Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft
Business

15+ consejos rápidos y trucos para ahorrar tiempo en correos de Outlook para el 2019

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa Vazquez (you can also view the original English article)

Para muchos de nosotros, el correo ocupa mucho de nuestro tiempo. Las estimaciones varían acerca de la cantidad exacta de tiempo que pasamos en el correo electrónico. Pero la conclusión es que tu tiempo es valioso. Si puedes ahorrar aunque sea un poquito de tiempo en muchas tareas, ese ahorro verdaderamente puede acumularse.

Outlook tip email signature
Un consejo útil de MS Outlook es usar una firma gráfica de correo en Outlook para dar una impresión profesional a los clientes. Envato Elements tiene cientos de plantillas gráficas para correo.

Mejora tu productividad en Microsoft Outlook y te encontrarás trabajando más eficientemente. Ya sea que quieras convertirte en un experto de Outlook o simplemente ahorrar tiempo, apreciarás las sugerencias de este tutorial para ahorrarte tiempo en Outlook. Aquí compartiré 16 consejos para lograrlo que no querrás perderte.

Aprende a gestionar mejor tu correo electrónico con nuestro libro electrónico gratuito

Antes de adentrarnos en nuestra lista de consejos de Outlook, quiero informarte sobre un recurso gratuito que tenemos que puede ayudarte a tener una bandeja de correo menos saturada. La guía definitiva para dominar una bandeja de entrada en cero está llena de estrategias para la organización de bandejas de entrada así como excelentes consejos para administrar todo tu correo entrante más eficientemente.

Guide to Inbox Zero Mastery

Ahora exploremos algunos trucos y consejos para Outlook que te ahorrarán tiempo y te ayudarán a ser más productivo.

1. Primero, asegura tu cuenta de correo de Outlook

Proteger tu cuenta de correo es una de las actividades de ahorro de tiempo más importantes de nuestra lista de consejos para Outlook. Tu cuenta de correo es crítica, ya que a menudo hay información personal (por ejemplo estados de cuenta bancarios, facturas, reenvíos de contraseñas y más) vinculada a tu correo electrónico. Si alguien más logra acceder a tu cuenta de correo y, como resultado, logra acceder a contraseñas o datos financieros, puedes pasar horas literalmente intentando deshacer los daños.

Outlook tip secure your email
Establecer contraseñas robustas es una parte importante de asegurar tus correos de Outlook.

Este es un caso en el que la mejor ofensa es una buena defensa. Asegurar tus correos electrónicos de Outlook aprovechando las medidas de seguridad de este programa te permite prevenir problemas futuros. Aprende sobre la seguridad en Outlook en este tutorial:

2. Protege correos electrónicos de Outlook respaldándolos

Si alguna vez has eliminado o extraviado accidentalmente un correo importante, sabes lo inconveniente (y algunas veces vergonzoso) que puede ser. Además, si perdiste el acceso a tu correo de Outlook, también perdiste acceso a los mensajes almacenados en él, a menos que tengas respaldos.

Afortunadamente, respaldar tu correo electrónico en MS Outlook es más fácil de lo que la mayoría de las personas cree. Para descubrir seis métodos diferentes de respaldo para tu correo de Outlook estudia lo siguiente:

3. Sorprende a tus contactos con una firma de correo electrónico profesional

Tus correos electrónicos pueden causar una poderosa impresión en tus contactos. De hecho, algunas veces tu correo establece la primera impresión que un cliente potencial tiene de ti. Y la apariencia de tu correo juega un papel importante en la opinión que otros tienen de ti. Una manera de volver más atractivos tus mensajes de correo es añadir una firma de correo profesional. Encontrarás instrucciones paso a paso aquí:

4. Ahorra tiempo con sencillas atajos de teclado

No hay lista de trucos y consejos de Outlook que esté completa sin incluir los atajos del teclado. Al igual que con la mayoría de las herramientas de software, puedes evitar el sistema de menús y usar atajos del teclado para las tareas comunes. A menudo, si estás a la mitad del proceso de escribir un mensaje de correo, es más rápido usar el teclado que abrir un menú, y algunas veces un submenú. En este sencillo manual sobre atajos del teclado de Outlook, revisamos más de 25 atajos para tareas comunes en dicho programa:

5. Mantén tu bandeja de entrada ordenada con el comando Clean Up (Limpieza)

Este siguiente consejo de Outlook resuelve un problema común de las conversaciones de correo (también conocidos como hilos de correo electrónico). Si un hilo de correo se prolonga durante mucho tiempo, es probable que termines con una gran cantidad de mensaje que incluyen otros mensajes. Estos mensajes redundantes pueden ocupar espacio en tu sistema de correo de Outlook, especialmente si tu correo está próximo a llenarse o si muchos de los mensajes tienen archivos adjuntos. Resuelve este problema rápidamente usando la herramienta Clean Up (Limpieza) de Microsoft Outlook. El siguiente tutorial describe cómo usar la herramienta Clean Up.

6. Gobierna tu bandeja de entrada dominando las reglas de MS Outlook

Una manera importante de incrementar tu productividad en Microsoft Outlook es a través del uso de la herramienta Rules (Reglas) de MS Outlook. Las reglas pueden ayudarte a organizar automáticamente el correo electrónico en las carpetas adecuadas, marcar ciertos mensajes, reproducir un sonido cuando un mensaje sea recibido, y mucho más. Descubre cómo usar reglas en los siguientes tutoriales:

7. Usa un mensaje para indicar que estás fuera de la oficina

Si tratas con clientes diariamente a través del correo electrónico, informarles sobre a dónde acudir cuando estás ausente de la oficina quizá sea una buena idea. Esto es particularmente importante si proporcionas soporte técnico u otro tipo de asistencia al cliente a través del correo electrónico. Para informar a tus clientes con quién deben ponerse en contacto durante tu ausencia, puedes configurar un mensaje para cuando estés ausente de la oficina. Este tutorial y video te mostrarán qué hacer:

8. Programa un mensaje para su entrega futura

¿Sabías que puedes programar un mensaje para que sea enviado posteriormente? este es uno de los trucos más geniales de Outlook y puede ser verdaderamente útil.

Imagina, por ejemplo, que quieres enviar un reporte de estado por correo a tu jefe mañana, para que esté en su bandeja de correo a primera hora de la mañana. El único problema es que no comienzas a trabajar sino hasta las 9:00 a. m. y tu jefe llega a las 7:00 a. m. Con la herramienta de entrega posterior, simplemente escribe el mensaje la noche anterior y prográmalo para que sea entregado a las 6:45 a. m.

Para usar este consejo, escribe el correo electrónico como lo harías normalmente. Antes de enviar el mensaje haz clic en Options > Delay Delivery (Opciones > Entrega demorada). Aparecerá el cuadro de diálogo Properties (Propiedades)

outlook tip for scheduling future delivery

Dentro de Delivery Options (Opciones de envío) encontrarás una casilla de verificación a un lado de Do not deliver before (No enviar antes). Marca la casilla para activar la herramienta. A continuación selecciona una fecha y una hora antes de las cuales no será posible enviar el mensaje. Cierra el cuadro Properties (Propiedades) y envía el mensaje como lo harías normalmente.

9. Aprende los secretos del envío de archivos grandes

Outlook limita el tamaño de los archivos adjuntos a 20 MB. Esto es cierto ya sea que estés adjuntando un único archivo de más de 20 MB o múltiples archivos cuya suma de tamaños sea mayor a 20 MB.

Si tienes que enviar un archivo muy grande, es posible que pienses que no hay manera de hacerlo con Outlook. Pero existen alternativas para evitar el límite de tamaño que te permitirán enviar tu archivo (o archivos) al destinatario:

  1. Usa el cambio de tamaño automático de Outlook.
  2. Comprime el archivo antes de enviarlo.
  3. Envía el archivo a través de Microsoft OneDrive.

Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo gestionar archivos grandes, revisa lo siguiente:

10. Guarda elementos de Outlook en tu escritorio o en una carpeta

De todos los trucos de Outlook, este quizá sea el más sorprendente. O tal vez yo nunca pensé en hacerlo. ¿Sabías que puedes guardar elementos de Outlook (mensajes de correo, citas del calendario, incluso contactos) en tu escritorio?

Para comenzar, abre el elemento que quieras guardar. En este ejemplo estoy usando una cita del calendario. Luego haz clic en el menú File (Archivo) de la parte superior de la pantalla de Outlook:

Save items to desktop or folder

En la siguiente pantalla selecciona la opción Save As (Guardar como) del panel izquierdo.

save item to desktop or folder

El explorador de archivos se abrirá y puedes definir el lugar en el que quieras guardar tu elemento de Outlook. Usualmente cambio el formato a .txt en esta pantalla también.

11. Guarda un correo electrónico como un archivo PDF

¿Necesitas tener una copia física de un correo crítico para tus archivos, pero en este momento no tienes acceso a una impresora? ¿por qué no creas un archivo PDF? Una vez que hayas convertido tu correo electrónico a un PDF, puedes transferirlo al servicio de almacenamiento en la nube de OneDrive (o a cualquier otro almacenamiento en la nube). Posteriormente, cuando tengas acceso a una impresora, puedes acceder al archivo desde la nube e imprimirlo.

El sitio de soporte de Microsoft tiene instrucciones paso a paso para ayudarte a exportar tus mensajes a PDF.

12. Usa OneNote

La mayoría de las personas conocen Microsoft OneNote como una útil aplicación para tomar notas. Y, si bien es eso, un truco de Outlook que la mayoría de las personas desconocen une a OneNote con Outlook. El resultado es una manera simplificada de crear actas de reuniones. Aprende este truco de OneNote/Outlook y otros consejos sobre el uso de estas dos herramientas juntas en esta lección:

13. Conviértete en un experto en el calendario de Outlook

O al menos comienza a usar el calendario de Outlook. Cuando piensas en este programa, probablemente piensas en correos electrónicos. Pero Outlook tienen muchas otras funciones. Uno des los mejores consejos para Microsoft Outlook que puedo darte es decirte que domines el calendario de Outlook. No solamente serás capaz de hacer un seguimiento de las reuniones, citas y tareas — también puedes usar tu calendario para crear una To Do List (Lista de cosas por hacer).

Comienza a usar el calendario de manera más efectiva estudiando este tutorial:

14. Configura múltiples zonas horarias para el calendario

Si eres un trabajador remoto como yo, es probable que tengas compañeros de trabajo en diferentes zonas horarias. Mantenerte al tanto de todas esas diferencias de zonas horarias puede ser un reto. Este siguiente consejo para Outlook puede ayudarte. Puedes mostrar hasta tres zonas horarias en tu calendario de Outlook.

Esto es más fácil de lograr de lo que piensas. Comienza abriendo tu calendario de Outlook. Haz clic en la pestaña File (Archivo). Desde la ventana Account Information (Información de cuenta) selecciona Options (Opciones). Aparecerá el cuadro de diálogo Outlook Options (Opciones de Outlook). Selecciona Calendar (Calendario) desde el panel de la izquierda. Dentro de Time Zones (Zonas horarias) verás que tienes hasta tres opciones:

set up multiple time zones for calendar

Escribe el nombre de cada zona horaria que quieras añadir en el campo Label (Etiqueta). Usa la lista desplegable a la derecha de cada campo de zona horaria para seleccionar una zona que quieras mostrar en tu calendario de Outlook. Luego haz clic en OK.

Outlook calendar with three time zones

Te darás cuenta de que el calendario ahora tiene tres zonas horarias a la vista, una al lado de la otra. Nunca confundirás las zonas horarias de nuevo.

15. Crea una nota adhesiva digital

Otro de mis consejos favoritos para usar Outlook es crear una nota adhesiva digital desde el interior de dicho programa. Lo bueno de tener una nota digital es que no se despegará ni se perderá.

Para crear una nota adhesiva digital en Outlook usa el atajo de teclado CTRL+SHIFT+N. Tu nota digital se verá más o menos así:

Outlook digital sticky note

Un buen detalle es que la nota adhesiva digital permanece en tu escritorio incluso si cierras Outlook.

15. Para presupuestos ajustados existe Outlook.com

Outlook.com es una alternativa gratuita basada en la nube para el correo de Microsoft Outlook. Aunque ambos programas son similares, estos no son exactamente iguales. Por ejemplo, Outlook.com tiene anuncios visibles. Tampoco hay soporte técnico para Outlook.com. Existen otras diferencias también.

Si necesitas un sistema de correo y no puedes pagar MS Office, Outlook.com puede ser una buena opción. Para ver una comparación completa de Outlook vs Outlook.com, lee este artículo:

Aprende aún más sobre correos electrónicos

Acabas de aprender algunos muy buenos consejos y trucos para Outlook que te ahorrarán mucho tiempo. Pero, cuando se trata de correos electrónicos, hay mucho más por aprender. Por ejemplo, puedes aprender a escribir mejores mensajes de correo. Aquí tienes algunos tutoriales que pueden ayudarte:

Aprende más sobre cómo optimizar tu bandeja de entrada

Un consejo que recibí sobre correo electrónico que no es específico de Outlook es optimizar tu bandeja de entrada. Organiza las carpetas y categorías para que trabajen para ti. Tenemos un recurso que te ayudará a lograrlo. Para obtener una guía completa sobre cómo organizar tu bandeja de entrada de correo, regístrate al boletín de noticias de Tuts+ Business y obtén nuestro libro electrónico gratuito: La guía definitiva para dominar una bandeja de entrada en cero.

Free email ebook

Usa nuestros consejos de Microsoft Outlook para ahorrar tiempo

Saber cómo usar Outlook de manera efectiva puede incrementar tu productividad. Ahora que tienes la lista de algunos de nuestros mejores consejos y trucos para Outlook, estás listo para comenzar a ahorrar tiempo. Elige uno o más de los consejos y comienza a usarlos hoy mismo.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.