Правильный формат письма: как правильно написать деловое письмо

() translation by (you can also view the original English article)

Что приходит на ум, когда вы слышите фразу деловые письма? Вспоминаются ли белые конверты с причудливыми бланками и душными надписями? В большинстве случаев вы были бы правы.

Даже если в наше время почти все делается по электронной почте, деловые письма не вымерли и не считаются полностью устаревшими, поэтому все равно стоит знать, как правильно их писать и форматировать.

Части стандартного формата делового письма

Как вы, вероятно, узнали в начальной школе, деловые письма состоят из разных частей. В этом разделе описывается, что входит в каждую часть, и правильный формат делового письма.

1. Информация отправителя

Важно знать, как правильно адресовать деловое письмо, особенно если вы ожидаете ответа.

В этом разделе указан ваш полный адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Некоторые люди любят указывать свое полное имя в верхней части этого списка, но некоторые люди считают, что это излишне, потому что вы все равно будете подписывать письмо своим именем. Вам не нужно включать это, если на бумаге, которую вы используете, есть бланк.

Что включать и форматировать:

Имя
Почтовый адрес
Город, штат, почтовый индекс
Страна (если не в той же стране, что и ваш получатель)
Ваш номер телефона
Ваш электронный адрес

2. сегодняшняя дата

Укажите месяц и укажите полный год. Укажите месяц, дату и год, если отправляете деловое письмо в США, но начните дату с того дня (например, 18 октября 2018 года), если вы отправляете письмо в Великобританию или Австралию.

3. Информация об адресате (a.k.a. Внутренний адрес)

Включите информацию о получателе, начиная с его имени, затем названия должности и полного адреса. Обратитесь к получателю, используя Ms., Mr., или используйте любое подходящее для работы название

Имя
Название должности
Почтовый адрес компании
Город, штат, почтовый индекс
Страна (опционально)

4. Приветствие

Приветствие, используемое в разделе адресатов, не обязательно должно совпадать с тем, которое используется здесь. Все зависит от того, насколько вы близки или знакомы с адресом, а также от контекста вашего письма. Декан Колледжа наук может быть вашей тетей, но если вы пишете ей в официальном качестве,Лучше всего использовать приветствие «Дин (Фамилия)» или «Доктор (Фамилия) », потому что есть вероятность, что другие люди обрабатывают ее переписку. Военные и религиозные титулы должны быть написаны как есть.

Не уверены в полу получателя? Не используйте Мистер или Мисс, просто напишите «Дорогой», а затем их полное имя. Если вы не знаете, кто именно является контактным лицом, подойдет «Кого это может касаться». Вы также можете обратиться в отдел или группу, которая обработает ваше письмо, например, «Члены комитета по найму» или «Управление ассоциацией общего управления».

Всегда заканчивайте приветствие с двоеточием, не запятая.

5. Основной Текст

Тело письма обычно составлено из одного к трем коротким абзацам, каждый со специфическим намерением и организовал для ясности.

Введение. Объясняет причину для письма и чего вы хотите достичь с этим. Если получатель не знает, кем вы являетесь, вы можете также упомянуть взаимные соединения здесь.
Второй абзац. Дает больше детали о вашем запросе, как например шаги вы взяли или денежные сборы оплатили. В случае маркетинга или прикладные письма работы, второй абзац - то, где вы будете продавать продукт, который вы продвигаете или ваше приложение.
Третий абзац. Необязательный и входит в ситуации, где второй абзац не достаточно, чтобы объяснить ситуацию полностью.

Закрытие

Закрытие включает один или два предложения, которые запрашивают получателя взять, что действие запрашивается в вашем письме, и благодарит их за чтение вашей почты.

Примеры бизнес письмо закрытия:

Пожалуйста, напишите мне по адресу (ваш адрес электронной почты) или позвоните мне (ваш рабочий телефон), чтобы назначить встречу. Спасибо за ваше внимание.
сли вам нужно что-то обсудить со мной или командой, не стесняйтесь звонить нам по телефону (ваш телефон). Мы всегда к вашим услугам.

Бесплатный Закрыть

Бесплатное закрытие - это фраза для подписи, вставленная перед вашей подписью. У вас есть много вариантов здесь, но в целом вы должны избегать тех, которые обозначают благодарность или благодарность в письмах, где вы ничего не просите.

Примеры

С уважением
Искренне
Сердечно
С благодарностью
С наилучшими пожеланиями
С удовлетворением
С уважением

Подпись

Подпишите письмо под приветственным закрытием. Не забудьте оставить как минимум четыре одинарных пробела между вашим именем и закрытием, чтобы было достаточно места для вашей подписи. Вы также можете указать свою должность, номер телефона и адрес электронной почты под своим полным именем.

Корпуса

До возраста электронной почты люди писали «Приложения» внизу деловых писем, чтобы указать, что в конверте есть другие документы. Думайте об этом как о печатной версии «см. Вложение» для электронных писем.

Вложения отмечены в левом нижнем углу письма, под пробелами - пара пробелов, за которыми следует список включенных документов. Например:

Корпуса:

Брошюра
Форма заказа

3 типы форматов бизнес письма

Деловые письма обычно приходят в одном из трех основных форматов: полный блок, измененный или с отступом. Хотя нет правильного или неправильного формата, есть примеры, например, в университетских приложениях, где требуется определенный формат. Если вы не уверены, какой формат использовать, просто проверьте предыдущие письма, которые вы получили от учреждения, и следуйте тому же формату.

1. полный блок

Полный блок является наиболее распространенным форматом для деловых писем, потому что он самый простой. Вам не нужно беспокоиться о отступах, и все остается оправданным. Одиночный интервал используется вместо отступов для новых абзацев.

Ниже приведен пример полного печатного письма от Центра письма Университета Северной Каролины:

2. изменение

Измененный формат немного сложно запомнить, потому что не все выровнено по левому краю. Адресат, приветствие и текст письма выровнены по левому краю, а адрес отправителя, дата, закрытие подписи и подпись выровнены по правому краю.

В приведенном ниже примере между адресом отправителя и датой написания письма есть два пробела, а между адресом получателя и приветствием - три пробела. Есть также два пробела между первым абзацем буквенного тела и приветствием и два пробела для каждого нового абзаца.

Бесплатное закрытие, подпись и последний абзац письма - все два пробела.

Ниже приведен пример делового письма в измененном формате от Savvy Business Correspondence:

3. с отступом

Формат с отступом или полублок аналогичен измененному формату, за исключением того, что начало каждого абзаца имеет отступ.

Бизнес письмо форматирование и дизайн советы

Ваше деловое письмо должно произвести хорошее первое впечатление, потому что в некоторых случаях чтение этого письма будет в первый раз, когда получатель встретится с вашей компанией.

1. Профессиональный бланк

Компании не единственные, кто может использовать фирменные бланки. Solopreneurs, соискатели и любой, кто хочет создать бренд для себя, могут использовать фирменные бланки, чтобы сделать их письма уникальными. Фирменные бланки могут также использоваться для проверки подлинности документа для получателя, что часто имеет место для правительственных писем и банковских писем.

Вы можете найти профессиональные бланки в Envato Elements или GraphicRiver.

Дизайн бланков различен, единственное, что является последовательным, это то, что он должен включать название и логотип вашей компании, адрес и контактную информацию. Если у вас нет логотипа или названия компании, просто замените его на часть с полным именем. Поскольку деловые письма носят формальный характер, выберите дизайн бланков, который не слишком насыщен или красочен и не отвлекает от отправляемого вами сообщения.

Не используйте канцелярские товары или ароматическую бумагу.

Хотите создать свой собственный бланк? Проверьте эти шаблоны от Envato:

Брендинг

10 советов по дизайну фирменных бланков (с примерами идентификации бренда Killer)

Грейс Фассела

2. Поля делового письма

Хорошо сохранять деревья, но не сжимайте слишком много текста на одной странице, чтобы не осталось полей. Оставьте 1 "до 1,5" на сторону.

3. Простой шрифт

Избегайте необычных шрифтов и трудно читаемых скорописи. Придерживайтесь Verdana, Arial, Courier New или Times New Roman с минимальным размером шрифта 12.

4. Формальное расстояние между буквами

Используйте один пробел между абзацами, чтобы было легче читать письмо. Вам также следует использовать хотя бы один пробел между всеми элементами буквы, кроме как между вашей подписью и напечатанным именем, где требуется четыре переноса строки.

5. Бланк второй страницы для дополнительных страниц

Деловые письма должны быть достаточно краткими, чтобы иметь только одну страницу, но это не всегда так. Юридические контракты, жалобы и некоторые рекомендательные письма иногда требуют дополнительных страниц.

Чтобы избежать путаницы в случае разделения страниц с буквами, вторая и последующие страницы должны содержать фирменный бланк и номер страницы вверху. Вы также можете указать дату и имя получателя.

Виды деловых писем

Деловые письма отправляются по разным причинам. Предприятия отправляют его своим клиентам или другим компаниям, с которыми они работают, например, поставщикам или партнерам по логистике. Частные лица пишут деловые письма для деловых и менее формальных целей.

Ниже приведены некоторые примеры типов деловых писем:

1. Письмо жалоба

Не все жалобы могут быть переданы и должным образом рассмотрены в социальных сетях, некоторые темы являются немного деликатными или смущающими, вы не хотите рисковать, чтобы это стало вирусным. Затем возникают жалобы, когда недостаточно позвонить на горячую линию по обслуживанию клиентов компании. Для всех этих жалоб ответным является печатное письмо с жалобой.

Сделайте вашу жалобу краткой, точной и вежливой. Просто не говорите о том, что компания сделала неправильно, скажите им, что именно вы от них хотите.

2. Заявление об отставке

Заявление об отставке - это то, что сотрудник отправляет своему начальнику, когда хочет уволиться с работы. В большинстве случаев вам необходимо разрешить не менее 14 дней или двух недель до официальной даты отъезда из компании.

Ниже приведен пример заявления об отставке от американских вербовщиков:

Примечание. Если вы не знаете пол человека, который получит ваше письмо, лучше использовать общее приветствие, например «для кого это может касаться», чем «Mr./Ms». или "сэр"

3. Сопроводительное письмо

Печатное сопроводительное письмо отправляется вместе с резюме, чтобы кратко объяснить, почему вы являетесь хорошим кандидатом на работу. Хорошие сопроводительные письма похожи на закуски в том смысле, что они дают вербовщикам ощущение того, что они могут ожидать от вас, не обязательно повторяя то, что уже есть в вашем резюме.

Прочитайте эти руководства для получения дополнительной информации о написании сопроводительного письма:

4. Рекомендательное письмо

Рекомендательные письма отправляются, чтобы подтвердить хорошее положение заявителя с предыдущим работодателем или менеджером. В некоторых случаях эти рекомендации являются не чем иным, как шаблоном, сгенерированным кем-то из HR после заполнения пробелов о дате начала и окончания работы сотрудника. Однако, если вы пишете сопроводительное письмо для хорошего сотрудника, лучше, если вы выйдете за рамки шаблона, чтобы показать, что вы цените время, проведенное вместе.

Посмотрите это руководство, если вам нужна помощь в написании рекомендательного письма:

Карьера

Как написать письмо-отличные рекомендации (+ шаблоны)

Чарли Мендоса

5. Письмо для запроса информации

Письма, запрашивающие информацию, часто отправляются предприятиям частными лицами или представителями других предприятий, когда они хотят получить информацию о конкретном продукте или услуге. Эти письма также могут быть направлены в государственные учреждения при запросе информации о подаче заявления на получение разрешения или о государственной процедуре.

Ниже приведен пример письма для запроса информации из Word Mart:

6. Корректировка или изменение буквы

Получали ли вы когда-нибудь письмо, в котором сообщалось, что дата оплаты вашего телефонного счета была скорректирована, или что сумма, которую вы платите, была изменена? Это корректирующее письмо. Не только о датах и суммах, но письма о корректировке или изменении также отправляются, когда компании хотят уведомить клиентов об изменениях в продукте или услуге, которые они купили.

Ниже приведен пример письма о корректировке сроков от Института корпоративных финансов:

7. Деловые объявления и приглашения

Письма акционеров, анонсы новых продуктов и благотворительные акции - деловые письма. Письма, в которых объявляется новый генеральный директор, IPO и даже те, кто приглашает вас на конгресс, также подпадают под письма о деловом объявлении. Эти письма либо отправляются в виде внутренней заметки, чтобы все сотрудники знали об изменениях внутри компании, либо в качестве объявления заинтересованным сторонам компании.

Вот пример делового приглашения на образовательный семинар от Letters.org:

Советы по написанию деловых писем

Использование правильного обоснования и включение всех правильных элементов недостаточно для хорошего делового письма. Еще важнее указать правильный тон и убедиться, что ваш получатель понимает цель вашего письма.

Помните следующие советы при следующем написании делового письма.

1. Коротко и просто

Избегайте высоких слов и цветочных описаний. Держите первый абзац кратким. Если вы не знаете, с чего начать, просто напишите «Я пишу в отношении…», а затем объясните свой запрос оттуда.

2. Преимущество читателя

Сотрудничество получателя будет проще, если вы напишите письмо с учетом его пользы. Подчеркните, что вы можете им предложить, а не то, что вы хотите, чтобы они делали.

3. Правильный тон

Какова цель письма, которое вы отправляете? Вы выражаете благодарность, сочувствие или требуете оплату долга? Что бы это ни было, вы должны установить правильный тон, чтобы получатель понимал срочность вашего запроса.

4. Не используется жаргон

Избегайте жаргона, если вы не уверены, что получатель поймет, о чем вы.

5. Использование личных местоимений

Даже если это деловое письмо, можно использовать личные местоимения, как вы, я, мы и мы. Придерживайтесь «Я», если вы пишете на основе вашего мнения, и используйте «Мы», если вы пишете от имени компании.

6. При необходимости добавьте CC

Знаете ли вы, что «CC» означает любезную копию? В те времена, когда печатные буквы были написаны, «CC» означало печатную копию, потому что это то, что печатники используют для создания дубликатов. В любом случае, это аббревиатура, которую вы должны включить под строкой приложения, если вы планируете отправить копию письма кому-либо еще.

Если вы отправляете вежливую копию более чем одному человеку, укажите второе имя под первым без «CC».

Пример:

«Копия: Марк Смит, финансовый директор XYZ Widgets»

Формат электронной почты для деловых писем

По словам экспертов по текстовым сообщениям, текстовые запросы открывают только 20% электронных писем, а 95% текстов читаются в течение трех минут с момента получения, а огромное количество почты теряется или сразу удаляется, поэтому неудивительно, что некоторые компании заходят так далеко, что отправляют переписка в печатном виде и по электронной почте с последующей сокращенной версией в виде текста,просто чтобы получатель получил его.

Чтобы сохранить атмосферу формальности при адаптации к цифровому носителю, форматирование и все элементы печатного делового письма по-прежнему включены в деловое письмо по электронной почте, за исключением двух небольших отличий. Строка темы служит резюме письма или указанием того, о чем идет речь. Информация об отправителе находится внизу письма, чуть ниже напечатанного имени отправителя.

Чтобы узнать больше о том, как форматировать сообщения электронной почты, изучите следующие руководства:

Сделайте всё правильно

Используйте деловой конверт, если отправляете письмо по почте. Используйте конверт с логотипом вашей компании, чтобы получатель мог сразу же узнать его от вашей компании и предотвратить попадание вашего письма вместе с другим рекламным мусором, который он получил.

Если вы не уверены, что ваш почерк разборчив, используйте ваш принтер и текстовый процессор, чтобы напечатать адрес на конверте. Отправляйте важные документы и срочные письма через курьера.

Теперь, когда вы узнали, как форматировать письмо, вы можете начать рассылать свои собственные деловые письма.