Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook

Wie man E-Mails in Outlook in die bestimmte Ordner filtern kann (mit Regeln)

by
Read Time:12 minsLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Back Up All Your Microsoft Outlook Emails
25+ Outlook Keyboard Shortcuts to Work Faster & Save Time

German (Deutsch) translation by Alex Grigorovich (you can also view the original English article)

Sie können in Outlook eine Regel erstellen, mit der Sie E-Mails in bestimmte Outlook-Ordner filtern können. Wenn Sie Regeln in Outlook richtig einrichten, können Sie Ihren Posteingang organisieren, unerwünschte E-Mails bearbeiten, Ihre E-Mail-Abonnements verwalten und vieles mehr.

Regeln sind ein wichtiges Tool, mit dem Sie Microsoft Outlook effektiver nutzen können. Wenn Sie in dieser Lernprogrammreihe mitgearbeitet haben, wissen Sie bereits, wie Sie Regeln in Outlook erstellen. Wenn nicht, erfahren Sie in diesem Tutorial alles über das Erstellen einer Regel in Outlook.

Einer der mächtigsten Aspekte der MS Outlook-Regeln ist die Möglichkeit, E-Mail-Filter einzurichten. In diesem Tutorial erfahren Sie alles über den Umgang mit unerwünschten Nachrichten mithilfe von Autofiltern. Zunächst werden wir diskutieren, warum Sie unerwünschte Nachrichten erhalten, und das häufig auftretende Problem des Cybermobbings untersuchen. Als Nächstes lernen Sie einige bewährte Methoden für die Verwendung von E-Mail-Filtern kennen. Schließlich erfahren Sie, wie Sie in Outlook Regeln einrichten, um E-Mails in Ordner zu verschieben.

Leitfaden zur Inbox Zero Mastery (kostenloser eBook-Download)

Bevor Sie weiter lernen, wie Sie Microsoft Outlook-Autofilterregeln erstellen, lesen Sie unbedingt unser kostenloses eBook: Der ultimative Leitfaden zur Inbox Zero Mastery. Es enthält zahlreiche Strategien für die Organisation des Posteingangs und Tipps, mit denen Sie alle eingehenden E-Mails effizienter verwalten können.

The Ultimate Guide to Inbox Zero MasteryThe Ultimate Guide to Inbox Zero MasteryThe Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery

Lassen Sie uns nun das Material zum Filtern von E-Mails mit Outlook untersuchen.

Warum Sie unerwünschte Nachrichten erhalten

Wenn Sie E-Mails erhalten, erhalten Sie wahrscheinlich auch unerwünschte E-Mail-Nachrichten. Leider ist es in der heutigen Online-Umgebung allzu häufig, dass Spammer Zugriff auf Ihre geschäftlichen oder persönlichen E-Mails erhalten. Selbst wenn Sie glauben, mit Ihrer E-Mail-Adresse vorsichtig zu sein, haben Hacker und andere Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Informationen herauszufinden oder zu kaufen. Die meisten E-Mail-Systeme, wie z. B. MS Outlook, verfügen über Systeme, mit denen Sie Spam verwalten können. In Outlook können Sie beispielsweise Junk-E-Mails melden. Einige Spam-Nachrichten können jedoch weiterhin durchgehen und in Ihren Posteingang gelangen.

Spam ist nur eine Art von unerwünschter E-Mail-Nachricht, die Sie möglicherweise erhalten. Andere Arten von unerwünschten Nachrichten können sein:

  • E-Mail Abonnement. Es ist wichtig zu beachten, dass E-Mail-Abonnements kein Spam sind. Sie haben sich entschieden, diese Nachrichten an einem Punkt zu empfangen. Vielleicht möchten Sie das Abonnement sogar noch erhalten (Sie werden es eines Tages lesen), Sie möchten es einfach nicht in Ihrem Posteingang haben.
  • E-Mails von ehemaligen Mitarbeitern oder Kollegen. Ehemalige Mitarbeiter haben natürlich Ihre E-Mail-Adresse, weil sie einmal mit Ihnen zusammengearbeitet haben. Wenn sie das Unternehmen oder den Außendienst unter weniger als hervorragenden Umständen verlassen haben, möchten Sie ihre E-Mails möglicherweise nicht in Ihrem Posteingang erhalten.
  • Persönliche E-Mails, die Sie nicht in Ihrem Posteingang haben möchten. So wie Sie keine E-Mails von ehemaligen Kollegen erhalten möchten, haben Sie möglicherweise auch ehemalige Freunde, deren E-Mails Sie nicht in Ihren Posteingang senden möchten. Oder Sie möchten Ihre persönliche E-Mail-Adresse einfach von Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse trennen.
  • Verkaufs-E-Mails. Wenn Sie jemals eine Messe besucht oder sogar Geschäfte mit einem Unternehmen gemacht haben, erhalten Sie wahrscheinlich Verkaufs-E-Mails. Wenn Sie derzeit nicht auf dem Markt für das Produkt sind, möchten Sie diese E-Mail-Nachrichten möglicherweise aus Ihrem Posteingang fernhalten.

Das sind nur einige Beispiele von den Nachrichtenarten, über die Sie die Kontrolle erhalten möchten. Ich bin sicher, dass Sie an mehr denken können. In einigen Fällen möchten Sie die Nachrichten möglicherweise überhaupt nicht. In anderen Fällen möchten Sie nicht, dass sie in Ihrem Posteingang überladen sind, aber Sie möchten, dass sie überladen sind. In beiden Fällen können Sie durch das Einrichten von Regeln in Outlook unerwünschte E-Mails blockieren oder filtern.

Was ist mit Mobbing?

Cybermobbing ist eine spezielle Art von unerwünschten E-Mails, die anders behandelt werden müssen. Leider ist Cybermobbing ein ernstes Problem, das immer häufiger auftritt. Es ist so ernst, dass wir hier darauf eingehen müssen.

Sie können sich Cybermobbing als etwas vorstellen, das Kindern passiert, aber es kann auch Erwachsene betreffen. StopBullying.gov definiert Cybermobbing als:

"Cybermobbing umfasst das Senden, Veröffentlichen oder Weitergeben von negativen, schädlichen, falschen oder gemeinen Inhalten über eine andere Person. Es kann die Weitergabe persönlicher oder privater Informationen über eine andere Person umfassen, was zu Verlegenheit oder Demütigung führt."

Wenn Ihnen Cybermobbing passiert, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Speichern Sie die Beweise. Sie benötigen dies, wenn Sie Maßnahmen bei den Justizbehörden oder der Personalabteilung Ihres Unternehmens ergreifen müssen.
  2. Melden Sie die Nachricht. Wenn das Mobbing von jemandem in Ihrem Unternehmen stammt, können Sie die Nachricht Ihrer Personalabteilung melden. Wenn die Nachricht von außerhalb Ihres Unternehmens stammt, melden Sie sie Ihrem Onlinedienstanbieter und Outlook. Wenn Sie sich bedroht fühlen, melden Sie die Nachricht auch den Justizbehörden.
  3. Blockieren Sie den Absender. Sie können Nachrichten von einem bestimmten Absender in Outlook blockieren. Beachten Sie die Anweisungen unten in diesem Tutorial.

Weitere Informationen zu Cybermobbing finden Sie auf der Website des US-Gesundheitsministeriums StopBullying.gov.

Wie man die Nachrichten von einem bestimmten Absender blockieren und entsperren kann

Mit den Outlook-Tools können Sie alle Nachrichten eines bestimmten Absenders blockieren und automatisch an Ihren Junk-E-Mail-Ordner senden.

1. Blockieren Sie E-Mail-Nachrichten

Hier finden Sie, wie das machen kann:

Schritt 1. Wählen Sie die zu blockierende Nachricht aus

Wählen Sie im Outlook-Posteingang eine Nachricht des Absenders aus, den Sie blockieren möchten. In diesem Beispiel verwenden wir einen fiktiven ehemaligen Mitarbeiter, Timothy Tester:

Person to be blockedPerson to be blockedPerson to be blocked
Sie können E-Mail-Nachrichten von einem bestimmten Absender in Outlook blockieren.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht. Ein Popup-Menü wird angezeigt:

Pop-up menuPop-up menuPop-up menu
Um eine Nachricht in Outlook zu blockieren, klassifizieren Sie eine der Nachrichten als Junk und blockieren Sie dann den Absender.

Schritt 2. Wählen Sie die Option Block Sender

Wählen Sie die Option Junk aus dem Menü. Ein weiteres Popup-Menü wird angezeigt:

Block an email addressBlock an email addressBlock an email address
Blockierte Nachrichten werden direkt in Ihren Junk-E-Mail-Ordner verschoben.

Wählen Sie die erste Option, Absender blockieren. Eine Eingabeaufforderung zeigt an, dass der Absender der ausgewählten E-Mail in Ihre Liste der blockierten Absender aufgenommen wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um diese Aktion zu bestätigen.

Hinweis: Die Anzahl der E-Mail-Adressen, die Sie in MS Outlook blockieren können, ist begrenzt. Diese Grenze liegt bei 500.

Sobald die Nachricht blockiert ist, verschwindet sie aus Ihrem Posteingang. Zukünftige Nachrichten von dieser E-Mail-Adresse werden in Ihren Junk-E-Mail-Ordner verschoben.

2. Entsperren Sie E-Mail-Nachrichten

Nachdem Sie einen Absender blockiert haben, können Sie Ihre Meinung ändern. Glücklicherweise können Sie einen blockierten Absender entsperren. So entsperren Sie einen Absender:

Schritt 1. Wählen Sie die Junk-Option

Klicken Sie auf eine Nachricht. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um das Popup-Menü aufzurufen, und klicken Sie auf die Option Junk. Ein weiteres Menü wird angezeigt:

Select Junk E-mail optionsSelect Junk E-mail optionsSelect Junk E-mail options
Die Auswahl Junk-E-Mail-Optionen öffnet das Dialogfeld Junk-E-Mail-Optionen.

Wählen Sie dieses Mal die Optionen für Junk-E-Mails aus der Dropdown-Liste. Das Dialogfeld Junk-E-Mail-Optionen wird angezeigt:

Junk email options dialog boxJunk email options dialog boxJunk email options dialog box
Wählen Sie im Dialogfeld Junk-E-Mail-Optionen die Registerkarte Blockierte Absender.

Schritt 2. Entsperren Sie den Absender

Klicken Sie auf die Registerkarte Blockierte Absender, um eine Liste der blockierten E-Mail-Adressen anzuzeigen:

List of blocked email addressesList of blocked email addressesList of blocked email addresses
Klicken Sie auf die E-Mail-Adresse, die Sie aus der Liste entfernen möchten.

Klicken Sie rechts im Dialogfeld auf die Schaltfläche Entfernen. Die Adresse wird aus der Liste der blockierten Absender entfernt. Klicken Sie unten im Dialogfeld auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern. Zukünftige Nachrichten von diesem Absender werden nicht an den Junk-E-Mail-Ordner gesendet.

Hinweis: Ältere Nachrichten des zuvor blockierten Absenders befinden sich weiterhin in Ihrem Junk-E-Mail-Ordner. Wenn Sie sie in einem anderen Ordner haben möchten, müssen Sie sie manuell verschieben.

Drei häufige Gründe für die Einrichtung eines Outlook-AutoFilters (Beste Methode)

Oft sind die "unerwünschten" E-Mail-Nachrichten, die Sie in Outlook erhalten, kein Spam und müssen nicht blockiert werden. Stattdessen können es sich um Nachrichten handeln, die Sie gleichzeitig bearbeiten möchten, oder um Nachrichten, die Sie später anzeigen möchten. Für diese Nachrichten empfiehlt es sich, einen E-Mail-Autofilter in Outlook einzurichten. Dieser Outlook-Filter, der mithilfe von Regeln in Outlook erstellt wurde, sendet automatisch bestimmte Nachrichten an Outlook-Ordner.

Hier sind einige häufige Gründe für die Verwendung eines Outlook-Autofilters:

  1. Halten Sie verwandte E-Mails zusammen. Angenommen, Sie arbeiten mit Kollegen an einem Projekt. Im Rahmen der Projektkommunikation erhalten Sie viele E-Mails. Sie möchten alle projektbezogenen E-Mails in einem bestimmten Ordner aufbewahren, damit Sie sie schnell finden können.
  2. Halten Sie Abonnement-E-Mails zusammen. Sie haben mehrere E-Mail-Abonnements für Ihr Unternehmen. Sie haben nicht immer Zeit, sie sofort zu lesen, aber Sie möchten, dass sie später gelesen werden. Verwenden Sie einen Outlook-Filter, um sie in einen Abonnementordner zu sortieren.
  3. Bewahren Sie E-Mails desselben Absenders am selben Ort auf. Angenommen, Sie betreuen einen Mitarbeiter. Sie senden Ihnen viele E-Mails mit Fragen und Sie möchten verfolgen, was Sie mit ihnen besprochen haben. Ein E-Mail-Filter kann helfen.

Wie Sie sehen können, empfiehlt es sich, verwandte E-Mails zusammenzuhalten. Natürlich gibt es viele andere Gründe, warum Outlook E-Mails für Sie filtert, und Sie können sich wahrscheinlich eigene Beispiele vorstellen, bei denen das Erstellen einer Autofilterregel in Outlook hilfreich wäre.

Wie man eine Outlook-AutoFilter-Regel einrichtet (Video)

In diesem kurzen Video erfahren Sie, wie Sie einen Outlook-Filter zum automatischen Filtern von E-Mail-Nachrichten erstellen:

Sie können auch die folgenden Schritte des schriftlichen Tutorials überprüfen.

Wie man die E-Mails in Outlook mithilfe von Regeln filtern kann

Mit der Funktion "Outlook-Regeln" können Sie eine Regel einrichten, mit der alle E-Mails eines bestimmten Absenders (oder einer Gruppe von Absendern) in einem bestimmten Ordner abgelegt werden. Dies hilft Ihnen, Ihren Posteingang zu organisieren und wichtige E-Mails schnell zu finden. Weitere Informationen zur Verwendung von Regeln finden Sie in unserem Lernprogramm zum Erstellen von MS Outlook-Regeln:

In den folgenden Schritten werde ich Ihnen zeigen, wie Sie einen Autofilter so einrichten, dass Abonnement-E-Mails von einem bestimmten Absender automatisch in einen Outlook-E-Mail-Ordner mit der Bezeichnung "Abonnements" verschoben werden. Ich verwende hier ein E-Mail-Abonnement als Beispiel, aber die Schritte können auf jeden Absender angewendet werden, dessen E-Mails Sie automatisch filtern möchten.

Hinweis: Vor dem Erstellen der Autofilter-Regel für dieses Beispiel habe ich einen MS Outlook-Ordner mit dem Namen Abonnements erstellt. Weitere Informationen zum Erstellen eines Ordners in Outlook für bestimmte E-Mails finden Sie in diesem Lernprogramm:

Wie man die Nachrichten von einem einzelnen oder mehreren Absendern automatisch filtern kann

Sie können das Microsoft Outlook-Regeltool verwenden, um Ihre E-Mail-Nachrichten zu filtern.

Schritt 1. Öffnen Sie den Regelassistenten

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Ordner haben, in den Nachrichten gefiltert werden können. In diesem Fall verwenden wir den neuen Ordner, den ich mit der Bezeichnung Abonnements erstellt habe:

Subscriptions folderSubscriptions folderSubscriptions folder
Stellen Sie sicher, dass Sie einen Ordner haben, in den Sie Ihre Nachrichten filtern können.

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei in der oberen linken Ecke des Bildschirms, um auf das Fenster Kontoinformationen zuzugreifen. Klicken Sie anschließend auf das Feld Regeln und Warnungen verwalten, um das Dialogfeld Regeln und Warnungen zu öffnen:

Rules and Alerts dialog boxRules and Alerts dialog boxRules and Alerts dialog box
Sie können auf den Regelassistenten über das Dialogfeld Regeln und Warnungen zugreifen.

Schritt 2. Wählen Sie die Option Nachrichten von jemandem in eine Ordnervorlage verschieben

Es ist eine Vorlage eingerichtet, mit der Nachrichten automatisch in einen Ordner gefiltert werden können. Wählen Sie diese Option aus. (Das ist die erste Option unter der Überschrift Organisiert bleiben.) Klicken Sie unten im Regel-Assistenten auf Weiter.

Rules Wizard first screenRules Wizard first screenRules Wizard first screen
Der einfachste Weg, eine Autofilterregel in Outlook einzurichten, ist die Verwendung einer Vorlage.

Der nächste Bildschirm des Assistenten wird angezeigt:

Rules Wizard second screenRules Wizard second screenRules Wizard second screen
Verwenden Sie den nächsten Bildschirm des Regelassistenten, um die Bedingungen für Ihre neue Autofilterregel zu definieren.

Schritt 3. Wählen Sie die E-Mail-Adresse oder Adressen aus, die gefiltert werden sollen

Aktivieren Sie im nächsten Bildschirm des Regelassistenten das Kontrollkästchen neben der ersten Option und klicken Sie im Assistenten unter Schritt 2 auf den Hyperlink Personen oder öffentliche Gruppe (unten im Dialogfeld). Ein Dialogfeld Regeladresse wird geöffnet, in dem einige Ihrer Kontakte angezeigt werden.

Rules Address dialogRules Address dialogRules Address dialog
Wählen Sie die E-Mail-Adresse(n) aus, auf die Sie die Autofilter-Regel anwenden möchten.

Oben sehen Sie die Kontaktinformationen für ein E-Mail-Abonnement mit dem Namen "Täglich". Wählen Sie beide Kontakteinträge für Täglich aus und klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche Von. Sie werden feststellen, dass Outlook das Feld neben Von automatisch mit den E-Mail-Adressen der ausgewählten Kontakte füllt.

OK klicken. Das Dialogfeld Regeladresse wird geschlossen. Klicken Sie unten im Regelassistenten auf Weiter. Im nächsten Bildschirm werden Sie aufgefordert, Aktionen auszuwählen, die Outlook mit den Nachrichten ausführen soll, die diese Bedingung erfüllen:

Rules Wizard third screenRules Wizard third screenRules Wizard third screen
In diesem Bildschirm des Regelassistenten teilen Sie Outlook mit, welche Aktionen ausgeführt werden sollen.

Schritt 4. Wählen Sie den Ordner für den Autofilter aus

Wählen Sie die Option zum Verschieben in den angegebenen Ordner. Klicken Sie dann im Abschnitt Schritt 2 des Assistenten auf den angegebenen Hyperlink:

List of Email folderList of Email folderList of Email folder
Wählen Sie den Ordner aus, in den Sie Ihre Nachrichten automatisch filtern möchten.

Wählen Sie den Ordner aus, in den die automatisch gefilterten Nachrichten gesendet werden sollen (in diesem Beispiel den Ordner Abonnements). Klicken Sie anschließend auf OK. Klicken Sie dann unten im Regelassistenten auf die Schaltfläche Weiter.

Der Regel-Assistent fragt, ob es Ausnahmen zu der soeben eingerichteten Autofilter-Regel gibt. Wenn ja, können Sie diese jetzt eingeben. Wenn nicht, klicken Sie unten im Assistenten auf die Schaltfläche Weiter.

Schritt 5. Wenden Sie die Autofilter-Regel an

Um den Regeleinrichtungsprozess abzuschließen, werden Sie aufgefordert, die soeben erstellte Regel zu benennen und zu aktivieren:

Rules Wizard finish screenRules Wizard finish screenRules Wizard finish screen
Aktivieren Sie die Autofilter-Regel, die Sie gerade eingerichtet und beendet haben.

Sie können die Regel auch für Nachrichten ausführen, die sich bereits in Ihrem Posteingang befinden, indem Sie auf das Kontrollkästchen neben dieser Option klicken. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen. Klicken Sie anschließend im Dialogfeld Regeln und Warnungen auf Übernehmen und dann auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.

Sie haben gerade eine Autofilter-Regel erstellt, um E-Mail-Nachrichten von bestimmten Absendern in einen Ordner in MS Outlook zu sortieren. Wenn neue Nachrichten von diesen Absendern eingehen, werden sie direkt in den von Ihnen ausgewählten Ordner und nicht in Ihren Posteingang verschoben. Sie können sie nach Belieben überprüfen.

Weitere hilfreiche E-Mail-Tipps und -Strategien

Vergessen Sie nicht, sich für den Tuts+ Business-Newsletter anzumelden und sich unser kostenloses eBook zu sichern: Der ultimative Leitfaden zur Inbox Zero Mastery. Es enthält zahlreiche Strategien zur Organisation des Posteingangs und Tipps, mit denen Sie alle eingehenden E-Mails effizienter verwalten können.

Free inbox zero ebookFree inbox zero ebookFree inbox zero ebook

Starten Sie noch heute das Autofiltern von E-Mails

Sie haben gerade gelernt, wie Sie Regeln in Outlook einrichten, um Ihre Outlook-E-Mail-Nachrichten automatisch zu filtern. Sie haben auch einige Prinzipien zum Thema Cybermobbing und zum Umgang mit Spam-Nachrichten gelernt. Nachdem Sie nun besser verstanden haben, wie Autofilterregeln in Outlook erstellt werden, können Sie Ihre E-Mail-Nachrichten effektiver verwalten.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.