Wie man ein gesundes Kleinunternehmen betreibt - mit einer monatlichen Checkliste

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Wenn Sie ein kleines Unternehmen betreiben, ist eines sicher: Sie werden nie genug zu tun haben.

Aber eine der Gefahren einer längeren To-Do-Liste ist, dass Sie am Ende Ihren Fokus verlieren können. Sie eilen jeden Tag herum, erledigen Aufgaben, aber sind das die richtigen Aufgaben? Haben Sie Prioritäten gesetzt, die wirklich zum langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens beitragen?

Eine nützliche Möglichkeit, sich von der täglichen Brandbekämpfung zurückzuziehen und sich auf den richtigen Weg zu bringen, ist die Durchführung einer monatlichen Geschäftsüberprüfung.

Aber was genau sollte diese Überprüfung beinhalten? Welches sind die Schlüsselbereiche, die Sie sich jeden Monat ansehen sollten, und welche Art von Fragen sollten Sie stellen? Das werden wir uns in diesem Tutorial ansehen. Ich werde jeden Schritt im Detail durchgehen, und ich habe auch eine kleine Checkliste für Kleinunternehmen als PDF zum Download bereitgestellt.

Monthly checklist for small businesses — Checkliste für die monatliche Überprüfung für kleine Unternehmen

1. Überprüfen Sie den Geschäftsplan

Jedes Unternehmen sollte einen Plan haben. Es muss kein formeller 30-seitiger Businessplan mit schlauen Diagrammen und Grafiken sein, aber es muss klar erklärt werden, was Ihr Unternehmen macht, wie es Kunden anzieht, welche Ziele Sie haben und wie Sie diese erreichen Tore.

Es gibt natürlich noch viel mehr als das - wenn Sie mehr Details wünschen, sehen Sie sich die folgenden Tutorials an:

Und wenn Sie gerade mit Ihrem Plan beginnen, finden Sie auf Envato Market auch einige nützliche Businessplan-Vorlagen.

Sobald Sie Ihren Plan erstellt haben, sollten Sie ihn jeden Monat überprüfen und Ihren Fortschritt messen. Einige Geschäftsinhaber schreiben einen Plan für einen bestimmten Zweck, wie das Sammeln von Geldmitteln, und lassen Sie es dann, um Staub in einem Regal zu sammeln. Aber um wirklich effektiv zu sein, muss es ein lebendiges Dokument sein.

Überprüfen Sie daher jeden Monat die langfristigen Ziele, die Sie für Ihr Unternehmen festgelegt haben, sowie weitere unmittelbare Ziele, die Sie festgelegt haben. Idealerweise sollten Sie Ihre langfristigen Ziele in Meilensteine zerlegen, die über immer kürzere Zeiträume zu erfüllen sind. Fünfjahresziele fließen also in Ihre dreijährigen, einjährigen und monatlichen Ziele ein.

Bewerten Sie jeden Monat Ihre Fortschritte anhand der wichtigsten Ziele in Ihrem Geschäftsplan und legen Sie dann neue Ziele für den kommenden Monat fest, die mit Ihrem Gesamtplan übereinstimmen.

Vergessen Sie auch nicht, den Plan als Ganzes neu zu bewerten. Fragen Sie sich, ob sich während des Monats etwas Wesentliches geändert hat. Müssen Sie die Richtung ändern oder etwas zu Ihrem Plan hinzufügen? Müssen sich Ihre Ziele ändern? Wie steht es mit Ihrem Gesamtwertversprechen? Ist etwas passiert, das bedeutet, dass Sie das ändern müssen?

Es kann eine Versuchung geben, sich an den Plan zu halten, egal, wie sich die Veränderung als Schwäche oder als Eingeständnis der Niederlage fühlen kann. Aber die besten Pläne sind fließend und werden aktualisiert, um sich ändernde Situationen zu berücksichtigen, also haben Sie keine Angst, Änderungen vorzunehmen, wann immer es notwendig ist. Wenn Sie regelmäßig über diese Dinge nachdenken, stellen Sie sicher, dass sie den ganzen Monat über im Kopf stehen.

2. Überprüfen Sie Ihren Cashflow

Wenn es um die Finanzen Ihres Unternehmens geht, ist der Cashflow der wichtigste Punkt, den Sie im Auge behalten sollten. Das gilt besonders für sehr kleine Unternehmen. Laut Dun & Bradstreet werden 90% der Ausfälle von Kleinunternehmen durch einen schlechten Cashflow verursacht.

Schließlich haben große Unternehmen möglicherweise große Reserven, und in einer Krise können sie in der Regel mehr Kredite aufnehmen oder Mittel auf andere Weise beschaffen. Aber kleine Unternehmen haben oft begrenzte Möglichkeiten. Wenn dir das Geld ausgeht, ist das Spiel vorbei, auch wenn du alles andere richtig machst.

Überprüfen Sie daher Ihren Cashflow monatlich und prognostizieren Sie ihn für den kommenden Monat, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu kurz kommen. Laut diesem Papier der Bank of America haben Unternehmen, die monatliche Cash-Flow-Planung betreiben, eine Überlebensrate von 80%, verglichen mit 36% für diejenigen, die nur einmal pro Jahr planen.

Um klar zu sein, Cash-Flow ist einfach der Fluss von Geld in und aus Ihrem Geschäft. Wenn Sie Geld von Kunden erhalten, ist das ein positiver Cashflow; Wenn Sie es in Form von Mieten, Gehältern, Lieferungen oder anderen Ausgaben auszahlen müssen, ist das ein negativer Cashflow.

Der Unterschied zwischen Cashflow und Gewinn besteht hauptsächlich im Timing. Denken Sie über Ihr persönliches Leben nach, um den Unterschied zu verstehen. Wenn Sie ein monatliches Gehalt von 3.000 US-Dollar erhalten und Miete und andere Ausgaben von 2.000 US-Dollar zahlen müssen, ist das ein netter Gewinn von 1.000 US-Dollar. Aber was passiert, wenn Ihre Miete fällig wird, bevor Ihr Gehalt auf Ihrem Bankkonto eintrifft? Du bist in Schwierigkeiten. Auch wenn Sie mehr verdienen, als Sie ausgeben, haben Sie eine Cash-Flow-Krise durchgemacht, und Ihr Vermieter wird wahrscheinlich nicht mitfühlen.

Das gleiche kann mit einem Geschäft passieren. In der Tat ist es noch wahrscheinlicher, weil Unternehmen oft im Voraus in Ausrüstung und Rohstoffe investieren müssen und regelmäßige Zahlungen für Miete und Personal leisten müssen, aber nur ein oder zwei Monate nach dem Versand einer Rechnung von den Kunden bezahlt werden können.

Analysieren Sie daher jeden Monat den Cashflow Ihres Unternehmens für den vorherigen Monat und prognostizieren Sie Ihren Cashflow für den kommenden Monat. Versuchen Sie, das Schlimmste zu planen, und wenn Sie potenzielle Krisen sehen, versuchen Sie, die Ausgaben zu verzögern oder die Zuflüsse zu beschleunigen.

Weitere Informationen zum effizienten Management des Cashflows, zur genauen Prognose und zu den Maßnahmen, die Sie ergreifen können, wenn etwas schief läuft, finden Sie im folgenden Tutorial:

Finanzen

So verwalten Sie den Cashflow effizienter

Andrew Blackman

3. Überprüfen Sie weitere wichtige Metriken

Wir leben im Zeitalter der Daten. Selbst wenn Sie ein kleines Unternehmen führen und nicht in komplexe "Big Data" - Lösungen investiert haben, stellt die Menge an Daten, die Ihnen sofort zur Verfügung stehen, wahrscheinlich eine Gefahr dar, auf die Geschäftsinhaber in früheren Generationen zugreifen konnten.

In einem solchen Kontext ist es nicht schwer, Daten zu finden, sondern zu entscheiden, auf was man sich konzentrieren soll. Am besten entscheiden Sie sich für wichtige Kennzahlen, die den Erfolg Ihres Unternehmens definieren.

Wenn Sie zum Beispiel daran interessiert sind, Ihre bestehenden Kunden zu behalten, können Sie Ihre monatliche Kündigungsrate verfolgen. Wenn Sie in Marketing-Bemühungen investieren, um neue Kunden zu erreichen und ihren Erfolg einschätzen zu wollen, können Sie Dinge wie die Kosten der Kundengewinnung oder den Lebenszeitwert eines Kunden betrachten. Wenn Sie in Ihren Produktionsprozessen effizienter werden wollen, prüfen Sie vielleicht Ihre Lagerumschläge oder Kapazitätsauslastung.

Wenn Sie nicht sicher sind, was diese Metriken sind oder wie sie berechnet werden, finden Sie Definitionen und Formeln für diese und viele andere in unserer Serie zu den wichtigsten Metriken, die jedes Unternehmen verfolgen sollte:

Unabhängig davon, für welche Kennzahlen Sie sich als relevant für Ihr Unternehmen entscheiden, finden Sie jeden Monat eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit, sie in einem Dashboard zur Überprüfung zusammenzustellen. Legen Sie dann einige Ziele fest, und dann können Sie jeden Monat Ihren Fortschritt mit diesen Zielen vergleichen und entscheiden, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, wenn Sie diese nicht erreichen.

4. Überprüfen Sie die Kundenbindung

Wie geht es Ihren Kunden? Was denken sie? Sind sie zufrieden mit dem Service, den Sie anbieten?

Wenn Sie auf diese Fragen keine unmittelbaren Antworten haben, verpassen Sie möglicherweise etwas Wichtiges. Schließlich nehmen sich viele Kunden nicht die Zeit, um Sie wissen zu lassen, dass sie unglücklich sind - sie gehen einfach woanders hin. Wenn Sie Probleme im Voraus erkennen können, haben Sie eine Chance, sie zu lösen und den Kunden zufrieden zu stellen. Sie können auch Chancen entdecken, wie zum Beispiel neue Dienstleistungen, die ein Kunde gerne anbieten würde. Du weißt nie, bis du fragst.

Natürlich muss ein Gleichgewicht gefunden werden. Sie möchten nicht wie jene Kellner sein, die Ihr Essen fünf Mal unterbrechen, um zu fragen, ob alles in Ordnung ist. Jeden Monat jeden Kunden zu erreichen, ist vielleicht zu viel. Aber wenn Sie 20 Großkunden haben, könnte es ein gutes Ziel sein, mit ein paar von ihnen jeden Monat einzuchecken und sicherzustellen, dass Sie mindestens einmal im Jahr mit jedem von ihnen Kontakt aufnehmen.

Wenn Sie eine größere Anzahl von Kunden haben, können Sie regelmäßige Umfragen senden. Weitere Informationen zum Entwerfen dieser Umfragen finden Sie in den folgenden Tutorials:

Unterschätzen Sie aber auch nicht die Attraktivität einer persönlichen E-Mail. Stellen Sie sich vor, wie Sie sich fühlen würden, wenn Sie eine echte E-Mail von Apple-Chef Tim Cook bekommen würden, einfach einchecken und fragen würden, ob Sie Feedback zu Ihrem iPhone hätten. Natürlich ist diese Art von Dingen nicht sehr skalierbar, aber es kann einige interessante Einblicke geben, Ihnen helfen, am Puls der Zeit zu bleiben und starke Beziehungen zu Kunden aufzubauen.

Überprüfen Sie daher jeden Monat Ihre Kundenbindung im vorherigen Zeitraum. Hast du deine Ziele erreicht, um deine Kunden zu erreichen? Hat der Prozess irgendwelche Probleme oder Möglichkeiten aufgedeckt? Welche Maßnahmen werden Sie als Reaktion ergreifen? Und was werden Sie tun, um im kommenden Monat mit Ihren Kunden zu interagieren?

5. Überprüfen Sie Ihre Marketing-Bemühungen

Nachdem wir unseren aktuellen Kundenstamm eingecheckt haben, ist es an der Zeit, auch neue Kunden zu erreichen. Ganz gleich, wie zufrieden Ihre bestehenden Kunden sind, es besteht immer die Möglichkeit, dass sie ihre Ausgaben einstellen oder reduzieren, auch wenn dies aus Gründen geschieht, die mit dem von Ihnen angebotenen Service nichts zu tun haben. Sie brauchen also ständig neue Kunden, um Ihr Geschäft zu erhalten, und Sie brauchen noch mehr, wenn Sie wachsen wollen.

Das bedeutet, dass Marketing ein konstanter Fokus sein muss, und es ist etwas, das Sie jeden Monat einchecken müssen. Was hast du getan, um das Wort rauszubekommen? Wie erfolgreich war es? Was hast du gelernt und was könntest du anders machen? Müssen Sie mehr in Ihre Marketingbemühungen investieren, entweder in Bezug auf Zeit oder Geld? Was werden Sie im kommenden Monat tun?

Weitere Informationen zur Gestaltung Ihrer Marketingpläne und zur Messung des Erfolgs Ihrer Bemühungen finden Sie unter:

6. Messen Sie die untere Linie

Natürlich ist das Endergebnis Ihres Unternehmens Gewinn. Unternehmen verkaufen Produkte oder Dienstleistungen für mehr als die Gesamtkosten ihrer Herstellung. Startups können für eine Weile überleben, ohne einen Gewinn zu machen, aber der Profit muss schließlich kommen.

Das letzte, was Sie jeden Monat tun müssen, ist, die Einnahmen, Ausgaben und Gewinne Ihres Unternehmens im Hinblick auf Ihre Ziele zu überprüfen. Wie bei den anderen Punkten, seien Sie ehrlich in Ihrer Einschätzung des Fortschritts und haben Sie keine Angst, Ihre Ziele bei Bedarf neu zu bewerten. Wenn Sie hinter dem zurückbleiben, was Sie für notwendig halten, sollten diese Informationen in Ihre anderen Ziele für das Unternehmen einfließen. Sie können beispielsweise Wege finden, um Kosten zu sparen, oder eine Marketingkampagne planen, um neue Geschäfte zu gewinnen.

Weitere Informationen zur Bewertung der Unternehmensbilanz finden Sie in den folgenden Lernprogrammen:

Nächste Schritte

So, jetzt haben Sie die wichtigsten Dinge gesehen, jeden Monat zu überprüfen, wie Sie Ihr kleines Unternehmen und seine Fortschritte überprüfen.

Als nächsten Schritt planen Sie jeden Monat die Zeit in Ihrem Kalender, um diesen Vorgang abzuschließen. Sobald Sie es in Gang gesetzt haben, sollte es nicht mehr lange dauern, jeden Monat die Checkliste für kleine Unternehmen durchzugehen und sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind. Aber es ist leicht, so etwas zu vergessen, also stellen Sie sicher, dass Sie einen wiederkehrenden Termin in Ihrem Kalender einrichten, und behalten Sie diesen Termin bei sich. Es macht Sinn, die Überprüfung am Ende jedes Monats zu machen und neue Ziele für den kommenden Monat festzulegen, aber natürlich könnte man das an jedem Tag tun, der für Sie sinnvoll ist. Wichtig ist, dass es sich um eine regelmäßige Verpflichtung handelt.

Bedenken Sie auch, dass diese Checkliste nur ein Ausgangspunkt ist. In diesem Lernprogramm haben wir die wichtigsten Elemente für ein kleines Unternehmen im Allgemeinen behandelt, aber Sie sollten jedoch einige Zeit damit verbringen, über Ihre eigene Firma und bestimmte Elemente nachzudenken

Wenn Sie beispielsweise viele Kundendaten verwalten, sollten Sie die Sicherheit dieser Daten jeden Monat überprüfen und sicherstellen, dass Sie die richtigen Maßnahmen getroffen haben, um die Sicherheit zu gewährleisten. Wenn Sie in einer sich schnell verändernden Branche arbeiten, in der das Training neuer Fähigkeiten oder Software wichtig ist, möchten Sie vielleicht den Umfang der Ausbildung, die Sie und Ihre Mitarbeiter absolviert haben, im Auge behalten.

Diese Dinge könnten leicht als Teil der allgemeinen Business-Plan-Überprüfung behandelt werden, aber ziehen Sie sie heraus, um als separates Element zu verfolgen, können Sie Ihren Fokus auf diese Elemente zu erhöhen und stellen Sie sicher, dass Sie sie ernst zu behandeln.

So, das war es! Ich hoffe, dass dieses Tutorial für Sie nützlich war, und wenn Sie weitere Vorschläge für Artikel haben, die Sie zu einer monatlichen Checkliste für kleine Unternehmen hinzufügen möchten, fügen Sie sie bitte in die Kommentare unten ein.