Spanish (Español) translation by Cristian Marroquin (you can also view the original English article)
Cuando estás administrando una empresa pequeña, hay muchas cosas de las cuales tener cuidado—ventas, marketing, desarrollo del producto, etc.—sin mencionar las tareas muy importantes de tratar de generar ganancias y mantenerse en el margen del negocio.
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Con todas esas preocupaciones, el trabajo de recursos humanos puede de vez en cuando ser pasado por alto en la lista de prioridades. Eso es una vergüenza, porque hay algunas cosas básicas de recursos humanos que cada pequeña empresa debe tener cuidado. Por ejemplo:
- ¿Sabes de todas las leyes de trabajo que afectan a tu negocio?
- ¿Tienes cuidado de las necesidades de entrenamiento de los miembros de tu staff?
- ¿Has hecho un punto de referencia en tu compensación para asegurarte de que sea competitiva?
- ¿Estás haciendo todo lo que puedes para mantener tu staff seguro, para resolver conflictos efectivamente, para crear un lugar de trabajo diverso e inclusivo, y más?
Si no, no te preocupes—no estás solo. Un estudio de Paychex reciente encontró que el 21% de propietarios de empresas pequeñas no estaban seguros administrando la función de recursos humanos, y muchos no estaban conscientes de no reforzar las leyes importantes de trabajo que afectaban sus negocios.
Así que, en este artículo, iremos a través de 15 funciones básicas que cada propietario de negocio pequeño debe saber. Porque esto es un resumen de alto nivel, solo daremos una breve introducción a cada tema, pero he vinculado más recursos para que puedas encontrar más información cuando la necesites.
También asegúrate de revisar nuestra Guía Completa sobre Recursos Humanos, que cubre un amplio rango de temas, desde contratar y despedir, y todo lo que está entre eso.
1. Contrata las Mejores Personas
Hay un dicho común en los negocios:
"Eres tan bueno como las personas que contratas".
Sin importar que tan bueno el concepto de tu negocio sea, tu marketing, tu planificación, y todo lo demás, son tus empleados quienes deben poner todo en práctica. Si no tienes las personas correctas para diseñar tus productos y para representar tu compañía a tus clientes, estás en problemas.
Un estudio de CareerBuilder reciente encontró que tres cuartos de los empleadores habían contratado a la persona incorrecta para la posición, y el costo promedio de una mala contratación está cerca de $17,000 de pérdida en productividad, el tiempo y el costo de contratar y entrenar un reemplazo, entre otras cosas.
La contratación efectiva comienza con preparar una clara descripción del trabajo que lo venda, que no necesariamente excluya buenos candidatos, y esté publicado en los lugares correctos. Entonces, necesitarás preparar apropiadamente la entrevista, incluyendo las preguntas que harás y las que no, y poner todo en un paquete competitivo de salario y beneficios para tus candidatos escogidos. Y finalmente, hay algunas leyes importantes, las cuales hay que cumplir.
Para información sobre realizar todas estas cosas de manera correcta, mira los siguientes tutoriales:
GerenciaContratar tus Primeros Empleados
DiversidadAsegurar Diversidad en tus Prácticas de Contratación
2. Obtén Nuevo Staff para
Acelerar las Cosas
Cuando has realizado mucho esfuerzo para contratar a las personas correctas, la última cosa que quieres hacer es perderlos. Pero eso es exactamente lo que puede pasar si no tienes los entrenamientos correctos. Un estudio reciente encontró que 40% de los empleados abandonan un trabajo dentro del primer año si reciben un entrenamiento paupérrimo.
Cuando solo comienzas, puedes entrenar a los primeros empleados por tu cuenta. Pero a medida que creces, necesitarás crear un plan de orientación formal que incluya por lo mínimo:
- una introducción a los valores y la historia de la compañía
- información práctica acerca de los pagos, beneficios, políticas de la compañía, tiempo de vacación, etc.
- la estructura del negocio y las personas claves
- quiénes son tus empleados y es lo que quieren
- qué comportamiento se espera de los empleados
- las herramientas y el software que los nuevos empleados necesitarán aprender
Puedes encontrar más detalles en el siguiente tutorial:
3. Ofrecer Pagos y Beneficios Competitivos
¿Cómo sabes cuánto pagar a tus empleados? Y una vez que lo sabes, ¿cómo puedes mantenerte en un mercado cambiante y al rango constantemente mejor de habilidades y experiencias de tus empleados?
La respuesta es la compensación. Y ofrecer beneficios atractivos como seguro de vida, derecho parental y planes de retiro que pueden ayudar a persuadir a las personas talentosas a unirse a tu compañía (y convencerlos de permanecer más tiempo una vez que estén a bordo).
Para encontrar cómo la compensación trabaja y cuáles beneficios debes ofrecer, lee este artículo:
4. Mantén a tus Empleados Seguros
Esto puede no ser algo de lo que puedas pensar mucho, especialmente si administras un negocio basado en la oficina con peligros menos obvios. Pero considera el hecho de que, en los Estados Unidos, solo en el 2015, 4,836 empleados murieron de heridas provocadas en el lugar de trabajo.
Debe estar claro que la seguridad de tus empleados es la responsabilidad más importante. Así que es importante que tu:
- evalúes los riesgos
- pongas los controles en lugar
- asegurar de que todos sigan las reglas de seguridad
Hay mucho detalle, por supuesto, y puedes encontrarlo en el Folleto de Pequeños Negocios de la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional en los Estados Unidos, o en los siguientes tutoriales:
- Negocios Pequeños¿Cuáles son los Requisitos Importantes para Negocios Pequeños?
Finanzas¿Estás Preparado? ¿Cómo Crear un Plan de Recuperación de Desastre para tu Negocio?
5. Tener las Políticas de Empleo Claras
Los negocios pequeños son a veces administrados informalmente, y a veces puede ser fortalecido. Pero puede guiar a confusión, ineficiencia, pérdida de productividad, y a veces problemas legales potenciales.
Así que, vale la pena tomar el tiempo para crear un folleto para el empleado con documentación clara. Un folleto usualmente incluye las siguientes secciones:
- resumen de la compañía
- políticas de seguridad
- declaración de seguridad e igualdad
- pagos y beneficios
- código de conducta
- disciplina y terminación
- acuse de recibo (para que el empleado lo firme)
- notas legales
¿No estás seguro de lo que estas secciones deben incluir? Human Resource Solutions provee una plantilla gratuita de la guía del empleado en su sitio web, o puedes encontrar más guía aquí:
6. Mide el Desempeño de los Empleados
Así que, has contratado a las personas correctas, les estás pagando bien, y has asegurado de que están seguros y saben todas las políticas de la compañía. ¡Genial!
Ahora que necesitas preparar un proceso de evaluación de desempeño. El punto es no solo es saber cómo están las personas. La evaluación de desempeño puede ser muy útil a los empleados, estableciendo metas y expectativas claras y dejarlos saber cómo están.
Para más en la importancia de las evaluaciones de desempeño y cómo prepararlas, aquí hay recursos extras:
Negocios Pequeños20 de los Peores Problemas de Recursos Humanos de los Negocios Pequeños (+ Cómo Lidiar con Ellos)
Negocios PequeñosOfrecer Pagos y Beneficios Competitivos
7. Comunicar Claramente
La buena comunicación está en el corazón del éxito de cualquier negocio exitoso. Y la otra cara de eso, por supuesto, es que la mala comunicación puede ser desastrosa. En un estudio por Fierce Inc., el 86% de los que respondieron culparon la escasez de comunicación o comunicación inefectiva por las fallas del trabajo.
Los negocios pequeños tienen una clara ventaja aquí—es mucho más fácil comunicarse con pocas decenas de empleados que un poco de miles. Pero aún tienes que ser cuidadoso de hacer las cosas bien. En el siguiente tutorial, aprenderás todo acerca de las mejores maneras para mantener a las personas informadas, comunicar los valores de la compañía, obtener las opiniones del staff, y más.
8. Proveer Entrenamiento Efectiva
Hemos cubierto orientación de entrenamiento para algunos empleados, pero entrenar es un requisito consistente. Si quieres permanecer más allá de la curva en un mercado competitivo y evolutivo, necesitarás empleados bien entrenados que estén constantemente aprendiendo nuevas habilidades. Buen entrenamiento puede también ser una herramienta potente para mejorar la satisfacción y retención de los empleados.
Si estás pensando que no puedes costearlo, piensa de nuevo. Mientras los programas de entrenamiento corporativo pueden ser caros, hay muchas alternativas de bajo costo. Puedes leer más acerca de ellos, con los detalles de cómo poner planes de entrenamiento individuales para cada empleado, en este tutorial:
9. Mantener tu Staff Feliz y Mejorar Retención
Muchas de las otras cosas que estamos viendo en este artículo, tales como buena comunicación y entrenamiento efectivo, lo guiarán a un staff más feliz que permanecen más tiempo.
Pero aún vale la pena pagar atención particular a esta área y hacer seguimiento de la tasa de rotación. Una tasa de rotación alta puede ser demasiado costosa para tu negocio, no solo por el costo de contratar y entrenar reemplazos, pero también por la pérdida de conocimiento y experiencia que los empleados que salen toman de ellos. Puede ser desastroso para la moral del staff ver que las personas renuncian todo el tiempo.
Para encontrar cómo hacer seguimiento de la tasa de rotación, mira la última sección de este tutorial:
Y para los consejos sobre persuadir a que los empleados se quedan, lee esto:
10. Cumple con las Reglas
Aquí hay una razón importante de no administrar tus negocios pequeños informalmente: ley de trabajo. Hay una gran balsa de regulaciones, y muchas de esas reglas aplican a los negocios pequeños.
¿Estás cumpliendo con las leyes de oportunidades equitativas? ¿Estás dando a tus empleados los derechos que merecen bajo el código legal de tu país? ¿Estás procesando los pagos eficientemente y mantienes los registros que son requeridos mantener?
Si no, puedes querer revisar está pequeña guía:
11. Resolver Conflictos
En una compañía grande, cuando los conflictos entre los empleados se levantan, son típicamente administrados por los gerentes y luego transferidos al departamento de Recursos Humanos, si se hacen más serios e intratables.
Esos conflictos pueden levantarse en pequeñas compañías también, y si no has dedicado lo suficiente al staff de recursos humanos, probablemente serás el que los resolverá. Prueba esta lista del Departamento de Recursos Humanos en la Universidad de California, Berkely:
- Reconoce que una situación difícil existe.
- Deja que los individuos expresen sus sentimientos.
- Define el problema.
- Determina las necesidades subyacentes.
- Encuentra áreas comunes de acuerdo, sin importar lo pequeñas que sean.
- Encuentra soluciones para satisfacer las necesidades.
- Determina el seguimiento que harás para monitorear las acciones.
- Determina lo que harás si el conflicto va sin resolverse.
Y puedes también leer la última sección de nuestro tutorial de comunicación:
12. Se Eficiente con los Pagos y Otra Papelería
Todos aman ser pagados a tiempo. Dar el pago efectivamente debe ser un poco sencillo, especialmente si usas un buen software para ayudarte, pero aún es posible cometer errores. No hay manera más segura de perder la confianza de un empleado que pagar tardíamente.
Y luego necesitas asegurarte de que has deducido la cantidad correcta de impuestos y llenado las formas apropiadas con las autoridades correspondientes. No es la cosa más emocionante que harás como jefe, pero es importante que lo hagas bien. Aquí hay un par de guías:
PagosAdministrar Pagos (Sistematiza tu Proceso)- Negocios Pequeños¿Cuáles son los Requisitos Importantes para los Negocios Pequeños?
13. Asegura la Diversidad y Justicia en el Lugar de Trabajo
Es 2017. Si tu lugar de trabajo no es diverso como la sociedad en la que vives y trabajas, necesitarás preguntarte el por qué, y toma pasos para comunicar el problema. Estoy seguro que no estás excluyendo a las personas basadas en género, etnia, edad u otro criterio, pero puedes estar haciéndolo bien inconscientemente—y lastimar tu negocio en el proceso.
Aquí hay una guía a los beneficios de la diversidad (pista—hacer más dinero es lo primero en la lista).
Y aquí hay una guía para ponerlo en práctica:
14. Administrar el Proceso de Terminación
Si haces las cosas bien en relación a los recursos humanos, tus empleados deben estar más felices y más productivos en sus trabajos, y menos de ellos querrán renunciar. Pero aún, sin importar lo que hagas, en algún punto tendrás que lidiar con el hecho de que un empleado quiera renunciar—o a veces, necesitarás despedir a alguien por un desempeño pobre.
Desde asegurar una transición sin problemas, hasta cubrir tus bases legales hay mucho por hacer. Y también querrás administrar una entrevista de salida para asegurarte de que sepas lo que fue mal y cómo puedes mejorar las cosas para evitar situaciones similares en el futuro. Lee este tutorial para saber más:
15. Obtén la Ayuda Correcta
Hemos cubierto mucho en este artículo. Si haces todo lo que hablamos hoy y todo lo que se recomienda en los tutoriales de apoyo, puede ser fácil estar agobiado. Como propietario de negocio pequeño, tienes muchas cosas de las cuales tienes que tener cuidado, como planificar para el futuro del negocio, efectuar ventas efectivas y las estrategias de marketing, monitoreando las cuentas y mucho más.
Así que, es probable que necesitarás ayuda de recursos humanos de alguna forma. Eso podría significar contratar a alguien, pero para un negocio pequeño, es más probable usar servicios de subcontratación o software de Recursos Humanos. Tenemos un tutorial sobre Recursos Humanos, y puedes leer el siguiente tutorial para encontrar cómo la subcontratación trabaja y obtener perfiles de algunos de los principales proveedores.
Conclusión
En el artículo de hoy, tienes un resumen de lo esencial de Recursos Humanos para propietarios de negocios pequeños. Debes tener una idea más clara de lo que envuelve los recursos humanos.
Para tomar acción en cada área de lo básico de Recursos Humanos, necesitarás obtener algunos detalles más, por supuesto, así que te insto a que leas los recursos vinculados cuando tengas tiempo, o revisa toda la serie sobre recursos humanos.
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