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Para las pequeñas empresas, el efectivo es el rey. No importa cuántos clientes tenga o cuánto dinero le han prometido: si no lo recibe antes de que sus propias facturas venzan, usted estará en problemas.
Los pagos atrasados son un problema común para las pequeñas empresas. Según una encuesta realizada en 2012 por la Federación Nacional de Empresas Independientes, el 64% de las pequeñas empresas tenían facturas que no se habían pagado por lo menos en 60 días.
En un tutorial anterior, cubrí algunos consejos para recibir el pago a tiempo. En el tutorial de hoy, veremos con más detalle el tema de las condiciones de pago. ¿Cuáles son las diferentes opciones y qué muestran los datos sobre qué términos le ayudan a recibir el pago más rápidamente?
Pasaremos por todo eso, para que al final usted sabrá cuál es su Fin De Mes de su 2/10 Neto 30 y lo que es más importante, estará en condiciones de obtener el flujo de efectivo de una manera más rápida y fiable.
Y si necesita ayuda con los conceptos básicos de cómo elaborar una factura, consulte mi tutorial reciente Qué es una Factura Profesional o consulte algunas de las plantillas de factura en Envato Market.
1. ¿Qué son las Condiciones de Pago de la Factura?
Cuando usted envía una factura, le está diciendo a su cliente cuánto dinero espera a cambio del trabajo que ha realizado. Los términos de pago especifican cuándo se vence esa deuda y cómo se debe pagar.
Así que el aspecto más importante de las condiciones de pago es el plazo en el que usted espera ser pagado. Pero como parte de los términos de pago, también puede especificar lo que sucederá si la gente no paga: tal vez una multa o interés que se aplicarán después de cierta fecha. O, si usted desea ser más positivo, puede ofrecer un descuento a cualquier persona que pague temprano. También puede especificar métodos de pago.
Veremos cómo funcionan esas opciones en la siguiente sección, así como examinaremos cuáles funcionan mejor. Pero por ahora, vamos a desmitificar algunas de los términos de pago comunes que podría encontrar:
Neto 30
Este es un término común, que simplemente significa que el cliente debe pagar 30 días a partir de la fecha de factura. Usted puede variar el número tanto como quieras: Neto 7, por ejemplo, significa que el pago se vence siete días después de la factura, y Neto 15 ... bueno, usted ya tiene la idea.
2/10 Neto 30
Esta es una forma de ofrecer un descuento. La parte "Neto 30" es la misma que arriba: el pago se vence en un plazo de 30 días. Pero la parte "2/10" significa que si pagan dentro de 10 días, se les recompensa con un descuento del 2%.
FDM
Esta es una abreviación para "Fin de Mes". Esto podría ser bueno si desea asegurarse de que todas sus facturas se paguen en el mismo mes en el que usted completó el trabajo, pero tiene algunas desventajas. Si envía una factura al final del mes, por ejemplo, le está dando a un cliente un tiempo muy corto para pagar, mientras que al principio le estará dando más tiempo. Es probablemente mejor usar este término solamente si usted envía siempre facturas el mismo día en el mes.
15 FMS
Esto significa el 15 del mes siguiente a la fecha de la factura.
A la Recepción
Esto significa que usted espera el pago inmediatamente. Suena como si debería resultar en un pago inmediato, ¿no? La realidad es un poco diferente, como veremos en la siguiente sección.
Usted puede mirar a través de esta lista más completa de términos de factura, pero realmente usted no necesita preocuparse demasiado acerca de toda la terminología: usted no necesita usarla en sus facturas. En lugar de "Neto 30", por ejemplo, podría simplemente escribir: "Por favor, pague dentro de 30 días". Pero es bueno estar al tanto de algunos de los términos, en caso de que sus clientes y proveedores los utilicen.
Tenga en cuenta, también, que estos son sólo algunos términos comúnmente utilizados. Puede variar cosas como el plazo para el pago y cualquier incentivo o sanción tanto como desee.
Lo más importante, sin embargo, es entender qué términos funcionan mejor. Veremos eso en la siguiente sección.
2. Las Mejores Condiciones de Pago de Factura para Evitar Facturas no Pagadas
Así que ahora que conoce algunas de las opciones que tiene y lo que significan, es el momento de decidir cuáles utilizar para su empresa.
Los términos usados y las expectativas alrededor de ellos, pueden variar mucho de acuerdo a la industria y el tipo de trabajo que usted hace. Los diseñadores o desarrolladores web, por ejemplo, podrían especificar que el sitio o la aplicación en la que estén trabajando no se activarán hasta que reciban el pago completo. Pero para otros tipos de negocio, la norma de la industria puede ser la de ofrecer 30 días de espera o incluso más.
Por todos los medios estudie las normas en su industria y pregunte para ver lo que otras empresas están haciendo. Pero no se sienta limitado por eso. Si usted desea utilizar términos diferentes y usted puede justificar frente a sus clientes por qué esos términos son justos, entonces hágalo.
Por ejemplo, "Neto 30" se ha convertido en el estándar en muchas industrias donde realmente no es adecuado. Para una empresa de manufactura a la antigua usanza, Neto 30 es bastante razonable. Supongamos que una empresa despacha un gran lote de widgets a un cliente y luego le envía una factura por correo. Tienen que darle tiempo al cliente para que reciba la factura, para revisar el enorme lote de widgets y asegurarse de que todo está en orden, para enviar la factura a través de su departamento de contabilidad y para tener un cheque escrito y enviado de vuelta por correo. Estas cosas toman tiempo.
Pero contraste esto con una empresa de diseño que ofrece un diseño completo y una factura por correo electrónico, ofreciendo un método de pago en línea como PayPal. El cliente recibe el producto y la factura al instante, y después de comprobar que todo está bien, realmente no hay razón por la que no puedan hacer el pago de inmediato. Darles un mes para pagar es en esencia simplemente darles un préstamo sin interés.
Así que en ese caso, usted podría elaborar un caso convincente de que siete días es tiempo suficiente.
Qué Condiciones de Pago Utilizar: Lo que los Datos Dicen
Algunas de las empresas que ofrecen aplicaciones de facturación han utilizado las masas de datos que procesan para determinar qué términos de pago son más eficaces para obtener facturas pagadas a tiempo.
Tenga en cuenta que la mayoría de ellas son de una gama de industrias diferentes, por lo que no todas serán apropiadas para su empresa. Pero sí revelan algunas ideas interesantes sobre lo que funciona y lo que no funciona.
Si Usted Quiere Recibir el Pago en un Mes, Pida que le Paguen en 13 Días
Un estudio de más de 12 millones de facturas comerciales de Xero reveló que, en promedio, los clientes pagan cerca de dos semanas tarde, independientemente de las condiciones de pago elegidas.
Eso implica que sean cual fueren condiciones de pago que usted elija, usted debería agregar otras dos semanas para estimar la fecha real de la recepción. Los datos de Xero mostraron que si usted desea recibir el pago dentro de 30 días, debería especificar condiciones de pago de 13 días o menos.
El Texto es Importante
Un estudio separado por FreshBooks encontró que los cambios simples a los textos usados en las facturas pueden dar lugar a un pago más rápido. Por ejemplo:
Un simple "por favor, pague su factura dentro" o "gracias por su negocio" puede aumentar el porcentaje de facturas pagadas ¡en más de un 5 por ciento!
Además, parte de la terminología que tratamos en la última sección no es tan efectiva como un lenguaje más sencillo. Escribir "30 días" en lugar de "Neto 30", por ejemplo, resultó en un pago más rápido de las facturas. Si quiere que la gente tome una acción, preguntarles de una manera completamente clara suele ser una buena idea.
No Pida el Pago a la Recepción
Tanto el estudio de Xero como el de FreshBook están de acuerdo: pedir el pago inmediato no funciona.
En el estudio de Xero, las facturas que pedían el pago inmediato se pagaron realmente después de casi 20 días en promedio. Y en el estudio de FreshBooks, fueron más de 30 días. FreshBooks concluye:
La mayoría de las personas parecen interpretar "a la recepción" como "siempre que te apetezca". Es como si recibieran una factura con las palabras "a pagar a la recepción" e inmediatamente lo lanzaran a la pila "cuando sea".
Así que aunque pedir un pago inmediato puede parecer una buena idea, es mejor especificar un número determinado de días, para concentrar las mentes de sus clientes en un plazo fijo.
No Cargue Interés
He aquí otra conclusión sorprendente del estudio de FreshBooks: cobrar intereses sobre pagos atrasados resulta en pagos aún más tardíos. Parece que la amenaza de interés no actúa como un elemento de disuasión y en realidad, puede inducir a la gente a comparar su relativamente baja tasa de interés de penalización con las altas tasas de cosas como tarjetas de crédito, y se imaginan que están recibiendo un buen negocio al retrasarse.
Ofrezca Pagos en Línea
Este último no debería ser una sorpresa: ofrecer métodos de pago en línea resulta en un pago mucho más rápido. Esto es de Harvest:
Según nuestros datos, las facturas de Harvest con opción de pago a través de PayPal reciben pagos casi 16 días más rápido (dos veces más rápido) que las facturas sin una opción de pago en línea.
Esto es particularmente efectivo si utiliza una aplicación de facturación, en la que los pagos estén integrados para que el cliente pueda pagar en unos pocos clics. Pero incluso si está enviando una factura en papel o enviando un PDF por correo electrónico, hacer más fácil y más rápido para que su cliente pague es una obviedad.
3. Otros Consejos para Evitar Facturas Vencidas
En este tutorial he hablado de términos de pago de facturas, pero el cliente no debería conocer sus términos a través de la factura. Usted debería establecer sus condiciones de pago justo al comienzo de la relación, para que no haya sorpresas más adelante.
Cuando esté estableciendo el contrato con un nuevo cliente, asegúrese de incluir sus términos de pago. Puede que usted quiera establecer hitos para el proyecto o cobrar un porcentaje de la cuota por adelantado, antes de comenzar el trabajo.
Sea cual sea la estructura que elija, asegúrese de obtener el consentimiento del cliente al principio y luego puede seguir con las facturas de cada pago más adelante y los términos serán simplemente un recordatorio, no un nuevo punto a discutir o disputar.
Cuando haya hecho el trabajo, es importante enviar la factura con prontitud. Un estudio de FreeAgent encontró que:
Sorprendentemente, enviar una factura rápidamente incluso parece anular los términos que usted ha pedido para el pago - las facturas que fueron enviadas hasta 15 días después de terminar el trabajo se pagaron rápidamente, incluso si las condiciones de pago eran más largas.
En promedio, las facturas enviadas dentro de una semana se pagaron en un plazo de cinco días, pero una semana de retraso dobla el tiempo de espera: las facturas enviadas después de dos semanas se pagaron después de 10 días.
Esto se debe probablemente a una combinación de dos factores: es mejor ponerse en contacto con el cliente cuando el resultado de su buen trabajo todavía está fresco en su mente y también al facturar rápidamente, está mostrando que usted toma el pago en serio y que ellos también deberían hacerlo. Si usted se retrasa, por otro lado, probablemente también ellos lo harán. ¡Así que envíe esa factura rápidamente!
Para obtener más consejos, incluyendo qué hacer si el cliente no paga a tiempo, consulte mi reciente guía para principiantes en la facturación:
Conclusión
En este tutorial, usted ha aprendido las mejores condiciones de pago para evitar facturas vencidas.
Comenzamos con un vistazo a qué son las condiciones de pago de una factura, incluyendo las definiciones de alguna terminología común.
Luego miramos las mejores condiciones del pago a utilizar. Vimos que es bueno investigar las normas de la industria, pero que usted no debería ser restringido por ellas si puede hacer un buen caso para algo diferente. Examinamos los resultados de algunos estudios para ver qué términos se desarrollaron como los mejores.
Por último, cubrimos algunos consejos adicionales para obtener las facturas pagadas a tiempo, como el establecimiento de condiciones de pago en el contrato, y el envío de facturas con prontitud.
Ahora sabe qué es lo que son los términos de pago de factura y cuáles tienden a funcionar mejor. La decisión final depende de usted y de sus necesidades empresariales individuales—no hay una solución única. Pero con los datos de la encuesta y otra información incluida aquí, estará en una mejor posición para tomar esa decisión por sí mismo.
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