() translation by (you can also view the original English article)
Не варто згадувати про найкращі презентації powerpoint. Замість цього, вони повинні слугувати фоном і бути підтримкою для вас і того повідомлення, яке ви намагаєтеся донести.
Якщо щось надто виділяється, воно відволікає увагу, і в такому випадку це погана презентація PowerPoint. Це може бути мільйон рядків тексту, розрізнений потік інформації, жахливі фотографії або бідний дизайн. Погана презентація PowerPoint загалом ослаблює повідомлення, яке ви намагаєтеся донести (підриваючи також ваш авторитет як професіонала або спікера).
В даній статті ми відійдемо від вашої початкової теми і зануримось в суть ефективної презентації, торкаючись всього, що знаходиться всередині. Ці поради щодо презентації PowerPoint організовано в окремі пункти, тому ви можете безпосередньо перейти до потрібного вам, а потім вернутися до наступного пункту, коли будете готові.
Вважайте, що це повноцінна інструкція. Ми торкнемося процессу підготовки презентації, як розробити її дизайн в PowerPoint, практику її передачі, щоб все було успішно до моменту проведення презентації. Ми також звернемо увагу на те, чого не слід робити, щоб ви могли обійти грубі помилки. Давайте розглянемо ці поради для ефективних презентацій PowerPoint.
Примітка: в даній статті ми також виділили декілька високоякісних шаблонів презентацій PowerPoint від GraphicRiver, одна з них приведена нижче. Якщо у вас є труднощі в створенні красиво оформленої презентації, тоді тема РРТ допоможе вам досягти креативних і професійних результатів, як які ви шукаєте.
Підготовка до створення презентації
Перш ніж навіть відкрити PowerPoint, зверніть увагу на наступне. Ці поради допоможуть вам зрозуміти, чи готові ви до створення презентації.
1. Володіння матерілом.
Ваша презентації - не тільки ваші слайди. Це те повідомлення, яке ви хочете донести. Перед представленням статистичних даних, фактів і цифр, подумайте про ту історію, яку ви розповідатимете, чому саме і в якому порядку.
2. Запишіть її.
Почніть з Word або Google doc і зробіть «розкадрування» або сценарій всієї презентації, щоб у вас було уявлення, в якому потоці буде іти надана інформація, і як глядачі будуть послідовно бачити її.
3. Виділіть головне.
Презентація охоплює найбільш важливі моменти. Над чим би ви не працювали - документ, робочий проект, новий дизайн продукту - немає необхідності ділитися інформацією в повному об'ємі. Виберіть ключові моменти, а все інше помістіть в "Додаток", до якого ви можете повернутися в кінці під час розділу Q&A.
4. Знайте свою аудиторію.
Звернення до аудиторії, повної медичних спеціалістів повинно відрізнятися від звернення до молодих підприємців. Відрізнятися повинно все. Вибір теми, мова, на якій ви розмовляєте, илюстративний матеріал, а також гумор - все повинно бути витримано в стилі вашої цільової аудиторії.
5. Тренуйтесь! (Так, уже зараз)
Ніколи не надто рано, щоб звикнути до ритму вашої презентації, робити помітки про ключові позиції, які ви хотіли б виділити. Коли ви говорите вголос, ви починаєте розвивати "відчуття" матеріалу та помічаєте, що щось працює добре, а щось - ні і його потрібно допрацювати.
Проектування презентації PowerPoint
Тільки другим пунктом (інформація, яку ви надаєте, і як саме ви будете це робити) є слайди PowerPoint. Якщо дизайн поганий, PowerPoint може бути не привабливим і відволікати (незалежно від якості контенту). Ось декілька порад щодо дизайну презентації, щоб нічого подібного не сталося з вами.
6. Зробіть слайди простими.
Майте на увазі: чим менше, тим краще (ефективніше). Хаотичний слайд бентежить. Це може викликати плутанину у аудиторії: на якій частині слайду їй варто сфокусувати увагу? Чи варто читати слайд, чи послухати ведучого? З іншого боку, простий, візуально привабливий слайд буде притягувати вашу аудиторію і утримувати її увагу, щоб вона слідкувала за ключовими моментами. Ось приклад хаотичного слайда в порівнянні з впорядкованим:
7. Обмежуйте кількість слів в слайдах.
Об'єднуючи різнорідний матеріал, керуйтесь правилом: чим менше, тим ефективніше. Якщо це можливо, уникайте круглих маркерів взагалі. В іншому випадку зведіть кількість тез до декількох простих слів. Глядачі повинні слухати, а не читати.
8. Використовуйте фотографії і графіку високої якості.
Люди швидше будуть сприймати вас серйозно, якщо ваша презентація буде візуально привабливою. Користувачі сприймають красивий дизайн як більш корисний. Аналогічним чином вони будуть розглядати більш привабливу презентацію PowerPoint як більш ефективну. Тому переконайтесь, що ви використовуєте фотографію і графіку для вашої презентації високої якості.
9. Використовуйте акуратні і актуальні діаграми і графіки.
Діаграми і графіки також можуть відволікати, якщо їх неправильно використовувати. Переконайтеся, що ваша інформація оформлена просто і зрозуміло і вашій аудиторії не доведеться витрачати час, щоб зрозуміти, що могла б означати вісь х. Дізнайтесь більше про PPT презентації даних в наступній статті:
10. Використовуйте високоякісні, свіжі шаблони.
Ви бачили старий шаблон PowerPoint, який виглядає як потертий папір з чорнильними кляксами? Так, і ваша аудиторія теж. Шаблони можуть бентежити, якщо вони надто примітивні, а їх дизайн старомодний. Вам потрібен шаблон з відмінними опціями дизайну.
На щастя, існує цілий ряд ефективних шаблонів презентацій PowerPoint, які допоможуть вам вийти із ситуації, якщо ви не дизайнер. Якщо ви шукаєте універсальну тему PPT, тоді ви точно не помилитесь, якщо оберете Motagua або Ever. Також є і спеціальні теми, наприклад, для бізнес планів або фінансових звітів.
11. Виберіть відповідні шрифти.
Шрифти є важливою частиною залучення аудиторії. Вибір шрифтів і типографіки має ефект на рівні підсвідомості: аудиторія буде характеризувати презентацію вашої компанії чи бренду або позитивно, або негативно. Переконайтеся, що ви обираєте професійні і сучасні шрифти!
12. Зробіть хороший вибір кольору.
Подібно до вибору шрифту, колір викликає специфічні підсвідомі реакції глядачів. Вибір комбінації кольорів, яка відійшла в далеке минуле, виглядатиме не ефективно. Нижче наведено приклад сучасного вибору кольорів для презентації PowerPoint.
13. Зрозуміла і проста розмітка робить суттєву різницю.
У нас є повна інструкція про задання правильного формату слайдів РРТ. Прочитайте її, а також ознайомтесь з супровідним відео. Просто пам'ятайте: менше - означає більше. Акцент робиться на вас і вашому повідомленні, а не на слайдах.
14. Переконайтеся, що всі об'єкти вирівняні.
Простий спосіб створення добре продуманої презентації заключається в тому, щоб переконатися, що всі елементи на слайді навмисне вирівняно. Для цього, утримуючи кнопку Shift, виберіть всі об'єкти, які ви хочете включити, далі виберіть команду Arrange на панелі параметрів і застосуйте тип вирівнювання, Alignment Type.
15. Обмежтесь в знаках пунктуації.
Тут не місце для знаків оклику. Ви підкреслюєте важливі моменти (під час звернення). Не змушуйте знаки пунктуації робити це замість вас (Залиште це вдома: !!!).
16. Уникайте надмірного форматування ключових моментів.
Це досить простий пункт: немає необхідності писати кожне слово вашої тези прописними чи великими літерами. Якщо можливо, об'єднайте їх. Знову ж таки, чим простіше, тим краще!
Тренуйтесь, тренуйтесь, тренуйтесь!
Подача матеріалу, можливо, навіть більш важлива річ, ніж його зміст. Ось як дізнатися більше про власні унікальні штрихи і вести презентацію як досвідчений профі.
17. Я скажу це ще раз: тренуйтесь.
Просто робіть це. Знову і знову. Експериментуйте з паузами, жестами і мовою тіла. Ви повинні практикуватися близько однієї години для кожної хвилини вашого виступу.
18. Практикуйтесь з таймером.
Послідовність - ключ до ефективного презентації PowerPoint. Затрати часу повинні бути приблизно однаковими кожного разу, коли ви тренуєтесь. Це особливо окупиться вам, коли настане час, щоб виступити перед аудиторією!
19. Сповільніть темп.
Багато з сьогоднішніх кращих спікерів навмисно говорять повільно. У вас буде шанс підкреслити головне, вас сприйматимуть більш вдумливим, а інформацію буде легше засвоїти.
20. Частіше робіть паузу.
Подібно до попередньої поради. Часті паузи допомагають виділити головне, а інформація буде легше сприйматися. Вам потрібно дозволити ключовим тезам трохи "вдихнути повітря", перш ніж бігти до наступного розділу інформації.
21. Записуйте себе.
Використовуйте диктофон на вашому телефоні. Оцініть і покритикуйте себе. Поміркуйте:
- Ваші паузи надто довгі, чи надто короткі?
- Чи говорите ви досить повільно? Надто повільно?
- Коли ви переживаєте, чи не робіться ваш голос високим, як у мишки з казки "Cinderella" ("Попелюшка")?
Чути свій голос на записах - завжди дещо дивно, але не зважайте на це. Використовуйте цей час для настройки.
22. Виберіть три точки фокусування в кімнаті.
Якщо ви дивитесь в одну точку (або, що навіть гірше, на одну людину) впродовж всього часу, ваша презентація буде неефективною (і навіть дивакуватою). Люди будуть збентежені і здивовані, на що ж ви постійно дивитесь? Спробуйте наступне: виберіть в кімнаті три точки (зазвичай зліва, в центрі, справа) і виділіть час для передачі вашого повідомлення кожній фізичній точці в кімнаті. Також, коли ви говорите про найголовніше - сфокусуйтесь на центрі.
23. Варіюйте довжину ваших речень.
В такому випадку ваше слово буде звучати більш цікаво і вашій аудиторії буде легше слідувати за вами. Говоріть коротко і чітко. Або довгим і складним реченням для драматичного ефекту.
24. Вносіть поправки!
Не говоріть монотонно протягом всієї презентації. Свідомо підвищуйте і знижуйте тон вашого голосу. В іншому разі люди "вимкнуть ваш звук" і ви будете як вчитель Charlie Brown.
25. Практикуйтесь перед зеркалом.
Те, як ви виглядаєте, настільки ж важливо як і те, як ви говорите. Уявіть собі, наче ви ведете звичайну розмову і дозвольте рукам рухатись, виділяючи головне. Тільки не захоплюйтесь! (Я маю Brene Brown і President Obama - не ваші Aunt Jamie).
26. Під час репетиції користуйтесь теперішнім часом.
Коли ви нарешті готові натиснути кнопку Present в PowerPoint, переконайтесь, що ви використовуєте опцію Present Mode. Це дозволяє вам (і тільки вам) переглядати додаткові нотатки для кожного слайда - просто на той випадок, якщо ви щось забули.
27. Практикуйтесь з новою аудиторією!
Якщо можливо, спробуйте зробити кілька реальних виступів в якості вебінару або на місцевому Toastmasters, щоб отримати відгуки від реальної аудиторії.
Настав час презентації!
Коли настане час вашого виступу, пам'ятайте тільки декілька порад щодо презентації.
28. Зробіть глибокий вдих.
Доведено, що глибоке дихання знімає стрес. Це просто, і це допоможе вам залишатися спокійним навіть в такий момент. Навіть в останню хвилину перед початком.
29. Підніміть собі настрій.
Розкажіть собі жарт або подивіться смішний відеокліп. Зробіть це до презентації, звичайно. Недавні дослідження зробили висновок, що щасливі люди - більш продуктивні. Продуктивніші люди можуть краще концентруватися і краще виступають.
30. Нагадайте собі не спішити.
Коли ми в стресовій ситуації або нервуємо (або і те, і інше), ми схильні говорити швидше. Свідомо зробіть ще один глибокий вдих і нагадайте собі, щоб говорити повільніше!
31. Грайте, поки "не зробите цього"!
Ідіть вперед з впевненістю. Якщо ви дієте впевнено, ви починаєте відчувати себе впевненіше. Рухайтесь повільно, граціозно, говоріть зрозуміло, посміхайтесь, одягніть щось красиве і ви будете впевненими в собі в очах усіх учасників (незалежно від того, що ви відчуваєте всередині). Дізнайтеся більше про те, як подолати свої страхи і стати більш впевненими спікером:
Чого не слід робити.
Зконцентруйтесь на тому, як покращити вашу презентацію. Це найважливіше. Є три речі, які не варто робити, і на які нам слід звернути увагу.
32. Не використовуйте звукові ефекти.
Звукові ефекти, такі як виїзд зі свистом, які зустрічаються при вильоті нової тези в презентації PowerPoint вашого професора в коледжі, відволікають і застарілі. Просто не робіть цього.
33. Не використовуйте різкі переходи між слайдами.
Знову ж таки, це відволікає і є застарілим.
34. Обережно: не використовуйте кліпарти.
Про це навіть не варто згадувати, але, будь ласка, будь ласка, не використовуйте кліпарт. Натомість використовуйте професійну графіку.
35. Читання безпосередньо з листка.
Читання з листка справляє враження, що ви не підготувались. Так багато-хто робить, але жоден не повинен робити цього. Як правило, ви повинні презентувати тільки те, що добре знаєте, як мінімум ключові моменти, які ви запам'ятали.
36. Читання безпосередньо з нотаток.
Як і в попередньому пункті, ви можете посилатися на ваші нотатки, але не більше - вони залишаються тільки посиланнями.
37. Читання безпосередньо з презентації PowerPoint.
Якщо протягом всієї презентації ви будете дивитися на екран, ваша аудиторія робитиме те ж саме. Вона не буде звертати увагу на те, що ви говорите, і ваша презентація зазнає поразки.
Успіхів!
Вчитися писати, створювати дизайн, презентувати високоякісну презентацію - це безцінні якості, які можна запропонувати компанії, роботодавцю та/або суспільству. Якщо ви можете прекрасно доносити важливі повідомлення, ви ніколи не залишитесь голодним.
На щастя, презентації PowerPoint не настільки складні, як це може здатися.
Просто пам'ятайте: чим менше, тим краще (ефективніше). Використовуйте шаблони презентацій PowerPoint, щоб отримати кращий дизайні більш ефективний візуальний вплив. До того ж при правильному робочому процесі ви можете швидко налаштувати шаблон РРТ. Також, коли настане час виступу, володійте інформацією з минулих слайдів і тих, що попереду. І у вас буде все добре.
Ось шоукейс простих, сучасних шаблонів PowerPoint, з яких ви можете почати.
Графіка
Іконки для презентації, розроблені Garrett Knoll з Noun Project.
