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Cómo Manejar un Negocio Pequeño Sano - Con una Lista de Chequeo de Revisión Mensual

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Spanish (Español) translation by Jorge Montoya (you can also view the original English article)

Cuando se maneja un pequeño negocio, una cosa es segura: usted nunca está corto de cosas por hacer.

Pero uno de los peligros de una larga lista de tareas es que usted puede terminar perdiendo su enfoque. Usted se apresura cada día a completar las tareas, pero ¿son las tareas correctas? ¿Ha priorizado las cosas que realmente contribuyen al éxito a largo plazo de su negocio?

Una forma útil de retroceder del día a día de apagando incendios y volver a ponerse sobre la ruta es realizar una revisión mensual del negocio.

Pero, ¿qué implicaría exactamente esa revisión? ¿Cuáles son las áreas clave que debe mirar cada mes, y qué tipo de preguntas debería usted hacer? Eso es lo que vamos a ver en este tutorial. Voy revisar cada paso en detalle, y también he proporcionado una lista de comprobación de pequeños negocios resumida como PDF para descargar.

Monthly checklist for small businesses
Lista de verificación mensual para pequeñas empresas

1. Revisar el Plan de Negocios

Cada empresa debería tener un plan. No tiene por qué ser un plan de negocios formal de 30 páginas con cuadros y gráficos atractivos, pero sí tiene que explicar claramente lo que hace su negocio, cómo atraerá clientes, qué metas tiene usted y cómo logrará esas metas.

Hay mucho más que eso, por supuesto - si quiere más detalles, eche un vistazo a los siguientes tutoriales:

Y si sólo está empezando con su plan, también puede encontrar algunas útiles plantillas de plan de negocios en Envato Market.

Una vez que tenga su plan establecido, lo más importante que puede hacer cada mes es revisarlo y medir su progreso.  Algunos propietarios de empresas escriben un plan para un propósito específico, como recaudar fondos, y luego lo dejan sobre un estante recogiendo polvo. Pero para ser verdaderamente eficaz, necesita ser un documento vivo.

Así que, cada mes, revise los objetivos a largo plazo que estableció para su negocio, así como cualquier objetivo más inmediato que usted haya fijado. Idealmente, usted debería fraccionar sus metas a largo plazo en hitos para ser completados en períodos de tiempo progresivamente más cortos. Así entonces, los objetivos de cinco años se ubican dentro de sus objetivos de tres años, un año y mensuales.

Cada mes, evalúe su progreso en relación con las metas más importantes de su plan de negocios y luego establezca nuevas metas para el próximo mes que estén alineadas con su plan general.

Además, no olvide reevaluar el plan como un todo. Pregúntese si algo sustancial ha cambiado durante el mes. ¿Necesita cambiar de dirección o agregar alguna cosa a su plan?  ¿Necesitan sus metas cambiar? ¿Qué tal su propuesta de valor global? ¿Ha ocurrido algo que signifique que usted necesita cambiar eso?

Puede haber una tentación de atenerse al plan, no importa qué - el cambio puede sentirse como una debilidad o una aceptación de la derrota. Pero los mejores planes son fluidos y se actualizan para dar cuenta de situaciones cambiantes, así que no tenga miedo de hacer cambios cuando sea necesario. Pensando acerca de estas cosas sobre una base regular también asegura que sean primordiales en su mente durante todo el mes.

2. Compruebe Su Flujo de Efectivo

Cuando se trata de las finanzas de su negocio, el flujo de caja es lo más importante que se debeseguir. Esto es especialmente cierto para las empresas muy pequeñas. Según Dun & Bradstreet, el 90% de los fracasos de las pequeñas empresas son causados ​​por un pobre flujo de caja.

Las grandes empresas, después de todo, pueden tener grandes reservas para sustentar, y en una crisis, por lo general piden prestado más o recaudan fondos de otras maneras. Pero las pequeñas empresas a menudo tienen opciones limitadas. Si usted se queda sin dinero, se acabó el juego, incluso si está haciendo bien todo lo demás.

Así que verifique su flujo de caja mensualmente y presupuéstelo para el mes que viene, para asegurarse de que no se quedará corto. De acuerdo con este documento del Banco de América, las empresas que hacen la planificación de flujo de efectivo mensual tienen una tasa de supervivencia del 80%, en comparación con el 36% para aquellas empresas que sólo planean una vez al año.

Para ser claros, el flujo de caja es simplemente el flujo de dinero dentro y fuera de su negocio. Cuando usted recibe dinero de clientes, ése es un flujo de liquidez positivo; cuando usted tiene que pagar algo en forma de alquiler, salarios, suministros u otros gastos, es un flujo de caja negativo.

La diferencia entre el flujo de caja y ganancia está en la toma de tiempo. Piense en su vida personal para entender la diferencia. Si obtiene un salario mensual de $3,000 y tienes que pagar alquiler y otros gastos de $2,000, eso es una buena ganancia de $ 1,000. Pero, ¿qué sucede si su renta llega antes de que su cheque de pago llegue a su cuenta bancaria? Usted está en problemas. A pesar de que está ganando más de lo que está gastando, ha entrado en una crisis de flujo de caja, y su propietario probablemente no será amable.

Lo mismo puede suceder con un negocio. De hecho, es aún más probable, porque las empresas a menudo tienen que hacer inversiones iniciales en equipos y materias primas y hacer pagos regulares de alquiler y personal, pero sólo reciben pagos de sus clientes un mes o dos después de enviar una factura.

Por lo tanto, cada mes, analice el flujo de caja de su empresa de el mes anterior y prevea su flujo de caja para el mes siguiente. Trate de planear para lo peor, y si ve que se avecinan crisis potenciales, trate de retrasar el gasto o acelerar las entradas.

Para obtener más información sobre cómo administrar eficazmente el flujo de caja, preverlo con precisión y sobre las medidas que puede tomar si las cosas van mal, consulte el siguiente tutorial:

3. Revise Otras Métricas Clave

Vivimos en la era de los datos. Incluso si gestiona una pequeña empresa y no ha invertido en soluciones complejas de "big data", la cantidad de datos disponibles al instante para usted probablemente hace ver minúsculo a lo que propietarios de negocios podrían tener acceso en generaciones anteriores.

En este contexto, lo difícil no es encontrar datos, sino decidir en qué enfocarse. Así que lo mejor que puede hacer es decidirse por algunas métricas clave que definen el éxito de su negocio.

Si está preocupado por retener a sus clientes existentes, por ejemplo, usted podría realizar un seguimiento de su tasa de cancelación mensual. Si está invirtiendo en esfuerzos de marketing para alcanzar nuevos clientes y desea evaluar su éxito, puede ver cosas como el Costo de Adquisición de Clientes o el Valor de por Vida de un Cliente. Si desea ser más eficiente en sus procesos de producción, tal vez deba revisar sus turnos de inventario o la utilización de capacidades.

Si no está seguro de cuáles son estas métricas o cómo calcularlas, puede encontrar definiciones y fórmulas para estas y muchas más en nuestra serie sobre las métricas clave que cada empresa debe controlar:

Cualquiera que sean las métricas que establezca como las más relevantes para su negocio, proporcione una forma rápida y sencilla de reunirlas en un panel de control para su revisión cada mes. Luego establezca algunos objetivos para que cada mes puede revisar su progreso en relación con esos objetivos y decidir las acciones que debe tomar si no los cumple.

4. Revise el Compromiso del Cliente

¿Cómo están sus clientes? ¿Qué están pensando? ¿Están satisfechos con el servicio que está proporcionando?

Si no tiene respuestas inmediatas a estas preguntas, puede estar perdiéndose de algo importante. Después de todo, muchos clientes no se toman el tiempo para hacerle saber que son infelices - simplemente van a otra parte. Si puede identificar los problemas de antemano, tiene la oportunidad de resolverlos y mantener al cliente feliz. También puede descubrir oportunidades, tales como nuevos servicios que a un cliente le encantaría que usted ofrezca. Usted nunca lo sabrá hasta que pregunte.

Por supuesto, hay un equilibrio que debe ser alcanzado. Usted no quiere ser como esos camareros que interrumpen su comida cinco veces para preguntar si todo está bien. Llegar a cada cliente cada mes puede ser demasiado e innecesario. Pero si usted tiene 20 clientes importantes, comprobar con un par de ellos cada mes podría ser una buena meta y aseguraría que usted hace contacto con cada uno de ellos por lo menos una vez al año.

Si usted tiene una base de clientes masiva, puede enviar encuestas periódicas - para más información sobre el diseño de estas encuestas, consulte estos tutoriales:

Pero no subestime el atractivo de un correo electrónico personal tampoco. Imagine cómo se sentiría si recibiera un correo electrónico genuino del presidente de Apple, Tim Cook, solo comprobando y preguntando si tiene algún comentario sobre su iPhone. Claramente, ese tipo de cosas no es muy escalable, pero puede revelar algunas ideas interesantes, ayudarle a estar al tanto de lo que pasa y construir fuertes relaciones con los clientes.

Así que cada mes, revise su compromiso con el cliente durante el período anterior. ¿Alcanzó sus metas para llegar a sus clientes? ¿El proceso reveló algún problema o oportunidad? ¿Qué acciones tomará usted como respuesta? ¿Y qué va a hacer para comprometerse con sus clientes en el próximo mes?

5. Compruebe sus esfuerzos de marketing

Ahora que hemos revisado nuestra base de clientes actual, es momento de llegar a nuevos clientes también. No importa cuán felices sean sus clientes actuales, siempre hay la posibilidad de que detengan o reduzcan sus gastos, aunque sea por razones totalmente ajenas al servicio que usted ofrece. Por lo tanto necesitará un suministro constante de nuevos clientes para mantener su negocio y necesitará incluso más de ellos si usted desea crecer.

Eso significa que el mercadeo debe ser un foco constante y es algo que usted necesitará comprobar cada mes. ¿Qué has hecho para sacar la noticia? ¿Qué tan exitoso fue? ¿Qué aprendió y qué podría hacer de otra manera? ¿Necesita invertir más en sus esfuerzos de mercadeo, ya sea en términos de tiempo o dinero? ¿Qué se comprometerá a hacer el próximo mes?

Para más información sobre cómo diseñar sus planes de mercadeo y medir el éxito de sus esfuerzos, consulte:

6. Mida el Balance Final

Por supuesto, lo esencial de su negocio es la ganancia. Las empresas operan vendiendo productos o servicios por un valor superior al costo total de producirlos. Los nuevos emprendimientos pueden sobrevivir por un tiempo sin obtener ganancias, pero el beneficio tiene que llegar finalmente.

Así que lo último que debe hacer cada mes es comprobar los ingresos, los gastos y los beneficios de su empresa en comparación con sus objetivos. Al igual que con los otros temas, sea honesto en su evaluación del progreso, y no tenga miedo de volver a evaluar sus objetivos siempre que sea necesario. Si piensa que está fallando en lo que usted siente que necesita, esa información debe alimentar sus otros objetivos para el negocio - puede idear formas de reducir costos, por ejemplo, o planificar una campaña de marketing para ganar nuevos negocios.

Para obtener más información sobre la evaluación de los resultados esenciales de su empresa, consulte los siguientes tutoriales:

Pasos Siguientes

Así que ahora usted ha visto las cosas más importantes para comprobar cada mes a medida que revisa su pequeña empresa y su progreso.

El siguiente paso es programar el tiempo en su calendario cada mes para completar este proceso. Una vez que lo haya configurado, no debería tomar mucho tiempo revisar la lista de verificación de pequeñas empresas cada mes y asegurarse de que está en el camino correcto. Pero es fácil dejar que algo como esto se resbale, así que asegúrese de configurar una cita periódica en su calendario y de mantener esa cita consigo mismo. Tiene sentido hacer la revisión al final de cada mes y establecer nuevas metas para el próximo mes, pero por supuesto podría hacerlo en cualquier día que tenga sentido para usted. Lo importante es que sea un compromiso regular.

Además, recuerde que esta lista de verificación es sólo un punto de partida. En este tutorial, hemos cubierto los elementos más importantes para una pequeña empresa en general, pero debería dedicar algún tiempo pensando acerca de su propia empresa y acerca de cualquier elemento específico que desee controlar.

Si usted está a cargo de una gran cantidad de datos de clientes, por ejemplo, querrá revisar la seguridad de esos datos cada mes y asegurarse de que tiene las medidas adecuadas para mantenerlos seguros. Si usted trabaja en una industria que cambia rápidamente en la que la capacitación en nuevas habilidades o software es importante, querrá realizar un seguimiento de la cantidad de formación que usted y su personal han completado.

Estas cosas podrían ser tratadas con facilidad como parte de la revisión general del plan de negocios, pero sacarlas para realizar un seguimiento como un elemento independiente puede ayudar a aumentar su enfoque en esos elementos y asegurar de que los está tratando en seriamente.

¡Eso es todo! Espero que este tutorial haya sido útil para usted, y si tiene alguna otra sugerencia para agregar elementos a una lista de verificación mensual de revisión de pequeñas empresas, por favor hágalo en los comentarios a continuación.

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