7 days of PowerPoint templates, graphics & videos - for free!* Unlimited asset downloads! Start 7-Day Free Trial
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Excel

Cara Membuat Faktur di Excel dengan Cepat (Dari Template)

Scroll to top
Read Time: 8 mins

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Muhlis Tirowali (you can also view the original English article)

Sebagai freelancer yang kreatif, kita bisa mudah lupa bahwa kita menjalankan sebuah bisnis. Kita bisa begitu terjebak dalam pembuatan video, pemotretan, atau proyek desain grafis yang sempurna sehingga kita lupa akan pembayaran dan mencari nafkah.

Salah satu rincian yang mungkin tidak Anda sadari adalah faktur. Faktur adalah dokumen yang Anda kirim ke klien Anda sebagai permintaan pembayaran formal. Ini menyediakan dokumentasi dan dokumen yang benar untuk memberi tahu mereka bahwa pembayaran atas kerja keras Anda telah jatuh tempo.

Faktur yang bagus benar-benar menambahkan sentuhan profesionalisme bagi klien. Anda tidak harus menjadi perusahaan besar atau agensi untuk membuat faktur profesional, dan akan saya tunjukkan bagaimana caranya dalam tutorial ini.

Excel Invoicing IconExcel Invoicing IconExcel Invoicing Icon

Mengapa Menggunakan Spreadsheets untuk Faktur?

Meskipun spreadsheet sering digunakan oleh profesional keuangan dan akuntan, spreadsheet dapat berguna untuk hampir semua kalangan. Anda dapat dengan mudah membuat perhitungan dan menyiapkan faktur menggunakan aplikasi seperti Microsoft Excel.

Fleksibilitas spreadsheet membuatnya sangat sesuai untuk berbagai kegunaan. Inilah cara Anda bisa menggunakan buku kerja sebagai solusi faktur serbaguna Anda:

  • Tangkap detail proyek untuk klien pada tab pertama buku kerja, dengan rincian seperti tarif, tanggal pengiriman, dan informasi kontak klien.
  • Gunakan tab kedua untuk melacak status pembayaran faktur, menandai faktur saat mereka membayar.
  • Gunakan semua lembar lainnya di buku kerja untuk faktur sebenarnya yang akan Anda kirim ke klien.

Seiring waktu, Anda akan membuat satu buku kerja Excel yang komprehensif sebagai tempat Anda memantau status penagihan bisnis Anda. Spreadsheets seperti ini sangat berguna saat Anda meninjau kinerja bisnis Anda.

Dalam tutorial ini, saya akan membawa Anda menggunakan Excel untuk faktur. Kami akan menggunakan template pra-bangun untuk cara tercepat menagih klien secara profesional.

Lihat & pelajari

Dalam tangkapan layar di bawah ini, saya akan memandu Anda menggunakan kerangka Excel untuk membuat faktur yang menarik dengan cepat. Kami akan menggunakan template dari Envato Elements untuk membuat faktur di Excel, dan kemudian menyimpannya sebagai PDF untuk dikirim ke klien.

Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut tentang praktik terbaik untuk faktur dan alat yang dapat Anda gunakan untuk menghemat waktu.

Menggunakan Template Faktur Excel dari Envato Elements

Sebelumnya pada tahun 2017, Envato meluncurkan layanan baru yang dengan cepat menemukan jalan ke kotak peralatan kreatif saya. Envato Elements adalah layanan untuk mendownload apa saja dalam satu tarif rata-rata.

Saya sering menggunakan Elemen untuk grafis, stok foto, presentasi, dan banyak lagi. Tapi saya selalu terkesan saat menemukan file dari kategori jarang seperti file proyek Excel. Elemen ini memiliki banyak jenis template faktur, termasuk yang dapat bekerja dengan benar di dalam Microsoft Excel.

Dalam tutorial ini, kita akan menggunakan Excel Invoice project untuk membuat faktur tepat di dalam Microsoft Excel.

Invoicing with ElementsInvoicing with ElementsInvoicing with Elements
Kami akan menggunakan proyek Faktur Excel oleh GraphicArtist untuk membuat faktur hanya dengan menggunakan Microsoft Excel dengan cepat.

Jika Anda menjalankan bisnis sendiri, Anda tidak kekurangan biaya. Faktur harus mencerminkan pencitraan merek dan bisnis Anda, namun itu tidak berarti Anda punya waktu untuk merancang faktur dari awal.

Inilah sebabnya mengapa menggunakan template dari Elemen sangatlah masuk akal. Anda dapat memiliki lebih banyak waktu untuk mengerjakan bisnis Anda dan dengan klien Anda dengan merancang karya desain untuk faktur. Daripada  membuat faktur dari awal, yang terbaik dari keduanya adalah memulai proyek Envato Elements dan memasukkan logo dan rincian kontak Anda sendiri.

Mari pelajari cara menyesuaikan template ini untuk bisnis kita sendiri.

1. Bagaimana Menyesuaikan Faktur

Setelah mendownload Excel Invoice project, lanjutkan dan buka file zip. Anda akan melihat bahwa itu mencakup enam skema warna yang berbeda untuk memulainya. Saya akan merekomendasikan Anda untuk memilih skema warna yang paling dekat dengan warna merek Anda sendiri sebagai titik awal.

Sebelum menambahkan konten ke faktur, mari pelajari cara menyesuaikan file faktur pra-dibuat.

1. Ubah Logo

Factur project memiliki logo placeholder built-in, dan mudah untuk menggantikannya dengan milik Anda pada tempatnya.

Pertama, mulailah dengan mengklik logo placeholder. Kemudian, tekan tombol Delete pada keyboard Anda untuk menghapusnya.

Logo Added Excel TutorialLogo Added Excel TutorialLogo Added Excel Tutorial
Letakkan  logo PNG transparan saya sendiri ke dalam kotak terbuka.

Mari sekarang tambahkan logo kita sendiri. Buka tab Insert dan pilih Pictures, lalu browse ke file logo Anda sendiri yang tersimpan di komputer Anda. Ini sangat ideal jika logo Anda adalah PNG transparan sehingga Anda tidak melihat batas atau latar belakang saat Anda menambahkannya.

2. Perbarui Rincian Kontak

Terlepas dari hal diatas, sangatlah penting untuk memperbarui detail kontak baik bagi Anda maupun klien Anda. Mulailah dengan bergulir ke bagian atas template faktur Excel dan menambahkan rincian kontak Anda sendiri, termasuk email, nomor telepon, dan alamat.

Rincian ini penting karena faktur Anda bisa terkirim ke meja hutang karyawan, atau orang lain yang tidak terbiasa dengan pekerjaan itu. Buatlah mereka mudah menghubungi Anda untuk menghindari penundaan penerimaan pembayaran.

Added Contact Details for bothAdded Contact Details for bothAdded Contact Details for both
Pastikan Anda memperbarui kedua bagian kontak sehingga klien Anda dapat menghubungi Anda dengan cepat dengan pertanyaan apa pun.

Pastikan Anda juga menambahkan rincian klien di bagian Invoice Issue to. Tambahkan logo mereka untuk poin bonus!

Akhirnya, ada placeholder untuk situs media sosial di bagian bawah faktur. Dalam kasus saya, saya akan menghapus link tersebut.

3. Rician Lainnyaa

Dari sini, tetaplah untuk menyesuaikan elemen-elemen template. Namun saya menghapus tautan sosial, gambar tanda tangan, dan beberapa kotak placeholder lainnya untuk tampilan lebih bersih. Masing-masin objek normalnya bisa diedit seperti item lainnya di Excel.

Move or Copy SheetMove or Copy SheetMove or Copy Sheet
Buat salinan template faktur Excel sehingga Anda dapat selalu kembali ke titik awal yang konsisten.

Pada titik ini, saya sangat merekomendasikan melakukan hal berikut:

  1. Ubah nama sheet saat ini dengan faktur ke Faktur Template dengan mengklik ganda pada judul tab dan mengetikkan nama baru.
  2. Sekarang, salin template desain yang telah kita buat dengan mengklik kanan pada tab dan pilih Move or Copy.

Tekan OK untuk membuat salinan desain yang kami sesuaikan. Karena Anda memiliki template yang terkunci, Anda dapat selalu membuat banyak salinan dan melompat kembali ke titik awal yang bersih.

2. Bagaimana Menambahkan Rincian Faktur

Sekarang, kita telah menguasai tampilan dan nuansa faktur. Saatnya untuk menambahkan item baris berdasarkan jumlah faktur yang sedang dikerjakan. Ini mudah dilakukan, tapi saya ingin menunjukkan beberapa fitur yang saya sukai dari template ini.

Pertama-tama, setiap baris pada faktur harus menggambarkan pekerjaan yang Anda sampaikan. Jika Anda menjual barang dengan harga berdasarkan kuantitas, Anda bisa memasukkan jumlah barang dan harga satuannya, dan lembar tersebut secara otomatis akan menghitung Total.

Adjusted line in Excel tutorialAdjusted line in Excel tutorialAdjusted line in Excel tutorial
Gunakan satuan harga dan kuantitas untuk menghitung keseluruhan item baris secara otomatis.

Gunakan setiap baris untuk bagian yang berbeda dari pengiriman. Menjaga jumlah item baris akan membantu klien memahami faktur dan mengurangi pertanyaan yang mungkin timbul.

Akhirnya, perhatikan bahwa faktur dapat menambahkan tarif pajak secara otomatis sesuai kebutuhan. Cukup hapus sel ini dan sembunyikan barisnya jika Anda tidak menerapkan pajak.

Akhirnya, ada sebuah kotak bernama Upfront Payment. Gunakan sel ini jika klien Anda meletakkan deposit dan dikreditkan terhadap faktur.

Calculated Tax plan and upfront paymentCalculated Tax plan and upfront paymentCalculated Tax plan and upfront payment
Gunakan sel pajak untuk menambahkannya secara otomatis berdasarkan tarif, dan kurangi jumlah total dengan pembayaran di muka.

Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, satu gagasan untuk menyiapkan buku kerja Anda adalah memasukkan semua rincian proyek di satu tab buku kerja dan kemudian menautkan lembar faktur ke sana. Simak tutorial di bawah ini untuk panduan menghubungkan lembar kerja tersebut.

3. Bagaimana Mengekspor Faktur

Setelah Anda selesai menambahkan semua rincian Anda sendiri ke faktur Excel, Anda pasti ingin mengekspornya untuk klien Anda. Sebaiknya "meratakan" file Excel dan menyimpannya sebagai PDF sebagai gantinya. Anda tidak ingin klien melihat semua detail, formula, atau mengedit buku kerja asli Anda.

Mulailah dengan menyoroti bagian faktur yang ingin Anda cetak. Dalam kasus kami, kami mencetak keseluruhan faktur.

Sekarang, buka File > Export > Buat opsi PDF / XPS Document untuk pesiapan mengekspor faktur yang telah selesai.

Pada jendela pop-up, pilih di mana Anda ingin menyimpan faktur dan kemudian klik pada Options. Ubah pilihan menjadi Selection sehingga kita hanya menyimpan porsi faktur yang kita soroti. Tekan Ok, lalu klik Publish.

Exported PDF version of the presentationExported PDF version of the presentationExported PDF version of the presentation
hanya beberapa menit, kita telah membuat versi PDF profesional faktur hanya dengan menggunakan Microsoft Excel.

Sekarang, Anda akan memiliki PDF faktur yang telah selesai. Ini telah siap sebagai arsip untuk catatan Anda sendiri dan berbagi dengan klien Anda.

4. Bagaimana Mengirimkan Faktur Excel

Setelah Anda membuat PDF faktur Anda, sekarang saatnya mengirimnya ke klien. Apa cara terbaik saat mengirim faktur?

Yang terpenting adalah Anda seharusnya mendiskusikan persyaratan pembayaran di awal pertemuan dengan klien Anda. Sebagian besar klien akan dapat membayar dengan kartu kredit atau debit, tapi ini bisa menjadi rumit jika Anda bekerja dengan klien di luar negara Anda sendiri, misalnya.

Layanan seperti PayPal atau QuickBooks dibuat untuk mengeluarkan faktur secara elektronik dan menerima pembayaran untuk klien. Anda dapat melampirkan faktur PDF yang kita buat di tutorial ini saat Anda menerbitkan faktur secara elektronik. Pastikan Anda juga menyimpan salinan PDF untuk kebutuhan Anda sendiri, karena mungkin relevan selama audit atau waktu pajak.

Dalam bisnis freelance saya sendiri, saya mengeluarkan faktur yang dapat dibayarkan oleh klien dengan kartu kredit atau debit. Ada sedikit biaya, tapi itu tidak penting jika dibandingkan dengan berurusan dengan cek atau bentuk pembayaran lainnya.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang faktur dan praktik terbaik untuk mengantarkannya ke klien, lihat tutorial komprehensif Andrew Blackman di bawah ini.

Rekap & Terus Belajar

Hanya karena faktur adalah dokumen keuangan, bukan berarti kita tidak bisa menambahkan sentuhan desain padanya. Klien menyimpulkan profesionalisme kita setiap kali mereka berinteraksi dengan kita, tidak terkecuali pada faktur. Faktur profesional menggabungkan praktik desain terbaik dan membuat informasi pembayaran menjadi jelas bagi klien.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang faktur dan cara mendapatkan bayaran tepat waktu, lihat artikel bagus di bawah ini. Anda akan mengetahui lebih lanjut tentang membuat faktur profesional dan dapat dipertahankan yang melindungi kepentingan bisnis Anda.

Apakah Anda menggunakan Excel untuk membuat faktur? Bahgilah pengalaman Anda dengan mengisi kolom komentar dibawah ini.

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Advertisement
Start your 7-day free trial*
Start free trial
*All Individual plans include a 7-day free trial for new customers; then chosen plan price applies. Cancel any time.