Bagaimana Menjalankan Suatu Usaha Kecil yang Sehat

() translation by (you can also view the original English article)

Ketika Anda menjalankan suatu usaha kecil, satu hal yang pasti: Anda tidak akan pernah kekurangan hal untuk dikerjakan.

Tetapu salah satu bahaya memperpanjang daftar hal-hal yang harus dilakukan adalah Anda bisa kehilangan fokus. Anda terburu-buru setiap hari menyelesaikan berbagai pekerjaan, tetapi apakah itu hal yang benar untuk dikerjakan? Pernahkah Anda memprioritaskan hal-hal yang sungguh-sungguh akan berkontribusi terhadap kesuksesan jangka panjang bisnis Anda?

Salah satu cara yang bermanfaat untuk berhenti sejenak dari keruwetan sehari-hari dan kembali ke jalur yang benar adalah dengan melakukkan tinjauan bisnis bulanan.

Tetapi tinjauan seperti apa tepatnya yang harus dilakukan? Bidang-bidang kunci apa yang harus dilihat tiap bulannya, dan pertanyaan apa saja yang harus Anda tanyakan? Itulah yang akan kita pelajari di tutorial ini. Saya akan menjelaskan tiap langkah dengan terperinci, dan saya juga menyediakan ringkasan daftar periksa usaha kecil dalam bentuk PDF untuk Anda unduh.

Monthly checklist for small businesses — Daftar periksa tinjauan bulanan untuk usaha kecil

1. Periksa Ulang Rencana Bisnisnya

Setiap bisnis harus memiliki rencana. Tidak harus formal semacam rencana bisnis 30 halaman dengan grafik dan diagram yang cantik, tetapi harus mampu menjelaskan secara gamblang apa yang bisnis Anda lakukan, bagaimana akan menarik pelanggan, sasaran apa yang Anda miliki, dan bagaimana Anda akan mencapainya.

Tentu saja ada lebih banyak hal lagi yang semestinya tercakup—jika ingin lebih detail, pelajari beberapa tutorial berikut:

Dan jika Anda baru saja memulai rencana Anda, ada sejumlah templat rencana bisnis bermanfaat yang bisa Anda temukan di Envato Market.

Sekalinya rencana bisnis Anda siap, hal terpenting yang bisa Anda lakukan tiap bulan adalah meninjaunya dan mnengukur perkembangan bisnis Anda. Beberapa pemilik usaha menulis rencana untuk tujuan khusus, seperti menggalang dana, lalu menumpuk rencana itu hingga berdebu di rak buku, Agar benar-benar efektif, rencana itu haruslah suatu dokumen yang hidup.

Jadi setiap bulan, tinjau ulang sasaran jangka panjang yang Anda tetapkan untuk bisnis Anda, sebagaimana juga sasaran-sasaran yang jangkanya lebih singkat yang juga telah Anda tetapkan. Idealnya, Anda harus membongkar sasaran-sasaran jangka panjang Anda ke tonggak-tonggak capaian yang harus diselesaikan dalam periode waktu yang lebih pendek. Jadi sasaran lima tahunan Anda diturunkan menjadi tiga tahunan, satu tahun, dan bulanan.

Tiap bulan, lakukan penilaian pada perkembangan Anda terhadap sasaran-sasaran paling penting, lalu atur sasaran baru untuk bulan depan yang disesuaikan dengan keseluruhan rencana Anda.

Jangan lupakan juga untuk menilai ulang keseluruhan rencana. Bertanyalah pada diri Anda apakah ada hal-hal substansial yang telah berubah di bulan tersebut. Apakah Anda butuh mengubah arah, atau menambahkan sesuatu ke rencana Anda? Apakah harus ada perubahan pada sasaran Anda? Bagaimana dengan proposisi nilai secara keseluruhan? Apakah ada yang terjadi sehingga Anda harus mengubahnya?

Selalu ada godaan untuk tetap berpegang teguh pada rencana awal, apapun yang terjadi—perubahan bisa terasa seperti kelemahan atau pengakuan kekalahan. Tetapi rencana terbaik selalu cair dan diperbarui berdasarkan situasi yang terus berubah, jadi jangan takut melakukan perubahan apabila dibutuhkan. Memikirkan hal-hal tersebut secara berkala juga memastikan bahwa itulah hal terpenting dalam pikiran Anda sepanjang bulan tersebut.

2. Periksa Arus Kas Anda

Ketika berurusan dengan keuangan bisnis Anda, arus kas adalah hal terpenting yang harus terus dilacak. Hal ini terutama berlaku bagi bisnis yang sangat kecil. Menurut Dun & Bradstreet, 90% kegagalan usaha kecil diakibatkan oleh arus kas yang buruk.

Lagipula perusahaan-perusahaan besar mungkin memiliki cadangan yang besar yang bisa dicairkan, dan dalam kondisi krisis biasanya mereka meminjam lebih banyak uang atau menggalang dana dengan berbagai cara. Tetapi usaha-usaha kecil seringkali hanya memiliki pillihan terbatas. Jika Anda kehabisan uang, permainannya berakhir, bahkan jika hal-hal yang lain Anda lakukan dengan benar.

Jadi periksalah arus kas Anda bulanan, dan buat ramalan forecast) untuk satu bulan ke depan, untuk memastikan Anda tidak akan kehabisan uang. Menurut makalah Bank of America, berbagai bisnis yang melakukan perencanaan keuangan bulanan memiliki peluang bertahan hidup 80%, dibandingkan 36% bagi yang tidak melakukannya.

Untuk jelasnya, arus kas secara sederhana adalah aliran uang masuk dan keluar bisnis Anda. Apabila Anda menerima uang dari pelanggan, itu adalah arus kas positif; apabila Anda mengeluarkan uang dalam bentuk sewa, gaji, suplai barang, atau pengeluaran lainnya, itulah arus kas negatif.

Perbedaan antara arus kas dan keuntungan kebanyakan terletak pada waktu. Pikirkan tentang kehidupan pribadi Anda untuk memahami perbedaannya. Jika gaji Anda dalam satu bulan sebesar $3.000 dan harus membayar biaya sewa dan pengeluaran lainnya sebesar $2.000, keuntungan manisnya adalah sebesar $1.000. Tapi apa yang terjadi jika biaya sewa jatuh tempo sebelum gaji masuk ke rekening Anda? Anda dalam masalah. Meskipun Anda mendapatkan lebih banyak uang daripada pengeluaran, Anda mengalami krisis arus kas, dan pemilik kontrakan sepertinya tidak akan mau tahu.

Hal serupa bisa terjadi pada bisnis.Bahkan kemungkinannya lebih besar, karena banyak perusahaan yang harus melakukan pembayaran di muka berupa investasi pada peralatan dan bahan mentah, dan melakuka pembayaran rutin untuk sewa dan gaji pegawai, tetapi mungkin baru akan dibayar oleh pelanggan satu atau dua bulan setelah mengirimkan penagihan.

Jadi, lakukan analisis arus kas perusahaan tiap bulan untuk bulan berikutnya, dan buat peramalan arus kas satu bulan ke depan. Cobalah merencanakan yang terburuk, dan lihat apakah ada potensi terjadinya krisis, lakukan sesuatu untuk menunda pengeluaran atau mempercepat kas masuk.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang mengelola arus kas dengan lebih efisien, melakukan peramalan secara lebih akurat dan terukur, Anda bisa melihat jika ada yang salah, pelajari tutorial berikut:

Keuangan

Bagaimana Mengelola Arus Kas Dengan Lebih Efisien

Andrew Blackman

3. Tinjau Metrik Kunci Lainnya

Kita hidup di zaman data. Bahkan jika Anda menjalankan usaha kecil dan belum melakukan investasi untuk solusi "big data" yang kompleks, jumlah data yang tersedia secara instan bagi Anda mungkin jauh lebih besar daripada yang bisa diakses pemilik usaha dari generasi-generasi sebelumnya.

Dalam konteks ini, yang sulit bukanlah menemukan data, tetapi memutuskan apa yang akan difokuskan. Jadi hal terbaik yang harus dilakukan adalah memutuskan sejumlah metrik kunci yang akan mendefinisikan kesuksesan bagi bisnis Anda.

Jika misalnya Anda khawatir tentang mempertahankan pelanggan yang ada, Anda bisa melacak churn rate bulanan. Jika Anda berinvestasi pada upaya pemasaran untuk mendapatkan klien baru dan ingin menilai kesuksesannya, Anda bisa melihat beberapa hal seperti Biaya Akuisisi Pelanggan atau Nilai Kehidupan Pelanggan. Jika Anda ingin menjadi lebih efisien dalam proses produksi, mungkin Anda perlu mengecek stok Anda atau kapasitas pemanfaatannya.

Jika Anda tidak yakin apa saja metriknya atau bagaimana mengalkulasinya, Anda bisa menemukan definisi dan rumusnya dan lebih banyak lagi di seri kami tentang metrik kunci yang harus dilacak oleh setiap bisnis:

Metrik mana saja yang Anda tentukan sebagai yang paling relevan bagi bisnis Anda, lakukan dengan cara yang cepat dan paling nyaman untuk mengumpulkan metrik-metrik tersebut dalam suatu dasbor bagi tinjauan bulanan Anda. Lalu tetapkan sejumlah target, dan Anda bisa meninjau perkembangan Anda tiap bulan terhadap target-target tersebut dan tentukan tindakan apa saja yang akan diambil jika Anda tidak memenuhi target.

4. Meninjau Keterlibatan Pelanggan

Bagaimana para pelanggan Anda? Apa yang mereka pikirkan? Apakah mereka bahagia dengan layanan yang Anda sediakan?

Jika Anda tidak bisa secara langsung menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, Anda mungkin melewatkan sesuatu yang penting. Lagipula, banyak pelanggan yang tidak sempat menunjukkan pada Anda bahwa mereka tidak bahagia—mereka hanya pergi begitu saja. Jika Anda bisa mengidentifikasi isunya di depan, Anda berkesempatan untuk menyelesaikannya dan membuat klien tetap bahagia. Anda mungkin juga menyingkap beberapa peluang, seperti layanan baru yang klien suka jika Anda menawarkannya. Anda tak akan tahu sampai Anda bertanya.

Tentu saja ada keseimbangan yang harus dicapai. Anda tidak ingin menjadi pelayan restoran yang menyela makan Anda lima kali untuk menanyakan apakah semuanya baik-baik saja. Menghubungi pelanggan tiap bulan mungkin berlebihan. Tapi jika Anda punya 20 klien besar, mengecek beberapa di antaranya tiap bulan mungkin adalah sasaran yang bagus, dan akan memastikan Anda mengontak mereka setidaknya sekali dalam setahun.

Jika Anda punya basis klien yang besar, Anda bisa mengirimkan survey secara berkala—untuk mempelajari lebih lanjut tentang mendesain survey tersebut, pelajari tutorial berikut:

Tetapi jangan meremehkan kekuatan email pribadi. Bayangkan apa yang Anda rasakan jika Anda mendpat email asli dari CEO Apple, Tim Cook, hanya untuk mengecek dan menanyakan apakah Anda punya umpan balik tentang iPhone Anda. Tentu saja hal seperti sangat tidak bisa dibandingkan, tetapi ada sejumlah wawasan menarik darinya, yang membantu Anda tetap bergerak dan membangun hubungan yang kuat dengan para pelanggan.

Jadi tiap bulan, tinjau keterlibatan pelanggan Anda selama periode sebelumnya. Apakah Anda mencapai sasaran Anda dalam hal menjangkau klien-klien Anda? Apakah prosesnya menyingkap isu-isu atau peluang? Tindakan apa yang akan Anda ambil untuk meresponnya? Dan apa yang akan Anda lakukan untuk terlibat dengan pelanggan Anda bulan depan?

5. Periksa Upaya Pemasaran Anda

Sekarang setelah kita memeriksa basis pelanggan kita saat ini, tiba saatnya untuk menjangkai pelanggan baru juga. Tak peduli sebahagia apapun klien Anda yang ada, selalu ada peluang mereka akan berhenti atau mengurangi pengeluarannya, bahkan dengan alasan yang sama sekali tidak berhubungan dengan layanan yang Anda tawarkan. Jadi Anda butuh pasokan pelanggan baru yang konstan untuk mempertahankan bisnis Anda dan butuh lebih banyak lagi jika Anda ingin tumbuh.

Itu berarti pemasaran harus menjadi fokus secara terus menerus, dan itu adalah sesuatu yang harus Anda periksa tiap bulannya. Apa yang sudah Anda lakukan untuk menyebarkan cerita tentang diri Anda? Seberapa berhasil hal itu? Apa yang Anda pelajari dan apa yang bisa Anda lakukan secara berbeda? Apakah Anda harus menginvestasikan lebih banyak dalam upaya pemasaran Anda, baik dalam hal waktu maupun uang? Apakah yang Anda akan berkomitmen melakukannya bulan depan?

Untuk belajar lebih lanjut tentang mendesain rencana pemasaran dan mengukur keberhasilan upaya Anda, pelajari:

6. Mengukur Lini Bawah

Tentu saja lini dasar bisnis Anda adalah keuntungan. Berbagai bisnis beroperasi dengan menjual produk atau jasanya lebih mahal daripada ongkos produksinya. Perusahaan startup bisa bertahan hidup sementara waktu tanpa menghasilkan keuntungan, tetapi akhirnya keuntungan harus didapatkan.

Jadi hal terakhir yang dilakukan tiap bulan adalah penghasilan perusahaan, pengeluaran, dan keuntungan terhadap target. Sebagaimana dengan item yang lain, jujurlah dalam melakukan penilaian perkembangan bisnis Anda, dan jangan takut untuk melakukan re-evaluasi target kapanpun dibutuhkan. Jika Anda kehabisan ide akan apa yang dirasa perlu dilakukan, informasi tersebut harus diumpankan ke sasaran Anda yang lain terkait bisnis—Anda mungkin mencari cara untuk memotong biaya, misalnya, atau merencanakan suatu gerakan pemasaran untuk memenangkan bisnis baru.

Untuk belajar lebih lajut tentang lini dasar perusahaan Anda, pelajari beberapa tutorial berikut:

Langkah Berikutnya

Sekarang Anda telah melihat hal-hal terpenting untuk diperiksa tiap bulannya begitu Anda meninjau usaha kecil Anda dan perkembangannya.

Langkah berikutnya adalah menjadwalkan waktu di kalender Anda tiap bulannya untuk melengkapi proses ini. Begitu Anda selesai menatanya, tidak akan butuh waktu terlalu lama untuk memeriksa daftar periksa usaha kecil setiap bulan dan pastikan Anda di jalur yang benar. Tetapi sesuatu seperti ini mudah saja terlewatkan, jadi pastikan Anda mengeset suatu janji berulang di kalender Anda, dan penuhi janji itu dengan diri Anda sendiri. Masuk akan untuk melakukan tinjauan di akhir tiap bulan dan menetapkan sasaran-sasaran baru untuk bulan berikutnya, tetapi tentu saja Anda bisa melakukannya di hari apa saja yang memungkinkan bagi Anda. Yang penting di sini adalah harus ada komitmen rutin.

Ingat juga bahwa daftar periksa ini hanyalah titik awalan. di tutorial ini, kita telah membahas hal-hal paling penting bagi suatu usaha kecil secara umum, tetapi Anda harus meluangkan waktu untuk berpikir tentang perusahaan Anda dan hal-hal khusus yang ingin Anda lacak.

Misalnya, jika Anda bertanggung jawab atas banyak data klien maka Anda mungkin ingin meninjau keamanan data tiap bulannya dan meyakinkan bahwa Anda melakukan tindakan yang tepat untuk memastikannya tetap aman. Jika Anda bekerja di industri yang perubahannya cepat, di mana pelatihan keahlian atau software baru sangat penting, Anda mungkin ingin terus mendapat informasi tentang banyaknya pelatihan yang telah dituntaskan oleh Anda dan staf Anda.

Hal ini bisa dengan mudah ditangani sebagai bagian tinjauan rencana bisnis umum, tetapi mengambil datanya sebagai hal terpisah bisa membantu meningkatkan fokus Anda pada hal-hal tersebut dan memastikan Anda memperlakukannya dengan serius.

Demikian tutorial ini, semoha bermanfaat untuk Anda, dan jika Anda punya saran untuk hal-hal lain yang bisa ditambahkan ke daftar periksa untuk ditinjau setiap bula bagi suatu usaha kecil, silakan menambahkannya pada komentar di bawah ini.

Bagaimana Menjalankan Suatu Usaha Kecil yang Sehat—Dengan Daftar Tinjauan Bulanan