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15 Wichtige HR-Grundlagen für jeden Kleinunternehmer

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This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
How to Outsource Your HR Using the Best Service Companies
How to Hire Workers With Disabilities (+5 Business Benefits)

German (Deutsch) translation by Władysław Łucyszyn (you can also view the original English article)

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, müssen Sie sich um so viele Dinge kümmern - Vertrieb, Marketing, Produktentwicklung usw. - ganz zu schweigen von der sehr wichtigen Aufgabe, Gewinne zu erzielen und im Geschäft zu bleiben.

HR-for-small-businesses
Personalmeeting für Kleinunternehmen. (Quelle)

Mit all dem, worüber man sich Sorgen machen muss, kann die Personalarbeit manchmal auf der Prioritätenliste stehen. Das ist eine Schande, denn es gibt einige sehr wichtige HR-Grundlagen, um die sich jedes kleine Unternehmen kümmern sollte. Zum Beispiel:

  • Kennen Sie alle Arbeitsgesetze, die Ihr Unternehmen betreffen?
  • Kümmern Sie sich um den Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeiter?
  • Haben Sie Ihre Vergütung bewertet, um sicherzustellen, dass sie wettbewerbsfähig ist?
  • Tun Sie alles, um Ihre Mitarbeiter zu schützen, Konflikte effektiv zu lösen, einen vielfältigen und integrativen Arbeitsplatz zu schaffen und vieles mehr?

Wenn nicht, mach dir keine Sorgen - du bist nicht allein. Eine kürzlich durchgeführte Paychex-Umfrage ergab, dass 21% der Kleinunternehmer nicht sicher waren, die HR-Funktion zu verwalten, und dass viele wichtige Arbeitsgesetze, die sich auf ihr Unternehmen auswirken, nicht kannten oder nicht durchsetzten.

In diesem Artikel werden 15 grundlegende HR-Funktionen behandelt, über die jeder Kleinunternehmer Bescheid wissen sollte. Da dies eine allgemeine Übersicht ist, werde ich nur eine kurze Einführung zu jedem Theme geben, aber auf weitere Ressourcen verweisen, damit Sie bei Bedarf weitere Informationen finden können.

Lesen Sie auch unseren Vollständigen HR-Leitfaden für Kleinunternehmen, der eine breite Palette von HR-Themen abdeckt, von der Einstellung bis zur Entlassung und alles dazwischen.

1. Stellen Sie die besten Leute ein

Es gibt ein allgemeines Geschäftsspruch:

"Sie sind nur so gut wie die Leute, die Sie einstellen."

Egal wie gut Ihr Geschäftskonzept, Ihr Marketing, Ihre Planung und alles andere ist, es sind Ihre Mitarbeiter, die alles in die Praxis umsetzen müssen. Wenn Sie nicht die richtigen Leute haben, die Ihre Produkte entwerfen und Ihr Unternehmen gegenüber Ihren Kunden vertreten, sind Sie in Schwierigkeiten.

Eine kürzlich durchgeführte CareerBuilder-Umfrage ergab, dass drei Viertel der Arbeitgeber die falsche Person für eine Stelle eingestellt haben und die durchschnittlichen Kosten für eine schlechte Einstellung fast 17.000 US-Dollar an Produktivitätsverlust, Zeit und Kosten für die Einstellung und Schulung eines Ersatzes usw. betragen.

Effektive Einstellungen beginnen mit der Erstellung einer klaren Stellenbeschreibung, die den Job verkauft, gute Kandidaten nicht unnötig ausschließt und an den richtigen Stellen veröffentlicht wird. Dann müssen Sie sich richtig auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten, einschließlich des Wissens, was zu fragen ist und was nicht, und ein wettbewerbsfähiges Paket mit Gehältern und Leistungen für Ihren ausgewählten Kandidaten zusammenstellen. Und schließlich gibt es einige wichtige rechtliche Rahmenbedingungen, durch die man springen muss.

Informationen dazu, wie Sie all diese Dinge richtig machen, finden Sie in den folgenden Tutorials:

2. Bringen Sie neue Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand

Wenn Sie sich so viel Mühe gegeben haben, die richtigen Leute einzustellen, möchten Sie sie als letztes verlieren. Aber genau das kann passieren, wenn Sie nicht über das richtige Onboarding-Training verfügen. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass 40% der Beschäftigten innerhalb des ersten Jahres ihren Arbeitsplatz verlassen, wenn sie eine schlechte Berufsausbildung erhalten.

Wenn Sie gerade erst anfangen, können Sie die ersten neuen Mitarbeiter selbst schulen. Sobald Sie jedoch über einige wenige Mitarbeiter hinauswachsen, müssen Sie einen formalen Orientierungsschulungsplan erstellen, der mindestens Folgendes umfasst:

  • eine Einführung in die Unternehmensgeschichte und -werte
  • praktische Informationen zu Bezahlung, Leistungen, Unternehmensrichtlinien, Urlaubszeit usw.
  • die Geschäftsstruktur und Schlüsselpersonen
  • Wer Ihre Kunden sind und was sie wollen
  • Welches Verhalten wird von den Mitarbeitern erwartet?
  • die Werkzeuge und Software, die der neue Mitarbeiter lernen muss

Weitere Details finden Sie im folgenden Tutorial:

3. Bieten Sie wettbewerbsfähige Bezahlung und Vorteile

Woher wissen Sie, wie viel Sie Ihren Leuten bezahlen sollen? Und wenn Sie die richtige Nummer gefunden haben, wie können Sie mit dem sich ändernden Markt und den sich ständig verbessernden Fähigkeiten und Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter Schritt halten?

Die Antwort lautet Vergütungsbenchmarking. Das Anbieten attraktiver Leistungen wie Krankenversicherung, Elternurlaub und Altersvorsorge kann auch dazu beitragen, talentierte Menschen davon zu überzeugen, sich Ihrem Unternehmen anzuschließen (und sie davon zu überzeugen, länger zu bleiben, sobald sie an Bord sind).

Lesen Sie diesen Artikel, um herauszufinden, wie das Vergütungs-Benchmarking funktioniert und welche Leistungen an Arbeitnehmer Sie anbieten sollten:

4. Schützen Sie Ihre Mitarbeiter

Dies ist möglicherweise nicht viel, worüber Sie nachdenken, insbesondere wenn Sie ein Bürogeschäft mit wenigen offensichtlichen Gefahren betreiben. Bedenken Sie jedoch, dass allein in den USA im Jahr 2015 4.836 Mitarbeiter an den Verletzungen am Arbeitsplatz starben.

Es sollte klar sein, dass die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter Ihre wichtigste Verantwortung ist. Es ist also wichtig, dass Sie:

  • die Risiken einschätzen
  • die Kontrollen einsetzen 
  • sicher stellen, dass alle die Sicherheitsregeln einhalten

Es enthält natürlich viel mehr Details, die Sie im Handbuch für Kleinunternehmen der US-Arbeitsschutzbehörde oder in den folgenden Tutorials finden:

5. Klare Beschäftigungsrichtlinien haben

Kleine Unternehmen werden oft sehr informell geführt, und manchmal kann das eine Stärke sein. Es kann aber auch zu Verwirrung, Ineffizienz, Produktivitätsverlust und manchmal zu potenziellen rechtlichen Problemen führen.

Es lohnt sich also, sich die Zeit zu nehmen, um ein Mitarbeiterhandbuch mit klarer Dokumentation zu erstellen. Ein Handbuch enthält normalerweise die folgenden Abschnitte:

  • Unternehmensüberblick
  • Sicherheitsrichtlinien
  • Erklärung zu Vielfalt und Gleichheit
  • Bezahlung und Leistungen
  • Verhaltensregeln
  • Disziplin und Kündigung
  • Empfangsbestätigung (zur Unterschrift des Mitarbeiters)
  • rechtliche Hinweise

Sie sind sich nicht sicher, was diese Abschnitte enthalten sollen? Human Resource Solutions bietet auf seiner Website eine kostenlose Vorlage für ein Mitarbeiterhandbuch. Weitere Anleitungen finden Sie hier:

6. Messen Sie die Mitarbeiterleistung

Sie haben also die richtigen Mitarbeiter eingestellt, zahlen sie fair und stellen sicher, dass sie bei der Arbeit sicher sind und alle Unternehmensrichtlinien kennen. Toll!

Jetzt müssen Sie einen Leistungsüberprüfungsprozess einrichten. Es geht nicht nur darum, Menschen zu überprüfen. Leistungsüberprüfungen können auch für Mitarbeiter sehr hilfreich sein, indem sie klare Ziele und Erwartungen festlegen und sie wissen lassen, wie es ihnen geht.

Im Folgenden finden Sie einige zusätzliche Ressourcen, um mehr über die Bedeutung von Leistungsüberprüfungen und deren Einrichtung zu erfahren:

7. Kommunizieren Sie klar

Gute Kommunikation ist das Herzstück eines erfolgreichen Unternehmens. Und die Kehrseite davon ist natürlich, dass schlechte Kommunikation katastrophal sein kann. In einer Umfrage des Schulungsunternehmens Fierce Inc. gaben 86% der Befragten mangelnde Zusammenarbeit oder ineffektive Kommunikation für Fehler am Arbeitsplatz an.

Kleine Unternehmen haben hier einen klaren Vorteil: Es ist viel einfacher, mit ein paar Dutzend Mitarbeitern zu kommunizieren als mit ein paar Tausend. Aber Sie müssen trotzdem vorsichtig sein, um die Dinge richtig einzurichten. Im folgenden Tutorial erfahren Sie alles über die besten Möglichkeiten, um Menschen auf dem Laufenden zu halten, die Unternehmenswerte zu kommunizieren, Feedback von Mitarbeitern zu erhalten und vieles mehr.

8. Bieten Sie effektive Schulungen an

Wir haben bereits Orientierungsschulungen für neue Mitarbeiter durchgeführt, aber Schulungen sind eine konsequente Voraussetzung. Wenn Sie in einem sich entwickelnden und wettbewerbsintensiven Markt immer einen Schritt voraus sein möchten, benötigen Sie gut ausgebildete Mitarbeiter, die ständig neue Fähigkeiten erlernen. Eine gute Schulung kann auch ein wirksames Instrument zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung sein.

Wenn Sie denken, dass Sie es sich nicht leisten können, denken Sie noch einmal darüber nach. Während herkömmliche Schulungsprogramme für Unternehmen teuer sein können, gibt es viele kostenlose oder kostengünstige Alternativen. In diesem Tutorial erfahren Sie mehr darüber sowie Einzelheiten zur Erstellung individueller Schulungspläne für jeden Mitarbeiter:

9. Halten Sie Ihre Mitarbeiter bei Laune und verbessern Sie die Kundenbindung

Viele der anderen Dinge, die wir in diesem Artikel betrachten, wie gute Kommunikation und effektive Schulung, führen zu glücklicheren Mitarbeitern, die länger bei Ihnen bleiben.

Es lohnt sich jedoch, diesem Bereich besondere Aufmerksamkeit zu widmen und die Fluktuationsrate Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen. Ein hoher Umsatz kann für Ihr Unternehmen kostspielig sein, nicht nur aufgrund der Kosten für die Einstellung und Schulung von Ersatzkräften, sondern auch aufgrund des verlorenen Wissens und Fachwissens, das abgehende Mitarbeiter mit sich bringen. Es kann für die Moral der Mitarbeiter auch katastrophal sein, wenn die Leute ständig aufhören.

Informationen zum Verfolgen der Fluktuation finden Sie im letzten Abschnitt dieses Tutorials:

Lesen Sie diese Tipps, um Mitarbeiter zum Bleiben zu bewegen:

10. Befolgen Sie die Regeln

Hier ist ein wichtiger Grund, Ihr kleines Unternehmen nicht informell zu führen: das Arbeitsrecht. Es gibt eine ganze Reihe von Vorschriften, und viele dieser Regeln gelten für kleine Unternehmen.

Halten Sie die Gleichstellungsgesetze ein? Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Rechte, auf die sie nach dem Gesetzbuch Ihres Landes Anspruch haben? Verarbeiten Sie die Gehaltsabrechnung effizient und führen Sie alle Aufzeichnungen, die Sie führen müssen?

Wenn nicht, lesen Sie möglicherweise diese Kurzanleitung:

11. Konflikte lösen

In einem großen Unternehmen werden Konflikte zwischen Mitarbeitern in der Regel von Managern behandelt und dann an die Personalabteilung weitergeleitet, wenn sie schwerwiegender und unlösbarer werden.

Diese Konflikte können auch in kleinen Unternehmen auftreten. Wenn Sie keine engagierten HR-Mitarbeiter haben, sind Sie wahrscheinlich derjenige, der sie löst. Probieren Sie diese Checkliste der Personalabteilung der Universität von Kalifornien, Berkeley aus: 

  1. Erkennen Sie an, dass eine schwierige Situation vorliegt.
  2. Lassen Sie Einzelpersonen ihre Gefühle ausdrücken.
  3. Definieren Sie das Problem.
  4. Bestimmen Sie die zugrunde liegenden Bedürfnisse.
  5. Finden Sie gemeinsame Bereiche der Übereinstimmung, egal wie klein.
  6. Finden Sie Lösungen, um die Bedürfnisse zu befriedigen.
  7. Bestimmen Sie die Folgemaßnahmen, die Sie zur Überwachung der Maßnahmen ergreifen werden.
  8. Bestimmen Sie, was Sie tun, wenn der Konflikt ungelöst bleibt.

Sie können auch den letzten Abschnitt unseres Kommunikations-Tutorials lesen:

12. Seien Sie effizient mit Gehaltsabrechnungen und anderen Formalitäten

Jeder liebt es, pünktlich bezahlt zu werden. Das effektive Ausführen der Gehaltsabrechnung sollte recht einfach sein, insbesondere wenn Sie gute Software verwenden, um Ihnen zu helfen, aber es ist immer noch möglich, Fehler zu machen. Es gibt keinen sichereren Weg, das Vertrauen eines Mitarbeiters zu verlieren, als mit einem Gehaltsscheck zu spät zu kommen.

Und dann müssen Sie sicherstellen, dass Sie den richtigen Steuerbetrag abgezogen und die entsprechenden Formulare bei den Steuerbehörden eingereicht haben. Es ist nicht das aufregendste Zeug, das Sie jemals als Geschäftsinhaber machen werden, aber es ist sehr wichtig, dass Sie es richtig machen. Hier sind ein paar Anleitungen:

13. Sorgen Sie für Vielfalt und Fairness am Arbeitsplatz

Es ist 2017. Wenn Ihr Arbeitsplatz nicht so vielfältig ist wie die Gesellschaft, in der Sie leben und arbeiten, müssen Sie sich fragen, warum und Maßnahmen ergreifen, um das Problem anzugehen. Ich bin sicher, dass Sie Personen nicht bewusst aufgrund von Geschlecht, Rasse, Alter oder anderen Kriterien ausschließen, aber Sie tun dies möglicherweise unbewusst - und schaden dabei Ihrem Unternehmen.

Hier ist ein Leitfaden zu den Vorteilen von Vielfalt (Hinweis: Mehr Geld verdienen steht ganz oben auf der Liste).

Und hier ist eine Anleitung zur praktischen Umsetzung:

14. Behandeln Sie den Kündigungsprozess

Wenn Sie die Personalabteilung richtig machen, sollten Ihre Mitarbeiter in ihrer Arbeit glücklicher und produktiver sein, und weniger von ihnen möchten aufhören. Unabhängig davon, was Sie tun, müssen Sie irgendwann mit der Situation eines Mitarbeiters fertig werden, der kündigen möchte - oder manchmal müssen Sie jemanden wegen schlechter Leistung entlassen.

Von der Gewährleistung einer reibungslosen Übergabe bis zur Abdeckung Ihrer Rechtsgrundlagen gibt es viel zu tun. Außerdem möchten Sie ein Exit-Interview durchführen, um sicherzustellen, dass Sie wissen, was schief gelaufen ist und wie Sie Dinge verbessern können, um ähnliche Situationen in Zukunft zu vermeiden. Lesen Sie dieses Tutorial, um mehr zu erfahren:

15. Holen Sie sich die richtige Hilfe

Wir haben in diesem Artikel viel behandelt. Wenn Sie alles tun, worüber wir heute gesprochen haben, und alles, was in den unterstützenden Tutorials empfohlen wird, kann es leicht überwältigend werden. Als Inhaber eines Kleinunternehmens müssen Sie sich um so viele andere Dinge kümmern, z. B. um die Zukunft Ihres Unternehmens zu planen, effektive Vertriebs- und Marketingstrategien zusammenzustellen, die Konten zu überwachen und vieles mehr.

Es ist also wahrscheinlich, dass Sie in irgendeiner Form Hilfe bei der Personalabteilung benötigen. Das könnte bedeuten, jemanden einzustellen, aber für ein kleines Unternehmen ist es wahrscheinlicher, dass Sie Outsourcing-Services oder HR-Software verwenden. In Kürze wird ein Tutorial zu HR-Software veröffentlicht. Im folgenden Tutorial erfahren Sie, wie HR-Outsourcing funktioniert, und können Profile einiger der wichtigsten Anbieter abrufen.

Abschluss

Im heutigen Artikel erhalten Sie einen Überblick über die wesentlichen HR-Grundlagen, die Kleinunternehmer verstehen müssen. Sie sollten jetzt eine klarere Vorstellung davon haben, worum es bei der Personalverwaltung geht.

Um in den einzelnen Bereichen der HR-Grundlagen Maßnahmen ergreifen zu können, müssen Sie natürlich einige Details näher erläutern. Ich empfehle Ihnen daher, die verknüpften Ressourcen zu lesen, wenn Sie Zeit haben, oder die vollständige Reihe zu HR für kleine Unternehmen zu lesen.

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