Como Escrever Emails Claros e Profissionais

O Email é a ferramenta de comunicação de escolha da maioria de nós. Emails são ótimos porque você não tem que estar disponível ao mesmo tempo que seu parceiro de conversa para se comunicar. Ele nos permite manter nossos projetos em movimento quando nossos colegas de trabalho não estão disponíveis do outro lado do mundo.

Há um problema: a maioria de nós está se afogando em emails. A média das pessoas que usam email para negócios é que enviem e recebam cerca de 100 emails por dia, de acordo com um relatório publicado pelo Grupo Radicati.

E ainda por cima, emails são muito facilmente incompreendidos. Um estudo recente pela Sendmail descobriu que 64% das pessoas que enviaram ou receberam emails que causaram raiva ou confusão não intencionais.

Por causa do volume de emails que nós enviamos e recebemos, e porque os emails são muitas vezes mal interpretados, é importante escrever emails claros e consisos.

Escrever emails que são curtos e diretos ao ponto vão reduzir o tempo que você passa no email e tornar você mais produtivo. Mantendo seus emails curtos, você vai passar menos tempo no email e mais tempo em outro trabalho. Dito isso, escrever claramente é uma habilidade. Como todas as habilidades, tem que ser trabalhada. Para começar, pode ser que demore tanto tempo para escrever emails curtos quanto para escrever os longos. Entretanto, mesmo nesse caso, você ajudará seu colegas de trabalho, clientes, empregados a serem mais produtivos porque você estará atravancando menos as caixas postais deles, fazendo com que fique mais fácil para eles responderem a você.

Escrevendo claramente, você se torna conhecido como aquele que sabe o que ele ou ela quer e quem faz as coisas acontecerem. Ambos são bons para suas perspectivas de carreira.

Então o que é preciso para escrever emails claros, concisos e profissionais?

Antes de responder a isso: Se em adição a escrever emails de negócios diariamente, você também trabalha em campanhas de email marketing,  então navegue pelos nosso Modelos de Boletins Informativos por Email profissionais.

Agora vamos entrar em detalhes em como escrever um email profissional.

Conheça seu Propósito

Emails claros sempre tem um propósito claro

Sempre que sentar para escrever um email, tire uns segundos para perguntar a si mesmo: "Porque eu estou enviando isso?" "O que eu preciso do destinatário?"

Se você não pode responder a essas questões, então você não deveria enviar o email. Escrever o email sem saber o que você precisa desperdiça seu tempo e o do destinatário e significa que você lutar para se expressar de forma clara e concisa.

Esse é um bom momento para perguntar a você mesmo: " Esse email é realmente necessário?" Novamente, apenas quando se envia emails que são absolutamente necessários é que se mostra respeito pela pessoa a quem estamos enviando.

Use a Regra da "Uma Coisa"

Emails não são a mesma coisa que reuniões de negócios. Com reuniões de negócios, quanto mais itens da agenda você trabalhar, mais produtiva é a reunião.

Com emails, o oposto é verdade. Quanto menos você incluir em um email, melhor.

É por isso que é uma boa ideia praticar a regra da "uma coisa". Faça cada email que você envia apenas sobre uma coisa. Se você precisa se comunicar sobre outro projeto, escreva outro email.

Pratique Empatia

Empatia é a habilidade de ver o mundo pelos olhos das outras pessoas. Quando você fizer isso, você entenderá seus  pensamentos e sentimentos.

Quando você escreve emails, pense nas palavras sob o ponto de vista do leitor. A cada coisa que escrever, pergunte a você mesmo:

• Como eu interpretaria essa sentença, se eu fosse alguém lendo?
• Como isso faria eu me sentir se fosse eu a receber isso?

esse é um simples aprimoramento ao jeito como você escreve. Todavia, pensar como outra pessoa vai transformar a maneira como eles te respondem.

Aqui está uma maneira enpática de olhar o mundo, para ajudá-lo a começar. A maioria das pessoas:

• São ocupadas. Elas não tem tempo para advinhar o que você quer, e elas gostariam de serem capazes de  ler e responder o seu email de forma rápida.
• Aprecie um elogio. Se você puder dizer algo positivo sobre elas ou sobre o trabalho delas, diga.  Suas palavras não são desperdiçadas.
• Goste de agradecer. Se o destinatário te ajudou de alguma maneira, lembre de dizer obrigado. Você deve fazer isso mesmo que seja o trabalho deles te ajudar.

Em um momento, veremos como você pode incorporar elogios e agradecimentos a estrutura de cada email que enviar.

Faça Introduções Curtas

Quando você envia um email para alguém pela primeira vez, você precisa deixar o remetente saber quem você é. Normalmente você pode fazer isso em uma sentença. Por exemplo: "Foi ótimo conhecê-lo no [evento X]."

uma maneira de manter as introduções curtas é escrever como se você estivesse frente a frente. Você não faz um monólogo de cinco minutos quando está sendo apresentado a alguém em pessoa. Então não faça isso no email.

Não tem certeza de quando uma introdução é necessária? Talvez você já tenha contactado o destinatário antes, mas você não tem certeza se ele se lembrará de você. Você pode colocar suas credenciais na sua assinatura de email. Isso é o ideal porque:

• Deixa o corpo do email o mais curto possível.
• Evita mal entendidos. Se reapresentar a alguém que já te conhece pode parecer rude. Se ela não tem certeza de onde te conhece, entãovoce pode deixar ela verificar na sua assinatura.

Falando em assinaturas, tenha certeza de que você configurou uma. É uma maneira abreviada de compartilhar informação que você deve incluir em cada email. Colocando estas informações na sua assinatura, você mantém o corpo do seu email curto.

Sua assinatura deve incluir:

• Seu nome.
• O título do seu cargo.
• Um link para o seu website.

Como opção, você pode incluir links para suas contas de redes sociais, e uma frase suscinta e persuasiva sobre como você ajuda as pessoas

Limite-se a Cinco Frases

Em cada email que você escrever, você deve usar frases suficientes para dizer o que você quer e nada mais. Uma prática útil é você se limitar a cinco frases.

O empreendedor Guy Kawasak explica:

Menos de cinco frases é muitas vezes abrupto e rude, mais de cinco frases é uma perda de tempo.

Há vezes em que é impossível manter um email em cinco sentenças. Mas na maioria dos casos, cinco frases são suficientes.

Abrace a disciplina das cinco sentenças, e você se descobrirá escrevendo emails mais rapidamente. Você também conseguirá mais respostas.

Não tem certeza se é possível escrever um email em cinco sentenças? Então leia...

Se Atenha a uma Estrutura Padrão

Qual é a chave para manter seus emails curtos? Use uma estrutura padrão. Esse é o modelo que você seguirá em cada email que escrever.

Tanto quanto manter seus emails curtos, seguir uma estrutura padrão também vai ajudá-lo a escrever rápido.

Com o tempo você desenvolverá uma estrutura que servirá para você. Aqui está uma estrutura simples para você começar:

• Saudação
• um elogio ou gracejo
• a razão do seu email
• um apelo a ação
• mensagem de encerramento
• assinatura

Vamos olhar cada um deles a fundo.

Saudação. É a primeira linha do email. "Olá, [Primeiro Nome]" é uma saudação típica.

Elogio ou gracejo. Quando você envia o email a alguém pela primeira vez, um elogio é uma excelente abertura. Um elogio bem escrito também serve como introdução. Por exemplo:

• "Eu gostei de sua apresentação sobre [tópico] na [data]."
• "Eu achei sua postagem no blog sobre [tópico] muito útil."
• "Foi muito bom conhecê-lo no [evento]."

Se estiver escrevendo a alguém que já conheça, ao invés disso, use um comentário educado. Um comentário educado típico é uma variação de "Espero que esteja bem." Como alternativa, você pode agradecer por algo em que a pessoa ajudou com ou para informação que ela enviou em um email anterior.

Como Vinay Patankar do blog Abstract Living explica:

Você SEMPRE deve seguir com um comentário educado após a sua saudação. TODA VEZ sem falhar. Tenha isso arraigado nos seus dedos, de maneira que ele saia naturalmente em cada email que você escrever. Não há razão por que seu email não tenha sempre um comentário educado... Você não tem nada a perder colocando um comentário educado, e você fará com que as pessoas fiquem mais inclinadas a ler o resto do seu email, você suavizará a crítica, e atingira as emoções positivas de alguns. A maioria vai simplesmente ignorar isso, mas por dois segundos do seu tempo, isso definitivamente vale o preço.

A razão do seu email. Nessa sessão você diz, " eu estou enviando esse email para perguntar sobre...." ou "eu estava imaginando se você poderia me ajudar com..." Algumas vezes você precisará de duas frases para explicar suas razões para escrever.

Um chamado para ação. Após explicar usas razões para enviar o email, não presuma que o destinatário saberá o que fazer. Dê instruções específicas. Por exemplo:

• "Você pode me enviar esse arquivos até quinta-feira?"
• "Você pode escrever isso nas próximas duas semanas?"
• "Por favor escreva ao James sobre isso, e me informe quando você o fizer."

Estruturando o seu pedido como uma questão você encoraja o destinatário a responder. Como alternativa você pode usar a linha "Me avise quando você fizer isso" ou "deixe-me saber se está ok para você."

Fechamento. Antes de assinar seu email, tenha certeza de incluir uma linha de fechamento. Isso tem um duplo propósito, de reiterar seu chamado a ação, e de fazer o destinatário se sentir bem.

Exemplos de boas frases de fechamento incluem:

• "Obrigado por toda sua ajuda com isso."
• "Isso soa bem?"
• "Estou ansioso para ouvir o que você acha."
• "Deixe-me saber se você tiver qualquer dúvida."

Fechamento. Pode ser "Meus Cumprimentos," "Atenciosamente," "Tudo de Bom," ou "Obrigado." Você sempre deve colocar seu nome após o fechamento.

Use Palavras, Frases e Parágrafos Curtos

De volta a 1946, George Orwell aconselhava escritores a:

Nunca use uma palavra longa quando uma curta serve.

Esse conselho é ainda mais relevante hoje em dia, especialmente para escrever emails.

Palavras curtas mostram respeito com o leitor. Ao usar palavras curtas, você fez o difícil trabalho de tornar a sua mensagem fácil de entender.

O mesmo é verdade para frases curtas e parágrafos. Evite escrever grandes blocos de texto, se quiser que seu email seja claro e fácil de entender. Isso nos leva a outra regra do George Orwell para escrever,  que pode ajudá-lo a manter suas frases o mais curtas possíveis:

Se for possível cortar uma palavra, sempre corte ela fora.

Uma vez que você tenha seguido a estrutura padrão do email, apare cada frase para que possa ficar o mais curta possível.

Use Voz Ativa

George Orwell novamente:

Nunca use a voz passiva quando você pode usar a voz ativa.

Na escrita há dois tipos de vozes, a ativa e a passiva.

Aqui está uma frase na voz ativa:

Eu jogo a bola.

E aqui está a mesma sentença na voz passiva:

A bola é jogada [por mim].

A voz ativa é mais fácil de ler. Também é um incentivo a ação e responsabilidade. Isso porque na voz ativa, a sentença é focada na pessoa que faz a ação. Na voz passiva, o foco da sentença é o objeto que é afetado pela ação. Na voz passiva, pode parecer que as coisas acontecem por elas mesmas. Na voz ativa, as coisas só acontecem quando as pessoas fazem a ação.

Corrija seu Email

O filósofo francês Blaise Pascal disse uma vez:

Se eu tivesse mais tempo, teria escrito uma carta mais curta a você.

Em outras palavras, escrever emails curtos pode ser mais difícil do que escrever os longos.

Parte do trabalho difícil em escrever emails curtos é corrigir cuidadosamente. Ler seus emails permite que você verifique a ortografia e os erros de gramática. Pergunte a você mesmo:

• O meu pedido está claro?
• Pode haver algum mal entendido?
• Como isso soaria se eu fosse o destinatário?

Apague palavras desnecessárias, frases e parágrafos conforme vai corrigindo.

Lembre-se, Você Não Tem Mais Quinze Anos

Se você quer mostrar sua personalidade no seu emal, deixe ela brilhar através do seu estilo de escrita. Não use emoticons, abreviações de chat (como LOL), ou fontes coloridas e planos de fundo. Embora esses tenham sido parte integral dos seus emails durante os anos de adolescência, eles não são apropriados para um contexto profissional.

O único momento em que é apropriado usar emoticons ou abreviações de chats é quando você está espelhando a linguagem de email da pessoa para quem está escrevendo.

Escrever Como Se Fala

O email é um meio de comunicação menos formal que a carta, ou mesmo uma chamada telefônica. Escrever como se fala faz você se passar por agradável e amigável. Também ajuda a manter seus emails curtos. Além do mais, poucos de nós falam em parágrafos extensos.

Além disso, certifique-se de que seus emails reflitam que você é no mundo real. Se você não costuma dizer algo diante de uma pessoa, não diga por email. E lembre-se de cuidar dos seus modos. "Por favor" e "Obrigado" vão longe.

Agora É Com Você

Quais são suas dicas top para escrever emails claros e profissionais? Nos conte nos comentários abaixo.

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Fontes

Crédito Gráfico: Olho desenhado por Sergi Delgado do Projeto Noun.