Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Writing

Cum să Scrii E-mailuri Clare și Profesionale

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
The Downton Abbey Guide to Email Etiquette
How to Write Emails That People Read and Take Action On

Romanian (Română) translation by SegenVic (you can also view the original English article)

E-mailul este metoda principală de comunicare pentru majoritatea dintre noi. E-mailul este grozav deoarece nu trebuie să fii disponibil în acelaşi timp ca partenerul tau de conversaţie pentru a comunica. Ni se permite să continuăm proiectele la care lucrăm atunci când colegii noştri sunt indisponibili sau în cealaltă parte a lumii.

Există însă o problemă: majoritatea dintre noi este copleşită de numărul de e-mailuri primit. O persoană care se folosește de email pentru afaceri, primeşte peste 100 de emailuri pe zi, potrivit unui raport publicat de grupul Radicati.

Mai mult de atât, emailurile sunt foarte frecvent neînțelese. Un studiu recent al Sendmail a constatat că 64 % dintre oameni au trimis sau primit un e-mail care a provocat neintenţionat furie sau confuzie.

Din cauza volumului de e-mailuri pe care le trimitem şi primim, şi pentru că e-mailurile sunt adesea interpretate greşit, este important să scriem e-mailuri în mod clar şi concis.

Redactarea e-mailurilor care sunt scurte si la punct va reduce timpul petrecut pe e-mail și vă va face mai productiv. Menținând email-urile scurte, probabil veţi petrece mai puţin timp cu acestea și mai mult timp pe alte sarcini. Acestea fiind spuse, scrisul în mod clar este o abilitate. La fel ca orice altă abilitate, va trebui să lucrați la ea. Pentru început, trebuie știut faptul că redactarea unui e-mail scurt poate dura la fel de mult ca redactarea unuia lung. Însă chiar dacă acesta este cazul, vă veţi ajuta colegii, clienți sau angajaţii sa fie mai productivi, pentru că veți adăuga mai puţină dezordine în inbox-ul lor, ceea ce va face mai uşor pentru ei să răspundă.

Prin redactarea clară, veţi deveni cunoscut ca cineva care știe ceea ce el sau ea vrea şi care își duce sarcinile până la final. Ambele sunt indicatori buni pentru perspectivele în cariera dumneavoastră.

Așadar, de ce avem nevoie pentru a scrie e-mailuri clare, concise şi profesionale?

Înainte de a răspunde: dacă în plus faţă de scris e-mailuri de afaceri zi de zi, lucrați  pe e-mail la campanii de marketing prin e-mail, atunci verificați şabloanele noastre profesionale de E-mailuri pentru Buletine Informative.

Acum să trecem la detaliile scrierii unui e-mail profesional.

Cunoaște-ți Scopul

E-mailurile clare au întotdeauna un scop clar.

Ori de câte ori vă așezați pentru a scrie un e-mail, alocați-vă câteva secunde să vă întrebați: "De ce îl trimit? Ce am nevoie de la destinatar?"

În cazul în care nu știți cum să răspundeți la aceste întrebări, atunci nu ar trebui să trimiteți acest e-mail. Scrierea e-mailurilor fără să ştiți de ce aveţi nevoie, este o pierdere de timp atât pentru dumneavoastră cât și pentru destinatar şi vă va veni greu să vă exprimați clar şi concis.

Acum este de asemenea un moment bun să te întrebi: "Este acest e-mail cu adevărat necesar?" Din nou, doar trimiterea de emailuri care sunt absolut necesare arată respect pentru persoana căruia îi scrieți.

Utilizați Regula "Un Singur Lucru"

E-mailurile nu sunt la ca întâlnirile de afaceri. La întâlnirile de afaceri, cu cât sunt discutate mai multe subiecte, cu atât este mai productivă întâlnirea.

În e-mailuri, este exact invers. Cu cât includeţi mai puțin în email-uri, cu atât e mai bine.

Din acest motiv este o idee bună să practicați regula "un singur subiect". Faceți din fiecare e-mail pe care îl trimiteți să fie despre un singur subiect. În cazul în care aveţi nevoie de a comunica despre un alt proiect, scrieţi un alt e-mail.

Practică Empatie

Empatia este abilitatea de a vedea lumea prin ochii altei persoane. Când faceţi acest lucru, veţi înţelege gândurile şi sentimentele lor.

Atunci când scrieți e-mailuri,  gândiți-vă  la cuvintele dumneavoastră din punctul de vedere al cititorului.  În rest, puneți-vă următoarele întrebări:

  • Cum s-ar interpreta această propoziție, când cineva ar citi-o?
  • Cum m-ar face pe mine să mă simt dacă aș primi-o?

Empatia este un truc simplu pentru modul în care scrii. Însă când te gândești la alte persoane vei transforma modul în care aceștia îți răspund.

Iată un mod empatic de a privi lumea pentru a vă ajuta să începeţi. Majoritatea oamenilor:

  • Sunt ocupați. Nu au timp să ghicească ce dorești și ar dori să fie capabili să citească și să răspundă la email-ul dumneavoastră rapid.
  • Apreciază un compliment.  În cazul în care puteți spune ceva pozitiv despre interlocutori sau despre munca lor, făceți-o. Cuvintele tale nu vor fi de prisos.
  • Le place să li se mulțumească. Dacă destinatarul v-a ajutat în orice fel, nu uitaţi să mulţumiţi . Trebuie să faceţi acest lucru chiar şi atunci când este meseria lor de a vă ajuta.

Într-un moment, ne vom uita la cum poţi încorpora complimente şi mulţumiri în structura oricărui e-mail.

Păstraţi Introducerile Scurte

Atunci când trimiteți email-uri cuiva pentru prima dată, trebuie să informați destinatarul cine sunteți.  Puteți face asta, de obicei, într-o singură propoziție. De exemplu: "A fost grozav să ne întâlnim la [evenimentul X]."

O modalitate de a menține introducerile scurte este să le scrieți ca și cum v-ați întâlni față în față. Nu ați ține un monolog de cinci minute la întâlnirea cu cineva în persoană. Deci nu o faceți nici în e-mail.

Nu sunteţi sigur dacă este nevoie de o introducere? Poate că ați contactat destinatarului înainte, dar nu sunteți sigur dacă își amintește de dumneavoastră. Puteți să vă identificați la finalul e-mailului. Acest lucru este ideal pentru că:

  • Veți menține e-mailul cât se poate de succint.
  • Se evită neînţelegeri. Dacă vă prezentați din nou e posibil să pară nepoliticos. În cazul în care destinatarul nu este sigur dacă vă cunoaşte,  atunci poate să verifice cine sunteți la finalul e-mailului.

Apropo de semnătura de la final, asiguraţi-vă că aţi creat una. Este o modalitate de prescurtare a informațiilor despre dumneavoastră care ar trebui să fie inclusă în orice e-mail. Punând aceste informații în semnătura dumneavoastră, veți menține email-urile scurte.

Semnătura dumneavoastră trebuie să includă:

  • Numele dumneavoastră
  • Funcția dumneavoastră.
  • Un link către site-ul dvs.

Opțional, ați putea include link-uri la conturile dvs. de socializare, precum și o descriere scurtă despe cum ajutați oamenii.

Limitați-vă la cinci propoziții

În fiecare e-mail pe care îl scrieți, trebuie să utilizați atâtea propoziții cât să comunicați ce aveți nevoie și nimic mai mult. Un obicei util aici este de a te limita la cinci propoziţii.

Antreprenorul Guy Kawasaki explică:

Mai puţin de cinci propoziţii este abrupt şi nepoliticos iar mai mult de cinci propoziţii iroseşte timp.

Vor fi cazuri când va fi imposibil să menţineţi un email la cinci propoziţii. Însă în majoritatea cazurilor, cinci propoziţii sunt suficiente.

Adoptaţi disciplina de cinci propoziţii şi veţi începe să scrieți e-mailuri mult mai rapid. Veţi obţine, de asemenea, mult mai multe răspunsuri.

Nu sunteți sigur dacă redactarea unui e-mail în cinci propoziţii este posibilă? Atunci continuați să citiți

Rămâneți la o Structură Standard

Care este cheia pentru menținerea scurtă a email-urilor? Folosind o structura standard. Acesta este un șablon pe care să îl folosiți pentru fiecare e-mail.

Urmând o structură standard vă va ajuta atât la păstrarea email-urilor scurte cât și la redactarea mai rapidă a acestora.

În timp, veți dezvolta o structură proprie care funcționează cel mai bine în situația dvs. Iată o structură simplă pentru început:

  • salutarea
  • un compliment sau o lingușire
  • motivul trimiterii email-ului
  • îndemnarea la o acţiune
  • o formulă de încheiere
  • semnătura

Să ne uităm la fiecare dintre acestea mai profund.

Salutarea. Aceasta va fi în primul rând din e-mail. "Salut, [Prenume]" este un mesaj de salut comun.

Un compliment sau o lingușire Atunci când scrieţi cuiva un email pentru prima dată, un compliment este un mod excelent de a începe . Un compliment scris în mod adecvat poate servi și ca o introducere. De exemplu:

  •  "Mi-a plăcut prezentarea dvs. despre [subiect] din [data]."
  •  "Consider postarea despre [subiect] de pe blog-ul dvs. a fi foarte utilă și mi-a fost de mare ajutor.
  • "A fost o placere să vă cunosc la [eveniment]."

Dacă scrieţi cuiva pe care cunoaşteţi, atunci folosiţi o linguşire. O lingușire este de obicei o variație a lui "Sper că ești bine." În mod alternativ, puteți să le mulțumiți pentru că v-au ajutat anterior cu ceva sau pentru informații pe care le-au trimis într-un e-mail anterior.

Vinay Patankar a explicat pe blog-ul Abstract Living:

Ar trebui ca ÎNTOTDEAUNA să continuați cu un compliment după mesajul de întâmpinare. Întotdeauna fără excepţie. Fixează-ți acest obicei în degete pentru că trebuie să îți vină natural la fiecare e-mail pe care l-ai scrie. Nu există niciun motiv pentru care n-ai scrie un compliment în orice e-mail. Nu aveți nimic de pierdut prin adăugarea unui compliment. Îi va face pe oameni mai tentați să citească restul email-ului, va înduioșa criticii, și va emoționa pozitiv pe câțiva. Cei mai mulți pur și simplu vor ignora, dar pentru două secunde din timpul tău, cu siguranță se merită.

Motivul trimiterii email-ului. În această secțiune spui, "Vă scriu acest email pentru a întreba despre..." sau "Voiam să vă întreb dacă ați putea să mă ajutați cu..." Veți avea uneori nevoie de două propoziții să explicați motivele email-ului.

Îndemnare la acțiune. După ce le-ați explicat motivul pentru scrierea email-ului, să nu presupuneți că destinatarul va ști ce să facă. Oferă instrucțiuni specifice. De exemplu:

  • "Ați putea să îmi trimiteți acele fișiere până joi?"
  • "Ați putea să îmi scrieți în următoarele două săptămâni?"
  • "Vă rog să îi scrieți lui James despre acest lucru, și să-mi spuneți când ați făcut-o."

Structurarea cererii tale ca o întrebare încurajează destinatarul să răspundă. Alternativ, puteţi utiliza replica "să-mi spuneţi când aţi făcut asta" sau "să-mi spuneţi dacă asta e bine cu tine."

Încheiere. Înainte de a încheia e-mailul, asigurați-vă că ați inclus o replică de încheiere. Aceasta are scopul dublu de reiterarea îndemnării la acțiune  și de a face destinatarul să se simtă bine.

Exemple de replici de încheiere includ printre altele:

  • "Vă mulţumesc pentru tot ajutorul dvs. "
  • "Aceasta sună bine?"
  • "Aştept cu nerăbdare să aud ceea ce credeti."
  • "Spuneţi-mi dacă aveţi orice întrebare."

Formula de final. Această poate fi  "Cu respect," "Cu stimă ," "Toate cele bune," sau "Mulțumesc." Mereu urmează numele dvs.

Folosește Cuvinte Scurte, Propoziții și Paragrafe

În1946, George Orwell a sfătuit scriitori să:

Nu folosiți niciodată un cuvânt lung în situația în care puteți folosi unul scurt.

Acest sfat este mai relevant astăzi, mai ales atunci când scriem e-mailuri.

Cuvinte scurte arată respect față de cititor. Folosind cuvinte scurte, veți îndeplini scopul de a vă face mesajul ușor de înțeles.

Acelaşi lucru este valabil şi pentru propoziţii scurte şi paragrafe. Evitați înșiruiri lungi de text dacă doriți ca email-ul să fie clar și ușor de înțeles. Acest lucru ne duce la altă regulă a lui George Orwell, care vă poate ajuta să mențineți propozițiile cât mai scurte:

În cazul în care este posibil să scoateți un cuvânt, întotdeauna să o faceți.

Odată ce ați structurat email-ul dvs. standard, scoateți orice propoziție ca să scurtați textul cât de mult posibil.

Utilizați Diateza Activă

George Orwell din nou:

Nu folosiţi niciodată diateza pasivă în cazul în care aveţi posibilitatea să utilizaţi diateza activă.

În scris există două tipuri de diateză, active şi pasive.

Iată o propoziţie în diateza activă:

Arunc mingea.

Şi aici este aceeaşi propoziţie la diateza pasivă:

Mingea este aruncată [de mine].

Diateza activa este mai uşor de citit. Se încurajează de asemenea acțiune și responsabilitate. Acesta este cazul deoarece în vocea activă, propoziţiile se concentrează pe persoana care acţionează. La diateza pasivă, propoziţiile se concentrează pe obiectul pe care se acţionează. La diateza pasivă, poate părea că lucrurile se întâmplă de la sine. Cu diateza activă, acțiunea se intamplă numai atunci când oamenii se implică.

Recitește Email-ul

Filozoful francez Blaise Pascal a spus:

Dacă aș fi avut mai mult timp, ți-aș fi scris o scrisoare mai scurtă.

Cu alte cuvinte, scrierea emailuri-lor scurte poate fi mai dificil decat scrierea celor lungi.

Parte din munca grea de a scrie e-mailuri scurte constă în recitirea atentă. Citește email-ul cu voce tare, pentru a verifica punctuația și pentru a corecta greșeli gramaticale. Întreabă-te:

  • Este cererea mea clară?
  • Ar putea exista neînţelegeri?
  • Cum aș recepționa mesajul dacă aș fi eu destinatarul?

Șterge orice cuvânt, propoziție sau paragraf inutil pe măsură ce recitiți.

Amintiţi-vă, Nu Mai Aveţi Cincisprezece Ani

Dacă doriți să vă arătați personalitatea în email, lăsati acest aspect să reiasă subtil prin stilul dvs de scris. Nu utilizaţi emoticon-uri, abrevieri de chat (cum ar fi LOL), sau fonturi şi fundaluri colorate. În timp ce acestea ar fi fost importante în email pe timpul adolescenţei, ele sunt rareori adecvate într-un context profesional.

Singura situație când este potrivit să utilizați emoticoane sau abrevieri de chat este atunci când oglindiți stilul interlocutorului.

Scrieţi Cum Vorbiţi

Email-ul este un mod de comunicare mai puțin formal decât scrierea unei scrisori sau chiar decât un apel telefonic. Scrierea în felul în care vorbiți vă va face să păreți mai plăcut și mai prietenos. De asemenea, vă ajută să păstraţi email-ul scurt. La urma urmei, puțini dintre noi vorbesc în paragrafe lungi..

În plus, asigurați-vă e-mailurile dvs reflectă cine sunteți în lumea reală. În cazul în care nu i-ați spune unei persoane ceva față în față, nu i-o spuneți într-un email. Şi nu uitaţi de maniere. "Vă rog" și "Mulțumesc" au un efect puternic.

Acum e rândul tău

Care sunt sfaturile dvs pentru a scrie e-mailuri clar şi profesional? Scrieţi în comentariile de mai jos.

Și în cazul în care lucrați la campanii de marketing prin e-mail, atunci verificați Șabloanele noastre de Email-uri pentru Buletine Informative de înaltă calitate. Acestea sunt disponibile la piață noastră ThemeForest. Una dintre aceste șabloane profesionale poate fi ceea ce vă trebuie la următorul proiect.

Resurse

Grafic: Ochi creat de Sergi Delgado pentru proiectul Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.