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Die besten Rechnungszahlungsbedingungen, um überfällige Rechnungen zu vermeiden

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German (Deutsch) translation by Ines Willenbrock (you can also view the original English article)

Für kleine Unternehmen ist Bargeld König. Es spielt keine Rolle, wie viele Kunden Sie haben oder wie viel Geld Ihnen versprochen wurde: Wenn Sie es nicht erhalten, bevor Ihre eigenen Rechnungen fällig werden, werden Sie in Schwierigkeiten geraten.

Zahlungsverzug ist ein häufiges Problem für kleine Unternehmen. Laut einer Umfrage der National Federation of Independent Business aus dem Jahr 2012 hatten 64 % der kleinen Unternehmen Rechnungen, die mindestens 60 Tage lang unbezahlt waren.

In einem vorherigen Tutorial habe ich einige Tipps behandelt, wie man pünktlich bezahlt werden kann. Im heutigen Tutorial werden wir uns ausführlicher mit dem Thema Zahlungsbedingungen befassen. Was sind die verschiedenen Optionen, und was zeigen die Daten darüber, welche Bedingungen Ihnen helfen, schneller bezahlt zu werden?

Wir werden das alles durchgehen, damit Sie am Ende Ihre EOM von Ihrem 2/10 Net 30 kennen und vor allem in der Lage sind, schneller und zuverlässiger Geld fließen zu lassen.

Und wenn Sie Hilfe bei den Grundlagen benötigen, wie Sie eine Rechnung zusammenstellen, lesen Sie mein aktuelles Tutorial Was ist eine professionelle Rechnung, oder schauen Sie sich einige der Rechnungsvorlagen auf Envato Market an.

Creative Invoice TemplateCreative Invoice TemplateCreative Invoice Template
Diese Creative Invoice ist nur eine von Hunderten von professionellen Rechnungsvorlagen, die auf GraphicRiver verfügbar sind.

1. Was sind Rechnungszahlungsbedingungen?

Wenn Sie eine Rechnung versenden, sagen Sie Ihrem Kunden, wie viel Geld Sie als Gegenleistung für die von Ihnen geleistete Arbeit erwarten. Die Zahlungsbedingungen geben an, wann dieses Geld fällig ist und wie es bezahlt werden soll.

Der wichtigste Aspekt der Zahlungsbedingungen ist also der Zeitrahmen, in dem Sie mit der Zahlung rechnen. Aber als Teil der Zahlungsbedingungen können Sie auch angeben, was passiert, wenn die Leute nicht zahlen: vielleicht eine Strafe oder Zinsen, die nach einem bestimmten Datum angewendet werden. Oder, wenn Sie positiver sein wollen, können Sie jedem, der früh zahlt, einen Rabatt anbieten. Sie können auch Zahlungsmethoden angeben.

Im nächsten Abschnitt werden wir uns ansehen, wie diese Optionen funktionieren, und untersuchen, welche Optionen am besten funktionieren. Aber im Moment sollten wir einige der allgemeinen Zahlungsbedingungen entmystifizieren, auf die Sie stoßen könnten:

Net 30

Dies ist ein gebräuchlicher Begriff, der einfach bedeutet, dass der Kunde 30 Tage ab Rechnungsdatum bezahlen sollte. Sie können die Zahl so viel variieren, wie Sie möchten: Net 7, zum Beispiel, bedeutet, dass die Zahlung sieben Tage nach der Rechnung fällig ist, und Net 15... gut, Sie bekommen die Idee.

2/10 Net 30

Dies ist eine Möglichkeit, einen Rabatt anzubieten. Der "Net 30"-Teil ist derselbe wie oben: Die Zahlung ist innerhalb von 30 Tagen fällig. Aber der "2/10" Teil bedeutet, dass, wenn sie innerhalb von 10 Tagen zahlen, sie mit einem 2% Rabatt belohnt werden.

EOM

Dies ist kurz für "End of Month" oder auf Deutsch "Ende des Monats". Dies kann gut zu verwenden sein, wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Ihre Rechnungen im selben Monat bezahlt werden, in dem Sie die Arbeit abgeschlossen haben, aber es hat einige Nachteile. Wenn Sie z. B. direkt am Monatsende eine Rechnung versenden, geben Sie einem Kunden eine sehr kurze Zahlungszeit, während Sie ihm am Anfang mehr Zeit geben. Es ist wahrscheinlich am besten, diesen Begriff nur zu verwenden, wenn Sie Rechnungen immer am selben Tag des Monats versenden.

15 MFI

Dies bedeutet den 15. des Monats, der auf das Rechnungsdatum folgt.

Nach Erhalt

Dies bedeutet, dass Sie sofort mit der Zahlung rechnen. Es klingt, als ob es zu einer prompten Zahlung führen sollte, nicht wahr? Die Realität sieht ein wenig anders aus, wie wir im nächsten Abschnitt sehen werden.

Sie können sich diese vollständigere Liste der Rechnungsbedingungen ansehen, aber Sie brauchen sich wirklich nicht zu sehr um die gesamte Terminologie zu kümmern: Sie müssen sie nicht auf Ihren Rechnungen verwenden. Anstelle von "Net 30" könnte man zum Beispiel einfach schreiben: "Bitte zahlen Sie innerhalb von 30 Tagen." Aber es ist gut, einige der Bedingungen zu kennen, falls Ihre Kunden und Lieferanten sie verwenden.

Denken Sie auch daran, dass dies nur einige häufig verwendete Begriffe sind. Sie können Dinge wie den Zeitrahmen für die Zahlung und alle Anreize oder Strafen so viel variieren, wie Sie wollen.

Das Wichtigste ist jedoch zu verstehen, welche Begriffe am besten funktionieren. Wir werden uns das im nächsten Abschnitt ansehen.

2. Die besten Rechnungszahlungsbedingungen, um unbezahlte Rechnungen zu vermeiden

Nun, da Sie einige der Optionen kennen, die Sie haben und was sie bedeuten, ist es an der Zeit zu entscheiden, welche für Ihr Unternehmen verwendet werden sollen.

Die verwendeten Begriffe und die Erwartungen um sie herum können je nach Branche und Art der Arbeit, die Sie leisten, sehr unterschiedlich sein. Webdesigner oder Entwickler können beispielsweise angeben, dass die Website oder App, an der sie arbeiten, erst dann live übertragen wird, wenn sie die vollständige Zahlung erhalten. Aber für andere Arten von Unternehmen kann die Industrienorm sein, 30 Tage oder sogar länger zu warten.

Studieren Sie auf jeden Fall die Normen in Ihrer Branche und fragen Sie nach, was andere Unternehmen tun. Aber fühlen Sie sich dadurch nicht eingeschränkt. Wenn Sie andere Begriffe verwenden möchten, und Sie können Ihren Kunden gegenüber begründen, warum diese Begriffe fair sind, dann tun Sie das.

Zum Beispiel ist "Net 30" zum Standard in vielen Branchen geworden, in denen es wirklich nicht geeignet ist. Für eine altmodische Produktionsfirma ist Net 30 durchaus vernünftig. Angenommen, ein Unternehmen sendet eine große Menge Widgets an einen Kunden und sendet dann eine Rechnung aus. Sie müssen dem Kunden Zeit geben, die Rechnung zu erhalten, den riesigen Stapel von Widgets zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist, die Rechnung über seine Buchhaltung zu senden und einen Scheck ausgestellt und zurückgeschickt zu haben. Diese Dinge brauchen Zeit.

Aber kontrastieren Sie das mit einer Designfirma, die sowohl ein fertiges Design als auch eine Rechnung per E-Mail liefert und eine Online-Zahlungsmethode wie PayPal anbietet. Der Kunde erhält sowohl Produkt als auch Rechnung sofort, und nachdem er überprüft hat, ob alles in Ordnung ist, gibt es wirklich keinen Grund, warum er die Zahlung nicht sofort vornehmen kann. Ihnen einen Monat zu geben, um zu zahlen, ist im Grunde nur, ihnen ein zinsloses Darlehen zu geben.

In diesem Fall könnten Sie also überzeugend dafür argumentieren, dass sieben Tage ausreichend Zeit sind.

Welche Zahlungsbedingungen verwenden: Was die Daten sagen

Einige der Unternehmen, die Fakturierungs-Apps bereitstellen, haben die Masse der Daten, die sie verarbeiten, verwendet, um herauszufinden, welche Zahlungsbedingungen am effektivsten sind, wenn Rechnungen pünktlich bezahlt werden.

Denken Sie daran, dass die meisten von ihnen aus einer Reihe von verschiedenen Branchen kommen, so dass sie möglicherweise nicht alle für Ihr Unternehmen geeignet sind. Aber sie verraten einige interessante Einblicke darüber, was funktioniert und was nicht.

Wenn Sie in einem Monat bezahlt werden möchten, sagen Sie, dass Sie in 13 Tagen bezahlt werden möchten

Eine Studie von Xero über 12 Millionen Unternehmensrechnungen ergab, dass Kunden im Durchschnitt etwa zwei Wochen verspätet zahlen, unabhängig von den gewählten Zahlungsbedingungen.

Das bedeutet, dass Sie, egal welche Zahlungsbedingungen Sie wählen, weitere zwei Wochen hinzufügen sollten, um das tatsächliche Datum des Eingangs zu schätzen. Die Daten von Xero zeigten, dass Sie Zahlungsbedingungen von 13 Tagen oder weniger angeben sollten, wenn Sie innerhalb von 30 Tagen bezahlt werden möchten.

Die Formulierung zählt

Eine separate Studie von FreshBooks ergab, dass einfache Änderungen des Aufrechnungstextes zu einer schnelleren Zahlung führen können. Zum Beispiel:

Ein einfaches "Bitte bezahlen Sie Ihre Rechnung innerhalb" oder "Danke für Ihren Geschäft" kann den Prozentsatz der Rechnungen, die bezahlt werden, um mehr als 5 Prozent erhöhen!

Außerdem ist ein Teil der Terminologie, die wir im letzten Abschnitt behandelt haben, nicht so effektiv wie eine einfachere Sprache. Das Schreiben von "30 Tage" anstelle von "Net 30" führte beispielsweise zu einer schnelleren Bezahlung von Rechnungen. Wenn Sie wollen, dass die Leute etwas unternehmen, ist es in der Regel eine gute Idee, sie auf eine völlig klare Art und Weise zu fragen.

Bitte nicht um Zahlung nach Erhalt

Sowohl die Studien Von Xero als auch FreshBooks sind sich einig: Sofortige Bezahlung zu verlangen, funktioniert nicht.

In der Xero-Studie wurden Rechnungen, die eine sofortige Zahlung verlangten, im Durchschnitt nach fast 20 Tagen tatsächlich bezahlt. Und in der FreshBooks-Studie waren es mehr als 30 Tage. FreshBooks kommt zu folgendem Schluss:

Die meisten Menschen scheinen "nach Erhalt" als "wann immer Sie Lust darauf haben" zu interpretieren. Es ist, als ob sie eine Rechnung mit den Worten "zahlbar bei Erhalt" erhalten und sie sofort in den "wann auch immer"-Stapel werfen.

Obwohl die Bitte um sofortige Zahlung wie eine gute Idee erscheinen mag, ist es besser, eine bestimmte Anzahl von Tagen anzugeben, um die Aufmerksamkeit Ihrer Kunden auf eine feste Frist zu lenken.

Keine Zinsen berechnen

Hier ist eine weitere überraschende Schlussfolgerung aus der FreshBooks-Studie: Die Erhebung von Zinsen auf verspätete Zahlungen führt zu noch späteren Zahlungen. Es scheint, dass die Androhung von Zinsen nicht als Abschreckung wirkt, und kann tatsächlich Leute dazu veranlassen, Ihren relativ niedrigen Strafzins mit den hohen Zinssätzen von Dingen wie Kreditkarten zu vergleichen, und zum Schluss kommen lassen, dass sie ein gutes Geschäft durch Verzögerung bekommen.

Bieten Sie Online-Zahlungen an

Dieses Letzte sollte nicht überraschen: Das Angebot von Online-Zahlungsmethoden führt zu einer viel schnelleren Zahlung. Dies von Harvest:

Nach unseren Daten erhalten Harvest-Rechnungen mit der Option, per PayPal zu bezahlen, Zahlungen fast 16 Tage schneller (doppelt so schnell) als Rechnungen ohne Online-Zahlungsoption.

Dies ist besonders effektiv, wenn Sie eine Fakturierungs-App verwenden, in die Zahlungen integriert sind, so dass der Kunde mit wenigen Klicks bezahlen kann. Aber selbst wenn Sie eine Papierrechnung versenden oder eine PDF-Nachricht per E-Mail senden, ist es für Ihren Kunden einfacher und schneller zu bezahlen.

3. Weitere Tipps zur Vermeidung überfälliger Rechnungen

In diesem Tutorial habe ich über Rechnungszahlungsbedingungen gesprochen, aber der Kunde sollte nicht über Ihre Bedingungen durch die Rechnung erfahren. Sie sollten Ihre Zahlungsbedingungen gleich zu Beginn der Beziehung festlegen, damit es später keine Überraschungen mehr gibt.

Wenn Sie den Vertrag mit einem neuen Kunden aufsetzen, müssen Sie Ihre Zahlungsbedingungen einschließen. Sie können Meilensteine für das Projekt einrichten oder einen Prozentsatz der Gebühr im Voraus berechnen, bevor die Arbeit beginnt.

Welche Struktur Sie auch wählen, stellen Sie sicher, dass Sie die Zustimmung des Kunden ganz am Anfang erhalten, und dann können Sie später Rechnungen für jede Zahlung nachverfolgen, und die Bedingungen werden einfach eine Erinnerung sein, kein neuer Punkt, der diskutiert oder bestritten werden muss.

Wenn Sie die Arbeit erledigt haben, ist es wichtig, die Rechnung umgehend zu versenden. Eine Studie von FreeAgent ergab:

Überraschenderweise scheint das Senden einer Rechnung schnell sogar die Bedingungen zu überschreiben, die Sie zur Zahlung angefordert haben - Rechnungen, die bis zu 15 Tage nach Abschluss der Arbeit gesendet wurden, wurden schnell bezahlt, auch wenn die Zahlungsbedingungen länger waren.

Im Durchschnitt wurden Rechnungen, die innerhalb einer Woche verschickt wurden, innerhalb von fünf Tagen bezahlt, aber eine Woche Verspätung verdoppelt die Wartezeit: Rechnungen, die nach zwei Wochen versandt wurden, wurden nach 10 Tagen bezahlt.

Dies ist wahrscheinlich auf eine Kombination von zwei Faktoren zurückzuführen: Es ist am besten, den Kunden zu kontaktieren, wenn das Ergebnis Ihrer guten Arbeit noch im Gedächtnis ist, und auch durch eine schnelle Rechnungsstellung zeigen Sie, dass Sie die Zahlung ernst nehmen, und das sie dies auch tun sollten. Wenn Sie verzögern, werden sie es wahrscheinlich auch tun. Also senden Sie diese Rechnung schnell heraus!

Weitere Tipps, einschließlich der Folgenden, wenn der Kunde nicht pünktlich bezahlt, finden Sie in meinem aktuellen Leitfaden für Einsteiger zu Rechnungen:

Schlussfolgerung

In diesem Tutorial haben Sie die besten Zahlungsbedingungen gelernt, die Sie verwenden können, um überfällige Rechnungen zu vermeiden.

Wir begannen mit einem Blick auf die Zahlungsbedingungen für Rechnungen, einschließlich der Definitionen einiger gängiger Terminologie.

Dann haben wir uns die besten Zahlungsbedingungen angesehen. Wir haben gesehen, dass es gut ist, Industrienormen zu erforschen, aber dass Sie sich nicht von ihnen einschränken lassen sollte, wenn Sie sich für etwas anderes einsetzen können. Wir haben uns die Ergebnisse einiger Studien angesehen, um zu sehen, welche Begriffe am besten abgeschnitten haben.

Schließlich haben wir einige andere Tipps für die rechtzeitige Bezahlung von Rechnungen behandelt, wie z. B. die Festlegung von Zahlungsbedingungen im Vertrag und das umgehende Versenden von Rechnungen.

Sie wissen jetzt, was Rechnungszahlungsbedingungen sind und welche am besten funktionieren. Die endgültige Entscheidung liegt bei Ihnen und Ihren individuellen Geschäftsanforderungen – es gibt keine Einheitslösung. Aber mit den Umfragedaten und anderen Informationen, die hier enthalten sind, sind Sie besser in der Lage, diese Entscheidung für sich selbst zu treffen.

Bildnachweis

Vereinbarungssymbol von Aha-Soft aus dem Noun-Projekt.

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