercare di indovinare cosa vuoi, e vorrebbero essere in grado di leggere e rispondere velocemente alla tua mail.
  • Apprezzano un complimento. Se puoi dire qualcosa di positivo su di loro o sul loro lavoro, fallo. Le tue parole non andranno sprecate.
  • Apprezzano un ringraziamento. Se il destinatario ti ha aiutato in qualche modo, ricordati di dire grazie. Dovresti farlo anche quando aiutarti è il loro lavoro.

Vedremo tra poco come puoi incorporare complimenti e ringraziamenti nella struttura di ogni email che invii.

Scrivi presentazioni brevi

Quando stai mandando un'email a qualcuno per la prima volta, è bene presentarti al tuo destinatario. Normalmente ti basta una frase. Per esempio: "Mi ha fatto piacere incontrarti a [Evento X]".

Un modo per mantenere le presentazioni brevi è scriverle come se vi steste incontrando faccia a faccia. In quel caso, non faresti di certo un monologo di cinque minuti. Non farlo neanche nella tua mail.

Non sei sicuro se dovresti presentarti? Magari hai già contattato il destinatario, ma non sei sicuro che si ricordi di te? Puoi sempre aggiungere le tue credenziali nella firma in calce alla mail. Questa è una soluzione ideale perché:

  • Mantiene il corpo della mail il più corto possibile.
  • Riduce il rischio di fraintendimenti. Presentarti nuovamente a qualcuno che ti conosce già può risultare scortese. Se il destinatario non è sicuro/a di conoscerti, può sempre controllare le credenziali nella firma.

E parlando di firme, assicurati di averne una. È un modo per condividere informazioni fondamentali per ogni mail. Ma includendole nella firma, ridurrai la lunghezza delle tue mail.

La tua firma dovrebbe includere:

  • Il tuo nome,
  • Il tuo titolo professionale,
  • Un link al tuo sito.

Se vuoi puoi anche includere links ai tuoi account social, e un breve elevator pitch di una frase su come aiuti le persone.

Limitati a cinque frasi

In ogni email che scrivi, dovresti usare un numero di frasi sufficiente per dire ciò che ti serve, e non di più. Un esercizio utile in questo caso è quello di limitarti a cinque frasi.

L'imprenditore Guy Kawasaki spiega:

Meno di cinque frasi è spesso interpretato come brusco e maleducato, mentre più di cinque frasi è uno spreco di tempo.

Ci saranno casi in cui sarà impossibile ridurre la mail a cinque frasi. Ma nella maggior parte dei casi, cinque frasi bastano.

Adotta la disciplina delle cinque frasi e ti ritroverai a scrivere email in modo molto più rapido. E riceverai anche più risposte.

Non sei sicuro che scrivere una mail in cinque frasi sia possibile? Continua a leggere...

Segui una struttura standard

Qual è la chiave per scrivere email brevi? Utilizzare una struttura standard. Ovvero, un modello che puoi seguire per ogni mail che scrivi.

Insieme a mantenere le tue email brevi, seguire una struttura standard ti aiuta a scrivere velocemente.

Col tempo sarai in grado di sviluppare una struttura che funziona perfettamente per te. Ecco una struttura semplice per cominciare:

  • Saluti
  • Complimento
  • La ragione per cui scrivi
  • Una richiesta di azione
  • Un messaggio di chiusura
  • Firma

Approfondiamo ora ciascuno di questi punti.

Saluti. Questa è la prima riga della mail. Caro/a [Nome] è un saluto tipico.

Complimento. Quando stai scrivendo a qualcuno per la prima volta, un complimento è un ottimo modo per cominciare. Un complimento ben scritto funziona anche da introduzione. Ad esempio:

  • "Ho apprezzato molto la tua presentazione su [argomento] il [data]."
  • "Il tuo post su [argomento] mi è stato molto d'aiuto."
  • "Mi ha fatto piacere incontrarti a [evento]."

Se stai scrivendo a qualcuno che conosci, puoi ricorrere ad altre amenità. Per amenità intendiamo tipicamente qualcosa come "Spero tu stia bene" o simili. Oppure puoi ringraziare per l'aiuto o le informazioni fornite in una mail precedente.

Come spiegato da Vinay Patankar nel blog Abstract Living:

Dovresti SEMPRE aggiungere un'amenità dopo il tuo saluto. OGNI VOLTA senza eccezione. Mettitelo bene in testa fino a che non ti verrà automatico. Non c'è ragione per cui la tua email non dovrebbe contenerne una... Non hai mai niente da perdere se aggiungi un'amenità, renderai le persone più inclini a leggere il resto della mail, placherai le critiche, e susciterai emozioni positive. La maggior parte dei destinatari la ignorerà, ma vale decisamente quei due secondi del tuo tempo che richiede.

La ragione per cui scrivi. In questa sezione dirai, "Ti scrivo per chiederti..." oppure "Mi chiedevo se puoi aiutarmi a..." A volte ti serviranno due frasi per spiegare le ragioni per cui scrivi.

Una richiesta di azione. Non presumere che una volta che hai spiegato perché stai scrivendo, il/la destinatario/a saprà cosa fare. Fornisci istruzioni precise. Per esempio:

  • "Puoi mandarmi quei file entro Giovedì?"
  • "Puoi scriverlo entro due settimane?"
  • "Per favore, scrivi a James per farglielo sapere, e fammi sapere quando gli hai scritto."

Strutturare la tua richiesta come una domanda è un modo per incoraggiare la risposta. In alternativa, puoi dire "Fammi sapere quando hai fatto" o "Fammi sapere se per te va bene".

Messaggio di chiusura. Prima di completare la mail, includi una chiusura. Questa ha lo scopo di reiterare la tua richiesta, e di suscitare un'emozione positiva.

Esempi di messaggi di chiusura efficaci:

  • "Grazie per il tuo aiuto."
  • "Sei d'accordo?"
  • "Attendo di sapere cosa ne pensi."
  • "Se hai qualche domanda fammi sapere."

Chiusura. Può essere "A presto", "Grazie", "Cordiali saluti" eccetera. Fai sempre seguire alla chiusura il tuo nome.

Usa parole, frasi e paragrafi brevi

Nel 1946, George Orwell consigliò agli scrittori di:

Non usare mai una parola lunga quando una parola corta è abbastanza.

Questo consiglio è ancora più attuale oggi, soprattutto quando si scrivono email.

Parole brevi significano rispetto per il tuo lettore. Utilizzare parole brevi significa esserti impegnato/a a rendere il tuo messaggio facile da capire.

Lo stesso è vero per frasi e paragrafi brevi. Evita grandi blocchi di testo se vuoi che la tua mail sia chiara e facile da capire. Questo ci porta a un'altra delle regole per la scrittura di George Orwell, che può aiutarti a mantenere le tue frasi il più corte possibile:

Se ti è possibile rimuovere una parola, rimuovila sempre.

Dopo aver seguito la tua struttura standard, abbrevia ogni frase più che puoi.

Usa la forma attiva

Di nuovo George Orwell:

Non usare mai la forma passiva quando puoi usare quella attiva.

Nella scrittura ci sono due voci, attiva e passiva.

Ecco una frase in forma attiva:

Io lancio la palla.

Ed ecco la stessa frase in forma passiva:

La palla è lanciata [da me].

La voce attiva è più facile da leggere. Inoltre, dà un senso di azione e di responsabilità. Questo perché nella forma attiva la frase si focalizza sul soggetto che compie l'azione. Mentre nella forma passiva, le frasi si concentrano sull'oggetto che subisce l'azione. Nella forma passiva, sembra quasi che le cose capitino da sole. Nella forma attiva, le cose capitano solo quando le persone agiscono.

Rileggi la tua email

Il filosofo francese Blaise Pascal disse una volta:

Se avessi avuto più tempo, ti avrei scritto una lettera più breve.

In altre parole, scrivere email brevi può essere più difficile che scrivere email lunghe.

Parte del lavoro necessario per scrivere email brevi è un'attenta rilettura. Leggi la tua mail ad alta voce, facendo attenzione a errori di grammatica e di lessico. Chiediti:

  • É chiaro quello che sto chiedendo?
  • C'è spazio per possibili fraintendimenti?
  • Come mi suonerebbe questa mail se fossi io a riceverla?

Elimina parole, frasi e paragrafi superflui.

Ricordati, non hai più quindici anni

Se vuoi esprimere la tua personalità nella tua mail, lascia che questa traspaia dal tuo stile. Non usare emoticons, abbreviazioni da chat (come LOL), o caratteri e sfondi colorati. Questi magari erano elementi imprescindibili delle mail che mandavi da adolescente, ma in un contesto lavorativo sono spesso inappropriate.

L'unico caso in cui è appropriato usare emoticons o abbreviazioni è quando stai copiando il linguaggio che la persona a cui stai scrivendo usa nelle sue mail.

Scrivi come parli

L'email è un mezzo di comunicazione molto più informale di una lettera o persino di una telefonata. Scrivere in tono colloquiale ti consente di presentarti come piacevole e amichevole. E ti aiuta a mantenere le tue email brevi. Dopotutto, chi di noi quando parla usa lunghi paragrafi?

In più, accertati che le tue email riflettano chi sei realmente. Non scrivere in una mail qualcosa che non diresti a una persona se ce l'avessi di fronte. E ricordati di usare buone maniere. "Per favore" e "Grazie" aiutano molto.

Ora tocca a te

Quali sono i tuoi consigli principali per scrivere email chiare e professionali? Faccelo sapere nei commenti qui sotto.

E se ti occupi di campagne di email marketing, dai un'occhiata ai nostri Template per Newsletters di qualità, disponibili sul nostro marketplace ThemeForest. Uno di questi templates professionali potrebbe essere proprio quello che ti serve per il tuo prossimo progetto.

Risorse

Credits: Eye realizzato da Sergi Delgado su The Noun Project.

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