Una Guía Básica de Contabilidad para el Trabajador Autónomo

Como trabajador freelance, probablemente no se emociona cuando piensa acerca de la contabilidad (a menos que seas un contador freelance). Usted probablemente sólo quiere mantener registros simples y claros y pensar en ello lo menos posible.

La buena noticia es que este es exactamente el enfoque correcto.

Después de todo, la dinámica básica de la vida independiente es que a usted sólo se le paga cuando está completando proyectos para los clientes. Para tener éxito, necesita maximizar el tiempo que pasa trabajando para los clientes, y minimizar el tiempo que pasa en tareas administrativas.

Así que los sistemas de contabilidad de doble entrada más complejos que utilizan las grandes empresas probablemente serían excesivos para la mayoría de los trabajadores autónomos. Si está interesado, puede leer acerca de esos sistemas en este tutorial de Contabilidad 101. Pero lo que voy a hacer en este tutorial es mantener todo más sencillo, centrándome sólo en los registros clave que necesita llevar como trabajador freelance y cómo puede organizar las cosas.

Empezaremos por ver lo que es la contabilidad y por qué es importante. Luego cubriremos los registros que usted necesita conservar y examinaremos algunas maneras diferentes de llevar las cuentas, desde papel a hojas de cálculo y aplicaciones financieras y software. También abordaremos la pregunta de cuánto tiempo debe guardar todos estos registros.

1. ¿Qué Es Contabilidad?

En un tutorial previo en esta serie Campo de Entrenemiento en Finanzas para Autónomos, usted aprendió a presupuestar como trabajador freelance. En ese tutorial, creamos un sistema para rastrear sus ingresos y gastos y proyectarlos en el futuro.

La Contabilidad también se refiere a sus ingresos y gastos, pero es diferente en un par de maneras.

En primer lugar, se trata del pasado en lugar del futuro. No estamos tratando de estimar cuánto haremos el próximo mes o el próximo año aquí. Sólo nos interesa mantener registros precisos de lo que ha sucedido.

En segundo lugar, la contabilidad es mucho más granular. Cuando estábamos haciendo un presupuesto, nos centramos en los totales: ingresos totales, gastos totales, y si se calcularon para dejar un beneficio total. Con la contabilidad por otra parte, necesitamos rastrear cada transacción individual, para que sepamos quién nos pagó, cuándo nos pagaron, cuánto nos pagaron y qué nos pagaron (y lo mismo para los gastos).

Así que, esencialmente, la contabilidad es la grabación sistemática de los asuntos financieros de su negocio independiente. Puede tomar muchas formas, y llegaremos a algunas de ellas más tarde, pero lo importante es tener un sistema que funcione para usted y le permite hacer un seguimiento fácil de cuánto ha ganado y cuánto ha gastado .

¿Por qué necesitamos esos registros? Una razón importante es para propósitos fiscales. Llenar fomularios de devolución de impuestos a menudo puede ser más complicado para los trabajadores autónomos que para los empleados asalariados, y se vuelve mucho más complicado si tiene que escarbar a través de una pila de recibos y extractos bancarios para calcular cuánto dinero hizo. Si tiene registros financieros detallados y bien organizados, las cosas fluirán mucho más suavemente. Y si las autoridades fiscales alguna vez piden más aclaraciones o incluso hacen una auditoría a gran escala de sus asuntos, buenos registros son una necesidad.

Pero no es sólo para el recaudador de impuestos que usted necesita mantener buenos registros. Es también la base de ser exitoso en su negocio freelance. Ya sea que esté estableciendo objetivos para su negocio, presupuestando, planificando sus ahorros e inversiones, estableciendo sus precios, o cualquier otra cosa, necesita datos buenos y sólidos para trabajar.

2. ¿Qué Registros Necesita Mantener?

Así que ahora que usted sabe lo que es la contabilidad y por qué es importante, veamos qué registros necesita mantener.

Las Bases

Una manera simple de mirarlo es esta:

Cada vez que usted recibe dinero de un cliente, necesita registrarlo; cada vez que usted gasta el dinero en nombre de su negocio, usted necesita registrar eso también.

Lo que necesita registrar y cómo registrarlo puede variar dependiendo del tipo de ingreso y gasto, pero aquí están los requisitos mínimos:

• de quién recibió el dinero o a quién lo pagó
• la fecha
• la cantidad
• el propósito

Así que si usted es un diseñador freelance, por ejemplo, sus ingresos para agosto puede ser algo como esto:

No se preocupe por ahora sobre cómo organizar estos registros en una hoja de cálculo o en otro lugar. Vamos a cubrir eso en la Sección 3.

Más detalles

Además de registrar las fechas, cantidades y otros datos básicos en una lista, usted también necesitará tener detalles adicionales acerca de cada transacción, incluidos los documentos de respaldo a los que pueda referirse si es necesario.

Por ejemplo para el diseño del logotipo, usted debe guardar la factura que envió al cliente, que mostrará la dirección completa del cliente y más información acerca del trabajo en sí. Y debe mantener un registro del pago en sí, por ejemplo un extracto bancario que muestre la transferencia de fondos.

Para gastos como los suministros de papelería, debe conservar el recibo original que recibió del proveedor. También puede conservar la prueba del pago si es apropiado, por ejemplo un extracto de la tarjeta de crédito que muestre los $ 200 que se cargan a su tarjeta.

La razón principal para mantener estos registros adicionales es para que usted siempre pueda demostrar de dónde provienen sus ingresos y demostrar que sus gastos eran gastos comerciales válidos (por ejemplo, si los está reclamando como deducciones en su declaración de impuestos y las autoridades fiscales exigen pruebas).

Pero también es bueno mantener estos registros por su propio bien. Si un cliente viejo vuelve a usted después de algunos años y desea trabajar con usted otra vez, es bueno poder poner sus manos en la factura original para el trabajo anterior, de modo que usted pueda ver cuánto cobró y cómo lo distribuyó. Si sus gastos se están saliendo de control, es bueno poder ver los detalles de en dónde gastó su dinero, de manera que pueda identificar áreas en las que pueda hacer un recorte.

Dependiendo de cómo organice su negocio freelance, es posible que necesite realizar un seguimiento de cosas adicionales, como los registros de cualquier persona que usted emplee y detalles de cuánto utilizó su carro o su casa para el negocio en comparación el uso personal. No puedo cubrir todas las posibilidades, por lo que para los propósitos de este tutorial estoy cubriendo los principios generales y usted puede adaptarlos a sus circunstancias personales.

3. ¿Cómo Debería Organizar sus Registros?

Hemos visto lo que necesita guardar, pero hasta ahora sólo tenemos un par de listas y una pila de facturas y recibos. Eso no está muy organizado. En esta sección vamos a reunir todo en algo más viable.

La Versión de Hoja de Cálculo

Hay varias maneras de organizar sus registros, pero comenzaré con una versión sencilla utilizando una hoja de cálculo de Excel muy básica.

La idea es simplemente configurar una hoja de cálculo para cada año con una pestaña para "Ingresos" y otra para "Gastos". Tenga columnas para todos los detalles importantes como la fecha, el cliente, la cantidad y así sucesivamente, y sólo llénelas conforme usted vaya avanzando.

A medida que se incrementan las hojas de cálculo por supuesto, esto es muy básico. La idea es mantenerlo sencillo por ahora y hacerlo lo más fácil posible para que empiece a registrar todas las transacciones relevantes. Si usted puede hacer eso, entonces al final del año usted por lo menos tendrá registros completos desde donde trabajar. Y por supuesto puede utilizar el poder de Excel para analizar los datos, calcular sus ingresos por mes, por cliente, por tipo de trabajo, y así sucesivamente. Considere esta plantilla básica como un punto de partida, el mínimo necesario de mantenimiento de registros, y personalizarlo tanto como desee.

Entonces, ¿qué hacer con todas esas facturas y recibos? Si es posible, escanéelos todos, deles nombres significativos (por ejemplo, "XYZCorp-Logo-Apr15.pdf" ¡no "Scan01.pdf"!) y guárdelos en carpetas en su computadora organizados por año y mes. Así la jerarquía se vería más o menos así:

Dentro de cada carpeta, usted tiene las copias escaneadas de cada recibo, declaración u otro documento de ese mes. De esta forma, si necesita saber más sobre una transacción que tuvo lugar el 12 de abril de 2015, vaya a la carpeta de abril de 2015 y busque el documento correspondiente. Si usted tiene un negocio a gran escala y una gran cantidad de documentos, puede que tenga que adoptar un sistema de archivo más sofisticado, pero esto debería funcionar bien para la mayoría de los trabajadores autónomos.

Un punto importante a tener en cuenta: usted debe asegurarse de que las autoridades fiscales de su país acepten copias electrónicas de documentos como prueba. Si exigen las copias originales en papel, por supuesto que deberá guardarlas. Puede adoptar el mismo principio que he expuesto anteriormente, pero en forma física: carpetas de papel o plástico para ingresos y gastos cada año, divididas en secciones por mes.

Software Financiero/Aplicaciones

Comencé enseñándole el método de la hoja de cálculo porque es simple, gratuito y fácil de implementar. Pero existe una gran variedad de aplicaciones financieras y paquetes de contabilidad como Quicken Home & Business, FreeAgent, FreshBooks, Pulse, Xero y muchos más.

La principal ventaja de usar software o aplicaciones en línea es que usted puede hacer mucho más con los datos. Muchas de elas tienen toda una gama de funciones diferentes, lo que le permite medir la salud general de su negocio, realizar un seguimiento de clientes, emitir facturas, establecer un presupuesto, y así sucesivamente. De tal manera que los datos que usted ingresa realmente pueden ayudarle a entender el panorama general, en lugar de estar aislados en una hoja de cálculo. También puede adjuntar documentos en algunos de estos paquetes, por lo que puede guardar todos sus archivos en un solo lugar.

No voy a entrar en detalles en este tutorial sobre cómo funciona cada pieza de software porque hay tantas de ellos y tienen tantas funciones, pero le recomiendo revisar algunas de ellos para que vea lo que pueden hacer. Hágame saber en los comentarios si tiene una aplicación en particular o un paquete de software que recomendaría.

Y ya sea que utilice una simple hoja de cálculo o una pieza compleja de software de contabilidad ¡asegúrese de mantener todo respaldado de forma segura!

4. ¿Cuánto Tiempo Necesita para Guardar sus Registros?

Hasta ahora, todo organizado. ¿Pero exactamente cuánto tiempo necesita mantener estos registros? Después de todo, incluso el sistema más bien organizado puede llegar a ser inutilizable cuando se llena de demasiados datos. Si usted puede digitalizar los registros, usted no tiene un problema con el espacio de almacenamiento, pero como cualquier persona con un disco duro lleno de archivos de años, carpetas y sub-carpetas sabe, el desorden digital también puede ser un problema.

Las autoridades fiscales de cada país tienen reglas sobre cuánto tiempo debe usted mantener registros. En el Reino Unido, por ejemplo, son cinco años para los trabajadores autónomos.  En los Estados Unidos, son tres años en general, pero más tiempo en ciertas situaciones. Consulte el sitio web de las autoridades fiscales de su país para conocer las reglas en donde usted vive.

Pero no deje que esa sea su única guía. Las normas fiscales establecen un período mínimo para el cual usted necesita mantener registros y por supuesto debe adherirse a eso. Pero siéntase libre de mantenerlos por más tiempo si eso tiene sentido para usted.

Personalmente, he estado trabajando como autónomo por casi diez años y he mantenido mis registros desde el principio. Me gusta poder mirar hacia atrás y ver en lo que estaba trabajando en 2007, para quién estaba trabajando, cuánto estaba cobrando, y así sucesivamente. ¡No lo hago muy a menudo, pero me gusta saber que los registros están allí! Debido a que están bien organizados, no ocupan mucho espacio y mantengo los registros antiguos separados de los más nuevos por lo que no hay confusión.

Si usted es como yo, entonces ¡asegúrese de mantener todo bien organizado y de mantenerlo todo el tiempo que quiera! Si no los es, siéntase libre de realizar una limpieza tan pronto como el período mínimo de tenencia para propósitos de impuestos haya expirado.

Siguientes Pasos

En este tutorial usted ha aprendido a mantener registros básicos de tus transacciones financieras como trabajador autónomo. Usted ha visto qué registros necesita mantener, cómo mantenerlos y organizarlos y cuánto tiempo debe mantenerlos.

El siguiente paso es escoger un sistema que le guste e implementarlo. Ya sea que usted elija una solución básica de hoja de cálculo, una aplicación de contabilidad en línea o un complejo paquete de software de contabilidad, eso depende de usted. Usted incluso puede escribir sus transacciones en una máquina de escribir y grapar los recibos y facturas a la página si ese es un sistema que tiene sentido para usted. Lo importante es tener un sistema que usted pueda seguir fácilmente y luego seguirlo, para cada transacción.

Puede sonar aburrido, pero vale la pena en el largo plazo. El sistema que he establecido es bastante simple y el registro de un solo elemento de ingresos sólo toma unos segundos. Pero cuando usted vaya a presentar su declaración de impuestos al final del año, usted ahorrará una enorme cantidad de tiempo al tener todo bien organizado y con fácil acceso. ¡Así que empiece hoy y disfrute de los frutos de su cuidadosa contabilidad en el futuro!

Y permanezca atento al próximo tutorial en esta serie, en el que veremos un tema cercano al corazón de la mayoría de los trabajadores freelance: recibir la paga a tiempo.

Recursos

Crédito Gráfico: Ícono de Libro Mayor diseñado por Musket, US del Proyecto Noun.