Arabic (العربية/عربي) translation by Mohammad Al Tahan (you can also view the original English article)
بالنسبة للأعمال الصغيرة، تعتبر السيولة المالية أكثر الأمور أهمية. لا يهم عدد الزبائن الذين تمتلكهم أو مقدار المال الذي تم وعدك به: إذا لم تستلم قبل موعد سداد فواتيرك، فستكون في مأزق.
التأخر في الدفع هي مشكلة شائعة بين الأعمال الصغيرة. وفقاً لإحصائية من الإتحاد الوطني للأعمال المستقلة والتي أجريت عام 2012، 64% من الأعمال الصغيرة كان لديهم فواتير لم يتم دفعها لهم حتى 60 يوماً على الأقل.
في الدرس السابق، قمت بتغطية بعض النصائح لكي يتم الدفع لك على الموعد. في درس اليوم، سنطلع بشكل مفصل أكثر على موضوع شروط الدفع. ما هي الخيارات المختلفة، وما الذي تظهره البيانات حول أكثر الشروط التي ستساعد على أن يتم الدفع لك بسرعة؟
سنمر على كل ذلك، بحيث عندما تنتهي من الدرس ستكون قادراً على معرفة "ن.ش" من "2\10 صافي 30"، والأهم من كل ذلك أنك ستصبح في موقع مناسب للحصول على سيل من المال بشكل أسرع ويمكن الاعتماد عليه.
وإذا كنت بحاجةٍ للمساعدة في أساسيات إعداد فاتورة، فاطلع على درسي الحديث ما هي الفاتورة الإحترافية، أو تحقق من قوالب الفواتير المتوافرة على GraphicRiver.
1. ما هي شروط دفع الفاتورة؟
عندما تريد إرسال فاتورة، فإنك بذلك تخبر العميل عن مقدار المال الذي تتوقعه لقاء العمل الذي قمت به. شروط الفاتورة تحدد متى يحين موعد الاستحقاق وكيف يجب أن يتم الدفع.
لذا فإن أهم قسم من شروط الدفع هو الإطار الزمني الذي تتوقع أن يتم الدفع لك فيه. لكن كجزءٍ من شروط الدفع فإن بإمكانك أيضاً تحديد ماذا سيحصل إن لم يدفعوا: ربما ستفرض عليهم غرامة أو فائدة بعد تاريخٍ محدد. أو، إذا كنت تريد أن تكون إيجابياً أكثر، فإن بإمكانك توفير حسمٍ لأي شخصٍ يدفع باكراً. يمكن أيضاً أن تحدد طرق الدفع.
سنطلع على هذه الخيارات في القسم التالي، بالإضافة إلى دراسة كلٍ منها لمعرفة من هو الأفضل بينها. لكن حالياً، دعنا نزيل الغموض عن بعض شروط الدفع الشائعة التي قد تصادفها (*المترجم: الاسماء والعبارات المستخدمة في الشروط قد تختلف عن الاسماء المترجمة لكن الأفكار تبقى نفسها):
صافي 30 (بالإنجليزية Net 30)
هذه عبارة شائعة، والتي تعني ببساطة أن على العميل الدفع خلال 30 يوماً من تاريخ صدور الفاتورة. يمكنك أن تغير الرقم كما تشاء: صافي 7 (Net 7)، على سبيل المثال يعني أن الدفع يجب أن يتم بعد سبعة أيام من الفاتورة، وصافي 15 (Net 15)... حسناً، لقد فهمت الفكرة.
2\10 صافي 30 (بالإنجليزية 2/10Net 30)
هذه طريقةٌ لتوفير حسم. جزء صافي 30 هو نفس ما ذكر بالأعلى: الدفع يجب أن يستحق خلال 30 يوماً. لكن جزء "2\10" يعني أنه إذا تم الدفع خلال 10 أيام فإنهم سيحصلون على حسم مقداره 2%.
ن.ش (بالإنجليزية EOM)
اختصار لعبارة "نهاية الشهر" (بالإنجليزية End of Month). قد يكون من الجيد استعمالها إذا أردت التأكد أن جميع فواتيرك ستدفع في نفس الشهر الذي أتممت فيه العمل، لكن لها بعض المساوئ. إذا أرسلت الفاتورة بوقتٍ قريبٍ جداً من نهاية الشهرفإنك بذلك تمنح العميل فترةً قصيرةً جداً كي يدفع، بينما إذا أرسلتها في بدايته فإنك بذلك قد تعطيه الكثير من الوقت. غالباً ما يكون من الأفضل استعمال هذا الشرط فقط إذا كنت ترسل الفواتير في نفس اليوم من كل شهر.
15 ش.ي.ف (بالإنجليزية 15 MFI)
هذا يعني اليوم الخامس عشر من الشهر الذي يلي تاريخ الفاتورة.
عند الاستلام (بالإنجليزية Upon Receipt)
هذا يعني أنك تتوقع أن يتم الدفع لك مباشرة. يبدو بأن هذه العبارة ستؤدي إلى الدفع مباشرةً، أليس كذلك؟ الواقع مختلفٌ قليلاً، كما سترى في القسم التالي.
يمكنك الإطلاع على هذه القائمة الأكثر شمولاً لشروط الفاتورة، لكنك لا تحتاج حقاً لأن تقلق كثيراً بشأن كل هذه المصطلحات: لست بحاجةٍ إلا استعمالها في فواتيرك. فبدلاً من "صافي 30"، على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب ببساطة "الرجاء الدفع خلال 30 يوماً". لكن من الجيد أن تعي بعض هذه العبارات، في حال استعملها عملاؤك أو مزودو البضائع خاصتك.
تذكر أيضاً أن هذه هي فقط بعض العبارات الأكثر شيوعاً. يمكنك أن تبدل أموراً مثل الإطلار الزمني للدفع وأي حوافز أو غرامات بقدر ما تشاء.
لكن أهم شيء هو أن تفهم ما هي الشروط الأكثر ملائمةً لك. سنطلع على هذا الموضوع في القسم التالي.
2. أفضل شروط الدفع لتجنب التخلف عن دفع الفواتير
إذا الآن وبعد أن عرفت بعض الخيارات التي تمتلكها وما هو معناها، فقد حان الوقت لتقرر أي منها يجب أن تستعمل في عملك.
العبارات المستعملة، وما يتوقع من كلٍ منها، يمكن أن تختلف بشكلٍ كبير من صناعةٍ لأخرى وبحسب نوع العمل الذي تقوم به. مصممو أو مطورو الويب، على سبيل المثال، قد يكونون قادرين على تحديد أن التطبيق أو الموقع الذي يعملون عليه لن يعمل حتى يستلموا كامل المبلغ المطلوب. لكن بالنسبة لأنواعٍ أخرى من العمل، فد تكون المعايير المتفق عليها هي الانتظار 30 يوماً أو حتى مدةً أطول.
يجب عليك بدون شك أن تدرس وتعرف ما هي المعايير ضمن صناعتك وأن ترى ما تقوم به الأعمال الأخرى. لكن لا تشعر أنك مقيدٌ بها. إذا أردت استعمال شروطٍ مختلفة، ويمكنك أن تبين لعملائك سبب كون هذه الشروط شروطاً عادلة، قم بذلك.
على سبيل المثال، أصبحت "صافي 30" معياراً في الكثير من الصناعات بالرغم من أنها غير مناسبةٍ فعلياً. بالنسبة لشركات التصنيع قديمة الطراز، تبدو صافي 30 معقولة إلى حدٍ كبير. لنقل أن شركة ما أرسلت دفعة كبيرة من الأدوات إلى زبون ما، ومن ثم أرسلت له فاتورة. عليهم أن يتركوا بعض الوقت لكي يستقبل الزبون الفاتورة، يتحقق من كامل دفعة الأدوات الضخمة ويتأكد من أن كل شيءٍ صحيح، وأخيراً يرسل الفاتورة إلى قسم المحاسبة ومن ثم تتم كتابة شيك وإرساله إليهم. هذه الأمور تتطلب وقتاً.
لكن قارن هذا مع شركة التصميم التي ترسل كلاً من التصميم المكتمل والفاتورة عبر البريد الإلكتروني، وتوفر طريقة دفع على الإنترنت مثل PayPal. العملاء يستقبلون المنتج والفاتورة في نفس الوقت، وبعد التحقق من أن كل شيء صحيح، فلا يوجد أي داع لامتناعهم عن الدفع مباشرةً. إعطائهم فترة شهر للدفع هو بمثابة منحهم قرضاً بدون فائدة.
لذا في هذه الحالة، يمكنك أن تقنع الآخرين بأن سبعة أيام هو وقت كافٍ بشكل كبير.
شروط الدفع التي يجب استعمالها: ما الذي تقوله البيانات
بعض الشركات التي توفر تطبيقات لدفع الفواتير استعملت كميات البيانات الهائلة التي جمعتها لكي تعرف ما هي شروط الدفع الأكثر فعالية عندما يتعلق الأمر بدفع الفواتير بوقتها.
تذكر أن معظمها كان من صناعات مختلفة، لذا قد لا تكون جميعها مناسبةً لعملك. لكنها مع ذلك تعرض بعض الأفكار المثيرة للاهتمام حول ما يعمل وما لا يعمل.
إذا أردت أن يتم الدفع لك خلال شهر، فاطلب أن يتم الدفع لك خلال 13 يوماً
كشفت دراسة من Xero أجريت على 12 مليون فاتورة خاصة بالأعمال أنه وسطياً يتأخر العملاء في الدفع أسبوعين تقريباً، بغض النظر عن شروط الدفع التي تم اختيارها.
هذا يعني أنه مهما كانت شروط الدفع التي اخترتها، فإتك يجب أن تضيف أسبوعين لكي تقدر التاريخ الفعلي للاستلام. بيانات Xero أظهرت أيضاً أنك إذا أردت أن يتم الدفع لك خلال 30 يوماً، فإن عليك أن تحدد شرط الدفع خلال 13 يوماً أو أقل.
العبارات والجمل أمورٌ هامة
وجدت دراسةٌ منفصلة من FreshBooks أن تغييرات بسيطة في الجمل والعبارات المستخدمة في الفواتير يمكن أن يؤدي إلى عملية دفع أسرع. على سبيل المثال:
عبارة بسيطة مثل "الرجاء الدفع خلال" أو "شكراً لك على عملك" يمكن أن تزيد نسبة الفواتير التي يتم دفعها بمقدار 5% أو أكثر.
أيضاً، بعض المصطلحات التي غطيناها في القسم الأخير ليست فعالةً بقدر اللغة البسيطة. كتابة "30 يوماً" بدلاً من "صافي 30"، على سبيل المثال، أدت إلى عملية دفع أسرع للفواتير. إذا أردت من الناس أن يقوموا بفعلٍ ما، فإن طلب ذلك منهم بشكلٍ واضحٍ تماماً هي فكرةٌ جيدة.
لا تطلب أن يتم الدفع حال الاستلام
كلً من دراسات Xero وFreshBooks كانوا على اتفاق: أن تطلب من الناس الدفع مباشرةً أمرٌ لا ينجح.
في دراسة من Xero، تم دفع الفواتير التي طلب فيها الدفع مباشرة وسطياً بعد مدى 20 يوم تقريباً. وفي دراسة FreshBooks، زادت الفترة عن 30 يوماً. وصلت FreshBooks إلى الاستنتاج التالي:
معظم الناس يفسرون "عند الاستلام" على أنها "متى ما أحببت". وكأنهم حالما يستقبلون فاتورة مع جملة "تدفع عند الاستلام" فإنهم يضعونها مباشرةً في كومة "متى ما".
لذا بالرغم من أن طلب الدفع مباشرةً قد يبدو فكرةً جيدة، فإنه من الأفضل أن تحدد عدداً معيناً من الأيام، لكي يركز عملاؤك أذهانهم على موعد نهائي محدد.
لا تحملهم فائدة
إليك استنتاج آخر مفاجئ من دراسة FreshBooks: وضع فائدة على الدفع المتأخر أدى إلى عمليات دفع متأخرةٍ أكثر. يبدو وكأن التهديد بالفائدة لا يعمل كرادع، وقد يؤدي بالناس إلى مقارنة معدل الفائدة المنخفضل نسبياً هذا مع المعدلات المرتفعة لأمورٍ مثل بطاقات الإئتمان، مما يجعلهم يدركون أن تأخير الدفع هو صفقةٌ جيدة.
وفر خياراً للدفع عن طريق الإنترنت
لا يجب أن يبدو الأخير كمفاجئة: توفير طرق دفع عبر الإنترنت أدى إلى عملية دفعٍ أسرع بكثير. إليك ما قيل من Harvest:
وفقاً لبياناتنا، فواتير Harvest التي توافر فيها خيار الدفع عن طريق PayPal تم دفعها أسرع بـ 16 يومياً (أسرع بمرتين) من الفواتير التي لم يتوافر فيها خيار الدفع على الإنترنت.
هذا الأمر فعالٌ على وجه خاص إذا كنت تسعمل تطبيقاً لدفع الفواتير، حيث يتم دمج الفواتير فيه ويمكن للعميل الدفع ببضع نقراتٍ فقط. لكن حتى لو كنت ترسل فاتورةً ورقية أو ملف PDF عبر البريد الإلكتروني، فإن تسهيل وتسريع عملية دفع الزبون للفاتورة أمرٌ لا يحتاج إلى تفكير.
3. نصائح أخرى لتجنب الدفع المتأخر للفواتير
في هذا الدرس تكلمت عن شروط دفع الفاتورة، لكن العميل لا يجب أن يعرف شروطك من الفاتورة. يجب أن توضح له شروط الدفع منذ بداية علاقتك معه، بحيث لا يكون هنالك أي مفاجئاتٍ لاحقاً.
عند كتابة وتجهيز عقد مع عميلٍ جديد، كن متأكداً من تضمين شروط الدفع فيه. قد ترغب بتحديد نقاط أساسية تعبر عن مراحل المشروع، أو أن تستلم نسبةً من التكلفة مسبقاً، قبل بدء العمل.
أياً كانت البنية التي اخترتها، كن متأكداً من أنك تحصل على موافقة العميل منذ البداية، ومن ثم يمكن أن ترسل له فاتورة لكل عملية دفع، وتقوم بمجرد تذكيره بالشروط ببساطة، بدلاً من مناقشة هذه النقطة أو الاختلاف عليها مجدداً.
عندما ينتهي عملك، فمن المهم أن ترسل الفاتورة مباشرةً. وجدت دراسة من FreeAgent أنه:
وبشكلٍ مفاجئ، إرسال الفاتورة بشكل سريع يبدو أنه يتجاوز الشروط التي طلبتها من أجل عملية الدفع - الفواتير التي تم إرسالها في مدة 15 يوماً من إنهاء العمل تم دفعها بشكل أسرع، حتى لو كانت شروط الدفع أطول.
وسطياً، الفواتير التي تم إرسالها خلال أسبوع تم دفعها خلال خمسة أيام، لكن التأخر لأسبوع آخر ضاعف فترة الانتظار: الفواتير التي تم إرسالها بعد أسبوعين تم دفعها بعد 10 أيام.
هذا على الأغلب يعود لمزيجٍ من عاملين: من الأفضل أن تتصل بالعميل عندما تكون نتيجة عملك الجيد حديثةً في ذهنه، وأيضاً من خلال إرسال الفاتورة بسرعة، فإنك تظهر أنك تأخذ عملية الدفع على محمل الجد، وأن عليهم القيام بذلك أيضاً. إذا تأخرت، ففي المقابل، يستأخرون هم أيضاً. لذا أرسل الفاتورة لهم بسرعة!
للمزيد من النصائح، ولمعرفة ما يجب فعله إذا لم يدفع العميل في الوقت المطلوب، انظر إلى دليلي الحديث الخاص بالمبتدئين حول موضوع الفواتير:
خاتمة
في هذا الدرس تعلمنا أفضل شروط الدفع لكي تتجنب التأخر في دفع الفواتير.
بدأنا بالنظر إلى عبارات شروط الدفع، وتضمن ذلك تعريفاتٍ لبعض المصطلحات الشائعة.
ومن ثم اطلعنا على أفضل الشروط لكي تستعملها. رأينا بأنه من الجيد البحث ومعرفة ما هو متعارفٌ عليه في صناعتك، لكن مع ذلك لا يجب أن تتقيد بهذه الأعراف إذا كان يمكنك إيجاد تبريرٍ معقول لشيء مختلف. اطلعنا على نتائج بعض الدراسات لمعرفة أي الشروط كانت الأفضل.
أخيراً، قمنا بعرض بعض النصائح لكي يتم الدفع لك في الوقت المحدد، مثل وضع شروط الدفع في العقد، وإرسال الفواتير مباشرةً حال الإنتهاء من العمل.
أصبحت الآن تعرف ما هي شروط دفع الفاتورة، وأي منها يميل إلى أن يكون الأفضل. القرار الأخير يعود إليك وإلى حاجات عملك الخاصة -- لا يوجد حلٌ على نمط مقاسٌ واحد يناسب الجميع. لكن مع بيانات الدراسات والمعلومات الأخرى المضمنة هنا، ستكون في موقع أفضل لاتخاذ القرارات بنفسك.
الرسوم
أيقونة Agreement مصممة من قبل Aha-Soft من Noun Project.
