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Ein Freelancer-Leitfaden zur grundlegenden Buchhaltung

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Freelance Financial Bootcamp.
A Freelancer’s Guide to Insurance
A Freelancer’s Guide to Getting Paid on Time

German (Deutsch) translation by Alex Grigorovich (you can also view the original English article)

Als Freelancer sind Sie wahrscheinlich nicht aufgeregt, wenn Sie an die Buchhaltung denken (es sei denn, Sie sind ein freiberuflicher Buchhalter). Sie möchten wahrscheinlich nur einfache, klare Aufzeichnungen führen und so wenig wie möglich darüber nachdenken.

Die gute Nachricht ist, dass dies genau der richtige Ansatz ist.

Denn die Grunddynamik des freiberuflichen Lebens ist, dass Sie nur bezahlt werden, wenn Sie Projekte für Kunden abschließen. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie die Zeit, die Sie für Kunden arbeiten, maximieren und die Zeit, die Sie für den Administrator verbringen, auf ein Minimum reduzieren.

Die komplexeren Buchungssysteme mit doppeltem Einstieg, die größere Unternehmen einsetzen, wären für die meisten Freiberufler wahrscheinlich übertrieben. Wenn Sie interessiert sind, können Sie in diesem Bookkeeping 101-Lernprogramm über diese Systeme nachlesen.  Was ich in diesem Lernprogramm jedoch tun werde, ist die Vereinfachung der Dinge, die sich auf die wichtigsten Datensätze konzentrieren, die Sie als Freiberufler benötigen, und wie Sie die Dinge organisieren können.

Wir schauen uns an, was Buchhaltung ist und warum es so wichtig ist. Anschließend behandeln wir die Aufzeichnungen, die Sie aufbewahren müssen, und untersuchen verschiedene Möglichkeiten, den Überblick zu behalten, von Papier über Tabellenkalkulationen bis hin zu Finanzanwendungen und -software.  Wir werden uns auch mit der Frage beschäftigen, wie lange Sie all diese Unterlagen aufbewahren müssen.

1. Was ist Buchhaltung?

In einem früheren Tutorial dieser Serie von Freelance Financial Bootcamp haben Sie gelernt, wie Sie als Freelancer budgetieren können. In diesem Lernprogramm haben wir ein System eingerichtet, mit dem Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben nachverfolgen und in die Zukunft projizieren können.

Die Buchhaltung befasst sich auch mit Ihren Einnahmen und Ausgaben, unterscheidet sich jedoch in einigen Punkten.

Erstens geht es um die Vergangenheit statt um die Zukunft. Wir versuchen nicht abzuschätzen, wie viel wir im nächsten Monat oder im nächsten Jahr hier verdienen werden. Es geht uns nur darum, genaue Aufzeichnungen darüber zu führen, was passiert ist.

Zweitens ist die Buchhaltung viel granularer. Beim Erstellen eines Budgets haben wir uns auf die Gesamtsummen konzentriert: Gesamteinnahmen, Gesamtausgaben und die Summe, um einen Gesamtgewinn zu erzielen.  Auf der anderen Seite müssen wir bei der Buchhaltung jede einzelne Transaktion nachverfolgen, damit wir wissen, wer uns bezahlt hat, wann sie uns bezahlt haben, wie viel sie uns bezahlt haben und wofür sie uns bezahlt haben (und dasselbe für die Ausgaben).

Buchhaltung ist also im Wesentlichen die systematische Erfassung der finanziellen Angelegenheiten Ihres freiberuflichen Unternehmens. Es kann viele Formen annehmen, und wir werden später auf einige davon eingehen, aber es ist wichtig, ein System zu haben, das für Sie funktioniert und Sie leicht verfolgen können, wie viel Sie verdient haben und wie viel Sie ausgegeben haben .

Warum brauchen wir solche Unterlagen? Ein wichtiger Grund ist aus steuerlichen Gründen. Die Einreichung von Steuererklärungen kann für Selbständige oft komplizierter sein als für bezahlte Angestellte, und es wird viel komplizierter, wenn Sie einen Stapel Quittungen und Kontoauszüge durchforsten müssen, um herauszufinden, wie viel Geld Sie verdient haben.  Wenn Sie über detaillierte, gut organisierte Finanzunterlagen verfügen, werden die Dinge viel reibungsloser ablaufen. Und wenn die Steuerbehörden jemals mehr Klarheit verlangen oder sogar eine umfassende Prüfung Ihrer Angelegenheiten durchführen, sind gute Unterlagen notwendig.

Aber nicht nur für den Steuerberater müssen Sie gute Aufzeichnungen führen. Es ist auch die Grundlage, um in Ihrem freiberuflichen Unternehmen erfolgreich zu sein.  Egal, ob Sie Ziele für Ihr Unternehmen festlegen, Ihre Budgetierung planen, Ihre Einsparungen und Investitionen planen, Ihre Preise festlegen oder was auch immer, Sie benötigen gute, solide Daten, auf die Sie zurückgreifen können.

2. Welche Aufzeichnungen müssen Sie aufbewahren?

Nun, da Sie wissen, was Buchhaltung ist und warum es so wichtig ist, schauen wir uns an, welche Aufzeichnungen Sie aufbewahren müssen.

Die Grundlagen

Ein einfacher Weg, es zu betrachten, ist folgender:

Jedes Mal, wenn Sie Geld von einem Kunden erhalten, müssen Sie dies aufzeichnen. Jedes Mal, wenn Sie Geld für Ihr Unternehmen ausgeben, müssen Sie auch dies aufzeichnen.

Was Sie aufzeichnen müssen und wie Sie es aufzeichnen, kann je nach Art der Einnahmen und Ausgaben variieren, aber hier sind die Mindestanforderungen: 

  • von wem Sie das Geld erhalten oder bezahlt haben
  • das Datum
  • die Summe
  • die Absicht

Wenn Sie beispielsweise ein freiberuflicher Designer sind, könnte Ihr Einkommen für August etwa wie folgt aussehen:

Datum  Details  Menge Einzelheiten
1-Aug-15  XYZ Corp.  250,00$  Logo Design
5-Aug-15  ABC Inc.  1.000,00$  Umbenennung der Website
20-Aug-15  John Smith  $1,750.00 Hochzeitseinladungen Hochzeits Einladung
Und Ihre Ausgaben könnten so aussehen:
Datum Zahlungsempfänger Menge Einzelheiten
10-Aug-15  Acme Software  $500.00  Design-Softwarepaket
15-Aug-15  ABC Realty  500,00$  Miete auf Büroflächen
17-Aug-15  XYZ Briefpapier  $200.00  Liefert für Hochzeitseinladungen

Machen Sie sich jetzt keine Sorgen darüber, wie Sie diese Datensätze in einer Tabelle oder anderswo organisieren. Wir werden das in Abschnitt 3 behandeln.

Mehr Details

Sie müssen nicht nur Datumsangaben, Beträge und andere grundlegende Daten in einer Liste aufzeichnen, sondern Sie müssen auch zusätzliche Details zu jeder Transaktion angeben, einschließlich der Belege, auf die Sie sich gegebenenfalls beziehen können.

Für das Logo-Design sollten Sie beispielsweise die Rechnung, die Sie an den Kunden gesendet haben, aufbewahren. In dieser werden die vollständige Adresse des Kunden und weitere Informationen zum Job selbst angezeigt. Sie sollten die Zahlung selbst aufzeichnen, z. B. einen Kontoauszug, in dem der Geldtransfer angegeben ist.

Für Ausgaben wie Schreibwaren sollten Sie den Originalbeleg aufbewahren, den Sie vom Verkäufer erhalten haben. Sie können gegebenenfalls auch einen Nachweis über die Zahlung führen, zum Beispiel eine Kreditkartenabrechnung, aus der ersichtlich ist, dass Ihre Karte mit 200 USD belastet wird.

Der Hauptgrund für die Aufbewahrung dieser zusätzlichen Aufzeichnungen besteht darin, dass Sie immer nachweisen können, woher Ihr Einkommen stammt, und zeigen, dass es sich bei Ihren Ausgaben um gültige Geschäftsausgaben handelt (z. B. wenn Sie sie als Abzug auf Ihrer Steuererklärung geltend machen und die Steuerbehörden) Nachweis verlangen).

Es ist aber auch gut, diese Aufzeichnungen für Sie selbst aufzubewahren. Wenn ein alter Kunde nach einigen Jahren zu Ihnen zurückkehrt und wieder mit Ihnen zusammenarbeiten möchte, ist es gut, wenn Sie die Originalrechnung für die vorherige Arbeit in die Hand nehmen können, damit Sie sehen können, wie viel Sie wie viel berechnet haben brach es zusammen.  Wenn Ihre Ausgaben außer Kontrolle geraten, ist es gut, wenn Sie sich genau ansehen können, wo Sie Ihr Geld ausgegeben haben, um Bereiche zu identifizieren, in denen Sie sparen können.

Abhängig davon, wie Sie Ihr freiberufliches Unternehmen organisieren, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Dinge im Auge behalten, beispielsweise Aufzeichnungen über alle Personen, die Sie beschäftigt haben, und Details darüber, wie viel Sie Ihr Auto oder Ihr Zuhause für geschäftliche Zwecke im Vergleich zum persönlichen Gebrauch verwendet haben.  Ich kann nicht alle Möglichkeiten abdecken. Ich beziehe mich für die Zwecke dieses Tutorials auf allgemeine Grundsätze und Sie können sie an Ihre persönlichen Umstände anpassen.

3. Wie sollten Sie Ihre Unterlagen organisieren?

Wir haben uns angesehen, was Sie behalten müssen, aber bisher haben wir nur ein paar Listen und einen Stapel Rechnungen und Quittungen. Das ist nicht sehr organisiert. In diesem Abschnitt fassen wir es zusammen, um etwas praktikabler zu machen.

Die Tabellenkalkulationsversion

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Datensätze zu organisieren, aber ich beginne mit einer einfachen Version mit einer sehr einfachen Excel-Tabelle.

Die Idee ist einfach, für jedes Jahr eine Tabelle zu erstellen, mit einer Registerkarte für "Einnahmen" und einer weiteren für "Ausgaben".  Halten Sie Spalten für alle wichtigen Details wie Datum, Kunde, Betrag usw. bereit und füllen Sie sie einfach aus. Ich habe die Vorlage an dieses Tutorial angehängt. Sie können sie also von der Seitenleiste herunterladen.

Bei Tabellenkalkulationen ist dies natürlich sehr einfach. Die Idee ist, es vorerst einfach zu halten und es Ihnen so leicht wie möglich zu machen, alle relevanten Transaktionen aufzuzeichnen.  Wenn Sie das können, haben Sie am Ende des Jahres zumindest vollständige Datensätze, aus denen Sie arbeiten können. Natürlich können Sie die Leistungsfähigkeit von Excel nutzen, um die Daten zu analysieren und Ihr Einkommen nach Monat, nach Kunden, nach Art der Arbeit usw. zu berechnen.  Betrachten Sie diese grundlegende Vorlage als Ausgangspunkt, das absolute Minimum an Aufzeichnungen und passen Sie sie so an, wie Sie möchten.

Was machen Sie dann mit all diesen Rechnungen und Quittungen?  Scannen Sie nach Möglichkeit alle, geben Sie ihnen aussagekräftige Namen (z. B. „XYZCorp-Logo-Apr15.pdf“, nicht „Scan01.pdf“!), Und bewahren Sie sie nach Jahr und Monat in Ordnern auf. Die Hierarchie würde also ungefähr so aussehen:

File system hierarchy

In jedem Ordner haben Sie die gescannten Kopien aller Quittungen, Kontoauszüge oder sonstigen Dokumente aus diesem Monat. Wenn Sie mehr über eine Transaktion erfahren möchten, die am 12. April 2015 stattgefunden hat, gehen Sie einfach zum Ordner April 2015 und suchen nach dem entsprechenden Dokument.  Wenn Sie ein umfangreiches Unternehmen und eine große Anzahl von Dokumenten haben, müssen Sie möglicherweise ein ausgeklügelteres Ablagesystem verwenden. 

Ein wichtiger Punkt zu beachten: Sie müssen sicher sein, dass die Steuerbehörden Ihres Landes elektronische Kopien von Dokumenten als Nachweis akzeptieren. Wenn sie die ursprünglichen Papierkopien verlangen, müssen Sie diese natürlich aufbewahren.  Sie können das gleiche Prinzip anwenden, das ich oben dargelegt habe, jedoch in physischer Form: Papier- oder Plastikordner für Einnahmen und Ausgaben, die jedes Jahr in Abschnitte unterteilt sind.

Finanzsoftware / Apps

Ich habe mit der Kalkulationsmethode begonnen, weil sie einfach, kostenlos und einfach zu implementieren ist. Es gibt jedoch eine große Auswahl an Finanz-Apps und Accounting-Paketen wie Quicken Home & Business, FreeAgent, FreshBooks, Pulse, Xero und viele mehr.

Der Hauptvorteil der Verwendung von Software oder Online-Apps besteht darin, dass Sie mit den Daten viel mehr tun können.  Viele von ihnen verfügen über eine ganze Reihe verschiedener Funktionen, mit denen Sie den Gesamtzustand Ihres Unternehmens beurteilen, Kunden nachverfolgen, Rechnungen ausstellen, ein Budget festlegen können usw.  Die von Ihnen eingegebenen Daten können Ihnen also helfen, das Gesamtbild besser zu verstehen, anstatt in einer Kalkulationstabelle isoliert zu sein. Sie können in einigen dieser Pakete auch Dokumente anhängen, sodass Sie alle Ihre Dateien an einem Ort aufbewahren können.

Ich werde in diesem Tutorial nicht ausführlich darauf eingehen, wie jede Software funktioniert, da es so viele davon gibt und sie so viele Funktionen haben. Teilen Sie mir in den Kommentaren mit, ob Sie über eine bestimmte App oder ein bestimmtes Softwarepaket verfügen.

Egal, ob Sie eine einfache Kalkulationstabelle oder eine komplexe Buchhaltungssoftware verwenden, stellen Sie sicher, dass alles gesichert ist!

4. Wie lange müssen Sie Ihre Unterlagen aufbewahren?

Bisher so organisiert. Aber wie lange brauchen Sie, um diese Aufzeichnungen aufzubewahren? Denn selbst das am besten organisierte System kann unbrauchbar werden, wenn es zu viele Daten enthält.  Wenn Sie die Datensätze digitalisieren können, haben Sie kein Problem mit dem Speicherplatz. Da jedoch jeder, der über eine Festplatte mit jahrelangen Dateien, Ordnern und Unterordnern verfügt, weiß, kann digitales Durcheinander auch ein Problem sein.

Die Steuerbehörden in jedem Land haben Regeln darüber, wie lange Sie Aufzeichnungen führen müssen. In Großbritannien zum Beispiel sind es fünf Jahre für Selbständige.  In den USA sind es im Allgemeinen drei Jahre, in bestimmten Situationen jedoch länger. Informieren Sie sich auf der Website der Steuerbehörden Ihres Landes über die Regeln, in denen Sie leben.

In den USA sind es im Allgemeinen drei Jahre, in bestimmten Situationen jedoch länger. Informieren Sie sich auf der Website der Steuerbehörden Ihres Landes über die Regeln, in denen Sie leben.

Persönlich bin ich nun seit fast zehn Jahren freiberuflich tätig und habe meine Aufzeichnungen bis zum Anfang beibehalten.  Ich mag es, zurückschauen zu können, woran ich 2007 gearbeitet habe, für wen ich gearbeitet habe, wie viel ich aufgeladen habe und so weiter. Ich mache das eigentlich nicht sehr oft, aber ich würde gerne wissen, dass die Platten da sind!  Da sie gut organisiert sind, nehmen sie nicht viel Platz in Anspruch, und ich halte die alten Aufzeichnungen von den neueren getrennt, so dass es keine Verwirrung gibt.

Wenn Sie wie ich sind, stellen Sie sicher, dass Sie alles gut organisiert halten und es so lange halten, wie Sie möchten! Wenn nicht, können Sie eine Bereinigung durchführen, sobald die Mindesthaltedauer für Steuerzwecke abgelaufen ist.

Nächste Schritte

In diesem Lernprogramm haben Sie gelernt, wie Sie als Freelancer grundlegende Aufzeichnungen Ihrer Finanztransaktionen führen. Sie haben gesehen, welche Datensätze Sie aufbewahren müssen, wie sie aufbewahrt und organisiert werden müssen und wie lange Sie sie aufbewahren müssen.

Im nächsten Schritt wählen Sie ein System aus, das Sie mögen, und implementieren Sie es. Ob Sie sich für eine einfache Tabellenkalkulationslösung, eine Online-Buchhaltungs-App oder ein komplexes Buchhaltungssoftwarepaket entscheiden, bleibt Ihnen überlassen.  Sie können sogar Ihre Transaktionen auf einer Schreibmaschine eingeben und die Quittungen und Rechnungen auf der Seite heften, wenn dies ein für Sie sinnvolles System ist.  Wichtig ist, dass Sie für jede einzelne Transaktion ein System haben, dem Sie problemlos folgen können.

Es mag langweilig klingen, aber es lohnt sich auf lange Sicht. Das System, das ich entworfen habe, ist ziemlich einfach, und die Aufnahme eines einzelnen Einkommens dauert nur wenige Sekunden.  Wenn Sie jedoch Ihre Steuererklärung am Ende des Jahres einreichen, sparen Sie viel Zeit, wenn alles gut organisiert und leicht zugänglich ist. Also fangen Sie noch heute an und genießen Sie die Früchte Ihrer sorgfältigen Buchhaltung in der Zukunft!

Bleiben Sie dran für das nächste Tutorial in dieser Serie, in dem wir uns mit einem Thema beschäftigen, das den meisten Freiberuflern am Herzen liegt: pünktlich bezahlt zu werden.

Ressourcen

Grafik-Gutschrift: Von Musket, USA, entworfenes Hauptbuch-Symbol aus dem Noun-Projekt.

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