Advertisement
  1. Business
  2. Presentations

Cách viết một bản trình bày PowerPoint chuyên nghiệp (Khám phá quy trình viết)

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Vy Cam Nguyen (you can also view the original English article)

Nếu bạn có một bản trình bày PowerPoint sắp tới cần thực hiện, thì bạn sẽ phải cố gắng để trình bày được các ý tưởng của mình.

Bạn cần lập kế hoạch về cách bạn sẽ tiếp cận việc tạo ra nó. Bạn hiểu chủ đề và đối tượng của mình và bạn biết rằng bài thuyết trình của bạn phải thu hút sự chú ý, cộng với việc tuân theo một trật tự hợp lý và trôi chảy với sự rõ ràng. Bạn sẽ cần phải thực hiện một số công việc để đạt được điều này, nhưng bước đầu tiên để trình bày thành công là chỉ cần ngồi xuống và bắt đầu viết.

Đây có thể là một quá trình căng thẳng. Làm thế nào bạn có thể đưa mọi thứ bạn biết về chủ đề X, Y, Z vào một nơi nhỏ nhắn, chính xác và rõ ràng là một bản trình bày PowerPoint?

Ở đây, chúng ta sẽ làm cho nó đơn giản. Chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách viết một bài thuyết trình PowerPoint nhanh chóng và dễ dàng. Chúng ta sẽ bắt đầu với cách viết một bài giới thiệu hấp dẫn với một "hook" thất bại, cách lập đề cương và cách kết thúc mạnh mẽ. Sau đó, chúng ta sẽ kết hợp nó với một số mẹo thiết kế hữu ích để các thành phần văn bản và hình ảnh của bài thuyết trình của bạn kết hợp với nhau.

Trước khi bạn tham gia vào hướng dẫn này, hãy xem qua các mẫu PowerPoint chuyên nghiệp của chúng tôi trên GraphicRiver. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lập kế hoạch và viết bài thuyết trình của bạn, nhưng thiết kế đó cũng cần phải đúng với mục tiêu của bạn.

Bây giờ, hãy tham gia vào qui trình viết để có một bản trình bày PowerPoint chuyên nghiệp!

1. Nghiên cứu bài thuyết trình của bạn

Bước 1. Phát triển 'bài luận văn" của bản trình bày PowerPoint của bạn

Ngay bây giờ, trước khi bạn có thêm bất kỳ quy trình nào, hãy viết ra chủ đề của bạn trong một câu. Hãy nghĩ về nó như một luận điểm nhỏ cho bài thuyết trình của bạn.

Để có hiệu quả, "luận đề" câu đơn của bạn phải cụ thể, liên quan và gây tranh cãi. Đó là một lập luận rằng bạn sẽ dành phần còn lại của bài thuyết trình của bạn để chứng minh.

Ví dụ, bạn có thể bắt đầu bằng một tuyên bố như: "Đây là điều tốt để các nhiếp ảnh gia nhận thức được môi trường xung quanh của họ". Đi sâu vào hơn chi tiết có thể sẽ là "Là một nhiếp ảnh gia đường phố, rất quan trọng để hiểu rõ được trường hợp của bạn".

Và cuối cùng, càng cụ thể và rõ ràng càng tốt có thể sẽ tương tự như "bài tiểu luận" này từ một trong những hướng dẫn nhiếp ảnh của chúng ta:

Là một nhiếp ảnh gia đường phố sẽ có một vài thứ quan trọng hơn là rõ ràng về bối cảnh hoặc hoàn cảnh mà bạn đang chụp ảnh ở đó.

Bước 2. Xác định các vấn đề có liên quan nhất

Bây giờ bạn đã viết ra các luận điểm nhỏ cho chủ đề của mình, đã đến lúc đi đến những điểm chính.

Cách đơn giản nhất để làm điều này? Lập danh sách. Ghi lại tất cả những gì bạn nghĩ về chủ đề của bạn. Khi bạn đã hoàn thành việc này, hãy quay lại danh sách và tô sáng (hoặc khoanh tròn hoặc gạch chân) những điểm quan trọng nhất.

Hãy nhớ rằng, một yếu tố quan trọng của tiểu luận của bạn là tính khả thi. Xử lý điều này giống như một cuộc tranh cãi mà bạn đang cố gắng để giành chiến thắng. Nếu bạn chỉ có 5-6 điểm chính để thuyết phục người nghe đồng ý với ý kiến của bạn, bạn sẽ chọn điểm nào?

Bước 3. Lập đề cương bản trình bày PowerPoint của bạn

Dàn ý của bạn chỉ đơn giản là một danh sách các điểm chính và điểm phụ của bài thuyết trình của bạn. Tham khảo bài viết này về thiết kế sơ yếu lý lịch làm ví dụ:

Outline

"Bước 3" là điểm chính; "1 Thiết lập cơ bản" là một điểm phụ; và phần còn lại của văn bản là các điểm con phụ.

Lấy các điểm chính mà bạn đã viết trong Bước Hai và viết một vài ghi chú theo dạng gạch đầu dòng bên dưới chúng làm điểm phụ tranh luận cho từng điểm chính mà bạn muốn thực hiện.

2. Ngồi xuống để viết

Bước 1. Bắt đầu mạnh mẽ

Bạn có nhớ bài tiểu luận mà chúng ta đã làm việc ở trên? Bạn sắp sửa thực sự vui mừng vì bạn đã làm điều đó.

Phần giới thiệu của bạn sẽ bao gồm hai điều: tiểu luận của bạn và tóm tắt về đề cương của bạn. Điều quan trọng là tìm sự cân bằng phù hợp với cách bạn tiếp cận điều này. Bạn muốn lướt qua gọn gàng từng điểm chính mà bạn sẽ đề cập nhưng không đưa ra quá nhiều quá sớm.

Lời giới thiệu của bạn không nên chỉ là thông tin, mà nó cũng cần phải hấp dẫn. Đây là cơ hội để bạn thuyết phục người nghe rằng những gì bạn nói sẽ thú vị và đáng để họ chú ý. Nó phải thu hút sự được chú ý của họ.

Bước 2. Kết thúc mạnh mẽ

Kết luận của bạn sẽ tương tự như phần giới thiệu của bạn. Sự khác biệt duy nhất là phần giới thiệu của bạn là gây tò mò và kết luận của bạn là kêu gọi người nghe hành động.

Tránh làm loãng các cụm từ khi bạn kết thúc các luận điểm của bạn. Đừng đưa ra các gợi ý hoặc dấu hiệu. Thay vào đó, sử dụng ngôn ngữ trực tiếp và tạo các luận điểm ngắn gọn có tác động.

Tập trung vào những gì bạn muốn người nghe nghĩ đến bài thuyết trình của bạn và hành động.

Bước 3. Tạo một hook hấp dẫn và góc độ

Mục tiêu của bạn với tuyên bố đầu tiên về lời giới thiệu của bạn là thu hút người nghe. Bạn muốn nói điều gì đó khiến họ muốn tiếp tục lắng nghe.

Các cách để thu hút khán giả:

  • Sử dụng một tuyên bố kích thích.
  • Kể một câu chuyện ngắn hoặc giai thoại.
  • Đặt một câu hỏi tu từ.
  • Nói điều gì đó gây sốc hoặc gây ngạc nhiên cho khán giả của bạn.
  • Đưa ra một vấn đề và chia sẻ giải pháp.

Hướng dẫn này về cách tạo một bài thuyết trình thuyết phục có một số lời khuyên hữu ích về việc tạo ra một hook hấp dẫn:

Bước 4. Biến điểm chính của bạn thành các hook nhỏ

Hãy nghĩ về mỗi điểm chính như một hook nhỏ. Một điểm là một cơ hội để thu hút khán giả của bạn. Hãy tận dụng điều này. Mỗi điểm chính mà bạn tạo ra phải là một lớp lót đáng nhớ. Và khi nói đến việc phân phối từng luận điểm, hãy nhớ phải nói một cách rõ ràng, nói chậm và tạm dừng ở chỗ phù hợp để tạo hiệu quả.

3. Thiết kế trình bày của bạn phù hợp

Quá trình viết cho PowerPoint không được tạo ra trong sự cô lập. Đó là một trong những yếu tố đóng góp cần được lên kế hoạch hợp tác để tạo ra một bài thuyết trình hiệu quả. Thiết kế cũng quan trọng không kém.

Không điều gì có thể làm mất tập trung đối tượng của bạn hơn là một bài thuyết trình PowerPoint có thiết kế kém. Ngay cả khi bạn đã luyện tập ba mươi lần, hoặc ngay cả khi bạn nhấn mạnh chính xác những điểm chính của mình, hay ngay cả khi bạn có một hook hấp dẫn nhất, thì nó cũng sẽ không thể lay động khán giả mà không có chiến lược thiết kế rõ ràng để kéo bài thuyết trình của bạn đến gần nhau. Dưới đây là một vài bước thiết kế quan trọng cần thực hiện:

Bước 1. Chọn một thiết kế mẫu PPT thu hút

Các slide của bạn cần được cập nhật và liên quan. Bạn đã bao giờ thấy một bài thuyết trình sử dụng một mẫu có vẻ lỗi thời hoặc bị sử dụng quá nhiều? Vâng, khán giả của bạn cũng vậy. Thay vào đó, hãy tải xuống một Mẫu PowerPoint hiện đại (nhưng đơn giản) từ thị trường giao dịch của chúng ta. Có nhiều lựa chọn chuyên nghiệp để chọn lựa.

Bước 2. Làm việc với đồ họa trình bày có liên quan

Hình ảnh và đồ họa là một cách tuyệt vời để làm cho bài thuyết trình hấp dẫn hơn. Nếu chúng được chọn phù hợp. Nhưng chúng cũng có thể gây phân tâm.

Đồ thị có nhiều khả năng sẽ khiến khán giả của bạn tập trung vào màn hình thay vì vào những điều bạn nói. Nếu bạn quyết định sử dụng biểu đồ hoặc đồ họa thông tin để minh họa một luận điểm, hãy chọn một luận điểm đơn giản để đọc.

Bởi vì hình ảnh và hình minh họa có thể gây mất tập trung, do đó, hãy sử dụng chúng khi nó làm tăng thêm sự hiểu biết về luận điểm của bạn. Khi bạn sử dụng tài sản đồ họa, hãy đảm bảo rằng chúng có liên quan, theo phong cách hiện tại và có chất lượng cao.

Bạn có thể lấy một mẫu PowerPoint có thiết kế chuyên nghiệp, hấp dẫn và được tải với các tùy chọn slide đồ họa tuyệt vời (như biểu đồ đơn giản, bố cục ảnh và infographics có thể sử dụng) như trong bài viết này:

Bước 3. Định dạng văn bản slide của bạn cho dễ đọc

Định dạng văn bản của bạn nên có mục đích và nhất quán về mặt trực quan.

Các điểm chính của bạn phải đóng vai trò là tiêu đề cho một trang chiếu và phải có kích thước khác nhau (hoặc thậm chí là phông chữ) sau đó là phần văn bản trong thân bài của bạn, và phông chữ và các kích thước cho mỗi trang sẽ đồng nhất trong tất cả các trang chiếu của bạn.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng khi nói đến những điều bao gồm trong các trang trình bày PowerPoint của bạn thì viết càng ít sẽ cho hiệu quả càng nhiều. Nếu bạn thêm quá nhiều, nó có thể nhanh chóng làm lộn xộn slide của bạn và gây khó hiểu cho quan điểm của bạn. Bạn muốn các slide thuyết trình của bạn đọc rõ ràng.

Một bài thuyết trình là về bạn và những điều bạn phải nói. Các slide của bạn chỉ đơn thuần là các vũ công dự phòng.

Khám phá thêm các mẹo trình bày PowerPoint chuyên nghiệp trong bài viết này:

Viết một bài thuyết trình PowerPoint chuyên nghiệp ngay hôm nay!

Viết một bài thuyết trình PowerPoint không cần phải căng thẳng. Chỉ cần nhớ rằng, bước đầu tiên để có một bản trình bày thành công là chỉ cần ngồi xuống, bắt đầu lập kế hoạch và viết ra tất cả ra trước khi bạn mở PowerPoint.

Quá trình viết một bài thuyết trình là một quá trình đơn giản, tuyến tính. Tất cả những gì bạn cần phải làm là đi theo các bước đã nói. Viết luận án và những luận điểm chính của bạn, tạo ra một giới thiệu và kết luận chắc chắn, tìm cách thu hút khán giả của bạn và kết hợp tất cả lại với nhau bằng một bộ slide hấp dẫn trực quan hỗ trợ bạn.

Bây giờ đã đến lúc viết bản trình bày PowerPoint tiếp theo của bạn, bạn đã có các bước được liệt kê cho bạn. Thực hiện từng bước một và bạn sẽ thấy ý tưởng của mình nhanh chóng được chuyển thành một bản trình bày tinh tế.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc mẹo nào về cách viết bản trình bày, hãy lên kế hoạch cho những điều bạn sẽ trình bày và sau đó tạo nó trong PowerPoint, hãy để lại nhận xét bên dưới.

Graphic Credit

Đồ họa thuyết trình của Yamini Ahluwalia từ Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.