كيفية تصفية رسائل البريد الإلكتروني في Outlook إلى مجلدات محددة (مع القواعد)

يمكنك إنشاء قاعدة في Outlook تساعدك على تصفية رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلدات Outlook محددة. في الواقع ، يمكن أن يساعدك إعداد القواعد في Outlook بالطريقة الصحيحة في تنظيم البريد الوارد والتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها وإدارة اشتراكات البريد الإلكتروني والمزيد.

القواعد هي أداة رئيسية يمكن أن تساعدك على استخدام Microsoft Outlook بشكل أكثر فعالية. إذا كنت متابعًا في سلسلة البرامج التعليمية هذه ، فأنت تعرف بالفعل كيفية إنشاء القواعد في Outlook. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيمكنك التعرف على كيفية إنشاء قاعدة في Outlook من هذا البرنامج التعليمي حول كيفية إنشاء القواعد.

واحد من أقوى جوانب قواعد MS Outlook هو القدرة على إعداد مرشحات البريد الإلكتروني. ستتعرف في هذا البرنامج التعليمي على كيفية التعامل مع الرسائل غير المرغوب فيها باستخدام autofilters. أولاً ، سنناقش سبب تلقيك رسائل غير مرغوب فيها ، وكذلك فحص المشكلة الشائعة للتسلط عبر الإنترنت. بعد ذلك ، ستتعرف على بعض أفضل الممارسات لاستخدام فلاتر البريد الإلكتروني. وأخيرًا ، ستتعرف على إعداد القواعد في Outlook لنقل البريد الإلكتروني إلى المجلدات.

دليل Inbox Zero Mister (تنزيل الكتاب الإلكتروني المجاني)

قبل الذهاب في تعلم كيفية إنشاء قواعد التصفية التلقائية لـ Microsoft Outlook ، تأكد من الحصول على الكتاب الإلكتروني المجاني: الدليل النهائي إلى انبكس ذر مستر. إنها مليئة باستراتيجيات تنظيم البريد الوارد ونصائح قاتلة لإدارة جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة بكفاءة أكبر.

الآن دعونا نحفر في المواد حول كيفية تصفية رسائل البريد الإلكتروني مع Outlook.

لماذا تحصل على رسائل غير مرغوب فيها

إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا ، فربما تحصل أيضًا على رسائل بريد إلكتروني غير مرغوب فيها. للأسف ، في بيئة الإنترنت الحالية ، من الشائع جدًا أن يتمكن مرسلو الرسائل غير المرغوب فيها من الوصول إلى نشاطك التجاري أو البريد الإلكتروني الشخصي. حتى إذا كنت تعتقد أنك تتوخى الحذر مع عنوان بريدك الإلكتروني ، فإن المتسللين وغيرهم لديهم طرق لمعرفة أو شراء معلومات بريدك الإلكتروني. تحتوي معظم أنظمة البريد الإلكتروني ، مثل مص اوتلوك ، على أنظمة لمساعدتك على إدارة البريد العشوائي. في اوتلوك ، على سبيل المثال ، يمكنك الإبلاغ عن البريد الإلكتروني غير الهام-ولكن قد لا تزال بعض الرسائل غير المرغوب فيها تنزلق وتصل إلى بريدك الوارد.

البريد المزعج هو نوع واحد فقط من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها التي قد تتلقاها. قد تتضمن الأنواع الأخرى من الرسائل غير المرغوب فيها:

• الاشتراكات البريد الإلكتروني. من المهم ملاحظة أن اشتراكات البريد الإلكتروني ليست رسائل غير مرغوب فيها. لقد اخترت تلقي هذه الرسائل عند نقطة واحدة. قد لا تزال ترغب في تلقي الاشتراك (ستقرأه في يوم من الأيام) ، فأنت لا تريده في صندوق البريد الخاص بك.
• رسائل البريد الإلكتروني من الموظفين السابقين أو الزملاء. الموظفون السابقون لديهم عنوان بريدك الإلكتروني ، بالطبع ، لأنهم عملوا معك في السابق. إذا تركوا الشركة أو المجال في أقل من ظروف نجمية ، فقد لا ترغب في تلقي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم في صندوق البريد الوارد الخاص بك.
• رسائل البريد الإلكتروني الشخصية التي لا تريدها في بريدك الوارد. تمامًا كما لا ترغب في تلقي رسائل بريد إلكتروني من بعض الزملاء السابقين ، قد يكون لديك أيضًا أصدقاء سابقون لا تريد أن ترسل رسائل البريد الإلكتروني إلى البريد الوارد. أو قد ترغب فقط في الحفاظ على بريدك الإلكتروني الشخصي منفصلاً عن البريد الإلكتروني لنشاطك التجاري.
• رسائل البريد الإلكتروني المبيعات. إذا كنت قد حضرت معرضًا تجاريًا أو حتى مع شركة تجارية ، فمن المحتمل أنك تتلقى رسائل إلكترونية للبيع. إذا لم تكن حاليًا في السوق للمنتج ، فقد تحتاج إلى الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني هذه من بريدك الوارد.
  

هذه ليست سوى بعض الأمثلة لأنواع الرسائل التي ترغب في الحصول على بعض السيطرة عليها. أنا متأكد من أنه يمكنك التفكير في المزيد. في بعض الحالات ، قد لا تريد الرسائل على الإطلاق. في حالات أخرى ، أنت لا تريدهم في التبعثر في صندوق الوارد الخاص بك ولكنك تريدهم. في كلتا الحالتين ، يمكن أن يساعد إعداد القواعد في Outlook على حظر الرسائل الإلكترونية غير المرغوب فيها أو تصفيتها.

ماذا عن البلطجة؟

يُعد التسلط عبر الإنترنت نوعًا خاصًا من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها والتي يجب التعامل معها بشكل مختلف. للأسف ، يعد التسلط عبر الإنترنت مشكلة خطيرة أصبحت شائعة بشكل متزايد. إنه أمر خطير للغاية ، لدرجة أننا بحاجة إلى لمسه هنا.

قد تفكر في التسلط عبر الإنترنت كشيء يحدث للأطفال ، لكنه قد يؤثر أيضًا على البالغين. يعرّف StopBullying.gov البلطجة الإلكترونية بأنها:

"يتضمن التسلط عبر الإنترنت إرسال أو نشر أو مشاركة محتوى سلبي أو ضار أو كاذب أو متوسط ​​عن شخص آخر. يمكن أن تشمل مشاركة معلومات شخصية أو خاصة عن شخص آخر يسبب الحرج أو الإذلال."

إذا حدث لك البلطجة الإلكترونية ، فاتبع الخطوات التالية:

1. احفظ الأدلة. ستحتاج إلى هذا إذا كنت بحاجة إلى اتخاذ إجراءات مع السلطات القانونية أو مع قسم الموارد البشرية الخاص بشركتك.
2. الإبلاغ عن الرسالة. إذا كان البلطجة من شخص في شركتك ، فيمكنك الإبلاغ عن الرسالة إلى قسم الموارد البشرية. إذا كانت الرسالة من خارج الشركة ، فأبلغ عنها إلى موفر الخدمة عبر الإنترنت وإلى Outlook. أيضا ، إذا كنت تشعر بتهديد الإبلاغ عن الرسالة إلى السلطات القانونية.
3. حظر المرسل. يمكنك حظر الرسائل من مرسل محدد في Outlook. انظر التعليمات أدناه في هذا البرنامج التعليمي.
   

يمكنك معرفة المزيد عن التسلط عبر الإنترنت من موقع وزارة الصحة الأمريكية للخدمات الإنسانية ، StopBullying.gov.

كيفية منع * إلغاء حظر الرسائل من مرسل معين

يمكنك استخدام أدوات Outlook لحظر جميع الرسائل من مرسل محدد وإرسالها تلقائيًا إلى مجلد البريد الإلكتروني غير الهام.

1. حظر رسائل البريد الإلكتروني

هيريس كيفية القيام بذلك:

الخطوة 1. حدد الرسالة المراد حظرها

من البريد الوارد في Outlook ، حدد رسالة من المرسل الذي تريد حظره. في هذا المثال ، سنستخدم موظفًا سابقًا وهميًا ، تيموثي تستر:

انقر بزر الماوس الأيمن على الرسالة. تظهر قائمة منبثقة:

الخطوة 2. اختر خيار حظر المرسل

حدد خيار العشوائي من القائمة. تعرض قائمة منبثقة أخرى:

اختر الخيار الأول ، بلوك سندر. تظهر مطالبة تشير إلى أن مرسل البريد الإلكتروني المحدد سيتم وضعه في قائمة المرسلين المحظورين. انقر على زر موافق لتأكيد هذا الإجراء.

ملاحظة: يوجد حد لعدد عناوين البريد الإلكتروني التي يمكنك حظرها في مص اوتلوك. هذا الحد هو ٥٠٠.

بمجرد حظر الرسالة ، فإنها تختفي من علبة الوارد الخاصة بك. تنتقل الرسائل المستقبلية من عنوان البريد الإلكتروني هذا إلى مجلد البريد الإلكتروني غير الهام.

^{٢. الافراج عن رسائل البريد الإلكتروني}

بعد حظر المرسل ، يمكنك تغيير رأيك. لحسن الحظ ، يمكنك إزالة حظر أحد المرسلين المحظورين. لإلغاء حظر المرسل:

الخطوة 1. اختر الخيار العشوائي

انقر على أي رسالة. انقر بزر الماوس الأيمن لإظهار القائمة المنبثقة وانقر على خيار البريد غير الهام. تظهر قائمة أخرى:

في هذه المرة ، اختر خيارات البريد الإلكتروني غير الهام من القائمة المنسدلة. يعرض مربع الحوار خيارات البريد الإلكتروني غير الهام:

الخطوة 2. إلغاء حظر المرسل

انقر على علامة التبويب المرسلين المحظورين لعرض قائمة بعناوين البريد الإلكتروني المحظورة:

انقر فوق الزر إزالة على يمين مربع الحوار. تمت إزالة العنوان من قائمة المرسلين المحظورين. انقر فوق موافق في أسفل مربع الحوار لحفظ التغييرات. لن يتم إرسال الرسائل المستقبلية من هذا المرسل إلى مجلد البريد الإلكتروني غير الهام.

ملاحظة: ستظل الرسائل الأقدم من المُرسِل المحظور سابقًا في مجلد البريد الإلكتروني غير المهم. إذا كنت تريدها في مجلد آخر ، فستحتاج إلى نقلها يدويًا.

ثلاثة أسباب شائعة لإعداد تصفية تلقائية لبرنامج Outlook (أفضل الممارسات)

غالبًا ما تكون رسائل البريد الإلكتروني 'غير المرغوب فيها' التي تتلقاها في Outlook ليست رسائل غير مرغوب فيها ولا يلزم حظرها. بدلاً من ذلك ، قد تكون الرسائل التي تريد التعامل معها في نفس الوقت أو الرسائل التي تريد الاطلاع عليها في وقت لاحق. بالنسبة إلى هذه الرسائل ، من المستحسن إعداد فلتر تلقائي للبريد الإلكتروني في Outlook. يقوم عامل تصفية Outlook هذا ، الذي تم إنشاؤه باستخدام القواعد في Outlook ، بإرسال رسائل محددة إلى مجلدات Outlook تلقائيًا.

فيما يلي بعض الأسباب الشائعة لاستخدام برنامج تصفية تلقائية لبرنامج Outlook:

1. للحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة معًا. لنفترض أنك تعمل في مشروع مع زملاء العمل. كجزء من اتصال المشروع ، تتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني. تريد الاحتفاظ بجميع رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالمشروع في مجلد معين بحيث يمكنك العثور عليها بسرعة.
2. للحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني الاشتراك معا. لديك العديد من اشتراكات البريد الإلكتروني المتعلقة بنشاطك التجاري. ليس لديك دائمًا وقت لقراءة هذه الأسئلة على الفور ، ولكنك تريد الاحتفاظ بها للقراءة في وقت لاحق. استخدم عامل تصفية Outlook لفرزها إلى مجلد اشتراك.
3. للاحتفاظ بالرسائل الإلكترونية من نفس المرسل في نفس المكان. لنفترض أنك تقوم بتوجيه موظف. يرسلون إليك الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على أسئلة وتريد تتبع ما انتهيت معهم. يمكن أن يساعد فلتر البريد الإلكتروني.
   

كما ترى ، من الجيد الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة معًا. بالطبع ، هناك العديد من الأسباب الأخرى لجعل رسائل البريد الإلكتروني تصفية Outlook نيابة عنك وكنت قد تفكر في الأمثلة الخاصة بك حيث سيكون إنشاء قاعدة تصفية تلقائية في Outlook مفيدة.

كيفية إعداد لأحدث التصفية التلقائية القاعدة (فيديو)

تعرف على كيفية إنشاء فلتر Outlook لرسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في مقطع الفيديو القصير هذا:

أو، يمكنك مراجعة خطوات البرنامج التعليمي المكتوبة أدناه.

كيفية تصفية رسائل البريد الإلكتروني في Outlook باستخدام القواعد

يمكنك استخدام ميزة 'قواعد Outlook' لإعداد قاعدة تضع جميع رسائل البريد الإلكتروني من مرسل معين (أو مجموعة مرسلين) إلى مجلد محدد. سيساعدك هذا على تنظيم البريد الوارد الخاص بك ويساعدك أيضًا في العثور على رسائل البريد الإلكتروني المهمة بسرعة. لمزيد من التفاصيل حول كيفية استخدام القواعد ، قم بدراسة البرنامج التعليمي الخاص بنا حول إنشاء قواعد MS Outlook:

• مايكروسوفت أوتلوك
  كيفية إنشاء القواعد في مايكروسوفت أوتلوك لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني
  لورا سبنسر

في الخطوات أدناه ، سأوضح لك كيفية إعداد فلتر تلقائي بحيث يتم توجيه رسائل البريد الإلكتروني للاشتراك من مرسل معين تلقائيًا إلى مجلد بريد إلكتروني في Outlook بالاشتراكات. أستخدم اشتراكًا عبر البريد الإلكتروني كمثال هنا ، ولكن يمكن تطبيق الخطوات على أي مرسل تريد أن يتم تلقائيًا تصفية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به.

ملاحظة: قبل إنشاء قاعدة Autofilter لهذا المثال ، قمت بإنشاء مجلد MS Outlook باسم الاشتراكات. لمزيد من المعلومات حول كيفية إنشاء مجلد في Outlook لرسائل البريد الإلكتروني المحددة ، قم بدراسة هذا البرنامج التعليمي:

• مايكروسوفت أوتلوك
  كيفية تنظيم صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك Outlook بكفاءة
  لورا سبنسر

كيفية 'تصفية تلقائية' الرسائل من مرسل واحد أو عدة مرسلات

يمكنك استخدام أداة Microsoft Outlook Rules لتصفية رسائل البريد الإلكتروني.

الخطوة 1. افتح 'معالج القواعد'

تأكد من أنك حصلت على مجلد لتصفية الرسائل. في هذه الحالة ، سنستخدم المجلد الجديد الذي أنشأته بالاشتراكات المسماة:

انقر فوق علامة التبويب ملف في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة للوصول إلى نافذة معلومات الحساب. ثم انقر فوق المربع منجي رولس & الارتس لفتح مربع الحوار رولس اند الارتس:

الخطوة 2. حدد نقل الرسائل من شخص ما إلى قالب المجلد

هناك إعداد تم إعداده لتصفية الرسائل تلقائيًا إلى مجلد ، لذلك حدد هذا الخيار. (إنه الخيار الأول تحت العنوان ستي أرجنزد.) انقر فوق التالي بأسفل معالج القواعد.

تظهر الشاشة التالية للمعالج:

الخطوة 3. اختر عنوان البريد الإلكتروني أو العناوين المراد تصفيتها

في الشاشة التالية من معالج القواعد ، انقر فوق خانة الاختيار الموجودة بجوار الخيار الأول وانقر فوق الارتباط التشعبي الأشخاص أو المجموعة العامة ضمن الخطوة ٢ في المعالج (باتجاه أسفل مربع الحوار). يفتح مربع حوار عنوان القاعدة ليظهر بعض جهات الاتصال الخاصة بك.

في الجزء العلوي ، سترى معلومات الاتصال الخاصة باشتراك البريد الإلكتروني الذي يسمى يوميًا. حدد كلاً من إدخالات جهة الاتصال لـ يوميًا ثم انقر فوق الزر من في أسفل الصفحة. ستقوم هذه النظرة تلقائيًا بتعبئة الحقل المجاور لـ من باستخدام عناوين البريد الإلكتروني لجهات الاتصال المحددة.

انقر فوق موافق. يتم إغلاق مربع الحوار رول ادرس. انقر فوق التالي في أسفل معالج القواعد. تطلب منك الشاشة التالية تحديد إجراءات لـ Outlook لتتوافق مع الرسائل التي تستوفي هذا الشرط:

الخطوة 4. حدد المجلد لـ 'التصفية التلقائية'

حدد نقله إلى خيار المجلد المحدد. ثم انقر فوق الارتباط التشعبي المحدد في قسم الخطوة ٢ من المعالج:

حدد المجلد الذي تريد إرسال الرسائل التي تم ترشيحها تلقائيًا (في هذا المثال ، مجلد الاشتراكات). بعد ذلك ، انقر فوق موافق. ثم ، انقر فوق الزر التالي في الجزء السفلي من معالج القواعد.

يسألك معالج القواعد ما إذا كان هناك أي استثناءات إلى قاعدة التصفية التلقائية التي قمت بإعدادها للتو. إذا كان هناك ، يمكنك إدخالها الآن. إذا لم يكن كذلك ، حدد زر التالي في الجزء السفلي من المعالج.

الخطوة 5. قم بتطبيق قاعدة Autofilter

لإنهاء عملية إعداد القواعد ، تتم مطالبتك بتسمية القاعدة التي أنشأتها للتو وتشغيلها:

يمكنك أيضًا اختيار تشغيل القاعدة على الرسائل الموجودة بالفعل في البريد الوارد الخاص بك عن طريق النقر فوق خانة الاختيار الموجودة بجوار هذا الخيار. عند الانتهاء ، انقر فوق الزر إنهاء. بعد ذلك ، انقر فوق تطبيق ، ثم انقر فوق موافق في مربع الحوار قواعد وتنبيهات لحفظ التغييرات.

لقد أنشأت للتو قاعدة أتفلتر لفرز رسائل البريد الإلكتروني من مرسلين محددين إلى مجلد في برنامج Microsoft Outlook. عندما تأتي رسائل جديدة من هؤلاء المرسلين ، فسينتقلون مباشرة إلى المجلد الذي اخترته بدلاً من البريد الوارد. يمكنك مراجعتها على راحتك.

المزيد من النصائح المفيدة البريد الإلكتروني والاستراتيجيات

لا تنسَ الاشتراك في النشرة الإخبارية توتس + بسنس وانتزاع الكتاب الإلكتروني المجاني: الدليل النهائي لإتقان انبكس ذر. إنها مليئة باستراتيجيات تنظيم البريد الوارد ونصائح قاتلة لإدارة جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة بكفاءة أكبر.

بدء Autofiltering رسائل البريد الإلكتروني اليوم

لقد علمت للتو عن إعداد القواعد في Outlook إلى تصفية تلقائية لرسائل البريد الإلكتروني في Outlook. لقد تعلمت أيضًا بعض المبادئ حول التسلط عبر الإنترنت والتعامل مع رسائل البريد العشوائي. الآن بعد أن فهمت بشكل أفضل كيفية إنشاء قواعد التصفية التلقائية في Outlook ، فأنت على استعداد لبدء إدارة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أكثر فعالية.