Cara Menyaring Email di Outlook ke Folder Tertentu (Dengan Aturan)

Anda dapat membuat aturan di Outlook yang akan membantu Anda memfilter email ke folder Outlook tertentu. Bahkan, menyiapkan aturan di Outlook dengan cara yang benar dapat membantu Anda mengatur kotak masuk, menangani email yang tidak diinginkan, mengelola langganan email Anda, dan banyak lagi.

Aturan adalah alat utama yang dapat membantu Anda menggunakan Microsoft Outlook lebih efektif. Jika Anda telah mengikuti dalam seri tutorial ini, Anda sudah tahu cara membuat aturan di Outlook. Jika tidak, Anda dapat mempelajari semua tentang cara membuat aturan di Outlook dari tutorial ini tentang cara membuat aturan.

Salah satu aspek paling kuat dari aturan MS Outlook adalah kemampuan untuk mengatur filter email. Dalam tutorial ini Anda akan mempelajari semua tentang cara menangani pesan yang tidak diinginkan menggunakan autofilter. Pertama, kita akan membahas mengapa Anda mendapatkan pesan yang tidak diinginkan dan juga memeriksa masalah umum cyberbullying. Selanjutnya, Anda akan mempelajari beberapa praktik terbaik untuk menggunakan filter email. Akhirnya, Anda belajar tentang pengaturan aturan di Outlook untuk memindahkan email ke folder.

Panduan untuk Inbox Zero Mastery (Unduh eBuku Gratis)

Sebelum melangkah lebih jauh dalam mempelajari cara membuat aturan autofilter Microsoft Outlook, pastikan untuk mengambil eBuku Gratis kami: Panduan Ultimate untuk Penguasaan Inbox dari Nol. Ini dikemas dengan strategi organisasi kotak masuk dan kiat-kiat untuk mengelola semua email masuk Anda dengan lebih efisien.

Sekarang mari kita gali materi tentang cara memfilter email dengan Outlook.

Mengapa Anda Mendapat Pesan Yang Tidak Diinginkan

Jika Anda menerima email, Anda mungkin juga mendapatkan pesan email yang tidak diinginkan. Sayangnya, di lingkungan online saat ini, terlalu umum bagi spammer untuk mendapatkan akses ke bisnis atau email pribadi Anda. Bahkan jika Anda berpikir Anda berhati-hati dengan alamat email Anda, peretas dan orang lain memiliki cara untuk mengetahui atau membeli informasi email Anda. Sebagian besar sistem email, seperti MS Outlook, memiliki sistem untuk membantu Anda mengelola spam. Sebagai contoh, misalnya, Anda dapat melaporkan email sampah—tetapi beberapa pesan spam masih dapat lolos dan masuk ke kotak masuk Anda.

Spam hanyalah salah satu jenis pesan email yang tidak diinginkan yang mungkin Anda terima. Jenis pesan yang tidak diinginkan lainnya mungkin termasuk:

• Langganan email. Penting untuk dicatat bahwa langganan email bukanlah spam. Anda memilih untuk menerima pesan-pesan ini pada satu titik. Anda bahkan masih ingin menerima langganan (Anda akan membacanya suatu hari nanti), Anda hanya tidak menginginkannya sebagai kotak masuk Anda.
• Email dari mantan karyawan atau kolega. Mantan karyawan memiliki alamat email Anda, tentu saja, karena mereka pernah bekerja sama dengan Anda. Jika mereka meninggalkan perusahaan atau bidang dalam keadaan kurang dari bintang, Anda mungkin tidak ingin menerima email mereka di kotak masuk Anda.
• Email pribadi yang tidak Anda inginkan di kotak masuk Anda. Sama seperti Anda tidak ingin menerima email dari beberapa mantan rekan kerja, Anda mungkin juga memiliki teman lama yang emailnya tidak ingin Anda masuk ke kotak masuk Anda. Atau, Anda mungkin ingin menjaga email pribadi Anda terpisah dari email bisnis Anda.
• Email penjualan. Jika Anda pernah menghadiri pameran dagang atau bahkan berbisnis dengan perusahaan, Anda mungkin menerima email penjualan. Jika saat ini Anda tidak berada di pasar untuk produk, Anda mungkin ingin menyimpan pesan email ini dari kotak masuk Anda.
  

Ini hanyalah beberapa contoh jenis pesan yang ingin Anda kendalikan. Saya yakin Anda bisa memikirkan lebih banyak lagi. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin tidak menginginkan pesan sama sekali. Dalam kasus lain, Anda tidak ingin mereka berantakan di kotak masuk Anda tetapi Anda menginginkannya. Dalam kedua kasus, pengaturan aturan di Outlook dapat membantu Anda memblokir atau memfilter email yang tidak diinginkan.

Apa Tentang Penindasan?

Cyberbullying adalah jenis khusus dari email yang tidak diinginkan yang perlu ditangani secara berbeda. Sayangnya, penindasan maya adalah masalah serius yang menjadi semakin umum. Ini sangat serius, yang perlu kita sentuh di sini.

Anda mungkin menganggap cyberbullying sebagai sesuatu yang terjadi pada anak-anak, tetapi juga dapat memengaruhi orang dewasa. StopBullying.gov mendefinisikan cyberbullying sebagai:

"Penindasan maya mencakup pengiriman, posting, atau berbagi konten negatif, berbahaya, salah, atau jahat tentang orang lain. Ini dapat mencakup berbagi informasi pribadi atau pribadi tentang orang lain yang menyebabkan rasa malu atau penghinaan."

Jika cyberbullying terjadi pada Anda, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Simpan buktinya. Anda akan membutuhkan ini jika Anda perlu mengambil tindakan dengan otoritas hukum atau dengan departemen SDM perusahaan Anda.
2. Laporkan pesannya. Jika penindasan berasal dari seseorang di perusahaan Anda, Anda dapat melaporkan pesan tersebut ke departemen SDM Anda. Jika pesan tersebut berasal dari luar perusahaan Anda, laporkan ke penyedia layanan online Anda dan ke Outlook. Juga, jika Anda merasa terancam, laporkan pesan tersebut ke pihak yang berwenang.
3. Blokir pengirim. Anda dapat memblokir pesan dari pengirim tertentu di Outlook. Lihat petunjuk di bawah ini dalam tutorial ini.
   

Anda dapat mengetahui lebih lanjut tentang penindasan maya dari situs Departemen Kesehatan & Layanan Manusia AS, StopBullying.gov.

Cara Memblokir & Membuka Blokir Pesan dari Pengirim Tertentu

Anda dapat menggunakan alat Outlook untuk memblokir semua pesan dari pengirim tertentu dan secara otomatis mengirimnya ke folder Email Sampah Anda.

1. Blokir Pesan Email

Inilah cara melakukannya:

Langkah 1. Pilih pesan yang akan diblokir

Dari kotak masuk Outlook, pilih pesan dari pengirim yang ingin Anda blokir. Dalam contoh ini, kami akan menggunakan mantan karyawan fiktif, Timothy Tester:

Klik kanan pada pesan. Menu pop-up muncul:

Langkah 2. Pilih Opsi Pengirim Blok

Pilih opsi Junk dari menu. Menu pop-up lainnya menampilkan:

Pilih opsi pertama, Blok Pengirim. Tampilan prompt menunjukkan bahwa pengirim email yang dipilih akan dimasukkan ke daftar Pengirim yang Diblokir Anda. Klik tombol OK untuk mengkonfirmasi tindakan ini.

Catatan: Ada batasan jumlah alamat email yang dapat Anda blokir di MS Outlook. Batasnya adalah 500.

Setelah pesan diblokir, pesan itu menghilang dari kotak masuk Anda. Pesan futures dari alamat email itu masuk ke folder Email Sampah Anda.

2. Buka Blokir Pesan Email

Setelah Anda memblokir pengirim, Anda dapat berubah pikiran. Untungnya, Anda dapat membatalkan pemblokiran pengirim yang diblokir. Untuk membatalkan pemblokiran pengirim:

Langkah 1. Pilih Opsi Junk

Klik pada pesan apa pun. Klik kanan untuk membuka menu pop-up dan klik opsi Junk. Menu lain muncul:

Kali ini, pilih opsi Email Sampah dari drop-down. Kotak dialog Opsi Email sampah menampilkan:

Langkah 2. Buka blokir Pengirim

Klik tab Pengirim Yang Diblokir untuk melihat daftar alamat email yang diblokir:

Klik tombol Hapus di sebelah kanan kotak dialog. Alamat dihapus dari daftar Pengirim yang Diblokir. Klik OK di bagian bawah kotak dialog untuk menyimpan perubahan Anda. Pesan selanjutnya dari pengirim ini tidak akan dikirim ke folder Email Sampah.

Catatan: Pesan lama dari pengirim yang sebelumnya diblokir akan tetap ada di folder Email Sampah Anda. Jika Anda ingin mereka di folder lain, Anda harus memindahkannya secara manual.

Tiga Alasan Umum untuk Mengatur AutoFilter Outlook (Praktik Terbaik)

Seringkali, pesan email "yang tidak diinginkan" yang Anda terima di Outlook bukan spam dan mereka tidak perlu diblokir. Sebaliknya, mereka mungkin adalah pesan yang ingin Anda tangani pada saat yang sama atau pesan yang ingin Anda lihat nanti. Untuk pesan-pesan ini, ada baiknya untuk menyiapkan autofilter email di Outlook. Filter Outlook ini, dibuat menggunakan Aturan di Outlook, secara otomatis mengirim pesan tertentu ke folder Outlook.

Berikut adalah beberapa alasan umum untuk menggunakan autofilter Outlook:

1. Untuk menjaga email terkait bersama. Misalkan Anda sedang mengerjakan proyek dengan rekan kerja. Sebagai bagian dari komunikasi proyek, Anda menerima banyak email. Anda ingin menyimpan semua email terkait proyek dalam folder tertentu sehingga Anda dapat menemukannya dengan cepat.
2. Untuk menjaga email berlangganan bersama. Anda mendapat beberapa langganan email yang terkait dengan bisnis Anda. Anda tidak selalu punya waktu untuk segera membacanya, tetapi Anda ingin mereka tetap membacanya nanti. Gunakan filter Outlook untuk mengurutkan mereka ke folder berlangganan.
3. Untuk menyimpan email dari pengirim yang sama di tempat yang sama. Katakanlah Anda membimbing seorang karyawan. Mereka mengirimi Anda banyak email dengan pertanyaan dan Anda ingin melacak apa yang telah Anda lewati bersama mereka. Filter email dapat membantu.
   

Seperti yang Anda lihat, itu adalah praktik yang baik untuk menjaga email terkait bersama. Tentu saja, ada banyak alasan lain untuk memiliki email filter Outlook untuk Anda dan Anda mungkin bisa memikirkan contoh Anda sendiri di mana membuat aturan autofilter di Outlook akan sangat membantu.

Cara Mengatur Aturan AutoFilter Outlook (Video)

Pelajari cara membuat filter Outlook untuk melakukan autofilter pesan email dalam video singkat ini:

Atau, Anda dapat meninjau langkah tutorial tertulis di bawah ini.

Cara Menyaring Email di Outlook Menggunakan Aturan

Anda dapat menggunakan fitur Aturan Outlook untuk menyiapkan aturan yang menempatkan semua email dari pengirim tertentu (atau sekelompok pengirim) ke folder tertentu. Ini akan membantu Anda mengatur kotak masuk dan juga membantu Anda menemukan email penting dengan cepat. Untuk detail lebih lanjut tentang cara menggunakan aturan, pelajari tutorial kami tentang membuat aturan MS Outlook:

• Microsoft Outlook
  Cara Membuat Aturan di MS Outlook ke Email Urutkan Otomatis
  Laura Spencer

Dalam langkah-langkah di bawah ini, saya akan menunjukkan kepada Anda cara menyiapkan pencuci otomatis sehingga email langganan dari pengirim tertentu secara otomatis masuk ke folder email Outlook berlabel Langganan. Saya menggunakan langganan email sebagai contoh di sini, tetapi langkah-langkahnya dapat diterapkan ke pengirim mana pun yang emailnya ingin Anda filter secara otomatis.

Catatan: Sebelum membuat aturan Autofilter untuk contoh ini, saya membuat folder MS Outlook yang disebut Langganan. Untuk informasi lebih lanjut tentang cara membuat folder di Outlook untuk email tertentu, pelajari tutorial ini:

• Microsoft Outlook
  Cara Mengatur Email Inbox Email Anda Secara Efisien
  Laura Spencer

Cara Autofilter Pesan dari Pengirim Tunggal atau Pengirim Ganda

Anda dapat menggunakan alat Aturan Outlook Microsoft untuk menyaring pesan email Anda.

Langkah 1. Buka Wizard Aturan

Pastikan Anda memiliki folder untuk memfilter pesan. Dalam hal ini, kami akan menggunakan folder baru yang saya buat berlabel Langganan:

Klik tab File di sudut kiri atas layar untuk mengakses jendela Informasi Akun. Kemudian klik kotak Kelola Aturan & Pemberitahuan untuk membuka kotak dialog Aturan dan Pemberitahuan:

Langkah 2. Pilih Template Pindah Pesan Dari Seseorang ke Folder

Ada template yang disiapkan untuk memfilter pesan secara otomatis ke folder, jadi pilih opsi itu. (Ini adalah opsi pertama di bawah judul Tetap Terorganisir.) Klik Berikutnya di bagian bawah Panduan Aturan.

Layar berikutnya dari wizard muncul:

Langkah 3. Pilih Alamat Email atau Alamat yang Akan Difilter

Pada layar berikutnya Wizard Aturan, klik kotak centang di sebelah opsi pertama dan klik tautan Orang atau Grup Publik di bawah Langkah 2 pada wizard (ke bagian bawah kotak dialog). Dialog Aturan Alamat terbuka yang menunjukkan beberapa kontak Anda.

Di bagian atas, Anda akan melihat informasi kontak untuk langganan email yang disebut Harian. Pilih kedua entri kontak untuk Harian dan kemudian klik tombol Dari di bagian bawah halaman. Anda akan melihat prospek itu secara otomatis mengisi bidang di sebelah Dari dengan alamat email dari kontak yang dipilih.

Klik OK. Dialog Aturan Alamat ditutup. Klik Berikutnya di bagian bawah Panduan Aturan. Layar berikutnya meminta Anda untuk memilih tindakan untuk Outlook untuk mengambil dengan pesan yang memenuhi ketentuan ini:

Langkah 4. Pilih Folder untuk Autofilter

Pilih memindahkannya ke opsi folder yang ditentukan. Kemudian klik pada hyperlink yang ditentukan di bagian Langkah 2 dari wizard:

Pilih folder tempat Anda ingin mengirim pesan-pesan yang sudah otomatis tersaring (dalam contoh ini, folder Langganan). Selanjutnya, klik OK. Kemudian, klik tombol Berikutnya di bagian bawah Panduan Aturan.

Wizard Aturan menanyakan apakah ada pengecualian untuk aturan autofilter yang baru Anda siapkan. Jika ada, Anda dapat memasukkannya sekarang. Jika tidak, pilih tombol Berikutnya di bagian bawah panduan.

Langkah 5. Terapkan Aturan Autofilter

Untuk menyelesaikan proses penyiapan aturan, Anda diminta untuk menamai aturan yang baru saja Anda buat dan nyalakan:

Anda juga dapat memilih untuk menjalankan aturan pada pesan yang sudah ada di kotak masuk Anda dengan mengklik kotak centang di sebelah opsi itu. Setelah selesai, klik tombol Selesai. Selanjutnya, klik Apply dan kemudian OK pada kotak dialog Aturan dan Pemberitahuan untuk menyimpan perubahan Anda.

Anda baru saja membuat aturan Autofilter untuk mengurutkan pesan email dari pengirim tertentu ke folder di MS Outlook. Ketika pesan baru datang dari pengirim ini, mereka akan langsung ke folder yang Anda pilih alih-alih kotak masuk Anda. Anda dapat memeriksanya sesuai kenyamanan Anda.

Tips dan Strategi Email yang Lebih Bermanfaat

Jangan lupa untuk mendaftar ke buletin Tuts Business dan ambil e-book gratis kami: Panduan Ultimate untuk Penguasaan Inbox dari Nol. Ini dikemas dengan strategi organisasi kotak masuk dan kiat-kiat untuk mengelola semua email masuk Anda dengan lebih efisien.

Mulai Email Autofilter Hari Ini

Anda baru saja belajar tentang pengaturan aturan di Outlook untuk melakukan autofilter pesan email Outlook Anda. Anda juga telah mempelajari beberapa prinsip tentang penindasan maya dan berurusan dengan pesan spam. Sekarang Anda lebih memahami cara membuat aturan autofilter di Outlook, Anda siap untuk mulai mengelola pesan email Anda secara lebih efektif.