Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft
Business

15+ Tips Email Cepat Outlook & Trik Hemat Waktu untuk Tahun 2019

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Imam Firmansyah (you can also view the original English article)

Bagi banyak dari kita, email memakan banyak waktu kita. Perkiraan bervariasi pada seberapa banyak waktu yang kita habiskan untuk email. Tetapi intinya adalah waktu Anda sangat berharga. Jika Anda dapat menghemat sedikit saja waktu untuk banyak tugas, penghematan waktu itu dapat benar-benar bertambah.

Outlook tip email signature
Satu tips MS Outlook yang bermanfaat adalah dengan menggunakan tanda tangan email Graphic Outlook untuk membuat kesan profesional pada klien. Envato Elements memiliki ratusan template email grafik.

Tingkatkan produktivitas Microsoft Outlook Anda dan Anda akan menemukan diri Anda bekerja lebih efisien. Apakah Anda ingin menjadi ahli Outlook atau hanya menghemat waktu, Anda akan menghargai kiat-kiat Outlook yang menghemat waktu dalam tutorial ini. Dalam tutorial ini saya akan membagikan 16 tips Outlook yang tidak boleh Anda lewatkan.

Belajar Mengelola Email Anda Lebih Baik Dengan eBook Gratis Kami

Sebelum kita menyelami daftar tips Outlook, saya ingin memberi tahu Anda tentang sumber daya gratis yang kami miliki yang dapat membantu Anda memiliki kotak masuk email yang kurang berantakan. The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery dilengkapi dengan strategi organisasi kotak masuk dan tips yang mematikan untuk mengelola semua email masuk Anda secara lebih efisien.

Guide to Inbox Zero Mastery

Selanjutnya, mari kita jelajahi beberapa tips dan trik Outlook yang akan menghemat waktu Anda dan membantu Anda menjadi lebih produktif.

1. Pertama, Amankan Akun Email Outlook Anda

Melindungi akun email Anda adalah salah satu penghemat waktu paling penting pada daftar tips Outlook kami. Akun email Anda sangat penting karena informasi pribadi (seperti laporan rekening bank, tagihan, pengiriman ulang kata sandi, dan lainnya) sering dikaitkan dengan email Anda. Jika orang lain berhasil mengakses akun email Anda dan hasilnya dapat mengakses kata sandi atau data keuangan, Anda dapat menghabiskan waktu berjam-jam untuk mencoba memperbaiki kerusakan.

Outlook tip secure your email
Mengatur kata sandi aman adalah bagian besar dari pengamanan email Outlook Anda.

Ini adalah satu kasus di mana penyerangan terbaik adalah pertahanan yang baik. Mengamankan Email Outlook Anda dengan memanfaatkan langkah-langkah keamanan Outlook dapat mencegah masalah di masa depan. Pelajari tentang keamanan Outlook dalam tutorial ini:

2. Lindungi Email Outlook dengan Mencadangkannya

Jika Anda pernah secara tidak sengaja menghapus atau salah menempatkan email penting, Anda tahu betapa tidak nyamannya (dan terkadang memalukan). Selain itu, jika Anda kehilangan akses ke email Outlook, Anda juga akan kehilangan akses ke pesan email yang tersimpan di dalamnya--kecuali jika Anda memiliki cadangan.

Untungnya, membuat cadangan email Anda di MS Outlook lebih mudah daripada yang disadari kebanyakan orang. Untuk menemukan enam metode pencadangan email Outlook Anda pelajari hal berikut ini:

3. Beritahu Kontak Anda dengan Tanda Tangan Email Profesional

Email Anda dapat memberi kesan kuat pada kontak Anda. Bahkan, terkadang email Anda menentukan kesan pertama yang dimiliki calon klien terhadap Anda. Dan penampilan email Anda memainkan peran besar dalam apa yang orang lain pikirkan tentang Anda. Salah satu cara untuk membuat pesan email Anda lebih menarik adalah dengan menambahkan tanda tangan email profesional. Anda akan menemukan petunjuk langkah demi langkah di sini:

4. Hemat Waktu Dengan Pintasan Keyboard Mudah

Tidak ada daftar tips dan trik Outlook yang lengkap tanpa menyertakan pintasan keyboard. Seperti kebanyakan perangkat lunak, Anda dapat mem-bypass sistem menu dan menggunakan pintasan keyboard untuk tugas-tugas umum. Seringkali, jika Anda sedang mengetik pesan email, lebih cepat menggunakan keyboard daripada membuka menu dan terkadang submenu. Dalam primer mudah ini pada pintasan keyboard Outlook kita melihat lebih dari 25 pintasan keyboard untuk tugas-tugas Outlook umum:

5. Jaga Kotak Masuk Anda Tetap Rapi Dengan Perintah Pembersihan

Tips Outlook berikutnya ini memecahkan masalah umum dalam percakapan email (juga dikenal sebagai utas email). adalah Jika utas email berlangsung sangat lama, Anda cenderung berakhir dengan banyak pesan yang menyertakan pesan lain. Pesan-pesan yang berlebihan ini dapat mengambil ruang di sistem email Outlook Anda, terutama jika email Anda hampir penuh atau jika beberapa email memiliki lampiran. Perbaiki masalah ini dengan cepat menggunakan alat Clean Up Microsoft Outlook. Tutorial di bawah ini menjelaskan cara menggunakan alat Clean Up

6. Atur Kotak Masuk Anda dengan Menguasai Rules MS Outlook

Salah satu cara penting untuk meningkatkan produktivitas Microsoft Outlook Anda adalah dengan menggunakan alat Rules MS Outlook. Rules dapat membantu Anda untuk secara otomatis mengurutkan email ke dalam folder yang sesuai, menandai pesan tertentu, memutar suara saat pesan diterima--dan banyak lagi. Temukan cara menggunakan rules dalam tutorial berikut:

7. Gunakan Pesan di Luar Kantor

Jika Anda berurusan dengan klien setiap hari melalui email, biarkan mereka tahu ke mana harus berpaling ketika Anda berada di luar kantor mungkin merupakan ide yang bagus. Ini sangat penting jika Anda memberikan dukungan teknis atau bantuan pelanggan lainnya melalui email. Untuk memberi tahu klien Anda siapa yang harus dituju saat Anda tidak ada, Anda dapat mengatur pesan di luar kantor. Tutorial dan video ini akan menunjukkan kepada Anda apa yang harus dilakukan:

8. Jadwalkan Pesan untuk Pengiriman Di Masa Mendatang

Tahukah Anda bahwa Anda dapat menjadwalkan email untuk pengiriman di masa mendatang? Ini adalah salah satu trik Outlook paling keren di luar sana dan dapat terbukti sangat berguna.

Bayangkan, misalnya, Anda ingin mengirim laporan status email ke bos Anda besok sehingga ada di kotak masuk email mereka di pagi hari. Satu-satunya masalah adalah Anda tidak mulai bekerja sampai jam 9:00 pagi dan bos Anda masuk pada jam 7:00 pagi. Dengan fitur Pengiriman Masa Depan, cukup tulis pesannya malam sebelumnya dan jadwalkan untuk dikirim pada jam 6:45 pagi.

Untuk menggunakan tips ini, tulis email seperti biasa. Sebelum Anda mengirim pesan, klik Options > Delay Delivery. Kotak dialog Properties muncul

outlook tip for scheduling future delivery

Di bawah Delivery Options Anda akan menemukan kotak centang di sebelah Do not deliver before. Centang kotak untuk mengaktifkan fitur. Kemudian pilih tanggal dan waktu dimana pesan tidak dapat dikirim sebelumnya. Tutup Properties box dan kirim pesan seperti biasa.

9. Pelajari Rahasia Mengirim File Besar

Outlook membatasi ukuran lampiran hingga 20 MB. Ini benar apakah Anda melampirkan satu file lebih dari 20 MB atau beberapa file yang berjumlah lebih dari 20 MB.

Jika Anda harus mengirim file yang sangat besar, Anda mungkin berpikir tidak ada cara untuk melakukannya dengan Outlook. Tetapi ada beberapa cara di sekitar batasan ukuran yang memungkinkan Anda membawa file Anda ke penerima yang dituju:

  1. Gunakan pengubahan ukuran otomatis Outlook.
  2. Zip file sebelum Anda mengirimnya.
  3. Kirim file melalui Microsoft OneDrive.

Untuk petunjuk terperinci tentang cara menangani file besar, tinjau tutorial berikut ini:

10. Simpan Item Outlook ke Desktop atau Folder Anda

Dari semua trik Outlook, yang ini mungkin yang paling mengejutkan. Atau mungkin saya tidak pernah berpikir untuk melakukannya. Tahukah Anda bahwa Anda dapat menyimpan item Outlook (pesan email, janji temu kalender, bahkan kontak) ke desktop Anda?

Untuk memulai, buka item yang ingin Anda simpan. Dalam contoh ini saya menggunakan janji temu kalender. Kemudian klik opsi menu File di bagian atas layar Outlook:

Save items to desktop or folder

Pada layar berikutnya pilih opsi Save As dari panel kiri.

save item to desktop or folder

File Explorer terbuka dan Anda dapat menentukan tempat menyimpan item Outlook Anda. Saya juga biasanya mengubah format ke .txt di layar ini juga.

11. Simpan Email sebagai File PDF

Apakah Anda perlu menyimpan hard copy dari email penting untuk file Anda, tetapi saat ini tidak memiliki akses ke printer? Mengapa tidak membuat file PDF? Setelah Anda mengonversi email Anda ke PDF, Anda dapat mentransfernya ke penyimpanan cloud OneDrive (atau penyimpanan cloud lainnya). Kemudian, ketika Anda memiliki akses ke printer, Anda dapat mengakses file dari cloud dan mencetaknya.

Situs Dukungan Microsoft memiliki petunjuk langkah demi langkah untuk membantu Anda mengekspor pesan Anda ke PDF.

12. Gunakan OneNote

Kebanyakan orang tahu Microsoft OneNote sebagai aplikasi pencatatan yang bermanfaat. Dan meskipun begitu, sebuah trik Outlook yang kebanyakan orang tidak sadari memasangkan OneNote dengan Outlook. Hasilnya adalah cara yang efisien untuk membuat risalah rapat. Pelajari peretasan OneNote/Outlook ini dan tips lain tentang penggunaan kedua alat bersama-sama dalam pelajaran ini:

13. Menjadi Pakar Kalender Outlook

Atau setidaknya mulai menggunakan kalender Outlook. Ketika Anda memikirkan Outlook, Anda mungkin memikirkan email. Tetapi ada banyak hal lain di Outlook. Salah satu tips Microsoft Outlook terbaik yang dapat saya berikan adalah memberitahu Anda untuk menguasai kalender Outlook. Anda tidak hanya dapat melacak rapat, janji temu, dan tugas — Anda juga dapat menggunakan kalender untuk membuat To Do List.

Mulai gunakan kalender lebih efektif dengan mempelajari tutorial ini:

14. Mengatur Beberapa Zona Waktu untuk Kalender

Jika Anda seorang pekerja jarak jauh seperti saya, kemungkinan Anda memiliki rekan kerja di zona waktu yang berbeda. Melacak semua perbedaan zona waktu itu bisa jadi menantang. Tips berikutnya untuk Outlook ini dapat membantu. Anda dapat menampilkan hingga tiga zona waktu di Kalender Outlook Anda.

Ini lebih mudah untuk dilakukan seperti yang mungkin Anda pikirkan. Mulai dengan kalender Outlook Anda yang terbuka. Klik pada tab File. Dari jendela Account information pilih Options. Kotak dialog Outlook Options muncul. Pilih Calendardari panel di sebelah kiri. Di bawah Time Zones, Anda akan melihat bahwa Anda memiliki hingga tiga opsi:

set up multiple time zones for calendar

Ketikkan nama untuk setiap zona waktu yang ingin Anda tambahkan di bidang Label. Gunakan daftar drop-down di sebelah kanan setiap bidang Zona Waktu untuk memilih zona waktu yang ingin Anda tampilkan di kalender Outlook Anda. Kemudian klik OK.

Outlook calendar with three time zones

Anda akan melihat bahwa kalender sekarang memiliki tiga zona waktu yang ditampilkan, berdampingan. Anda tidak akan pernah mendapatkan zona waktu yang membingungkan lagi.

15. Buat Catatan Tempel Digital

Salah satu tips favorit saya untuk menggunakan Outlook adalah membuat catatan tempel digital dari dalam Outlook. Hal yang menyenangkan tentang catatan tempel digital adalah tidak akan terkelupas dan tersesat.

Untuk membuat Outlook catatan tempel digital gunakan cara pintas keyboard CTRL+SHIFT+N. Catatan tempel digital Anda akan terlihat seperti ini:

Outlook digital sticky note

Satu hal yang menyenangkan adalah bahwa catatan tempel digital tetap berada di desktop Anda, bahkan jika Anda menutup Outlook.

15. Untuk Anggaran Ketat Ada Outlook.com

Outlook.com adalah alternatif berbasis awan gratis untuk email Microsoft Outlook. Meskipun kedua program tersebut serupa, keduanya tidak persis sama. Misalnya, Outlook.com memiliki iklan yang terlihat. Juga tidak ada dukungan teknis untuk Outlook.com. Ada perbedaan lain juga.

Jika Anda memerlukan sistem email dan Anda tidak mampu membayar untuk MS Office, Outlook.com bisa menjadi pilihan yang baik. Untuk perbandingan lengkap Outlook vs Outlook.com, baca artikel ini:

Pelajari Lebih Jauh Tentang Email

Anda baru saja mempelajari beberapa tips dan trik Outlook yang hebat yang akan menghemat banyak waktu. Tetapi ketika berbicara tentang email, ada banyak lagi yang harus dipelajari. Misalnya, Anda dapat mempelajari cara menulis email yang lebih baik. Berikut beberapa tutorial untuk membantu Anda:

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Cara Mengoptimalkan Kotak Masuk Anda

Tips email khusus non-Outlook yang saya dapatkan adalah untuk mengoptimalkan kotak masuk Anda. Atur folder dan kategori sehingga mereka bekerja untuk Anda. Kami memiliki sumber daya yang akan membantu Anda melakukannya. Untuk panduan lengkap tentang cara mengatur kotak masuk email Anda, daftarkan diri Anda untuk buletin Tuts+ Business dan dapatkan eBook gratis kami: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery.

Free email ebook

Gunakan Tips Microsoft Outlook Kami untuk Menghemat Waktu

Mengetahui cara menggunakan Outlook secara efektif dapat meningkatkan produktivitas Anda. Sekarang setelah Anda memiliki daftar beberapa tips dan trik Outlook terbaik kami, Anda siap untuk mulai menghemat waktu. Pilih satu atau lebih tips dan mulailah menggunakannya hari ini.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.