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Cómo crear una factura en Excel rápidamente (a partir de una plantilla)

Read Time: 10 mins

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa (you can also view the original English article)

Como trabajadores autónomos creativos, puede ser fácil olvidar que estamos dirigiendo un negocio. Podemos enfocarnos tanto en la elaboración del video, sesión fotográfica o proyecto de diseño gráfico perfectos que nos olvidamos de cobrar y ganarnos la vida.

Uno de los detalles en los que quizá no pienses lo suficiente es la facturación. Una factura es un documento que envías a tus clientes como una solicitud formal de pago. Esta proporciona la documentación y el papeleo adecuados para notificarles que deben hacer un pago por tu arduo trabajo.

Una factura bien hecha verdaderamente agrega un toque de profesionalismo para los clientes. No es necesario ser una empresa o agencia importante para crear una factura profesional, y en este tutorial te mostraré cómo hacerlo.

Excel Invoicing IconExcel Invoicing IconExcel Invoicing Icon

¿Por qué utilizar hojas de cálculo para facturar?

Si bien las hojas de cálculo a menudo son usadas por profesionales financieros y contables, estas son útiles para prácticamente cualquier público. Puedes realizar cálculos y preparar la factura fácilmente usando una aplicación como Microsoft Excel.

La flexibilidad de las hojas de cálculo las hace adecuadas para una variedad de usos. Así es como puedes usar el libro de trabajo como tu solución de facturación todo en uno:

  • Captura los detalles del proyecto para los clientes en la primera pestaña del libro de trabajo, con detalles como tarifas, fechas de entrega e información de contacto del cliente.
  • Usa la segunda pestaña para hacer un seguimiento del estado de pago de las facturas, marcando las facturas a medida que se pagan.
  • Usa el resto de las hojas del libro de trabajo para las facturas reales que enviarás a los clientes.

Con el tiempo crearás un completo libro de trabajo de Excel en el que puedes monitorear el estado de la facturación de tu negocio. Las hojas de cálculo como esta son muy útiles cuando revisas el desempeño de tu negocio.

En este tutorial te guiaré a través del uso de Excel para la facturación. Haremos uso de una plantilla prediseñada para enfocarnos en la forma más rápida de crear facturas para un cliente de manera profesional.

Mira y aprende

En el screencast a continuación, te guiaré a través del uso de una plantilla de Excel para crear una factura atractiva rápidamente. Usaremos una plantilla de Envato Elements para crear una factura en Excel, y luego la guardaremos como PDF para entregársela a los clientes.

Sigue leyendo para obtener más información sobre las mejores prácticas para la facturación y las herramientas que puedes usar para ahorrar tiempo.

Uso de una plantilla de Excel de Envato Elements para crear facturas

A principios de 2017, Envato lanzó un servicio completamente nuevo que rápidamente se abrió camino hacia mi caja de herramientas creativas. Envato Elements es un servicio de descarga ilimitada por una tarifa plana.

Con frecuencia utilizo Elements para gráficos, fotografías de stock, presentaciones y más. Pero siempre me impresiona encontrar archivos de categorías menores como archivos de proyecto de Excel. Elements tiene muchos tipos de plantillas de facturas, incluyendo algunas que funcionan directamente en el interior de Microsoft Excel.

En este tutorial veremos el procedimiento para usar el proyecto Excel Invoice para crear una factura dentro de Microsoft Excel.

Invoicing with ElementsInvoicing with ElementsInvoicing with Elements
Usaremos el apropiadamente denominado proyecto Excel Invoice de GraphicArtist para crear una factura rápidamente utilizando solo Microsoft Excel.

Si diriges tu propio negocio, probablemente no te falten tareas pendientes. Una factura debería reflejar tu marca y tu negocio, pero eso no significa que tengas tiempo para diseñar una factura desde cero.

Por eso tiene sentido usar plantillas de Elements. Puedes tener más tiempo para trabajar en tu negocio y con tus clientes delegando el trabajo de diseño de las facturas. En lugar de crear una factura desde cero, lo mejor de ambos mundos es comenzar con un proyecto de Envato Elements y colocar tu propio logotipo y datos de contacto.

Aprendamos cómo personalizar esta plantilla para nuestro propio negocio.

1. Cómo personalizar la factura

Después de descargar el proyecto Excel Invoice, sigue adelante y abre el archivo zip. Podrás ver que incluye seis esquemas de color diferentes para comenzar. Te recomiendo elegir el esquema de color más cercano a los colores de tu propia marca como punto de partida.

Antes de que agreguemos contenido a la factura, aprendamos cómo personalizar el archivo de factura prefabricado.

1. Cambia el logotipo

El proyecto de factura tiene un logotipo marcador de posición integrado y es fácil sustituirlo por el tuyo.

Primero, comienza simplemente haciendo clic en el logotipo marcador de posición. Luego presiona la tecla Suprimir en tu teclado para borrarlo.

Logo Added Excel TutorialLogo Added Excel TutorialLogo Added Excel Tutorial
He colocado mi propio logotipo PNG transparente en el cuadro abierto.

Ahora agreguemos nuestro propio logotipo. Ve a la pestaña Insertar y elige Imágenes, luego navega a tu propio archivo de logotipo que está almacenado en tu computadora. Lo ideal sería que tu logotipo fuera un PNG transparente para que no veas los bordes ni el fondo cuando lo agregues.

2. Actualiza los detalles de contacto

Por encima de todo, es fundamental que actualices tus datos de contacto y los de tu cliente. Comienza desplazándote hasta la parte superior de la plantilla Excel Invoice y agregando tus propios datos de contacto, incluyendo correo electrónico, número telefónico y dirección.

Estos detalles son importantes porque tu factura podría llegar al escritorio de un empleado de cuentas por pagar o de otra persona que no esté familiarizada con el trabajo. Facilítales el poder comunicarse contigo para evitar demoras en la recepción del pago.

Added Contact Details for bothAdded Contact Details for bothAdded Contact Details for both
Asegúrate de actualizar ambas secciones de contacto para que tu cliente pueda ponerse en contacto contigo si tiene preguntas.

Asegúrate de agregar también los detalles de los clientes en la sección "Factura emitida a". ¡Agrega el logotipo de los clientes para ganar puntos extra!

Finalmente, hay marcadores de posición para sitios de redes sociales en la parte inferior de la factura. En mi caso, simplemente voy a eliminar esos enlaces.

3. Detalles misceláneos

Desde aquí continúa personalizando elementos de la plantilla. En mi caso eliminé los enlaces de redes sociales, la imagen de la firma y varios cuadros marcadores de posición para lograr una apariencia más limpia. Cada uno de los objetos se puede editar normalmente, como cualquier otro elemento en Excel.

Move or Copy SheetMove or Copy SheetMove or Copy Sheet
Crea una copia de la plantilla Excel Invoice, para que siempre puedas regresar a un punto de partida consistente.

En este punto, recomiendo encarecidamente hacer lo siguiente:

  1. Cambia el nombre de la hoja actual que tiene la factura a Plantilla factura, haciendo doble clic en el título de la pestaña y escribiendo un nombre nuevo.
  2. Ahora, copia la plantilla de diseño que hemos estado creando haciendo clic derecho en la pestaña y eligiendo Mover o copiar.

Presiona OK para crear una copia del diseño que personalizamos. Como ya tenemos la plantilla bloqueada, siempre puedes crear múltiples copias y regresar a un punto de partida limpio.

2. Cómo agregar los detalles de una factura

Ahora hemos dominado la apariencia de nuestra factura. Es momento de agregar las partidas presupuestarias con los importes que estamos facturando. Es fácil hacer esto, pero quiero señalar algunas características de esta plantilla que me encantan.

En primer lugar, cada línea de la factura debe describir el trabajo que estás entregando. Si estás vendiendo objetos cuyo precio se base en la cantidad, simplemente puedes colocar la cantidad del artículo y el precio unitario, y la hoja calcula el Total automáticamente.

Adjusted line in Excel tutorialAdjusted line in Excel tutorialAdjusted line in Excel tutorial
Usa un precio unitario y una cantidad para calcular automáticamente el total de una partida presupuestaria.

Usa cada línea para una parte diferente de lo entregado. Mantener una serie de partidas presupuestarias te ayudará a que tu cliente comprenda la factura y reducirá las preguntas que puedan surgir.

Finalmente, observa que la factura puede añadir automáticamente una tasa de impuestos según sea necesario. Simplemente elimina esta celda y oculta la fila si no estás aplicando impuestos.

Finalmente, hay un cuadro llamado Pago por adelantado. Usa esta celda si tu cliente hizo un depósito y se acredita contra la factura.

Calculated Tax plan and upfront paymentCalculated Tax plan and upfront paymentCalculated Tax plan and upfront payment
Usa la celda del impuesto para agregarlo automáticamente en base a una tasa, y reduce la cantidad total con el pago por adelantado.

Como mencioné anteriormente, una idea para configurar tu libro de trabajo es colocar todos los detalles del proyecto en una de sus pestañas y luego vincular la hoja de la factura a ella. Consulta el tutorial a continuación para obtener una guía sobre cómo vincular hojas.

3. Cómo exportar la factura

Una vez que termines de agregar todos tus propios detalles a la factura de Excel, querrás exportarla para tu cliente. Es una buena idea "simplificar" el archivo de Excel y guardarlo como un PDF. No querrás que el cliente vea todos los detalles subyacentes, las fórmulas, ni que edite el libro de trabajo original.

Comienza resaltando la parte de la factura que quieras imprimir. En nuestro caso se trata simplemente de la factura completa.

Ahora ve a la opción Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS para prepararte a exportar la factura terminada.

En la ventana emergente, elige en dónde quieres guardar la factura terminada y luego haz clic en Opciones. Cambia la opción a Selección, para que solo guardemos la parte de la factura que resaltamos. Presiona Ok y luego haz clic en Publicar.

Exported PDF version of the presentationExported PDF version of the presentationExported PDF version of the presentation
En tan solo unos cuantos minutos, hemos creado una versión profesional en PDF de la factura usando solamente Microsoft Excel.

Ahora tendrás un PDF de tu factura terminado. Está listo para ser archivado para tu propio registro y para ser compartido con tu cliente.

4. Cómo entregar una factura de Excel

Ahora que has creado un PDF de tu factura, es momento de enviarlo a un cliente. ¿Cuáles son las mejores prácticas cuando se trata de entregar una factura?

Por encima de todo: es importante que ya hayas discutido las condiciones de pago al inicio de tu relación con el cliente. La mayoría de los clientes podrán pagar con una tarjeta de crédito o débito, pero esto puede complicarse si estás trabajando con clientes fuera de tu propio país, por ejemplo.

Los servicios como PayPal o QuickBooks están diseñados para emitir facturas electrónicamente y recibir pagos de los clientes. Puedes adjuntar la factura en PDF que creamos en este tutorial cuando emites la factura electrónicamente. Asegúrate de conservar copias del PDF para tus propias necesidades también, ya que puede ser relevante durante una auditoría o período de impuestos.

En mi propio negocio como trabajador autónomo, yo expido facturas que los clientes pueden pagar con cualquier tarjeta de crédito o débito. Hay una pequeña tarifa, pero no es nada en comparación con hacer uso de cheques u otras formas de pago.

Para obtener más información sobre la facturación y las mejores prácticas para entregar facturas a los clientes, consulta el completo tutorial de Andrew Blackman a continuación.

Resumen y sigue aprendiendo

El hecho de que una factura sea un documento financiero no significa que no podamos agregarle un toque de diseño. Los clientes infieren nuestra profesionalidad cada vez que interactúan con nosotros, y la facturación no es una excepción. Una factura profesional incorpora las prácticas de diseño recomendadas y deja clara la información del pago al cliente.

Si quieres aprender más sobre la facturación y cómo recibir pagos a tiempo, consulta los excelentes artículos mostrados a continuación. Obtendrás más información sobre la creación de facturas profesionales y razonables que protejan tus intereses comerciales.

¿Tú usas Excel para la facturación? Comparte tu respuesta en los comentarios a continuación.

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