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Cómo Filtrar Mensajes de Correo Electrónico en Outlook para Carpetas Específicas (Con Reglas)

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This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Back Up All Your Microsoft Outlook Emails
25+ Outlook Keyboard Shortcuts to Work Faster & Save Time

Spanish (Español) translation by James (you can also view the original English article)

Puede crear una regla en Outlook que te ayudarán a filtrar mensajes de correo electrónico a determinadas carpetas de Outlook. De hecho, establecer reglas en Outlook la manera correcta puede ayudar a organizar su bandeja de entrada, tratar con correos electrónicos no deseados, administrar sus suscripciones de correo electrónico y mucho más.

Las reglas son una herramienta clave que puede ayudar a usar Microsoft Outlook con más eficacia. Si has estado siguiendo a lo largo de en esta serie de tutoriales, ya sabe cómo crear reglas en Outlook. Si no es así, usted puede aprender todo acerca de cómo crear una regla en Outlook en de este tutorial sobre cómo crear reglas.

Uno de los aspectos más poderosos de las reglas de Microsoft Outlook es la capacidad de configurar filtros de correo electrónico. En este tutorial usted aprenderá todo acerca de cómo manejar los mensajes no deseados utilizando Autofiltros. En primer lugar, analizaremos por qué recibe mensajes no deseados y también examinar el problema común de ciberbullying. A continuación, aprenderás algunas mejores prácticas para el uso de filtros de correo electrónico. Finalmente, aprenderá acerca de cómo establecer reglas en Outlook para mover correo a carpetas.

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Antes de ir más lejos en el aprendizaje de cómo crear reglas de Autofiltro de Microsoft Outlook, asegúrese de agarrar nuestro eBook gratis: La Guía Definitiva a la Bandeja de Entrada Zero Mastery. Está lleno de estrategias de organización de la bandeja de entrada y asesinos consejos para gestionar más eficientemente todo el correo entrante.

The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery

Ahora profundicemos en el material sobre cómo filtrar mensajes de correo electrónico con Outlook.

Por qué Tienes Mensajes No Deseados 

Si usted recibe correo electrónico, usted está probablemente también recibiendo mensajes de correo electrónico no deseado. Lamentablemente, en el entorno en línea de hoy es todo demasiado común para los spammers obtener acceso a su negocio o el correo electrónico personal. Incluso si crees que estás siendo cauteloso con su dirección de correo electrónico, hackers y otros tienen maneras de averiguar o comprar su información de correo electrónico. Mayoría de los sistemas de correo electrónico, como MS Outlook, tiene sistemas para ayudar a gestionar el spam. En outlook, por ejemplo, usted puede notificar correo basura, pero algunos mensajes de spam pueden todavía resbalón a través y llegar a su bandeja de entrada.

El spam es un tipo de mensaje de correo electrónico no deseado que puede recibir. Otros tipos de mensajes no deseados pueden ser:

  • Suscripciones de correo electrónico. Es importante tener en cuenta que las suscripciones de correo electrónico no son spam. Optó por recibir estos mensajes en un momento dado. Todavía puedes recibir la suscripción (usted podrá leerlo algún día), no desea su bandeja de entrada.
  • Correos electrónicos de ex empleados o compañeros de trabajo. Ex empleados tienen su dirección de correo electrónico, por supuesto, porque una vez trabajado con usted. Si dejan la empresa o campo en circunstancias menos que estelar, no puede recibir sus correos en su bandeja de entrada.
  • Personales mensajes de correo electrónico que no desee en su bandeja de entrada. Como no desea recibir correos electrónicos de algunos colegas, también puede tener amigos cuyos mensajes no quieren ir a la bandeja de entrada. O simplemente puede separar el correo personal de su email del negocio.
  • Mensajes de ventas. Si has asistido alguna vez a una feria o incluso hacer negocios con una empresa, probablemente recibirá mensajes de correo electrónico de ventas. Si usted no está actualmente en el mercado para el producto, usted puede desear que estos mensajes de correo electrónico de su bandeja de entrada.

Estos son sólo algunos ejemplos de los tipos de mensajes que desea superar algún tipo de control. Estoy seguro que usted puede pensar en más. En algunos casos, puede no desea que los mensajes en todos. En otros casos, no desea que les saturan en su bandeja de entrada pero te quieren. En cualquier caso, establecer las reglas en Outlook puedes bloquear o filtrar correos electrónicos no deseados.

¿Que Acerca del Bullying?

Ciberbullying es un tipo especial de correo electrónico no deseado que debe ser tratado diferentemente. Lamentablemente, el ciberbullying es un problema grave que se está volviendo cada vez más común. Es tan grave, que tenemos que tocar aquí.

Usted puede pensar de ciberbullying como algo que le sucede a los niños, pero puede afectar también a adultos. StopBullying.gov define como el ciberacoso:

"El ciberacoso incluye enviar, publicar o compartir contenido negativo, perjudicial, falso o media sobre alguien más. Puede incluir compartir información personal o privada acerca de alguien que causa vergüenza o humillación".

Si le sucede el ciberacoso, seguir los siguientes pasos:

  1. Guardar la evidencia. Usted necesitará si usted necesita tomar acciones con las autoridades legales o con el Departamento de recursos humanos de su empresa.
  2. Informar sobre el mensaje. Si el acoso es de alguien en su empresa, puede informar el mensaje a su Departamento de recursos humanos. Si el mensaje es de fuera de su empresa, informe a su proveedor de servicios en línea y a Outlook. También, si se siente amenazado informe el mensaje a las autoridades judiciales.
  3. Bloquear el remitente. Usted puede bloquear los mensajes de un remitente específico en Outlook. Vea las instrucciones a continuación en este tutorial.

Puede encontrar más información acerca de la intimidación por el Internet desde el sitio del Departamento de servicios humanos y salud, StopBullying.gov.

Cómo Bloquear y Desbloquear Mensajes de un Remitente Específico

Puede utilizar herramientas de Outlook para bloquear todos los mensajes de un remitente específico y enviarlas automáticamente a tu carpeta de correo no deseado.

1. Bloquear Mensajes de Correo Electrónico

Aquí está cómo hacerlo:

Paso 1. Seleccione el Mensaje Bloqueado

En la bandeja de entrada de Outlook, seleccione un mensaje del remitente que desea bloquear. En este ejemplo, usaremos a un ficticio ex empleado, Timothy Tester:

Person to be blocked
Puede bloquear mensajes de correo electrónico de un remitente específico en Outlook.

Haga clic en el mensaje. Aparece un menú emergente:

Pop-up menu
Para bloquear un mensaje en Outlook, uno de los mensajes de clasificar como basura y luego bloquear al remitente.

Paso 2. Elegir la Opción de Bloquear Remitente

Seleccione la opción de basura desde el menú. Muestra otro menú:

Block an email address
Mensajes bloqueados irá directamente a tu carpeta de correo no deseado.

Elige la primera opción, Bloquear Remitente. Un indicador muestra que indica que el remitente del mensaje seleccionado se pondrá en su lista de Remitentes Bloqueados. Haga clic en el botón Aceptar para confirmar esta acción.

Nota: Hay un límite en el número de direcciones de correo electrónico que puede bloquear en MS Outlook. Ese límite es de 500.

Una vez que el mensaje se bloquea, desaparece de la bandeja de entrada. Futuros mensajes de esa dirección de correo electrónico van a la carpeta de Correo No Deseado.

2. Desbloquear los Mensajes de Correo Electrónico

Después de que usted haya bloqueado un remitente, usted puede cambiar de opinión. Afortunadamente, puede desbloquear un remitente bloqueado. Para desbloquear el remitente:

Paso 1. Elija la Opción Correo No Deseado

Haga clic en cualquier mensaje. Haga clic derecho para abrir el menú emergente y haga clic en la opción de Basura. Aparece otro menú:

Select Junk E-mail options
La selección de Opciones de Correo Electrónico no Deseado abre el cuadro de diálogo Opciones de Correo No Deseado.

Esta vez, elija las opciones de correo no deseado en el menú desplegable. El Opciones de correo no deseado cuadro de diálogo muestra:

Junk email options dialog box
Seleccione la ficha Remitentes Bloqueados desde el cuadro de diálogo Opciones de Correo Electrónico no Deseado.

Paso 2. Desbloquear el Remitente

Haga clic en la ficha Remitentes Bloqueados para ver una lista de direcciones de correo bloqueadas:

List of blocked email addresses
Haga clic en la dirección de correo electrónico que desea eliminar de la lista.

Haga clic en el botón Eliminar a la derecha del cuadro de diálogo. La dirección se elimina de la lista de Remitentes Bloqueados. Haga clic en Aceptar en la parte inferior del cuadro de diálogo para guardar los cambios. Futuros mensajes de este remitente no enviará a la carpeta de Correo No Deseado.

Nota: Más mensajes del remitente bloqueado anteriormente seguirá en su carpeta de Correo No Deseado. Si quieres en otra carpeta, tendrás que moverlos manualmente.

Tres Razones Comunes para Establecer un Autofiltro de Outlook (Mejores Prácticas)

A menudo, los mensajes de correo electrónico "no deseado" recibe en Outlook no spam y no necesitan ser bloqueado. En cambio, pueden ser mensajes que desea ocuparse al mismo tiempo o mensajes que desea mirar más tarde. Para estos mensajes, es una buena idea establecer un Autofiltro de correo electrónico en Outlook. Este filtro de Outlook, creado utilizando reglas de Outlook, automáticamente envía mensajes específicos a las carpetas de Outlook.

Aquí están algunas razones comunes para usar un Autofiltro de Outlook:

  1. Para mantener correos relacionados juntos. Supongamos que estás trabajando en un proyecto con compañeros de trabajo. Como parte de la comunicación de proyecto, usted recibe un montón de mensajes de correo electrónico. Desea guardar todos los correos relacionados con el proyecto en una carpeta particular para que usted puede encontrarlos rápidamente.
  2. Para mantener la suscripción mails juntos. Tienes varias suscripciones de correo electrónico relacionada con su negocio. No siempre tienes tiempo para leerlos de inmediato, pero que desea mantener a leer más tarde. Utilice un filtro de Outlook para ordenarlos en una carpeta de suscripción.
  3. Para mantener correos del mismo remitente en el mismo lugar. Digamos que son mentores a un empleado. Te mandan un montón de emails con preguntas y desea realizar un seguimiento de lo que te has ido con ellos. Puede ayudar un filtro de correo electrónico.

Como se puede ver, es una buena práctica para mantener correos relacionados juntos. Por supuesto, hay muchas otras razones que Outlook filtro mensajes para usted y usted pueden probablemente pensará en su propio contexto donde sería útil crear una regla de Autofiltro en Outlook.

Cómo Configurar una Regla de Autofiltro de Perspectiva (Video)

Aprenda a crear un filtro de Outlook para mensajes de correo electrónico de Autofiltro en este corto video:


O, usted puede revisar los pasos tutoriales escritos a continuación.

Cómo Filtrar Mensajes de Correo Electrónico de Outlook con Reglas

Puede utilizar la característica de reglas de Outlook para establecer una regla que pone todos los correos de un remitente específico (o un grupo de remitentes) a una carpeta especificada. Esto le ayudará a organizar su bandeja de entrada y también le ayudará a encontrar rápidamente mensajes de correo electrónico importantes. Para más detallan de cómo utilizar las normas, estudiar nuestro tutorial sobre la creación de reglas de MS Outlook:

En los pasos a continuación, te mostraré cómo configurar un autofiltro para que correos de suscripción de un remitente específico automáticamente vayan a una carpeta de correo electrónico de Outlook marcada suscripciones. Estoy usando una suscripción de correo electrónico como un ejemplo aquí, pero los pasos pueden aplicarse a cualquier remitente cuyos mensajes desea filtrar automáticamente.

Nota: Antes de crear la regla de Autofiltro para este ejemplo, he creado una carpeta de Microsoft Outlook llamada Suscripciones. Para más información sobre cómo crear una carpeta de Outlook para mensajes de correo electrónico específicas, estudiar este tutorial:

Cómo Autofiltro Mensajes de un Solo Remitente o Remitentes Múltiples

Puede utilizar la herramienta Microsoft Outlook reglas para filtrar los mensajes de correo electrónico.

Paso 1. Abrir al Asistente para Reglas

Asegúrate de que tienes una carpeta para filtrar mensajes a. En este caso, utilizaremos la nueva carpeta creó Suscripciones:

Subscriptions folder
Asegúrese de que tienes una carpeta para filtrar tus mensajes en.

Haga clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda de la pantalla para acceder a la ventana de Información de la Cuenta. Haga clic en el cuadro Administrar Reglas y Alertas para abrir el cuadro de diálogo Reglas y Alertas:

Rules and Alerts dialog box
Puede acceder al Asistente de Reglas del cuadro de diálogo Reglas y Alertas.

Paso 2. Seleccione los Mensajes de Movimiento de Alguien a una Plantilla de Carpeta

Hay una plantilla para filtrar automáticamente los mensajes a una carpeta, así que seleccione esa opción. (Es la primera opción bajo el título Alojarte Organizada). Haga clic en Siguiente en la parte inferior del Asistente para Reglas.

Rules Wizard first screen
La forma más fácil de configurar una regla de Autofiltro en Outlook es utilizar una plantilla.

Aparece la siguiente pantalla del asistente:

Rules Wizard second screen
Utilice la siguiente pantalla del Asistente para Reglas para definir las condiciones para la regla nueva de Autofiltro.

Paso 3. Elija la Dirección de Correo Electrónico o Direcciones a Filtrar

En la siguiente pantalla del Asistente para Reglas, haga clic en la casilla de verificación junto a la primera opción y haga clic en el hipervínculo de Gente o Grupo Público en Paso 2 en el asistente (hacia la parte inferior del cuadro de diálogo). Un cuadro de diálogo Dirección de la Regla abre mostrando algunos de tus contactos.

Rules Address dialog
Seleccione las direcciones de correo electrónico que desea aplicar la regla de Autofiltro para.

En la parte superior verás la información de contacto para una suscripción de correo electrónico llamada diario. Seleccionar ambas entradas contacto diario y haga clic en el botón desde la parte inferior de la página. Tendrás que outlook rellena automáticamente el campo junto desde las direcciones de correo electrónico de los contactos seleccionados.

Haga clic en Aceptar. Se cierra el cuadro de diálogo Dirección de la Regla. Haga clic en Siguiente en la parte inferior del Asistente para Reglas. La siguiente pantalla le pide que seleccione acciones de Outlook con los mensajes que cumplan esta condición:

Rules Wizard third screen
En esta pantalla del Asistente para Reglas Dile outlook qué acciones tomar.

Paso 4. Seleccione la Carpeta para el Autofiltro

Seleccione el movimiento que la opción de carpeta especificada. Haga clic en el hipervínculo especificado en la sección Paso 2 del asistente:

List of Email folder
Seleccione la carpeta que desea Autofiltro tus mensajes.

Seleccione la carpeta donde desea que el autofiltrado de mensajes (en este ejemplo, la carpeta Suscripciones). A continuación, haga clic en Aceptar. A continuación, haga clic en el botón Siguiente en la parte inferior del Asistente para Reglas.

El Asistente para Reglas le pregunta si hay excepciones a la regla de Autofiltro que acaba de programar. Si hay, usted puede entrar en ellas ahora. Si no es así, seleccione el botón Siguiente en la parte inferior del asistente.

Paso 5. Aplicar la Regla de Autofiltro

Para finalizar el proceso de configuración de las reglas, se le pedirá que nombre la regla que acaba de crear y activar:

Rules Wizard finish screen
Activar la Regla de Autofiltro sólo Instalar y Finalizar.

También puede optar por ejecutar la regla en los mensajes en su bandeja de entrada haciendo clic en la casilla de verificación junto a esa opción. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Finalizar. A continuación, haga clic en Aplicar y luego OK en las Reglas y Alertas de cuadro de diálogo para guardar los cambios.

Usted acaba de crear una regla de Autofiltro para ordenar mensajes de correo electrónico de determinados remitentes a una carpeta en MS Outlook. Cuando nuevos mensajes provienen remitentes de tesis, iré directamente a la carpeta que eligió en lugar de su bandeja de entrada. Usted puede revisar a su conveniencia.

Correo Electrónico Más Consejos y Estrategias

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Inicio Autofiltro Correos Hoy

Sólo has aprendido acerca de cómo establecer reglas en Outlook a Autofiltro sus mensajes de correo electrónico de Outlook. También has aprendido algunos principios sobre ciberbullying y ocuparse de los mensajes de spam. Ahora que entiendes mejor cómo crear Autofiltro reglas en Outlook, está listo para empezar a gestionar más eficazmente sus mensajes de correo electrónico.

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