() translation by (you can also view the original English article)
Anda mungkin tidak berpikir tentang Microsoft PowerPoint sebagai alat manajemen proyek, tetapi ada alasan mengapa ini selalu digunakan untuk pembaruan proyek dan oleh tim proyek. Kemudahan penggunaan dan fleksibilitas PowerPoint membuatnya menjadi andalan untuk setiap manajemen proyek profesional.
Ketika datang untuk mengelola proyek, Anda perlu alat untuk membuatnya dapat dikelola. Itu termasuk bagan proses untuk membantu tim Anda berkolaborasi secara efisien. Profesional manajemen proyek sering beralih ke Gantt charts untuk memvisualisasikan bagian-bagian proyek.
Dalam tutorial ini, Anda akan belajar cara membuat Gantt chart di PowerPoint. Anda akan belajar cara menggunakan templat yang mengesankan untuk membuat Gantt chart yang memastikan bahwa setiap anggota tim proyek Anda tahu bagaimana bagian mereka dalam proyek tersebut sesuai dengan gambaran yang lebih besar. Mari kita menyelam!
Sebelum kita mempelajari cara membuat Gantt chart, saya ingin memberi tahu Anda tentang resource hebat lainnya. Kami punya pelengkap yang bermanfaat untuk tutorial ini. Unduh eBuku GRATIS kami: Panduan Lengkap untuk Membuat Presentasi Hebat. Jangan lewatkan resource hebat ini!
Apa itu Gantt Chart?
Bayangkan Anda sedang membangun sesuatu yang membutuhkan kolaborasi dengan orang lain. Itu bisa berupa situs web, peluncuran produk baru, atau bahkan memulai perusahaan Anda sendiri. Terlepas dari apa yang Anda mulai, selalu ada banyak bagian yang bergerak untuk menyatukan semuanya.
Ini tentu memperlambat Anda jika Anda hanya menunggu satu tugas selesai untuk memulai yang lain. Bekerja pada banyak tugas secara bersamaan sehingga Anda tidak menekan hambatan yang menghambat kinerja sangat penting untuk menjaga proyek tepat waktu dan on the track.
Di situlah Gantt chart ikut bermain. Bagan Gantt membantu Anda memahami bukan hanya daftar tugas yang perlu diselesaikan, tetapi urutan dan hubungan dari tugas-tugas tersebut. Kenyataannya, mengelola proyek dengan ukuran apa pun turun untuk menyulap berbagai tugas itu.
Seperti yang dapat Anda lihat pada gambar di atas, fitur yang menentukan dari Gantt chart adalah bahwa mereka menampilkan banyak tugas yang berjalan pada waktu yang bersamaan. Anda dapat menetapkan garis-garis yang berbeda itu kepada anggota tim yang berbeda sehingga setiap orang dapat bekerja pada bagian mereka dari proyek tanpa menghadapi kemacetan.
Yang cukup menarik, grafik Gantt pertama kali digunakan secara mencolok ketika Bendungan Hoover sedang dibangun. Dengan begitu banyak orang yang mengerjakan proyek dan begitu banyak langkah yang harus diselesaikan, bagan Gantt sangat penting. Baik Anda mengerjakan sesuatu sendiri atau bersama tim, grafik Gantt membantu menjaga semuanya tetap seimbang dan kolaboratif.
Manajemen proyek ada untuk membawa kesuksesan pada eksekusi ide-ide besar. Meskipun tugas-tugas kecil tidak memerlukan sistem, Anda memerlukan cara untuk mengatur dan menyusun strategi proyek besar Anda berikutnya.
Bahkan jika Anda tidak membangun proyek konstruksi besar, Anda akan melihat contoh dalam tutorial ini tentang bagaimana Gantt cart yang sangat membantu dalam PowerPoint. Dan yang lebih penting, Anda akan belajar cara membuat Gantt cart di PowerPoint sehingga Anda tidak perlu mempelajari bagian lain dari perangkat lunak manajemen proyek.
Jika Anda mencari cara ilustratif lain untuk menampilkan data dan proses, mungkin sudah waktunya untuk belajar sedikit tentang infografis. Berkat pustaka templat yang luas di Envato Elements, Anda dapat membuat grafik yang luar biasa di PowerPoint seperti yang Anda lihat dalam ringkasan di bawah ini:
Template Premium untuk PowerPoint Gantt Charts
Ketika Anda mengetahui faktor bentuk penting dari bagan Gantt, Anda dapat membuatnya di Microsoft PowerPoint menggunakan bentuk dan kotak teks. Tapi, itu memakan waktu, dan hasilnya tidak sefleksibel.
Ada kemungkinan untuk membuat bagan Gantt menggunakan SmartArt di PowerPoint, tetapi jauh dari metode terbaik. Pendekatan ideal untuk membuat bagan Gantt di PowerPoint adalah memulai dengan templat siap pakai yang dapat Anda ambil dari Envato Elements.
Daripada terus-menerus memperbarui dan menyesuaikan garis dan bentuk tersebut, Anda dapat menggunakan template PowerPoint dari Elements yang secara khusus dirancang dengan bagan Gantt yang Anda hanya perlu menambahkan detail Anda sendiri.
Jika Anda belum sempat memeriksa Envato Elements, ini adalah layanan unduh sepuasnya yang harus dimiliki setiap materi iklan di gudang mereka. Khusus untuk presentasi, ada begitu banyak aset dan file yang dapat Anda manfaatkan dan menghemat banyak uang dengan menggunakan.
Untuk biaya bulanan satu flat rate, Anda mendapat akses ke semua hal berikut:
- Templat presentasi. Seperti yang Anda lihat pada gambar di atas, banyak templat jauh lebih baik daripada templat bawaan PowerPoint, semua dimasukkan sebagai bagian dari langganan Elements.
- Grafik dan ikon. Butuh ikon atau gambar ilustrasi, tetapi tidak bisa menyewa ilustrator? Grafik dan ikon disertakan dan tersedia untuk digunakan dalam presentasi Anda untuk tarif tetap tunggal.single flate rate.
- Stock foto. Stock Fotografi tidak murah, dan sumber gambar acak dari web membawa risiko melanggar hak cipta gambar.
Ada banyak lagi yang disertakan seperti templat situs web dan video, tetapi aset ini sangat berguna jika Anda sering menyiapkan presentasi.
Gantt Chart template untuk PowerPoint
Dalam tutorial ini, kita akan menggunakan Gantt Chart Template PowerPoint yang tepat dari Envato Elements. Template luar biasa ini memiliki 19 gaya dan desain yang berbeda, tetapi masing-masing dari mereka mewujudkan kegunaan dan kegunaan bagan Gantt.
Seperti yang Anda lihat pada gambar di bawah ini, bagan Gantt dapat menggunakan berbagai gaya dan desain yang dapat Anda pilih sebagai bagian dari templat yang disertakan.
Satu lagi catatan sebelum kita menggunakan templat ini untuk bagan Gantt: Anda juga dapat mengambil template premium Gantt PowerPoint dari GraphicRiver. Semua templat ini termasuk penafsiran Gantt style mereka sendiri, tetapi semuanya berbagi kesamaan kemudahan penggunaan dan kustomisasi.
Untuk jenis presentasi lainnya, jangan lewatkan template presentasi terlaris Envato Market.
Bagaimana membangun Gantt Chart dalam PowerPoint
Di bagian tutorial ini, kita akan berjalan menggunakan PowerPoint untuk membuat bagan Gantt. Kita akan mengambil template yang baru saya tunjukkan dan menyesuaikannya untuk membuat bagan proyek untuk skenario kita sendiri.
Saya akan membuat contoh fiktif dari produk baru yang akan diluncurkan untuk artikel ini. Kita akan membangun Gantt yang berjalan melalui setiap langkah proyek.
1. Pilih Desain Slide
Dengan begitu banyak desain slide untuk dipilih, mari kita mulai dengan memilih slide untuk digunakan sebagai contoh bagan Gantt.
Untuk walk-through kita, saya akan menggunakan desain slide 6, "Gantt Chart - 1 bulan", misalnya. Alasan utama saya lebih memilih template slide ini adalah:
- Untuk banyak sprint produk, satu bulan biasanya merupakan jumlah waktu yang wajar untuk menambahkan fitur utama atau menerapkan sesuatu yang baru. Ini adalah jenis proyek yang bagus untuk diuji menggunakan bagan Gantt jika tim Anda belum pernah menggunakannya.
- Desain slide juga memecah bulan ke dalam set satu minggu yang mudah dipantau yang memastikan proyek masih di jalur.
- Sangat mudah untuk menetapkan tugas ke anggota tim yang berbeda berkat variasi dalam batang warna.
Sekarang kita telah memilih desain slide, mari kita lanjutkan ke langkah selanjutnya untuk melanjutkan membangun bagan Gantt.
2. Buat daftar semua Tugas untuk Bagan Gantt
Sebelum Anda mulai bergerak di sekitar semua garis pada bagan Gantt dan mencoba memperkirakan berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap tugas, mulailah dengan menginventarisir semua fungsi yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
Pada titik ini, jangan khawatir tentang mengantri tugas di Gantt. Pastikan Anda telah mengambil semua tanggal utama.
By the way, penting untuk dicatat bahwa bagan Gantt mungkin bukan hanya satu-satunya alat yang Anda gunakan ketika merencanakan dan mengoordinasi proyek. Oleh karena itu, Anda tidak perlu mencantumkan semua detail di sepanjang sisi kiri bagan. Pertahankan tingkat tinggi dan kumpulkan tugas-tugas penting pada proyek, tetapi bukan detail terperinci.
3. Menetapkan Jadwal untuk Tugas-tugas
Sekarang, saatnya untuk mulai memposisikan kembali garis-garis pada bagan Gantt sehingga mereka mengikuti jadwal yang telah Anda tetapkan untuk proyek tersebut.
Dalam langkah ini, saya cukup drag dan drop garis pada bagan Gantt untuk mencocokkan tanggal kalender di bagian atas grafik. Perhatikan bahwa pada template yang kita pilih, ada minggu dan hari terpisah. Anda ingin baris di samping deskripsi proyek untuk menyelaraskan dengan waktu bulan bahwa tugas harus diselesaikan.
Oleh karena itu, Anda mungkin juga perlu menyesuaikan ukuran garis tergantung pada berapa lama suatu tugas akan selesai. Anda selalu dapat mengambil tepi persegi panjang untuk mengubah ukurannya agar sesuai dengan jumlah waktu yang dibutuhkan sebuah tugas, menghitungnya hingga jumlah hari di bagian atas bagan.
4. Menetapkan Tugas
Sekarang setelah kami mengatur semua tugas dalam bagan Gantt, saatnya untuk menugaskan mereka ke tim atau anggota tim tertentu. Pendekatan yang saya sukai di sini adalah menggunakan kunci di bagian bawah untuk menetapkan tugas ke tim atau individu, masing-masing dari mereka menempati warna yang terpisah.
Ingat bahwa jika Anda perlu untuk kembali memberikan tugas, Anda dapat klik pada salah satu garis dan memilih warna bentuk baru pada pita di bagian atas PowerPoint. Mengubah ini atau tombol di bagian bawah grafik untuk menunjukkan siapa yang pada titik untuk tugas pada waktu tertentu.
Lebih penting lagi, ini menjadi dokumen Anda yang dapat Anda gunakan untuk memantau kemajuan proyek. Gunakan bagan ini untuk mengawasi siapa yang benar-benar memimpin pada proyek pada saat tertentu.
Kita telah berjalan melalui satu contoh pembuatan bagan Gantt, tetapi perlu diingat bahwa ada banyak gaya dan desain lain yang disertakan dengan template Gantt. Masing-masing dari 19 desain slide adalah pendekatan yang berbeda untuk bagan Gantt.
Rekap & Terus Belajar
Dalam tutorial ini, Anda belajar lebih banyak tentang kekuatan bagan Gantt dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk mengelola proyek. Lebih penting lagi, Anda dapat melihat betapa mudahnya membuatnya dalam aplikasi seperti PowerPoint ketika Anda memulai dengan template yang sudah dibuat sebelumnya.
Jika Anda masih ingin mempelajari lebih lanjut tentang merancang presentasi PowerPoint yang hebat, saya selalu menyarankan untuk memulai dengan sumber daya utama kami, Panduan Utama untuk PPT Terbaik.
Ingin mengetahui lebih lanjut? Pelajari lebih lanjut membuat bagan Gantt di aplikasi lain, dan bagan lain yang dapat Anda buat di PowerPoint, dalam ringkasan artikel di bawah ini.
KeynoteCara Membuat Bagan Flowchart & Gantt di Keynote Dengan Template
Microsoft ExcelCara Membuat Gantt Chart di Excel
Microsoft PowerPointCara Membuat Bagan Organisasi di PowerPoint Dengan Template
Pernahkah Anda menggunakan Gantt chart? Bagaimana Anda memanfaatkan mereka untuk memastikan proyek tetap di jalur dan tepat waktu? Beri tahu saya di bagian komentar di bawah jika Anda memiliki kiat favorit untuk dibagikan.
Dapatkan Download e-book PDF Gratis di Presentasi
EBook presentasi kami akan memandu Anda melalui proses presentasi lengkap. Pelajari cara menulis presentasi Anda, rancanglah seperti seorang profesional, dan persiapkan untuk menyajikan dengan kuat. Unduh eBook baru kami: Panduan Lengkap untuk Membuat Presentasi Hebat. Ini tersedia secara gratis dengan berlangganan Tuts+ Business Newsletter.
Jika Anda membutuhkan bagan Gantt untuk presentasi Anda, template adalah tempat yang baik untuk memulai. Anda dapat menemukan beberapa Gantt chart yang hebat di Envato Elements atau GraphicRiver. Mengapa tidak mengunduh satu hari ini?
