Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Writing

كيف تكتب بريد الكتروني واضح ومحترف

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
The Downton Abbey Guide to Email Etiquette
How to Write Emails That People Read and Take Action On

Arabic (العربية/عربي) translation by Maryam Abbas (you can also view the original English article)

البريد الالكتروني هو أداة الاتصال المختارة لمعظمنا. البريد الالكتروني عظيم لأنه لا يقتضي أن تكون متواجداً في نفس الوقت الذي يتصل فيه شريكك لمحادثتك. يسمح لنا بتحريك المشاريع المحفوظة عندما لا يكون شركاؤنا العمال موجودين أو في الجانب الآخر من العالم.

هناك مشكلة واحدة: معظمنا يغرق في رسائل البريد الإلكتروني. يتلقى ويرسل الشخص العادي  الذي يستخدم البريد الإلكتروني للعمل أكثر من 100 من رسائل البريد الإلكتروني يوميا، وفقا لتقرير نشرته مجموعة راديكاتي.

وعلاوة على ذلك، رسائل البريد الإلكتروني يساء فهمها بسهولة كبيرة.  وجدت دراسة حديثة أجراها سيند مايل أن 64٪ من الناس قد أرسلوا أو استلموا رسالة بالبريد الالكتروني سببت لهم غضب أو ارتباك غير مقصود.

بسبب حجم رسائل البريد الإلكتروني الذي نرسله ونستقبله، ولأن رسائل البريد الإلكتروني غالبا ما يساء تفسيرها، من المهم كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل واضح ودقيق.

سوف يقلل كتابة رسائل البريد الإلكتروني التي تكون  قصيرة وفي صلب الموضوع، من الوقت الذي تقضيه على البريد الإلكتروني وتجعلك أكثر إنتاجية. عن طريق المحافظة على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قصيرة، فسوف يكون من المحتمل قضاء وقت أقل في البريد الإلكتروني والمزيد من الوقت على عمل آخر. ولذلك يقال أن الكتابة بشكل واضح مهارة. مثل كل المهارات، سيكون عليك العمل على ذلك. وبادئ ذي بدء، قد تستغرق كتابة رسائل البريد الإلكتروني القصيرة وقتاً طويلاً  وكأنك تكتب رسائل البريد الإلكتروني الطويلة. ومع ذلك، حتى لو كان هذا هو الحال، عليك مساعدة زملاء العمل الخاص بك ، أو العملاء ، أو الموظفين أن يكونوا أكثر إنتاجية لأنك سوف تضيف فوضى أقل إلى البريد الوارد الخاص بهم ، مما يجعل الرد عليك بالنسبة لهم أسهل.

عن طريق الكتابة بشكل واضح، سوف يعرف عنك بأنك شخص يعرف ما يريد وكيف  يحصل على الاشياء. كل من هذين الامرين  جيد من منظور مهنتك.

لذلك ما الذي يتطلبه الأمر لكتابة رسائل بريد إلكتروني واضحة وموجزة، ومهنية؟

قبل الإجابة على هذا: إذا كنت بالإضافة إلى كتابة رسائل البريد الإلكتروني التجارية يومياً ، تعمل أيضا في حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني، عندئذ تصفح من خلال قوالب الرسائل الإخبارية البريد الإلكتروني المهني.

الآن دعنا ندخل في التفاصيل حول كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني مهنية.

اعرف غايتك

رسائل البريد الإلكتروني الواضحة لها دائماً هدف واضح.

كلما جلست  لكتابة رسالة بريد إلكتروني، خذ بضع ثوان لتسأل نفسك: "لماذا أنا أرسل هذه؟ ما الذي أحتاجه من المستلم؟"

إذا لم تتمكن من الإجابة على هذه الأسئلة، عندئذ يجب أن لا ترسل الرسالة. كتابة رسائل البريد الإلكتروني دون معرفة ما تحتاجه يضيع وقتك ووقت المستلم ويعني أنك سوف تناضل من أجل التعبير عن نفسك بوضوح ودقة.

وهذا أيضا هو الوقت المناسب لتسأل نفسك: "هل هذا البريد الإلكتروني ضروري حقا؟" مرة أخرى ، إرسال رسائل البريد الإلكتروني الضرورية فقط تظهر الاحترام للشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني.

استخدم قاعدة "شيء واحد" 

رسائل البريد الإلكتروني ليست هي نفس عقد اجتماعات العمل. في اجتماعات العمل، كلما كان هناك المزيد من البنود في جدول الأعمال الذي تعمل من خلاله كلما كان هناك إنتاجية أكثر في الاجتماع.

مع رسائل البريد الإلكتروني، العكس هو الصحيح. كلما اشتملت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على الأقل ، كلما كان ذلك أفضل.

هذا هو السبب في انها فكرة جيدة أن تطبق  قاعدة "شيء واحد". اجعل كل رسالة بريد الكتروني ترسلها عن شيء واحد فقط. إذا كنت بحاجة إلى التواصل حول  مشروع آخر، إرسل بريد إلكتروني آخر.

ممارسة التعاطف

التعاطف هو القدرة على رؤية العالم من خلال عيون الآخرين. عند القيام بذلك، فأنك تدرك أفكارهم ومشاعرهم.

عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني، فكر بكلماتك من وجهة نظر القارئ. مع كل شيء تكتبه، اسأل نفسك:

  • كيف لي أن أفسر هذه الجملة، عندما يقرأها شخص آخر؟
  • كيف سيجعلني هذا أشعر إذا تلقيته؟

هذه لفتة بسيطة لتوجيهك إلى الطريقة التي تكتب بها. حيث أن التفكير في الآخرين سوف يغير الطريقة التي يستجيبون بها لك.

وإليك طريقة التعاطف لتنظر إلى العالم لمساعدتك على البدء. معظم الناس:

  • يكونون مشغولين. لن يكون لديهم الوقت لتخمين ما تريد، وأنت ترغب في أن يكونوا قادرين على قراءة البريد الإلكتروني الخاص بك والرد عليه بسرعة.
  • جاملهم بالتعبير عن اعجابك. إذا كنت تستطيع أن تقول شيئا إيجابيا عنهم أو عن عملهم، افعل ذلك. لن تضيع كلماتك سدىً.
  • كما ترغب في أن يوجه الشكر لك. إذا ساعدك المستلم بأي شكل من الأشكال، تذكر أن تقول له شكرا لك. يتعين عليك أن تفعل هذا حتى عندما يكون من واجبه مساعدتك.

بلحظة، عليك أن تنظر في كيف يمكنك تضمين المديح والشكر في بنية كل بريد إلكتروني ترسله.

حافظ على مقدمات موجزة

عندما تراسل شخصاً ما لأول مرة، تحتاج إلى السماح للمتلقي أن يعرف من أنت. يمكنك عادة القيام بذلك في جملة واحدة.  على سبيل المثال: "كان من الرائع أن ألتقي بكم في [الحدث  X]."

إحدى الطرق لحفظ مقدمات مختصرة هي أن تكتب لهم مثل إنك تقابلني وجهاً لوجه.    إنك لن تذهب بعيدا في التحدث منفرداً لمدة خمس دقائق عندما تقابل أحد ما شخصياً. لذلك لا تفعل ذلك في البريد الإلكتروني.

من غير المؤكد ما إذا كانت هناك حاجة إلى مقدمة ؟ ربما تكون قد اتصلت بالمتلقي من قبل، ولكنك غير متأكد إذا كانت سوف نتذكرك. يمكنك ترك بيانات الاعتماد الخاصة بك في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك. هذا مثالي للأسباب التالية:

  • إنه يحافظ على كيان البريد الإلكتروني الرئيسي قصيراً قدر الإمكان.
  • أنه يتجنب سوء الفهم. إعادة تقديم نفسك لشخص يعرفك بالفعل تعبر عن وقاحة. إذا كانت غير متأكدة ما إذا كانت تعرفك ، عندئذ فقط يمكنك السماح لها بالتحقق من توقيعك.

بالحديث عن التوقيعات، تأكد من أنك قمت بإعداد توقيع. انها طريقة مختصرة لتبادل المعلومات التي يجب أن تدرج في كل رسائل البريد الإلكتروني. ولكن وضع هذه المعلومات في توقيعك ، يعني أن تبقي كيان رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قصيرة.

ينبغي أن يتضمن توقيعك:

  • اسمك.
  • المسمى الوظيفي.
  • رابط موقع الويب الخاص بك.

اختياريا، يمكنك تضمين روابط وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك، و قرار رافع من جملة واحدة عن كيفية مساعدتك الناس.

قيد نفسك بخمسة جمل

في كل بريد إلكتروني تكتبه ، يجب عليك استخدام ما يكفي من الجمل لتقول ما تحتاجه وليس أكثر. ومن الممارسات المفيدة هنا هو تقييد نفسك بخمس جمل.

المقاول غاي كاواساكي يوضح:

أقل من خمسة جمل في كثير من الأحيان تكون فظة وغير مهذبة، والجمل أكثر من خمسة تضيع الوقت.

سوف تكون هناك مرات حيث يكون من المستحيل الحفاظ على بريد الكتروني من خمس جمل. ولكن في معظم الحالات، خمس جمل كافية.

اعتنق قاعدة الخمس جمل، وستجد نفسك تكتب رسائل البريد الإلكتروني بسرعة أكبر. يمكنك أيضا الحصول على المزيد من الردود.

هل انت غير متأكد من أن كتابة البريد الإلكتروني في خمس جمل ممكن؟ عندئذ  إقرأ على ... 

التزم بالبنية القياسية

ما هو الأساس لحفظ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قصيرة ؟ باستخدام بنية قياسية. هذا هو القالب الذي تتبعه لكل البريد الإلكتروني الذي تكتبه.

بالاضافة إلى  حفظ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قصيرة، فإن اتباع البنية القياسية يساعدك أيضاً على الكتابة بسرعة.

مع مرور الوقت، سوف تطور البنية التي تعمل لديك. وهنا بنية بسيطة لتساعدك على البدء:

  • تحية
  • مجاملة أو مداعبة
  • سبب البريد الإلكتروني الخاص بك
  • دعوة إلى العمل
  • الرسالة الختامية
  • التوقيع

دعونا ننظر في كل من هذه بعمق.

التحية. هذا هو السطر الأول من البريد الإلكتروني. "مرحبا، [الاسم الأول]" هو تحية نموذجية.

المجاملة أو المداعبة. عندما تراسل شخص ما لأول مرة، عندئذ تكون المجاملة افتتاحية ممتازة. المجاملة المكتوبة جيدا يمكن أيضا أن تكون بمثابة مقدمة. فمثلا:

  • "لقد استمتعت بالعرض التقديمي حول [موضوع] في [التاريخ]."
  • "لقد وجدت مدونتك المنشورة عن [موضوع] مفيدة حقا."
  • "كان من الجيد أن ألتقي بكم في [حدث]."

إذا كنت تكتب لشخص تعرفه، عندئذ استخدام مداعبة بدلا من ذلك. المداعبة عادة هي تغيير لـ "آمل إنك بخير."  بدلا من ذلك، يمكنك أن تقول شكرا لكم على شيء ساعدوك فيه أو على معلومات أرسلوها  في البريد الإلكتروني السابق.

وحيث يوضح فيناي باتانكر في مقدمة مدونته الحياة:

يجب عليك دائما اتباع المداعبة بعد التحية. في كل مرة دون أن تفشل. اغرس ذلك في أصابعك حتى يتسنى لك أن تبصقه أصابعك طبيعيا في كل بريد إلكتروني تكتبه. لا يوجد أي سبب على الإطلاق لكي لايكون هناك مداعبة في رسالة البريد الإلكتروني الخاص بك ... أنك  لن تفقد أي شيء بإضافة مداعبة، سوف تجعل الناس أكثر ميلا لقراءة بقية البريد الإلكتروني الخاص بك، سوف تخفف الانتقادات، و سوف تصل الى المشاعر الايجابية لدى البعض.  الغالبية سوف يتجاهلون ذلك ببساطة، ولكن لمدة ثانيتين من وقتك، انها بالتأكيد تستحق كل هذا العناء.

سبب البريد الإلكتروني. في هذا المقطع سوف تقول: "أناأراسلكم لأسأل عن ..." أو "كنت أتساءل إذا كان من الممكن أن تساعد في ..." ستحتاج أحيانا جملتين لشرح الأسباب التي دفعتك للكتابة.

الدعوة إلى العمل. بعد أن تشرح سببك الخاص للمراسلة عبر البريد الإلكتروني، لا تفترض أن المتلقي يعرف ماذا يفعل. وفر تعليمات محددة. فمثلا:

  • هل يمكن أن ترسل لي تلك الملفات بحلول يوم الخميس؟"
  • "هل يمكنك إرسال ما يصل في الأسبوعين المقبلين؟"
  • "يرجى الكتابة إلى جيمس حول هذا الموضوع واسمح لي أن أعرف عندما تفعل ذلك." 

انشاء طلبك كسؤال يشجع المتلقي على الرد. بدلا من ذلك، يمكنك استخدام عبارة "اسمحوا لي أن أعرف عندما تفعلون ذلك" أو "اسمحوا لي أن أعرف إذا كان هذا جيداً لك.

الخاتمة. قبل أن توقع بريدك الإلكتروني، تأكد من تضمين عبارة الخاتمة. وهذا له هدف مزدوج يتمثل في إعادة تكرار دعوتك الى العمل، وجعل المتلقي يشعر بالعظمة.

أمثلة من عبارات خاتمة جيدة ما يلي:

  • "شكرا لكل مساعداتكم بهذا."
  • "هل هذه فكرة جميلة ؟"
  • "إنني أتطلع إلى سماع ما تفكر به."
  • "اسمحوا لي أن أعرف إذا كان لديك أي أسئلة."

الختام. هذا يمكن أن يكون "أطيب التمنيات"، " التحيات اللطيفة"، "بكل خير"، أو "شكرا." يجب عليك دائما اتباع عبارة الختام باسمك.

استخدام الكلمات ، والجمل، والفقرات القصيرة

بالعودة الى عام 1946، فقد نصح جورج أورويل الكتاب أن:

لا تستخدموا أبدا كلمة طويلة حيث يمكن أن تستعمل كلمة قصيرة.

هذه النصيحة هي أكثر أهمية اليوم، وخاصة عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني.

تظهر الكلمات القصيرة احترام القارئ. باستخدامك الكلمات القصيرة ،تكون قد قمت بعمل جاد لجعل رسالتك سهلة الفهم.

وينطبق الشيء نفسه على الجمل والفقرات القصيرة. تجنب كتابة قوالب كبيرة من النص إذا كنت تريد أن يكون البريد الإلكتروني الخاص بك واضح وسهل الفهم.    وهذا يؤدي إلى قاعدة أخرى لجورج أورويل للكتابة، والتي يمكن أن تساعدك على الحفاظ على جملك قصيرة قدر الإمكان:

إذا كان من الممكن أن تستخدم مختصر للكلمة، استخدمه دائما.

حالما  تتبع بنية بريدك الإلكتروني القياسية، قلّم كل جملة بحيث تكون قصيرة بقدر الإمكان.

استخدام صيغة المبني للمعلوم

جورج أورويل مرة أخرى:

لا تستخدم أبدا المبني للمجهول حيث يمكنك استخدام المبني للمعلوم.

في الكتابة، وهناك نوعان من الصيغ، المبني للمعلوم والمبني للمجهول.

هنا جملة في صيغة المبني للمعلوم:

أنا أرمي الكرة.

وهنا نفس الجملة في صيغة المبني للمجهول:

يتم رمي الكرة [من قبلي].

صيغة المبني للمعلوم أسهل للقراءة. كما تشجع على العمل والمسؤولية.     ذلك لأن في صيغة المبني للمعلوم، تركز الجمل على الشخص الذي قام بالعمل.   في صيغة المبني للمجهول، تركز الجمل على الجسم الذي وقع عليه الفعل. في صيغة المبني للمجهول، يمكن أن يظهر أن الأمور تحدث من تلقاء نفسها. في المبني للمعلوم، تحدث الأمور فقط عندما يقوم الناس بالعمل.

تدقيق البريد الإلكتروني 

قال الفيلسوف الفرنسي بليز باسكال ذات مرة:

لو كان لدي المزيد من الوقت، لكتبت لك رسالة أقصر.

وبعبارة أخرى، كتابة رسائل البريد الإلكتروني قصيرة يمكن أن تكون عملاً أصعب من كتابة رسائل البريد الإلكتروني الطويلة.

جزء من العمل الشاق لكتابة رسائل البريد الإلكتروني القصيرة هو التدقيق اللغوي الدقيق.  اقرأ بريدك الإلكتروني بصوت عال لنفسك، وتحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية. اسال نفسك:

  • هل طلبي واضح؟
  • هل يمكن أن يكون هناك أي سوء فهم؟
  • كيف سيكون هذا الانطباع لو كنت المتلقي؟

احذف أي كلمات وجمل وفقرات لا لزوم لها عندما تدقق.

تذكر، أنت لست في الخامسة عشر بعد الآن 

إذا كنت تريد أن تظهر شخصيتك في بريدك الإلكتروني ، اترك لمعان حاذق من خلال أسلوبك في الكتابة. لا تستخدم الرموز، واختصارات الدردشة (مثل LOL)، أو الخطوط والخلفيات الملونة.  وبالرغم من  أن هذه قد تكون جزءا لا يتجزأ من رسائل البريد الإلكتروني خلال سنوات المراهقة، فأنها نادرا ما تكون مناسبة في بيئة مهنية.

المرة الوحيدة التي يكون من المناسب استخدام الرموز أو اختصارات الدردشة هو عندما تعكس في لغة البريد الإلكتروني صورتك للشخص الذي تكتب له.

اكتب مثلما تتكلم

البريد الإلكتروني هو وسيلة أقل رسمية في التواصل من كتابة رسالة أو حتى إجراء مكالمة هاتفية. الكتابة كما تتكلم تجعلك تبدو جذاب وودود. كما تساعدك أيضاً في الحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قصيرة.  بعد كل هذا، القليل منا سوف يتكلم بفقرات طويلة.

بالإضافة إلى ذلك، تأكد من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تعكس من أنت في العالم الحقيقي. إذا كنت لا تقول شيئا بوجه شخص ما، لا تقل ذلك في رسالة بالبريد الالكتروني. وتذكر أنك عندما تحافظ على آدابك. "من فضلك" و "شكرا"  ستقطع شوطا طويلا.

زيادة على ذلك لك

ما هي صفوة تلميحاتك لكتابة رسائل البريد الإلكتروني الواضحة والمهنية؟ واسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات أدناه.

وإذا كنت تعمل في حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني، عندئذ تحقق من قوالب النشرة الإعلانية للبريد الإلكتروني عالية الجودة الخاصة بنا، التي تتوفر من موقعنا للتسوق  ثيمي فوريست. قد يكون أحد هذه النماذج المهنية هو تماماً ما يحتاجه مشروعك المقبل.

موارد

الرسوم البيانية: العين صممه دلغادو سيرجي من "المشروع اسماً".

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.