Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Writing

Jak napsat jasný a profesionální e-mail

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
The Downton Abbey Guide to Email Etiquette
How to Write Emails That People Read and Take Action On

Czech (Čeština) translation by Ondřej Dokoupil (you can also view the original English article)

E-mail je pro většinu z nás hlavním komunikačním nástrojem. E-mail je skvělý, protože nemusíte být k dispozici současně s vaším protějškem konverzace, abyste mohli komunikovat. Umožňuje nám udržet projekty v pohybu, když naši spolupracovníci nejsou k dispozici nebo na druhé straně světa.

Je tu jeden problém: většina z nás se topí v emailech. Průměrná osoba, která používá e-mail v práci, dostává se odesílá více než 100 e-mailů denně, podle průzkumu publikované skupinou Radicati.

Kromě toho jsou e-maily příliš snadno pochopeny nesprávně. Nedávná studie společnosti Sendmail zjistila, že 64% lidí poslalo nebo dostalo e-mail, který způsobil neúmyslný hněv nebo zmatek.

Vzhledem k množství e-mailů, které posíláme na přijímají, a protože e-maily jsou často nesprávně interpretovány, je důležité psát e-maily jasně a stručně

Psaní e-mailů, které jsou krátké a k věci, sníží čas strávený na e-mailu a zvýší produktivitu. Pokud necháte své zprávy krátké, pravděpodobně budete trávit méně času při emailech a více času na jiných pracích. To znamená, že psaní srozumitelně je dovednost Stejně jako všechny dovednosti, budete muset na nich pracovat. Na začátku vám může trvat stejně dlouho, napsat krátké e-maily, jako dlouhé. Avšak i když je to tak, pomůžete svým spolupracovníkům, klientům nebo zaměstnancům být produktivnější, protože do jejich doručené pošty přidáte méně nepořádku, což jim usnadní odpovědět zpět.

Srozumitelnou řečí se stáváte známý jako někdo, kdo ví, co chce a je cílevědomí. Obě vlastnosti jsou dobré pro vaše kariérní vyhlídky.

Tak co to znamená psát jasné, stručné a profesionální e-maily?

Před odpovídáním na tuto otázku: Pokud kromě psaní denních obchodních e-mailů pracujete i na e-mailových marketingových kampaních, tak potom si prohlédněte naše profesionální e-mailové newsletter šablony.

Nyní se dostaneme do podrobností o tom, jak napsat profesionální e-mail.

Poznej svůj účel

Jasné e-maily mají vždy jasný účel

Kdykoliv si sednete a píšete email, počkejte pár sekund a zeptejte se: "Proč to posílám? Co potřebuji od příjemce? "

Pokud nemůžete odpovědět na tyto otázky, neměli byste posílat e-mail. Psaní e-mailů, aniž byste věděli, co potřebujete, ztrácí váš čas a čas příjemce se vyjádřit jasně a stručně.

To je také vhodný čas na to, abyste si položili otázku: "Je tento email skutečně potřebný?" Opět platí, že odesílání e-mailů, které jsou naprosto nezbytné, ukazuje respekt vůči osobě, jejíž posíláte e-mail.

Použijte pravidlo "Jedna věc"

E-maily nejsou stejné jako obchodní jednání. Při obchodních setkáních platí, čím více věcí se přebírá tím více bylo setkání produktivní.

S e-maily je to pravý opak. Čím méně toho bude zahrnuto do e-mailů, tím lépe.

To je důvod, proč je dobré uplatnit pravidlo "jedna věc". Každý e-mail, který odešlete ať obsahuje pouze jednu věc. Pokud potřebujete komunikovat o jiném projektu, napište další e-mail.

Procvičujte si empatii

Empatie je schopnost vidět svět očima jiných lidí. Když to uděláte, chápete jejich myšlenky a pocity

Když píšete e-maily, přemýšlejte o svých slovech z pohledu čtenáře. Se vším, co píše, se zeptejte sám sebe:

  • Jak bych tuto větu interpretoval, jak někdo kdo to čte?
  • Jak bych se cítil, kdybych tuto zprávu přijal?

Toto je jednoduché zlepšení způsobu, jakým píšete. Přesto přemýšlení o jiných lidech promění způsob, jakým na vás reagují.

Zde je empatický způsob dívání se na svět, který vám pomůže. Většina lidí:

  • Je zaneprázdněných. Nemají čas odhadnout, co chcete, a chtěli by být schopni rychle přečíst a odpovědět na váš e-mail.
  • Ocení kompliment. Pokud můžete říct něco pozitivního o nich nebo o jejich práci, tak to udělejte. Vaše slova nebudou promrhány.
  • S radostí poděkujte. Pokud vám příjemce nějakým způsobem pomohl, nezapomeňte říct, děkuji. Měli byste to udělat i tehdy, když je jejich úkolem pomoci vám.

Za chvíli se podíváme na to, jak můžete vložit komplimenty a poděkování do struktury každého e-mailu, který pošlete.

Udržte stručný úvod 

Když poprvé posíláte e-mailovou zprávu, musíte příjemci sdělit, kdo jste. Obvykle to můžete udělat v jedné větě. Například: "Bylo skvělé setkat se s vámi na [X akcí]."

Jedním ze způsobů, jak udržet stručný úvod, je napsat ho, jak při setkání tváří v tvář. Nešly byste do pětiminutového monologu, kdybyste se s někým osobně setkali. Takže to nedělejte ani v emailu.

Nejste si jisti, zda je představení se nutné? Možná jste již kontaktovali příjemce, ale nejste si jistý, zda si vás bude pamatovat Můžete ponechat vaše přihlašovací údaje ve svém e-mailovém podpisu. Je to ideální, protože

  • Zachovává hlavní tělo e-mailu co nejkratší.
  • Zabraňuje nedorozuměním. Opětovné představení se někomu, kdo už vás zná je neslušné. Pokud si nejste jisti, zda vás zná, pak si může prohlédnout váš podpis

Mluvíme o podpisu, ujistěte se, že ho máte nastavený Je to zkrácený způsob sdílení informací, které byste měli zahrnout do každého e-mailu. Ale uvedením těchto informací do vašeho podpisu udržujete tělo vašich e-mailů krátké.

Váš podpis by měl obsahovat:

  • Vaše jméno.
  • Vaši pozici.
  • Link na váš web

Případně můžete zahrnout odkazy na vaše účty sociálních médií a jednu větu elevator pitch o vás.

Omezte se na pět vět

V každém e-mailu, který píšete, byste měli použít dostatek vět abyste řekli, co potřebujete a nic víc. Užitečná praxe je omezit se na pět vět.

Podnikatel Guy Kawasaki vysvětluje:

Méně než pět vět je často ukvapené a hrubé, více než pět je ztráta času.

Přijdou chvíle, kdy je to nemožné, aby měl e-mail pět vět. Ale ve většině případů však pět vět stačí.

Využijte způsob s pěti větami a zjistíte, že píšete e-maily rychleji. Dostanete také více odpovědí.

Nejste si jisti, že je možné psát e-mail v pěti větách? Pak čtěte dále ...

Dodržujte standardní strukturu.

Jaký je klíč k tomu, aby byly vaše e-maily krátké? Použití standardní struktury. Toto je šablona, ​​kterou dodržujete pro každý e-mail, který napíšete.

Kromě toho, že vaše e-maily jsou krátké, psaním podle standardní struktury vám také pomáhá psát rychle.

Postupem času vyvinout strukturu, která vám vyhovuje. Zde je jednoduchá struktura, která vám umožní začít:

  • pozdrav
  • a kompliment or pleasantry
  • důvod vašeho e-mailu
  • výzva k akci
  • ukončení zprávy
  • podpis

Podívejme se na každou z nich do hloubky.

Pozdrav. Toto je první řádek e-mailu. "Ahoj, [jméno]" je typickým pozdravem.

Kompliment nebo vtip. Když poprvé pošlete někomu e-mail, pak kompliment je vynikající na začátek. Dobře napsaný kompliment může sloužit i jako úvod. Na příklad:

  • "Líbila se mi vaše prezentace o [téma] [místo / datum]."
  • "Našel jsem váš příspěvek na blogu na [téma] velmi užitečný."
  • "Bylo dobré vás pozvat na [místo]."

Pokud píšete někomu, koho znáte, použijte příjemnou poznámku. Příjemná poznámka je obvykle variantou "doufám, že se máte dobře." Případně můžete poděkovat za něco, co vám pomohl, nebo za informace, které jste poslali v předchozím e-mailu.

Jak říká Vinay Patankar z blogu Abstraktního žití:

Po svém pozdravu byste měli VŽDY pokračovat příjemnou poznámkou Vždy, bez výjimky. Vložte si to do prstů, abyste to přirozeně psali každým e-mailem, který napíšete. Neexistuje žádný důvod, proč by vaše e-mailová zpráva neměla být příjemná ... Nikdy nemáte co ztratit tím, že přidáte něco příjemné, lidé budou více nakloněni k četbě zbytku e-mailu, budete zjemňovat kritiku a narazíte na pozitivní emoce. Většina z nich je jednoduše ignoruje, ale za dvě sekundy času to rozhodně stojí za to.

Důvod vašeho e-mailu. V této části říkáte: "Píši Vám mě kvůli ..." nebo "zajímalo mě, jestli byste mi mohli pomoci s ..." Někdy budete potřebovat dvě věty na vysvětlení vašich důvodů pro psaní.

Výzva k akci. Po vysvětlení důvodu odeslání e-mailem nepředpokládejte, že příjemce ví, co má dělat. Uveďte konkrétní pokyny. Například:

  • "Mohl bys mi tyto soubory poslat do čtvrtka?"
  • "Mohl byste to napsat v příštích dvou týdnech?"
  • "Prosím, napište to Jamesovi a dejte mi vědět, když to bude hotové."

Strukturování vaší žádosti jako otázky povzbuzuje příjemce k odpovědi. Případně můžete použít řádek "Dejte mi vědět, když jste to udělali" nebo "dejte mi vědět, jestli je to v pořádku."

Závěr. Před ukončením e-mailu nezapomeňte zahrnout závěr. To má dvojí účel opětovné výzvy k akci a ujistit se, že se příjemce cítí dobře.

Příklady dobrých uzavíracích vět zahrnují:

  • "Děkuji vám za vaši pomoc."
  • "Zní to dobře?"
  • "Těším se na vaši odpověď."
  • "Dejte mi vědět, pokud máte nějaké otázky."

Podpis. Mohlo by to být "Do brzkého vidění", "S pozdravem", "S přáním hodně úspěchů" nebo "děkuji". Měli byste to ukončit s vaším jménem.

Používejte krátká slova, věty a odstavce

V roce 1946 George Orwell radil spisovatelům:

Nikdy nepoužívejte dlouhé slovo, stačí krátké.

Tato rada je dnes ještě důležitější, zejména při psaní e-mailů.

Krátké slova vyjadřují úctu k vašemu čtenáři. Použitím krátkých slov jste vynaložili velkou úsilí, aby se vaše zpráva snadno pochopila.

Totéž platí o krátkých větách a odstavcích. Vyhněte se psaní velkých bloků textu, pokud chcete, aby byl váš e-mail jasný a snadno pochopitelný. To vede k dalšímu pravidlu George Orwella pro psaní, které vám pomůže udržet vaše věty co nejkratší:

Pokud je možné vystřihnout slovo, vždy ho vyřízněte.

Jakmile budete dodržovat standardní strukturu e-mailu, upravte každou větu tak, aby byla tak krátká, jak to může být.

Použite aktívny hlas

Znovu George Orwell:

Nikdy nepoužívejte pasivní, kde můžete používat aktivní.

V psaní existují dva druhy hlasů, aktivní a pasivní.

Zde je věta v aktivním hlase:

Hodím míček.

A tady je tatáž věta v pasivním hlase:

Míč je hozen [mnou].

Aktivní hlas je snadněji čitelný. Rovněž podporuje akci a odpovědnost Je to proto, že v aktivním hlase jsou věty zaměřeny na osobu, která jedná. Pasivním hlasem se věty zaměřují na objekt, na který se vztahuje. V pasivním hlase se může zdát, že se to děje samo od sebe. V aktivním hlasu se věci dějí pouze tehdy, když lidé jednají.

Zkontroluj si svůj Email

Francouzský filozof Blaise Pascal jednou řekl:

Kdybych měl více času, napsal bych vám kratší list.

Jinými slovy, psaní krátkých e-mailů může být těžší než psaní dlouhých e-mailů.

Část tvrdé práce při psaní krátkých e-mailů je důkladná korektura. Přečtěte si svůj e-mail nahlas, ověřte pravopisné a gramatické chyby. Zeptejte se sami sebe:

  • Je moje požadavek jasná?
  • Mohly by se vyskytnout nějaké nedorozumění?
  • Jak by to znělo, kdybych byl příjemcem?

Odstraňte všechny nepotřebné slova, věty a odstavce, během kontroly.

Pamatujte si, že už vám není patnáct

Chcete-li zobrazit svou osobnost ve svém e-mailu, ať je to stylem psaní. Nepoužívejte emotikony, zkratky (například LOL) nebo barevné písma a pozadí. Zatímco tyto věci mohou být během vašich dospívajících let nedílnou součástí vašich e-mailů, jsou zřídka vhodné v profesionálním kontextu.

Jediný čas, kdy je vhodné používat emotikony nebo zkratky, je když zrcadlo řeč emailu osoby, jejíž píšete.

Pište, jak mluvíte.

E-mail je méně formální způsob komunikace než psaní dopisu nebo dokonce telefonování. Psaním stejným stylem, jako když říkáte, je vaše vystupování jako příjemné a přátelské. To také pomáhá udržet vaše e-maily krátké. Koneckonců, málo z nás hovoří v rozšířených odstavcích.

Také se ujistěte, že vaše e-maily odrážejí, jaký jste v reálném světě. Pokud byste někomu neřekli něco osobně, neříkejte to ani v e-mailu. A nezapomeňte být slušný. "Prosím" a "Děkuji" vám umí dost pomoci.

Nyní otázka na Vás

Jaké jsou vaše nejlepší tipy na psaní jasných a profesionálních e-mailů? Dejte nám vědět v komentářích níže.

A pokud pracujete na e-mailových marketingových kampaních, podívejte se na naše kvalitní e-mailové newsletter šablony, které jsou k dispozici na naší stránce ThemeForest. Jedna z těchto profesionálních šablon může být právě to, co váš budoucí projekt potřebuje.

Použité zdroje

Grafický kredit: Oko navrhol Sergi Delgado z projektu Noun.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.