Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft
Business

15+ Schnelle Outlook-E-Mail-Tipps und zeitsparende Tricks für 2019

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

German (Deutsch) translation by Alexey Pyltsyn (you can also view the original English article)

Für viele von uns nimmt E-Mail viel Zeit in Anspruch. Die Schätzungen hängen davon ab, wie viel Zeit wir mit E-Mails verbringen. Aber unter dem Strich ist Ihre Zeit wertvoll. Wenn Sie bei vielen Aufgaben sogar nur ein wenig Zeit sparen können, kann sich diese Zeitersparnis wirklich summieren.

Outlook tip email signature
Ein hilfreicher MS Outlook-Tipp ist die Verwendung einer Graphic Outlook-E-Mail-Signatur, um bei Kunden einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Envato Elements enthält Hunderte grafischer E-Mail-Vorlagen.

Steigern Sie Ihre Microsoft Outlook-Produktivität und arbeiten Sie effizienter. Wenn Sie Outlook-Experte sein oder nur Zeit sparen möchten, werden Sie die zeitsparenden Outlook-Tipps in diesem Lernprogramm zu schätzen wissen. In diesem Lernprogramm teile ich 16 zeitsparende Outlook-Tipps, die Sie nicht missen möchten.

Lernen Sie, wie Sie Ihre E-Mails mit unserem kostenlosen eBook besser verwalten können

Bevor wir in unsere Liste mit Outlook-Tipps eintauchen, wollte ich Sie über eine kostenlose Ressource informieren, die uns helfen kann, einen weniger überladenen E-Mail-Posteingang zu erhalten. The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery ist vollgepackt mit Strategien für die Posteingangsorganisation und Killer-Tipps, um alle eingehenden E-Mails effizienter zu verwalten.

Guide to Inbox Zero Mastery

Lassen Sie uns als Nächstes einige Tipps und Tricks von Outlook kennenlernen, mit denen Sie Zeit sparen und produktiver arbeiten können.

1. Sichern Sie zunächst Ihr Outlook-E-Mail-Konto

Der Schutz Ihres E-Mail-Kontos ist einer der wichtigsten Zeitsparer in unserer Liste der Outlook-Tipps. Ihr E-Mail-Konto ist wichtig, da persönliche Informationen (z. B. Kontoauszüge, Rechnungen, erneut gesendete Kennwörter usw.) häufig an Ihre E-Mail-Adresse gebunden sind. Wenn jemand anderes auf Ihr E-Mail-Konto zugreifen kann und das Ergebnis auf Kennwort oder Finanzdaten zugreifen kann, könnten Sie buchstäblich Stunden damit verbringen, den Schaden zu beheben.

Outlook tip secure your email
Das Festlegen sicherer Kennwörter ist ein wesentlicher Bestandteil der Sicherung Ihrer Outlook-E-Mails.

Dies ist ein Fall, in dem die beste Straftat eine gute Verteidigung ist. Das Sichern Ihrer Outlook-E-Mails durch Nutzung der Outlook-Sicherheitsmaßnahmen kann zukünftige Probleme vermeiden. In diesem Lernprogramm erfahren Sie mehr über die Outlook-Sicherheit:

2. Schützen Sie Outlook-E-Mails, indem Sie sie sichern

Wenn Sie jemals versehentlich eine wichtige E-Mail gelöscht oder verlegt haben, wissen Sie, wie unbequem (und manchmal peinlich) dies sein kann. Wenn Sie den Zugriff auf Ihre Outlook-E-Mail verloren haben, verlieren Sie auch den Zugriff auf die darin gespeicherten E-Mail-Nachrichten - es sei denn, Sie hatten Backups.

Glücklicherweise ist das Sichern Ihrer E-Mails in MS Outlook einfacher als die meisten Leute. Um sechs verschiedene Methoden zum Sichern Ihrer Outlook-E-Mail zu erfahren, lesen Sie die folgenden Informationen:

3. Wow Ihre Kontakte mit einer professionellen E-Mail-Signatur

Ihre E-Mails können einen starken Eindruck bei Ihren Kontakten hinterlassen. In der Tat bestimmt Ihre E-Mail manchmal den ersten Eindruck, den ein potenzieller Kunde von Ihnen hat. Und das Aussehen Ihrer E-Mail spielt eine wichtige Rolle in dem, was andere von Ihnen denken. Eine Möglichkeit, Ihre E-Mail-Nachrichten attraktiver zu gestalten, ist das Hinzufügen einer professionellen E-Mail-Signatur. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie hier:

4. Sparen Sie Zeit mit einfachen Tastenkombinationen

Keine Liste von Outlook-Tipps und -Tricks ist vollständig, ohne Tastenkombinationen. Wie bei den meisten Software-Tools können Sie das Menüsystem umgehen und Tastenkombinationen für allgemeine Aufgaben verwenden. Wenn Sie gerade E-Mail-Nachrichten schreiben, ist es oft schneller, die Tastatur zu verwenden, als ein Menü und manchmal ein Untermenü zu öffnen. In dieser einfachen Einführung in Outlook-Tastenkombinationen betrachten wir über 25 Tastenkombinationen für allgemeine Outlook-Aufgaben:

5. Halten Sie Ihren Posteingang mit dem Cleanup-Befehl aufgeräumt

Dieser nächste Outlook-Tipp behebt ein häufiges Problem bei E-Mail-Unterhaltungen (auch als E-Mail-Threads bezeichnet). Wenn ein E-Mail-Thread sehr lange dauert, werden am Ende viele Nachrichten angezeigt, die andere Nachrichten enthalten. Diese redundanten Nachrichten können Platz in Ihrem Outlook-E-Mail-System beanspruchen, insbesondere wenn Ihre E-Mail fast voll ist oder wenn mehrere E-Mails Anhänge enthalten. Beheben Sie dieses Problem schnell, indem Sie das Clean Up Werkzeug von Microsoft Outlook verwenden. Das folgende Tutorial beschreibt die Verwendung das Clean Up

6. Regeln Sie Ihren Posteingang, indem Sie MS Outlook-Regeln beherrschen

Eine wichtige Möglichkeit zur Steigerung Ihrer Microsoft Outlook-Produktivität besteht in der Verwendung des Werkzeug Rules von MS Outlook. Mithilfe von Rules können Sie E-Mails automatisch in die entsprechenden Ordner sortieren, bestimmte Nachrichten kennzeichnen, einen Ton abspielen, wenn eine Nachricht empfangen wird, und vieles mehr. In den folgenden Lernprogrammen erfahren Sie, wie Sie Regeln verwenden:

7. Verwenden Sie eine Abwesenheitsnachricht

Wenn Sie sich täglich per E-Mail mit Kunden in Verbindung setzen, kann es eine gute Idee sein, den Kunden zu sagen, wohin sie sich außerhalb des Büros wenden sollen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie technischen Support oder andere Kundenunterstützung per E-Mail anbieten. Damit Ihre Kunden wissen, an wen Sie sich in Ihrer Abwesenheit wenden sollen, können Sie eine Abwesenheitsnachricht einrichten. Dieses Tutorial und dieses Video zeigen Ihnen, was Sie tun müssen:

8. Planen Sie eine Nachricht für die zukünftige Lieferung

Wussten Sie, dass Sie eine E-Mail für die zukünftige Zustellung planen können? Dies ist einer der coolsten Outlook-Tricks und kann sich als sehr nützlich erweisen.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie möchten morgen einen E-Mail-Statusbericht an Ihren Chef senden, damit er sich am Morgen gleich in ihrem E-Mail-Posteingang befindet. Das einzige Problem ist, dass Sie erst um 9:00 Uhr morgens mit der Arbeit beginnen und Ihr Chef um 7:00 Uhr morgens hereinkommt. Mit der Funktion Future Delivery schreiben Sie die Nachricht einfach am Abend zuvor und vereinbaren Sie die Lieferung um 6:45 Uhr.

Um diesen Tipp zu verwenden, schreiben Sie die E-Mail wie gewohnt. Bevor Sie die Nachricht senden, klicken Sie auf Options > Delay Delivery. Das Dialogfeld Properties wird angezeigt

outlook tip for scheduling future delivery

Unter Delivery Options finden Sie ein Kontrollkästchen neben Do not deliver before. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Funktion zu aktivieren. Wählen Sie dann ein Datum und eine Uhrzeit aus, zu denen die Nachricht nicht zugestellt werden kann. Schließen Sie das Properties box und senden Sie die Nachricht wie gewohnt.

9. Lernen Sie die Geheimnisse des Versendens großer Dateien

Outlook begrenzt die Anhangsgröße auf 20 MB. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie eine einzelne Datei mit mehr als 20 MB oder mehrere Dateien mit mehr als 20 MB anhängen.

Wenn Sie eine wirklich große Datei senden müssen, denken Sie möglicherweise, dass dies mit Outlook nicht möglich ist. Es gibt jedoch Möglichkeiten, die Größe zu begrenzen, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Datei(en) an den vorgesehenen Empfänger zu senden:

  1. Verwenden Sie die automatische Größenanpassung von Outlook.
  2. Die Datei vor dem Senden komprimieren.
  3. Senden Sie die Datei über Microsoft OneDrive.

Detaillierte Anweisungen zum Umgang mit großen Dateien finden Sie in den folgenden Abschnitten:

10. Speichern Sie die Outlook-Elemente auf Ihrem Desktop oder in einem Ordner

Von allen Outlook-Tricks ist dieser vielleicht der überraschendste. Oder vielleicht habe ich nie gedacht, es zu tun. Wussten Sie, dass Sie Outlook-Elemente (E-Mail-Nachrichten, Kalendertermine, sogar Kontakte) auf Ihrem Desktop speichern können?

Um zu beginnen, öffnen Sie den Artikel, den Sie speichern möchten. In diesem Beispiel verwende ich einen Kalendertermin. Klicken Sie dann oben im Outlook-Bildschirm auf die Menüoption File:

Save items to desktop or folder

Wählen Sie im nächsten Bildschirm die Option Save As aus dem linken Bereich.

save item to desktop or folder

Der File Explorer wird geöffnet und Sie können festlegen, wo Ihr Outlook-Element gespeichert werden soll. Normalerweise ändere ich auch das Format auf diesem Bildschirm in .txt.

11. Speichern Sie eine E-Mail als PDF-Datei

Müssen Sie eine kritische E-Mail für Ihre Dateien in Papierform aufbewahren, haben aber derzeit keinen Zugriff auf einen Drucker? Warum nicht eine PDF-Datei erstellen? Sobald Sie Ihre E-Mail in eine PDF-Datei konvertiert haben, können Sie sie in den OneDrive Cloud-Speicher (oder einen anderen Cloud-Speicher) übertragen. Wenn Sie später auf einen Drucker zugreifen können, können Sie von der Cloud aus auf die Datei zugreifen und diese drucken.

Auf der Microsoft Support-Site finden Sie schrittweise Anweisungen, die Ihnen beim Export Ihrer Nachrichten in das PDF-Format helfen.

12. Verwenden Sie OneNote

Die meisten Leute kennen Microsoft OneNote als hilfreiche App zum Erstellen von Notizen. Ein Outlook-Trick, bei dem die meisten Leute OneNote-Paare mit Outlook nicht kennen. Das Ergebnis ist eine vereinfachte Methode zum Erstellen von Besprechungsprotokollen. Lernen Sie diesen OneNote/Outlook-Hack und weitere Tipps zur Verwendung der beiden Tools in dieser Lektion:

13. Werden Sie ein Outlook-Kalender-Experte

Oder zumindest den Outlook-Kalender verwenden. Wenn Sie an Outlook denken, denken Sie wahrscheinlich an E-Mail. Es gibt jedoch so viel mehr zu Outlook. Einer der besten Tipps für Microsoft Outlook, die ich Ihnen geben kann, ist, den Outlook-Kalender zu beherrschen. Sie können Besprechungen, Termine und Aufgaben nicht nur nachverfolgen, sondern Sie können mit Ihrem Kalender auch eine To Do List erstellen.

Starten Sie den Kalender effektiver, indem Sie dieses Tutorial durcharbeiten:

14. Mehrere Zeitzonen für den Kalender einrichten

Wenn Sie ein entfernter Arbeiter sind wie ich, haben Sie wahrscheinlich Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen. Das Verfolgen all dieser Zeitzonenunterschiede kann eine Herausforderung sein. Dieser nächste Tipp für Outlook kann helfen. Sie können in Ihrem Outlook-Kalender bis zu drei Zeitzonen anzeigen.

Das ist einfacher zu tun, als dass Sie denken, dass es ist. Beginnen Sie mit dem geöffneten Outlook-Kalender. Klicken Sie auf die Registerkarte File. Wählen Sie im Fenster Account information die Option Options. Das Dialogfeld Outlook Options wird angezeigt. Wählen Sie im linken Bereich Calendar aus. Unter den Time Zones sehen Sie, dass Sie bis zu drei Optionen haben:

set up multiple time zones for calendar

Geben Sie im Feld Label den Namen für jede Zeitzone ein, die Sie hinzufügen möchten. Verwenden Sie die Dropdown-Liste rechts neben jedem Zeitzonenfeld, um eine Zeitzone auszuwählen, die in Ihrem Outlook-Kalender angezeigt werden soll. Klicken Sie anschließend auf OK.

Outlook calendar with three time zones

Sie werden feststellen, dass der Kalender jetzt drei Zeitzonen nebeneinander anzeigt. Sie werden nie wieder Zeitzonen verwirrt bekommen.

15. Erstellen Sie eine digitale Haftnotiz

Ein weiterer Lieblingstipp für die Verwendung von Outlook ist das Erstellen einer digitalen Notiz innerhalb von Outlook. Das Schöne an einer digitalen Notiz ist, dass sie sich nicht ablöst und verloren geht.

Verwenden Sie die Tastenkombination CTRL+SHIFT+N, um eine digitale Notiz von Outlook zu erstellen. Ihre digitale Haftnotiz sieht etwa so aus:

Outlook digital sticky note

Eine schöne Sache ist, dass die digitale Haftnotiz auch dann auf Ihrem Desktop bleibt, wenn Sie Outlook schließen.

15. Für knappe Budgets gibt es Outlook.com

Outlook.com ist eine kostenlose, Cloud-basierte Alternative zu Microsoft Outlook-E-Mails. Obwohl die beiden Programme ähnlich sind, sind sie nicht genau gleich. Beispielsweise verfügt Outlook.com über sichtbare Anzeigen. Es gibt auch keinen technischen Support für Outlook.com. Es gibt auch andere Unterschiede.

Wenn Sie ein E-Mail-System benötigen und sich MS Office nicht leisten können, kann Outlook.com eine gute Option sein. Einen vollständigen Vergleich von Outlook und Outlook.com finden Sie in diesem Artikel:

Erfahren Sie noch mehr über E-Mail

Sie haben gerade ein paar tolle Outlook-Tipps und Tricks gelernt, die Ihnen viel Zeit sparen. Aber wenn es um E-Mails geht, gibt es noch viel mehr zu lernen. Sie können zum Beispiel lernen, wie Sie bessere E-Mails schreiben. Hier sind einige Tutorials, die Ihnen helfen werden:

Weitere Informationen zum Optimieren des Posteingangs

Ein nicht Outlook-spezifischer E-Mail-Tipp, den ich habe, ist die Optimierung Ihres Posteingangs. Ordnen Sie die Ordner und Kategorien so an, dass sie für Sie funktionieren. Wir haben eine Ressource, die Ihnen dabei helfen wird. Um einen vollständigen Leitfaden zur Organisation Ihres E-Mail-Posteingangs zu erhalten, melden Sie sich für den Tuts+ Business-Newsletter an und nutzen Sie unser kostenloses eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery.

Free email ebook

Nutzen Sie unsere Microsoft Outlook-Tipps, um Zeit zu sparen

Wenn Sie wissen, wie Sie Outlook effektiv nutzen können, können Sie Ihre Produktivität steigern. Nachdem Sie nun einige der besten Tipps und Tricks von Outlook erhalten haben, können Sie Zeit sparen. Wählen Sie einen oder mehrere der Tipps aus und verwenden Sie sie noch heute.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.