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Pour les petites entreprises, l’argent est roi. Peu importe combien de clients vous avez ou combien d’argent vous devriez recevoir : si vous ne le recevez pas avant que vos factures arrivent à échéance, vous serez en difficulté.
Les retards de paiement sont un problème courant pour les petites entreprises. Selon une enquête de 2012 de la Fédération nationale des Entreprise Indépendantes, 64 % des petites entreprises ont eu des factures non payées pendant au moins 60 jours.
Dans un précédent tutoriel, j’ai couvert quelques conseils pour se faire payer à temps. Dans le tutoriel d’aujourd'hui, nous allons examiner plus en détail la question des modalités de paiement. Quelles sont les différentes options, et que montrent les données sur les termes vous aidant à être payé plus rapidement ?
Nous irons à travers tout cela, afin qu’à la fin vous sauriez votre EOM de 2/10 Net 30, et plus important, vous aurez vos marques pour obtenir l’argent plus rapidement avec fiabilité.
Et si vous avez besoin d’aide avec les bases sur la façon de mettre sur pied une facture, regardez mon tutoriel récent Qu'est-ce qu'une facture prefessionnelle ou découvrez quelques-uns des modèles de facture sur Envato Market.
1. Quelles sont les conditions de paiement d'une facture ?
Lorsque vous envoyez une facture, vous dites à votre client combien d’argent vous attendez en contrepartie du travail que vous avez fait. Les conditions de paiement spécifient quand est-ce-que cet argent est dû et comment il doit être payé.
L’aspect le plus important des conditions de paiement est donc la période à laquelle vous vous attendez à être payé. Mais dans le cadre des modalités de paiement, vous pouvez également spécifier ce qui se passera si les gens ne paient pas : peut-être une pénalité ou des intérêts à appliquer après une certaine date. Ou, si vous voulez être plus positif, vous pouvez offrir une remise à toute personne qui paie tôt. Vous pouvez également spécifier des modes de paiement.
Nous allons examiner comment ces options fonctionnent dans la prochaine section, ainsi qu'examiner quelles sont celles qui fonctionnent le mieux. Mais pour l’instant, nous allons démystifier certaines conditions de paiement communes que vous pourriez rencontrer :
Net 30
Il s’agit d’un terme commun, qui signifie simplement que le client devrait payer dans les 30 jours à compter de la date de facture. Vous pouvez faire varier le nombre autant que vous le souhaitez : Net 7, par exemple, signifie que paiement est dû dans les sept jours après la facture et Net 15... Eh bien, vous voyez l’idée.
2/10 Net 30
Il s’agit d’une façon d’offrir un rabais. La partie « Net 30 » est la même que ci-dessus : le paiement doit être fait dans les 30 jours. Mais la partie « 2/10 » signifie que s’ils paient dans les 10 jours, ils seront récompensés avec un rabais de 2 %.
EOM
Il s’agit d’abréviation pour « End of Month » (fin du mois). Il pourrait être bon de l’utiliser si vous voulez vous assurer que toutes vos factures seront payées le même mois que la complétion des travaux, mais elle a quelques inconvénients. Si vous envoyez une facture dès la fin du mois, par exemple, vous donnez à votre client un temps très court pour la payer, alors qu’au début du mois vous leur donnez plus de temps. Il est probablement préférable d’utiliser ce terme seulement si vous envoyez toujours des factures le même jour du mois.
15 MFI
Cela signifie le 15 du mois suivant la date de facturation.
À la réception
Cela signifie que vous attendez le paiement immédiatement. Ça sonne comme si cela résulte en un paiement rapide, n’est-ce pas ? La réalité est un peu différente, comme nous le verrons dans la prochaine section.
Vous pouvez consulter cette liste plus complète des termes de facture, mais vraiment, vous n’avez pas besoin vous inquiéter trop sur la terminologie : vous n’avez pas besoin de l’utiliser dans vos factures. Au lieu de « Net 30 », par exemple, vous pouvez simplement écrire, « S’il vous plaît payer dans les 30 jours. » Mais il est bon d’être conscient de certains de ces termes, dans le cas où vos clients et fournisseurs les utilisent.
N’oubliez pas, également, que ce ne sont que quelques termes couramment utilisés. Vous pouvez varier les choses comme les délais de paiement et les récompenses ou pénalités autant que vous le souhaitez.
La chose la plus importante, cependant, est de comprendre quels termes fonctionnent le mieux. Nous regarderons ça dans la section suivante.
2. Les meilleures conditions de paiement de facture pour éviter les factures impayées
Alors maintenant que vous connaissez les options que vous avez et ce qu’elles signifient, il est temps de décider quels sont celles à utiliser pour votre entreprise.
Les termes utilisés et les attentes autour d’eux, peuvent beaucoup varier par rapport à l’industrie et au type de travail que vous faites. Les concepteurs de sites Web ou les développeurs, par exemple, pourraient être en mesure de préciser que le site ou l’app sur laquelle ils travaillent ne sera pas disponible avant qu’ils ne reçoivent le paiement intégral. Mais pour les autres types d’entreprises, la norme de l’industrie peut être de donner 30 jours, voire plus longtemps.
Par tous les moyens, étudiez les normes dans votre secteur d’activité et demandez autour pour voir ce que font les autres entreprises. Mais ne se sentez pas limités par ça. Si vous souhaitez utiliser des termes différents, et que vous pouvez justifier à vos clients pourquoi ces termes sont justes, alors allez-y.
Par exemple, « Net 30 » est devenu la norme dans beaucoup d’industries où il n’est pas vraiment adapté. Pour une entreprise de fabrication ancienne, Net 30 est tout à fait raisonnable. Disons qu'une entreprise envoie un gros lot de widgets à un client et ensuite envoie la facture. Il faut laisser le temps au client de recevoir la facture, de vérifier le lot énorme de widgets et de s’assurer que tout est en ordre, d’envoyer la facture par le biais de leur comptabilité et de le faire contrôler par écrit puis la renvoyer. Ces choses prennent du temps.
Mais contrastez cela avec une firme de design qui offre une conception terminée et une facture par courrier électronique, offrant un mode de paiement en ligne comme PayPal. Le client reçoit instantanément le produit et la facture, et après avoir vérifié que tout est OK, il n’y a vraiment aucune raison pour laquelle ils ne peuvent pas effectuer le paiement immédiatement. Leur donner un mois pour payer est littéralement leur donner prêt sans intérêt.
Dans ce cas, vous pourriez rendre convaincant que sept jours laisse amplement le temps de payer.
Quelles conditions de paiement utiliser : ce que disent les données
Certaines des compagnies qui fournissent des applications de facturation ont utilisé les masses de données qu’elles traitent pour comprendre quelles conditions de paiement sont les plus efficaces pour que les factures soient payées à temps.
N’oubliez pas que la plupart d'entre elles proviennent d’un éventail d’industries différentes, donc ne peuvent pas toutes être appropriées pour votre entreprise. Mais elles révèlent des idées intéressantes sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Si vous voulez être payé en un mois, demandez à être payé en 13 jours
Une étude des factures de plus de 12 millions d'entreprises par Xero a révélé qu’en moyenne, les clients paient environ deux semaines de retard, quelle que soit la modalité de paiement.
Cela implique que quelle que soit la condition de paiement vous choisissez, vous devez ajouter deux semaines afin d’estimer la date de réception. Les données de Xero ont montré que si vous voulez être payé dans les 30 jours, vous devez spécifier des conditions de paiement de 13 jours ou moins.
La formulation compte
Une étude distincte par FreshBooks trouvé que de simples changements à la formulation utilisée dans les factures peuvent entraîner un paiement plus rapide. Par exemple :
Un simple « s’il vous plaît payez votre facture dans » ou « je vous remercie pour votre affaire » peut augmenter le pourcentage des factures payées par plus de 5 % !
En outre, certains termes dans la dernière section que nous avons couvert ne sont pas aussi efficaces que le langage simple. Écrire « 30 jours » au lieu de « Net 30 », par exemple, a entraîné un paiement plus rapide des factures. Si vous voulez que les gens prennent des mesures, leur demander de façon claire est une bonne idée.
Ne demandez pas de paiement à la réception
Les études de Xero et de FreshBooks sont d’accord : demander un paiement immédiat ne fonctionne pas.
Dans l’étude de Xero, les factures demandant un paiement immédiat ont été payées après près de 20 jours en moyenne. Et dans l’étude FreshBooks, c’était plus de 30 jours. FreshBooks conclut :
La plupart des gens semblent interpréter « à la réception » comme « quand vous en aurez envie ». C’est comme si ils reçoivent une facture avec la mention « payable à la réception » et le mettent immédiatement dans le tas « n'importe quand ».
Bien que demander un paiement immédiat peut sembler une bonne idée, il est préférable de spécifier un certain nombre de jours, pour concentrer les esprits de vos clients sur une date butoir.
Ne chargez pas l'intérêt
Voici une autre conclusion surprenante de l’étude FreshBooks : facturer des intérêts sur paiements en retard résulte en des paiements tardifs. Il semble que la menace d’intérêt n’agit pas comme un moyen de dissuasion, et peut inciter les personnes à comparer votre taux d’intérêt relativement faible avec les taux élevés de choses comme les cartes de crédit et leur faire penser qu'ils font une bonne affaire en retardant le paiement.
Offrir des paiements en ligne
Celle-ci ne devrait pas être une surprise : offrir un paiement en ligne résulte en des paiements beaucoup plus rapides. Ceci vient d'Harvest :
Selon nos données, les factures d'Hervest avec une option pour payer via PayPal reçoivent des paiements presque 16 jours plus vite (deux fois plus vite) que les factures sans option de paiement en ligne.
C’est particulièrement efficace si vous utilisez une application de facturation, dans lequel les paiements sont intégrés afin que le client puisse payer en quelques clics. Mais même si vous envoyez une facture sur papier ou envoyez par mail un fichier PDF, rendre plus facile et plus rapide pour votre client de payer est une évidence.
3. Autres conseils pour éviter les factures en retard
Dans ce tutoriel j’ai parlé de conditions de paiement dans les factures, mais le client ne doit pas en savoir plus sur vos conditions par le biais de la facture. Vous devez mettre vos modalités de paiement au début de la relation, afin qu’il n’y a pas de surprises par la suite.
Lorsque vous configurez le contrat avec un nouveau client, assurez-vous d’inclure vos conditions de paiement. Vous pouvez mettre en place les jalons du projet, ou prélever un pourcentage de la taxe à l’avance, avant le début des travaux.
Quelle que soit la structure choisie, soyez sûr d’obtenir l’accord du client dès le début, puis vous pourrez suivre avec les factures pour chaque paiement. Par la suite les termes seront simplement un rappel, pas un nouveau point à être examiné ou contesté.
Lorsque vous avez fini le travail, il est important d’envoyer la facture rapidement. Une étude réalisée par FreeAgent a constaté que :
Étonnamment, envoyer une facture rapidement passe outre les termes que vous avez demandé pour le paiement - les factures qui ont été envoyés jusqu'à 15 jours après avoir terminé le travail ont été payées rapidement, même si les conditions de paiement sont plus longues.
En moyenne, les factures envoyées dans la semaine ont été payées dans les cinq jours, mais un retard d’une semaine double le temps d’attente : factures envoyés après deux semaines ont été payées après 10 jours.
C’est probablement dû à une combinaison de deux facteurs : il est préférable de contacter le client lorsque le résultat de votre bon travail est encore frais dans leur esprit, et aussi facturer rapidement montre que vous prenez le paiement au sérieux, et qu’ils le devraient aussi. Si vous le retardez, en revanche, ils le feront probablement aussi. Alors sortez cette facture rapidement !
Pour plus de conseils, y compris ce qu’il faut faire si le client ne paie pas à temps, voir mon récent guide du débutant pour les factures :
Conclusion
Dans ce didacticiel, vous avez appris sur les meilleures conditions de paiement à utiliser pour éviter les factures en retard.
Nous avons commencé par un coup d’oeil à quels sont les termes de facture, y compris les définitions de la terminologie commune.
Puis nous avons examiné les meilleures conditions de paiement à utiliser. Nous avons vu qu’il est bon de rechercher les normes de l’industrie, mais que vous ne devriez pas être restreint par celles-ci si vous pouvez faire une bonne affaire pour quelque chose de différent. Nous avons examiné les résultats de certaines études, afin de voir quels termes sont les meilleurs.
Enfin, nous avons couvert quelques autres conseils pour avoir des factures payées à temps, comme en établissant les modalités de paiement dans le contrat et envoyer les factures sans tarder.
Vous savez maintenant que sont les termes de paiement de facture et ceux qui ont tendance à mieux fonctionner. La décision finale vous revient et change selon les besoins de votre business — il n’y a pas de solution unique pour tous. Mais avec les données de l’enquête et autres informations incluses ici, vous serez dans une meilleure position pour prendre cette décision par vous-même.
Crédit graphique
Icône Agreement par Aha-Soft de Noun Project.
