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Come filtrare le email in Outlook di cartelle specifiche (con regole)

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This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Back Up All Your Microsoft Outlook Emails
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Italian (Italiano) translation by Mirko Pizii (you can also view the original English article)

È possibile creare una regola in Outlook che ti aiuteranno a filtrare le email in specifiche cartelle di Outlook. Infatti, impostazione delle regole in Outlook nel modo giusto può aiutare a organizzare la tua posta in arrivo, affrontare le email indesiderate, gestire le sottoscrizioni di posta elettronica e altro ancora.

Le regole sono uno strumento chiave che consentono di utilizzare Microsoft Outlook in modo più efficace. Se hai seguito in questa serie di tutorial, sai già come creare regole in Outlook. In caso contrario, si può imparare tutto su come creare una regola in Outlook in da questo tutorial su come creare le regole.

Uno degli aspetti più potenti delle regole di MS Outlook è la possibilità di impostare i filtri di posta elettronica. In questo tutorial imparerete tutto su come gestire i messaggi indesiderati utilizzando i filtri automatici. In primo luogo, discuteremo perché si ottiene i messaggi indesiderati e anche esamina il problema comune di cyberbullismo. Successivamente, imparerete alcune procedure consigliate per l'utilizzo di filtri di posta elettronica. Infine, si impara su come configurare le regole in Outlook per spostare la posta elettronica in cartelle.

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Prima di andare avanti a imparare a creare le regole di filtro automatico di Microsoft Outlook, assicurarsi di prendere i nostri eBook gratuito: The Ultimate Guide to Inbox Zero padronanza. È ricco di strategie organizzative di posta in arrivo e killer suggerimenti per la gestione di tutte le tue e-mail in arrivo in modo più efficiente.

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Ora Let's scavare nel materiale su come filtrare i messaggi di posta elettronica con Outlook.

Perché si ottiene indesiderati messaggi

Se ricevi email, probabilmente siete anche ricevendo messaggi di posta indesiderati. Purtroppo, in ambiente online di oggi è fin troppo comune per gli spammer ottenere l'accesso alla tua attività o la posta elettronica personale. Anche se pensi di che essere prudente con il tuo indirizzo email, gli hacker e altri hanno modi di capire o di acquistare le informazioni di e-mail. Maggior parte dei sistemi di posta elettronica, ad esempio MS Outlook, hanno sistemi in atto per aiutare a gestire lo spam. In outlook, ad esempio, è possibile segnalare la posta indesiderata — ma pochi messaggi di spam possono ancora scivolare attraverso e renderlo alla tua casella di posta.

Lo spam è solo un tipo di messaggio di posta elettronica indesiderati che viene potrebbe essere visualizzato. Altri tipi di messaggi indesiderati possono includere:

  • E-mail abbonamenti. È importante notare che email abbonamenti non sono spam. Hai scelto di ricevere questi messaggi a un certo punto. Si può persino ancora desidera ricevere la sottoscrizione (che leggerete un giorno), non volete solo posta in arrivo.
  • Email da ex dipendenti o colleghi. Ex dipendenti hanno il tuo indirizzo email, naturalmente, perché una volta lavorato con te. Se hanno lasciato la società o il campo in circostanze meno che stellare, non puoi ricevere loro email nella posta in arrivo.
  • Email personali che non volete nella vostra casella di posta. Proprio come non volete ricevere e-mail da alcuni ex-colleghi, è necessario anche ex amici cui e-mail non volete andare alla posta. In alternativa, si desideri mantenere la tua email personale separata dalla tua email aziendali.
  • Vendite e-mail. Se hai mai partecipato a una fiera o anche fatto affari con un'azienda, probabilmente riceverai email vendite. Se non siete attualmente nel mercato per il prodotto, è possibile mantenere questi messaggi di posta elettronica dalla posta in arrivo.

Questi sono solo alcuni esempi dei tipi di messaggi che si desidera ottenere un certo controllo. Sono sicuro che si può pensare di più. In alcuni casi, non è possibile i messaggi a tutti. In altri casi, non si desidera ingombrare in posta in arrivo, ma si desidera. In entrambi i casi, impostazione delle regole di Outlook consentono di bloccare o filtrare i messaggi indesiderati.

Cos'è il bullismo?

Il cyberbullismo è un tipo speciale di e-mail indesiderate che deve essere affrontato in modo diverso. Purtroppo, il cyberbullismo è un grave problema che sta diventando sempre più comune. È così grave, che abbiamo bisogno di toccare su di esso qui.

Si potrebbe pensare di cyberbullismo come qualcosa che accade ai bambini, ma può colpire anche gli adulti. StopBullying.gov definisce il cyberbullismo come:

"Cyberbullismo include l'invio, la pubblicazione o la condivisione di contenuto negativo, nocivo, falsa o media di qualcun altro. Può includere la condivisione di informazioni personali o private su qualcun altro causando imbarazzo o umiliazione".

Se si verifica il cyberbullismo, procedere come segue:

  1. Salvare le prove. Ne avrete bisogno se avete bisogno di prendere le azioni con le autorità legali o con ufficio risorse umane della vostra azienda.
  2. Segnala il messaggio. Se il bullismo è da qualcuno nella vostra azienda, è possibile segnalare il messaggio al tuo dipartimento HR. Se il messaggio proviene da all'esterno dell'azienda, segnalarlo al provider di servizi online e per Outlook. Inoltre, se si sente minacciato è possibile segnalare il messaggio alle autorità legali.
  3. Bloccare il mittente. È possibile bloccare i messaggi provenienti da un determinato mittente in Outlook. Vedere le istruzioni di seguito in questo tutorial.

Si possono trovare maggiori informazioni su cyberbullismo dal sito US Department of Health & Human Services, StopBullying.gov.

Come bloccare e sbloccare i messaggi da un mittente specifico

È possibile utilizzare strumenti di Outlook per bloccare tutti i messaggi da un mittente specifico e inviarle automaticamente alla cartella posta indesiderata.

1. bloccare i messaggi E-mail

Ecco come farlo:

Passaggio 1. Selezionare il messaggio per essere bloccato

Dalla posta in arrivo di Outlook, selezionare un messaggio del mittente che si desidera bloccare. In questo esempio, useremo un ex dipendente fittizio, Timothy Tester:

Person to be blocked
È possibile bloccare i messaggi e-mail da un mittente specifico in Outlook.

Pulsante destro del mouse sul messaggio. Appare un menu a comparsa:

Pop-up menu
Per bloccare un messaggio in Outlook, è necessario classificare uno dei messaggi come posta indesiderata e quindi bloccare il mittente.

Passaggio 2. Scegliere l'opzione di blocco mittente

Selezionare l'opzione posta indesiderata dal menu. Viene visualizzato un altro menu a comparsa:

Block an email address
I messaggi bloccati andrà direttamente alla cartella posta indesiderata.

Scegliere la prima opzione, Blocca mittente. Un prompt dei comandi viene visualizzato che indica che il mittente dell'email selezionata sarà messi sul tuo elenco di mittenti bloccati. Fare clic sul pulsante OK per confermare l'azione.

Nota: C'è un limite al numero di indirizzi di posta elettronica che è possibile bloccare in MS Outlook. Tale limite è 500.

Una volta che il messaggio è bloccato, scompare dalla tua casella di posta. Messaggi di ritardo da quell'indirizzo email vanno alla cartella posta indesiderata.

2. sbloccare i messaggi Email

Dopo che hai bloccato un mittente, si può cambiare idea. Fortunatamente, è possibile sbloccare un mittente bloccato. Per sbloccare un mittente:

Passaggio 1. Scegliere l'opzione indesiderata

Fare clic su qualsiasi messaggio. Fare clic con il tasto destro per visualizzare il menu a comparsa e fare clic sull'opzione indesiderata. Viene visualizzato un altro menu:

Select Junk E-mail options
La selezione di opzioni posta indesiderata si apre la finestra di dialogo Opzioni posta indesiderata.

Questa volta, scegliere le opzioni di posta indesiderata dal menu a discesa. Il posta indesiderata Opzioni finestra di dialogo contiene:

Junk email options dialog box
Selezionare la scheda Mittenti bloccati nella finestra di dialogo Opzioni posta indesiderata.

Passaggio 2. Sbloccare il mittente

Fare clic sulla scheda Mittenti bloccati per visualizzare un elenco di indirizzi e-mail bloccati:

List of blocked email addresses
Fare clic su indirizzo di posta elettronica che si desidera rimuovere dall'elenco.

Fare clic sul pulsante Rimuovi sulla destra della finestra di dialogo. L'indirizzo viene rimosso dall'elenco Mittenti bloccati. Fare clic su OK nella parte inferiore della finestra di dialogo per salvare le modifiche. I messaggi futuri di quel mittente non essere inviati nella cartella posta indesiderata.

Nota: I messaggi meno recenti dal mittente precedentemente bloccato sarà ancora nella cartella posta indesiderata. Se li volete in un'altra cartella, sarà necessario spostarli manualmente.

Tre motivi comuni per impostare un filtro automatico di Outlook (consigliate)

Spesso, i messaggi di posta elettronica "indesiderati" viene visualizzato in Outlook non sono spam e non hanno bisogno di essere bloccato. Invece, essi possono essere i messaggi che si desidera affrontare allo stesso tempo o messaggi che si desidera guardare più tardi. Per questi messaggi, è una buona idea impostare un filtro automatico di posta elettronica in Outlook. Questo filtro di Outlook, creato utilizzando regole in Outlook, invia automaticamente messaggi specifici per le cartelle di Outlook.

Ecco alcuni motivi comuni per utilizzare un filtro automatico di Outlook:

  1. Raggruppare messaggi correlati. Si supponga che sta lavorando su un progetto con colleghe. Come parte del progetto di comunicazione, riceverai un sacco di email. Si desidera mantenere tutte le email relative al progetto in una particolare cartella, in modo che si può trovare rapidamente.
  2. Per tenere insieme la sottoscrizione e-mail. Hai diverse email abbonamenti legati alla tua attività. Non hai sempre tempo per leggerli subito, ma si desidera tenerli da leggere più tardi. Utilizzare un filtro di Outlook per ordinarli in una cartella di sottoscrizione.
  3. Per conservare e-mail dallo stesso mittente nello stesso posto. Diciamo che tu sei mentoring un dipendente. Ti mandano un sacco di email con domande e si desidera tenere traccia di ciò che è stato superato con loro. Un filtro per la posta può aiutare.

Come potete vedere, è una buona pratica per mantenere i messaggi correlati insieme. Naturalmente, ci sono molti altri motivi per avere Outlook filtro email per te e tu probabilmente può pensare i tuoi esempi dove la creazione di una regola di filtro automatico in Outlook sarebbe utile.

Come impostare una regola di filtro automatico di Outlook (Video)

Imparare a creare un filtro di Outlook ai messaggi e-mail di filtro automatico in questo breve video:


In alternativa, è possibile rivedere i passaggi dell'esercitazione scritti qui sotto.

Come filtrare le email in Outlook utilizzando le regole

È possibile utilizzare la funzionalità delle regole di Outlook per impostare una regola che mette tutte le email da un mittente specifico (o un gruppo di mittenti) in una cartella specificata. Questo vi aiuterà a organizzare la tua posta in arrivo e anche aiutarvi a trovare rapidamente le email importanti. Per maggiori dettagli sull'utilizzo di regole, studiare il nostro tutorial sulla creazione di regole di MS Outlook:

Nei passaggi seguenti, vi mostrerò come impostare un filtro automatico in modo che e-mail di sottoscrizione da un mittente specifico andare automaticamente in una cartella di posta elettronica Outlook etichettata le sottoscrizioni. Sto usando un abbonamento e-mail ad esempio qui, ma la procedura potrebbe essere applicata a qualsiasi mittente cui email che si desidera filtrare automaticamente.

Nota: Prima di creare la regola di filtro automatico per questo esempio, ho creato una cartella di MS Outlook chiamata sottoscrizioni. Per ulteriori informazioni su come creare una cartella in Outlook per e-mail specifiche, studiare questo tutorial:

Come filtro automatico messaggi da un singolo mittente o mittenti multipli

È possibile utilizzare lo strumento Microsoft Outlook regole per filtrare i messaggi di posta elettronica.

Passaggio 1. Aprire la creazione guidata regole

Assicurarsi che tu hai una cartella per filtrare i messaggi di. In questo caso, useremo la nuova cartella che ho creato etichettata le sottoscrizioni:

Subscriptions folder
Assicurati di che aver ottenuto una cartella per filtrare i messaggi in.

Fare clic sulla scheda "File" in alto a sinistra dello schermo per accedere alla finestra di informazioni sull'Account. Quindi fare clic sulla casella Gestisci regole & avvisi per aprire la finestra di dialogo regole e avvisi:

Rules and Alerts dialog box
È possibile accedere la creazione guidata regole nella finestra di dialogo regole e avvisi.

Passaggio 2. Selezionare i messaggi di mossa da qualcuno a un modello di cartella

C'è un modello impostato per filtrare automaticamente i messaggi in una cartella, quindi selezionare quell'opzione. (È la prima opzione sotto il titolo di Rimani Organizzato). Fare clic su Avanti nella parte inferiore della creazione guidata regole.

Rules Wizard first screen
Il modo più semplice per impostare una regola di filtro automatico in Outlook è quello di utilizzare un modello.

Viene visualizzata la schermata successiva della procedura guidata:

Rules Wizard second screen
Utilizzare la schermata successiva della creazione guidata regole per definire le condizioni per la nuova regola di filtro automatico.

Passaggio 3. Scegliere l'indirizzo di posta elettronica o gli indirizzi da filtrare

Nella schermata successiva della procedura guidata regole, selezionare la casella di controllo accanto all'opzione prima e scegliere il collegamento ipertestuale persone o gruppo pubblico nel passaggio 2 della procedura guidata (verso la parte inferiore della finestra di dialogo). Una finestra di dialogo Indirizzo regola si apre mostrando alcuni dei tuoi contatti.

Rules Address dialog
Selezionare gli indirizzi di posta elettronica che si desidera applicare la regola di filtro automatico.

In cima vedrete le informazioni di contatto per un abbonamento e-mail chiamato tutti i giorni. Selezionare entrambe le voci di contatto per tutti i giorni e quindi fare clic su pulsante da nella parte inferiore della pagina. You'll che outlook inserisce automaticamente il campo accanto a da con gli indirizzi email dei contatti selezionati.

Fare clic su OK. Chiude la finestra di dialogo Indirizzo regola. Fare clic su Avanti nella parte inferiore della creazione guidata regole. La schermata successiva chiede di selezionare le azioni per Outlook da portare con i messaggi che soddisfano questa condizione:

Rules Wizard third screen
In questa schermata della creazione guidata regole outlook a dire quali azioni intraprendere.

Passaggio 4. Selezionare la cartella per il filtro automatico

Selezionare la mossa per l'opzione di cartella specificata. Quindi fare clic sul collegamento ipertestuale specificato nella sezione passaggio 2 della procedura guidata:

List of Email folder
Selezionare la cartella che si desidera al filtro automatico i messaggi.

Selezionare la cartella dove si desidera che i messaggi filtrati automaticamente inviate un messaggio (in questo esempio, la cartella sottoscrizioni). Successivamente, fare clic su OK. Quindi, fare clic sul pulsante Avanti nella parte inferiore della creazione guidata regole.

La creazione guidata regole chiede se ci sono delle eccezioni alla regola filtro automatico che appena configurato. Se ci sono, li potete inserire ora. In caso contrario, selezionare il pulsante Avanti nella parte inferiore della procedura guidata.

Passaggio 5. Applicare la regola di filtro automatico

Per completare il processo di installazione di regole, viene richiesto di denominare la regola che appena creata e accenderlo:

Rules Wizard finish screen
Attivare la regola di filtro automatico, basta impostare e finitura.

Si può anche scegliere di eseguire la regola sui messaggi già presenti in posta in arrivo facendo clic sulla casella accanto a tale opzione. Quando hai finito, clicca sul pulsante fine. Successivamente, fare clic su Applica e quindi OK su regole e avvisi nella finestra di dialogo per salvare le modifiche.

Hai appena creato una regola di filtro automatico per ordinare i messaggi di posta elettronica da mittenti specifici in una cartella in MS Outlook. Quando arrivano nuovi messaggi da mittenti di tesi, andranno direttamente alla cartella che si è scelto invece di posta in arrivo. È possibile esaminarli a vostro piacimento.

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Free inbox zero ebook

Inizia oggi il filtro email

Hai appena imparato sull'impostazione di regole in Outlook per filtro automatico i messaggi di posta elettronica di Outlook. Hai anche imparato alcuni principi sul cyberbullismo e trattare con messaggi di spam. Ora che avete capito meglio come creare le regole di filtro automatico in Outlook, si è pronti per iniziare a gestire i messaggi e-mail in modo più efficace.

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