Cách lọc email trong Outlook vào thư mục cụ thể (với quy tắc Rules)

Bạn có thể tạo một quy tắc trong Outlook giúp bạn lọc các email đến các thư mục Outlook cụ thể. Thực tế, việc thiết lập các quy tắc trong Outlook đúng cách có thể giúp bạn sắp xếp hộp thư đến của mình, xử lý các email không mong muốn, quản lý đăng ký email của bạn và nhiều hơn thế nữa.

Các quy tắc là một công cụ quan trọng có thể giúp bạn sử dụng Microsoft Outlook hiệu quả hơn. Nếu bạn theo dõi loạt bài hướng dẫn này, chắc bạn đã biết cách tạo các quy tắc trong Outlook. Nếu chưa, bạn có thể tìm hiểu tất cả về cách tạo một quy tắc trong Outlook từ hướng dẫn này về cách tạo quy tắc.

Một trong những khía cạnh mạnh mẽ nhất của quy tắc MS Outlook là khả năng thiết lập bộ lọc email. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ được tìm hiểu tất cả về cách xử lý các thư không mong muốn bằng cách sử dụng bộ lọc tự động AutoFilter. Trước tiên, chúng ta sẽ thảo luận về lý do tại sao bạn lại nhận được những lá thư không mong muốn và cũng xem xét vấn đề phổ biến về bắt nạt trên mạng (cyberbullying). Tiếp theo, bạn sẽ được tìm hiểu một số phương pháp hay nhất bằng cách sử dụng bộ lọc email. Cuối cùng, bạn sẽ tìm hiểu về việc thiết lập các quy tắc trong Outlook để di chuyển các email đến các thư mục.

Hướng dẫn về Inbox Zero Mastery (Tải xuống ebook miễn phí)

Trước khi tiếp tục tìm hiểu cách tạo quy tắc tự động lọc trong Microsoft Outlook, hãy chắc chắn tải ebook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Sách này bao gồm các chiến lược sắp xếp hộp thư đến và các thủ thuật hay để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.

Bây giờ chúng ta hãy đào sâu vào tài liệu về cách lọc email với Outlook.

Tại sao bạn lại nhận những lá không mong muốn

Nếu bạn nhận được email, có thể bạn cũng sẽ nhận được các email không mong muốn. Thật không may, trong môi trường trực tuyến ngày nay tất cả đều quá phổ biến đối với những người gửi spam để có quyền truy cập vào email doanh nghiệp hoặc email cá nhân của bạn. Ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn đang thận trọng với địa chỉ email của mình, thì những hacker và những thứ khác nữa có nhiều cách để tìm ra hoặc mua thông tin email của bạn. Hầu hết các hệ thống email, chẳng hạn như MS Outlook, có sẵn các hệ thống để giúp bạn quản lý spam. Ví dụ, trong Outlook, bạn có thể báo cáo email rác - nhưng một vài thư spam vẫn có thể len lỏi và chuyển vào hộp thư đến của bạn.

Spam chỉ là một loại email không mong muốn mà bạn có thể nhận được. Các loại thư không mong muốn khác có thể bao gồm:

• Các email đăng ký. Điều quan trọng cần lưu ý là các email đăng ký không phải là spam. Bạn đã chọn nhận các thư này tại một thời điểm nào đó. Bạn thậm chí có thể vẫn muốn nhận thư đăng ký đó (bạn sẽ đọc nó một ngày nào đó), bạn chỉ không muốn nó nằm trong hộp thư đến của bạn.
• Email đến từ những nhân viên cũ hoặc đồng nghiệp. Những nhân viên cũ có địa chỉ email của bạn, tất nhiên là như thế, bởi vì họ đã từng làm việc với bạn. Nếu họ rời khỏi công ty hoặc ở trong các lĩnh vực ít quan trọng hơn, thì bạn có thể sẽ không muốn nhận các email của họ trong hộp thư.
• Những email cá nhân mà bạn không muốn nó nằm trong hộp thư đến của mình. Cũng giống như bạn không muốn nhận email từ một số đồng nghiệp cũ, bạn cũng có thể có những người bạn cũ có email của bạn mà bạn không muốn chạy vào trong hộp thư đến của mình. Hoặc, bạn có thể chỉ muốn giữ email cá nhân tách riêng khỏi email công việc của mình.
• Email bán hàng. Nếu bạn đã từng tham dự một triển lãm thương mại hoặc thậm chí hợp tác kinh doanh với một công ty, thì bạn có thể sẽ nhận được các email bán hàng. Nếu bạn hiện không còn hoạt động trên thị trường cho sản phẩm đó nữa, bạn có thể sẽ muốn để các email này không nằmg trong hộp thư đến của mình.
  

Đây chỉ là một số ví dụ về các kiểu thư mà bạn muốn kiểm soát. Tôi chắc rằng bạn có thể nghĩ ra nhiều loại hơn nữa. Trong một số trường hợp, bạn có thể sẽ không muốn nhận thư nào trong số đó cả. Trong các trường hợp khác, bạn không muốn chúng làm lộn xộn hộp thư đến của bạn nhưng bạn vẫn muốn chúng. Trong cả hai trường hợp, việc thiết lập các quy tắc trong Outlook có thể giúp bạn chặn hoặc lọc các email không mong muốn.

Thế còn về bắt nạt?

Bắt nạt trên mạng là một loại email không mong muốn đặc biệt cần phải được xử lý theo một cách khác. Thật không may, bắt nạt trên mạng là một vấn đề nghiêm trọng ngày càng trở nên phổ biến. Nó rất nghiêm trọng, do đó chúng ta cần đề cập đến nó ở đây.

Bạn có thể nghĩ rằng đe doạ trên mạng là điều gì đó xảy ra với trẻ em, nhưng nó cũng có thể ảnh hưởng đến cả người lớn. StopBullying.gov định nghĩa đe doạ trên mạng là:

"Bắt nạt trên mạng bao gồm gửi, đăng hoặc chia sẻ nội dung tiêu cực, có hại, sai trái hoặc bất lịch sự về người khác. Nó có thể bao gồm chia sẻ thông tin cá nhân hoặc riêng tư về người khác khiến bị xấu hổ hoặc sỉ nhục".

Nếu bắt nạt trên mạng xảy ra với bạn, hãy thực hiện các bước sau:

1. Lưu lại bằng chứng. Bạn sẽ cần điều này nếu bạn cần liên hệ với các cơ quan chính quyền pháp lý hoặc với bộ phận nhân sự của công ty bạn.
2. Báo cáo tin nhắn đó. Nếu bắt nạt là từ một người nào đó trong công ty của bạn, bạn có thể báo cáo tin nhắn đó tới bộ phận nhân sự. Nếu tin nhắn đó từ bên ngoài công ty của bạn, hãy báo cáo cho nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến của bạn và Outlook. Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy bị đe dọa, hãy báo cáo thông điệp đó cho các cơ quan chính quyền pháp lý.
3. Chặn người gửi đó. Bạn có thể chặn các tin nhắn từ một người gửi cụ thể trong Outlook. Xem các hướng dẫn bên dưới trong hướng dẫn này.
   

Bạn có thể tìm hiểu thêm về bắt nạt trên mạng từ trang Dịch vụ về Sức khỏe và con người của Bộ Y tế Hoa Kỳ - StopBullying.gov.

Cách chặn vả bỏ chặn thư từ một người gửi cụ thể

Bạn có thể sử dụng các công cụ Outlook để chặn tất cả thư từ một người gửi cụ thể và tự động gửi chúng vào thư mục Email Rác của bạn.

1. Chặn thư email

Dưới đây là cách thực hiện:

Bước 1. Chọn thư sẽ được chặn

Từ hộp thư đến Outlook, chọn một thư từ người gửi mà bạn muốn chặn. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng một cựu nhân viên hư cấu, Timothy Tester:

Nhấp chuột phải vào thư đó. Một menu bật mở xuất hiện:

Bước 2. Chọn tùy chọn Block Sender

Chọn tùy chọn Junk từ trình đơn. Một menu bật mở khác sẽ hiển thị:

Chọn tùy chọn đầu tiên, Block Sender. Dấu nhắc hiển thị cho biết người gửi của email đã chọn sẽ được đưa vào danh sách Blocked Senders của bạn. Nhấp vào nút OK để xác nhận hành động này.

Lưu ý: Có giới hạn về số lượng địa chỉ email bạn có thể chặn trong MS Outlook. Giới hạn đó là 500.

Khi thư đó đã bị chặn, nó sẽ biến mất khỏi hộp thư đến của bạn. Các thư sau này từ địa chỉ email đó sẽ chuyển đến thư mục Junk Email của bạn.

2. Bỏ chặn thư email

Sau khi bạn đã chặn người gửi, bạn có thể đổi ý. Thật may mắn, bạn có thể bỏ chặn người gửi bị chặn. Để bỏ chặn một người gửi:

Bước 1. Chọn tùy chọn Junk Option

Nhấp vào tin nhắn bất kỳ. Nhấp chuột phải để hiển thị menu bật mở và nhấp vào tùy chọn Junk. Một menu khác xuất hiện:

Lần này, chọn tùy chọn Junk Email từ menu thả xuống. Hộp thoại Junk Email options hiển thị:

Bước 2. Bỏ chặn người gửi đó

Nhấp vào tab Blocked Senders để xem danh sách các địa chỉ email bị chặn:

Nhấp vào nút Remove ở bên phải hộp thoại. Địa chỉ đó được xóa khỏi danh sách Blocked Senders. Nhấp vào OK ở cuối hộp thoại để lưu các thay đổi của bạn. Các thư trong tương lai từ người gửi này sẽ không bị chuyển đến thư mục Junk Email.

Lưu ý: Các thư cũ hơn từ người gửi bị chặn trước đó sẽ vẫn nằm trong thư mục Junk Email của bạn. Nếu bạn muốn chúng nằm trong một thư mục khác, bạn sẽ phải di chuyển chúng theo cách thủ công.

Ba lý do phổ biến để thiết lập Outlook AutoFilter (Thực tiễn tốt nhất)

Thông thường, các email "không mong muốn" mà bạn nhận được trong Outlook không phải là spam và chúng không cần bị chặn. Thay vào đó, chúng có thể là những lá thư mà bạn muốn xử lý cùng lúc hoặc những thư bạn muốn xem sau này. Đối với các thư này, bạn nên thiết lập bộ lọc email tự động trong Outlook. Bộ lọc Outlook này, được tạo bằng cách sử dụng Quy tắc Rules trong Outlook, tự động gửi thư cụ thể đến các thư mục Outlook.

Dưới đây là một số lý do phổ biến để sử dụng bộ lọc tự động Outlook:

1. Để giữ các email có liên quan với nhau. Giả sử bạn đang làm một dự án với đồng nghiệp. Là một phần của giao tiếp dự án, bạn nhận được rất nhiều email. Bạn muốn giữ tất cả các email liên quan đến dự án trong một thư mục cụ thể để bạn có thể tìm chúng nhanh chóng.
2. Để giữ những email đăng ký với nhau. Bạn có một số email đăng ký liên quan đến công việc của mình. Bạn không phải lúc nào cũng có thời gian để đọc chúng ngay lập tức, nhưng bạn muốn giữ chúng để đọc sau này. Sử dụng bộ lọc Outlook để sắp xếp chúng vào một thư mục đăng ký.
3. Để giữ các email từ cùng một người gửi ở cùng một nơi. Giả sử bạn đang cố vấn cho một nhân viên. Họ gửi cho bạn rất nhiều email với các câu hỏi và bạn muốn theo dõi những gì bạn đã trải qua với họ. Một bộ lọc email có thể giúp bạn.
   

Như bạn có thể thấy, đó là một thực tiễn tốt để giữ các email liên quan lại với nhau. Tất nhiên, có nhiều lý do khác để có các bộ lọc email Outlook cho bạn và bạn có thể nghĩ về các ví dụ của riêng bạn khi tạo một quy tắc lọc tự động trong Outlook sẽ rất hữu ích.

Cách thiết lập một quy tắc AutoFilter Rule trong Outlook (Video)

Tìm hiểu cách tạo một bộ lọc Outlook để tự động lọc thư email trong video ngắn này:

Hoặc, bạn có thể xem lại các bước hướng dẫn bằng văn bản dưới đây.

Làm thế nào để lọc email trong Outlook bằng cách sử dụng quy tắc Rules

Bạn có thể sử dụng tính năng Rules của Outlook để thiết lập một quy tắc, mà nó đặt tất cả email từ một người gửi cụ thể (hoặc một nhóm gửi) vào một thư mục được chỉ định. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp hộp thư đến của mình và cũng giúp bạn tìm các email quan trọng một cách nhanh chóng. Để biết thêm chi tiết về cách sử dụng các quy tắc, hãy nghiên cứu hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo quy tắc trong MS Outlook:

• 
  Microsoft Outlook
  How to Create Rules in MS Outlook to Auto Sort Emails
  Laura Spencer

Trong các bước bên dưới, tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập bộ lọc tự động để các email đăng ký từ một người gửi cụ thể tự động chuyển đến thư mục email Outlook có gắn nhãnSubscriptions. Tôi đang sử dụng một email đăng ký để làm ví dụ ở đây, nhưng các bước có thể được áp dụng cho bất kỳ người gửi nào mà họ có email bạn muốn lọc tự động.

Lưu ý: Trước khi tạo quy tắc Autofilter cho ví dụ này, tôi đã tạo một thư mục MS Outlook có tên là Subscriptions. Để biết thêm thông tin về cách tạo thư mục trong Outlook cho các email cụ thể, hãy tham khảo hướng dẫn này:

• 
  Microsoft Outlook
  How to Organize Your Outlook Email Inbox Efficiently
  Laura Spencer

Cách tự động lọc thư từ một người gửi đơn lẻ hoặc nhiều người gửi

Bạn có thể sử dụng công cụ Rules của Microsoft Outlook để lọc thư email của bạn.

Bước 1. Mở trình Rules Wizard

Đảm bảo rằng bạn có một thư mục để lọc thư. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ sử dụng một hư mục mới mà tôi đã tạo có gắn nhãn Subscriptions:

Nhấp vào tab File ở góc trên bên trái của màn hình để truy cập vào cửa sổ Account Information. Sau đó nhấp vào hộp Manage Rules & Alerts để mở hộp thoại Rules and Alerts:

Bước 2. Chọn mẫu Move Messages From Someone to a Folder

Có một mẫu được thiết lập để tự động lọc thư vào một thư mục, vì vậy hãy chọn tùy chọn đó. (Nó là tùy chọn đầu tiên trong tiêu đề Stay Organized). Nhấp vào Next ở cuối Rules Wizard.

Màn hình tiếp theo của trình hướng dẫn xuất hiện:

Bước 3. Chọn địa chỉ email hoặc địa chỉ cần lọc

Trên màn hình tiếp theo của Rules Wizard, hãy bấm vào hộp kiểm bên cạnh tùy chọn đầu tiên và bấm vào liên kết People or Public Group trong Bước 2 trên trình hướng dẫn (phía dưới cùng của hộp thoại). Hộp thoại Rule Address mở ra, hiển thị một số liên hệ của bạn.

Ở trên cùng, bạn sẽ thấy thông tin liên hệ cho email đăng ký có tên là Daily. Chọn cả hai mục liên lạc cho Daily và sau đó nhấp vào nút From ở cuối trang. Bạn sẽ thấy Outlook tự động điền vào trường bên cạnh From với địa chỉ email của các liên hệ đã chọn

Nhấp vào OK. Hộp thoại Rule Address đóng lại. Nhấp vào Next ở cuối Rules Wizard. Màn hình tiếp theo yêu cầu bạn chọn các hành động cho Outlook để thực hiện với các thư đáp ứng điều kiện này:

Bước 4. Chọn thư mục cho Autofilter

Chọn tùy chọn Move it to the specified folder. Sau đó nhấp vào liên kết được chỉ định trong phần Bước 2 của trình hướng dẫn:

Chọn thư mục mà bạn muốn tự động lọc thư được gửi đến (trong ví dụ này, thư mục Subscriptions). Tiếp theo, bấm OK. Sau đó, nhấp vào nút Next ở cuối Trình Rules Wizard.

Trình Rules Wizard sẽ hỏi xem có bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc tự động mà bạn vừa thiết lập hay không. Nếu có, bạn có thể nhập chúng ngay bây giờ. Nếu không, hãy chọn nút Next ở cuối trình hướng dẫn đó.

Bước 5. Áp dụng quy tắc Autofilter

Để hoàn tất quy trình thiết lập quy tắc, bạn được nhắc đặt tên cho quy tắc mà bạn vừa tạo ra và kích hoạt nó:

Bạn cũng có thể chọn chạy quy tắc trên đối với những thư đã có trong hộp thư đến của mình bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh tùy chọn đó. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Finish. Tiếp theo, nhấn Apply và sau đó OK trên hộp thoại Rules and Alerts để lưu các thay đổi của bạn.

Bạn đã vừa tạo xng quy tắc Autofilter để sắp xếp thư email từ những người gửi cụ thể đến một thư mục trong MS Outlook. Khi thư mới đến từ những người gửi này, chúng sẽ chuyển trực tiếp đến thư mục mà bạn đã chọn thay vì hộp thư đến của bạn. Bạn có thể xem lại chúng một cách thuận tiện.

Các thủ thuật và chiến lược email hữu ích khác

Đừng quên đăng ký nhận bản tin Tuts+ Business và tải ebook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Sách này có các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các thủ thuật hay để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.

Bắt đầu lọc tự động các email ngay bây giờ nhé.

Bạn vừa được tìm hiểu về việc thiết lập các quy tắc trong Outlook để tự động lọc thư email Outlook của bạn. Bạn cũng đã được tìm hiểu một số điều cơ bản bắt nạt trên mạng và xử lý các thư spam. Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về cách tạo các quy tắc tự động lọc trong Outlook, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu quản lý thư email của mình một cách hiệu quả hơn.