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10 Errores de Presentaciones de Negocios (Y Cómo Evitarlos)

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Spanish (Español) translation by Javier Salesi (you can also view the original English article)

Todos venden algo en los negocios.

No importa la descripción de tu trabajo o puesto.

A veces estás tratando de ganar nuevos clientes. Otras veces, estás intentando obtener nuevos inversionistas o llamar la atención de la prensa en una conferencia. Y en ocasiones sólo estás proporcionando los números del trimestre a tu jefe.

Cualquiera que sea el caso, diariamente tienes que informar y (ojalá) persuadir a los que te rodean a creer en tu visión (y más importante, creer en tí) para obtener más dinero, notoriedad, o recursos internos.

Presentar ésta información compleja en un formado fácil de digerir no es sencillo.

Y para empeorar el asunto, con frecuencia no se enseña en ninguna escuela formal tampoco-lo que significa que tienes que defenderte por tí mismo (y con frecuencia resulta un desorden).

Seguro, tener un buen diseño de presentación es un buen lugar para comenzar.

Sin embargo, hay una montón de otras variables que determinan últimamente si tu presentación será un fracaso o un éxito.

Aquí están diez de las más importantes ideas de presentaciones para evitar errores críticos, junto con unos cuántos consejos para mejorar cada problema.

Business Presentation Ideas to Avoid Critical Mistakes
Ideas de presentación de negocios para evitar errores críticos. (origen de la gráfica)

Error 1. No Tener un Guión para Tu Presentación

Todas las buenas presentaciones y discursos comienzan con un guión conciso.

Aunque no lo creas, hay algún método para ésta locura cuando redactas una presentación profesional.

Está en algún lugar entre un esquema y un documento completo que te ayuda a sentar las bases o trabajo preliminar, antes de proporcionar materiales de apoyo y finalmente pasar a la conclusión.

No cometas el error de no redactar primero tu presentación. Hay una razón de por qué los Directores Ejecutivos suenan tan prolijos dando conferencias y presidentes diseñando sus discursos. Aprende más sobre el proceso de redactar la presentación:

Nota: Ello es especialmente cierto cuando vas a dar un presentación estructurada más formal, como con un plan de negocio.

Error 2. Leer; No Hablar

El objetivo de la presentación, si hay dos personas con las que te reúnes o hay 100, es realizar una conexión. Quieres que cada persona sienta como si les hablaras directamente; creando la confianza de la audiencia en tí y en la información de la que estás hablando.

Sin embargo, toda esa conexión y credibilidad desaparece cuando agachas la cabeza, tus ojos miran hacia abajo, y comienzas a hablar con una voz monótona, leyendo directamente del papel, tus diapositivas o tus notas.

Primero que nada, si tienes que leer el contenido en la diapositiva, hay demasiadas palabras (pero regresaremos a ésto en un segundo).

El gran pecado es la falta de compromiso que ocurre, cuándo los ojos de las personas se mueven en diferentes direcciones pues se topan con una cantidad importante de información.

Debes trabajar para evitar eso, y enfocarte en realizar una presentación que logre persuadir.

Dicho eso, tampoco debes memorizar todo el material. Mejor, resalta de tres a cinco de los principales puntos de la narrativa y ponte cómodo hablando improvisadamente para agregar contexto y ejemplos.

Error 3. No Practicar Lo Suficiente

Redactar un guión básico o esquema para tu discurso es un buen inicio. Pero no será ágil hasta que realmente te sientes y lo practiques.

Un orador alguna vez me dijo que deberías practicar o ensayar alrededor de una hora por cada minuto de discurso. ¿Discurso de veinte minutos? ¡Veinte horas!

Mientras eso parece exagerado, exponer tu discurso con notas (primero), y posteriormente sin notas, de principio a fin, una y otra vez, guardará la información en tu memoria y la retendrás naturalmente.

Con la reiteración, también te empiezas a dar cuenta de los pequeños detalles que pueden hacer una gran diferencia en una presentación. Por ejemplo, las transiciones entre diferentes secciones. Las pausas para resaltar los puntos clave. E incluso el 'bloqueo', o acostumbrarte a cómo tu postura, movimiento y gestos se verán en un escenario.

Si necesitas practicar más una presentación, y tienes alguna ansiedad de hablar en público, deberías saber que es una sensación normal. Aprende cómo superarla:

El otro beneficio de la práctica frecuente es que deberías poder fácilmente ..

Error 4. Pasarte (O Quedarte Corto) del Tiempo

.. tu tiempo.

Nada da la sensación de amateurismo que un orador que no logra cumplir con su tiempo asignado.

En una larga sesión, quedarte muy corto de tiempo y no tener suficiente material es una de las formas más rápidas de afectuar tu credibilidad. Y en sesiones más cortas con un cliente o jefe, no respetar su tiempo al tatar de mantenerlos mucho tiempo puede arruinar un acuerdo.

Si has estado practicando frecuentemente, deberías comenzar a usar un cronómetro mientras te vuelves más proeficiente para ver donde acaba tu material.

En ocasiones podrías tener que añadir más ejemplos o historias para ilustrar tus conceptos (y extender el tiempo un poco). Mientras que otras veces podrías tener que reducir diapositivas o secciones y hablar un poco más rápido para asegurarte de no pasarte del tiempo.

La clave, es no adivinar. Debes saber, antes del día de la presentación, exactamente cuánto va a durar tu presentación (en uno o dos minutos).

Error 5. Diseño Aburrido y No Profesional

Sólo le toma a la gente unos 50 milisegundos formarse una primera impresión, e increíblemente un 94% de ello es por tu diseño.

En una presentación, eso significa que tu conjunto de diapositivas es el punto de inicio obvio.

Seguramente, esos inversionistas o asistentes a la conferencia ya han visto esa plantilla predeterminada en PowerPoint cientos de veces en los últimos años.

Afortunadamente, te hemos equipado con unas plantillas modernas de presentación en PowerPoint con diseños de calidad-premium.

Ejemplo: la acertadamente lllamada plantilla Simplicity en PPT presenta bellas (y minimalistas) diapositivas pre-formateadas con imágenes de alta calidad y poco texto:

Simplicity Minimal PowerPoint Template
Simplicity - Plantilla de Presentación en PowerPoint sencilla y fácil de editar.

Una de las mejores cosas de comenzar con plantillas pre-elaboradas diseñadas profesionalmente como éstas es que tienen unos consejos de diseño de presentación 'que no se les da importancia' desde el principio (además de esos pequeños íconos y detalles que pueden hacer un mundo de diferencia).

Simplicity simple timeline slide
Plantilla Simplicity en PPT - diapositiva de línea de tiempo sencilla.

Por ejemplo, con frecuencia puedes toparte con problemas y errores al seleccionar adecuadamente tu propia tipografía y colores.

La elección de tu tipografía puede puede proyectar modernidad y sofisticación o estridencia y vulgaridad. Las elecciones de color también pueden subconscientemente proyectar confianza, o que está pasado de moda. Quieres que los diseños de tus diapositivas comuniquen visualmente, y encajen con tus conceptos también, mientras expones tu presentación.

Error 6. No Resolver las Fallas Técnicas

Hay dos cosas con las que puedes contar cuando das una presentación.

La primera, es que sin lugar a dudas vas a estar nervioso. Eso es normal, y la buena noticia es que puedes aprovechar esa energía nerviosa para ayudar a impulsar tu desempeño.

La segunda, es que habrá algún error o falla técnica.

Equipos deportivos profesionales comúnmente viajan uno o dos días antes a una locación, y realizan una práctica en el mismo campo en que van a jugar. Incluso utilizan los vestidores y hacen un 'ensayo de vestidor' en la locación para resolver cualquier falla.

Si no estás familiarizado con la sede o la locación, trata de accesar a la locación específica en la que vas a exponer un día antes si es posible.

De esa forma puedes practicar unas cuantas veces frente a todas esas sillas vacías para tener una sensación de cómo se distribuirá la audiencia, junto con cómo un movimiento se debe ajustar consecuentemente.

También puedes practicar las conexiones con cualquier computadora, micrófonos y otro equipo audiovisual.

Idealmente, cuando apareces el día de la presentación, deberías sólo pensar en hacer un gran trabajo (y no estresarte por si olvidaste un cable HDMI).

Error 7. Diapositivas Llenas de Texto

Las mejores diapositivas para la presentación también son generalmente las más simples y sencillas.

Eso significa no transiciones llamativas. No conceptos sobrecargados de viñetas. Y poco o nada de material como sonidos o videos.

Un truco es tratar y usar una diapositiva para presentar sólo un mensaje o concepto. Ello mantendrá tu exposición ágil; ayudando a la audiencia a enfocarse en tu mensaje.

Y otro punto a favor es que te ayudará a eliminar el uso de largos párrafos de texto.

Mejor, piensa en cada diapositiva como un soporte visual, que ayude o muestre un ejemplo de lo que estás hablando para cada concepto.

Un ejemplo perfecto incluye gráficas o tablas relevantes que ilustran instantáneamente el mensaje clave detras de lo que están hablando (como usar una flecha verde hacia arriba y hacia la derecha para referirse al éxito).

Business Mix PowerPoint presentation slide graphic
Diapositiva Gráfica Combinada para Presentación de Negocios en PowerPoint.

Descubre más diseños profesionales en PowerPoint, con numerosos maquetados de diapositiva y opciones infográficas:

Error 8. Descuidar los Conocimientos de la Audiencia

El tecnicismo puede ser bueno o malo.

Si estás hablando ante personas con experiencia técnica, hablando una y otras vez de GIT es sensacional. Te da un lazo común, e inmediatamente deja que éstas personas sepan que exactamente lo que ellas hacen.

Sin embargo, por el contrario, mencionar un término técnico te asegurará perder a tu audiencia unos cuántos minutos después de que comenzaste a hablar.

En un mundo ideal, tu contenido debe ser creado (o adaptado) teniendo en mente el conocimiento y las preferencias de la audiencia. Si es un cliente, pregunta a tu orientador interno o quien sea que los haya presentado. Si es un evento más grande, pregunta al organizador algunos detalles sobre la audiencia, cuáles son sus intereses y problemas, y el tipo o estilo de contenido que les interesa.

A veces ello será información detallada de un caso de estudio, mientras que otras ocasiones serán consejos sobre realizar acciones no trascendentales. Presentarse uno con el otro, es un error común- ¡aún si tu contenido es bueno!

Error 9. No Poder Captar la Atención de Tu Audiencia

La duración del discurso puede tener un enorme impacto sobre si la audiencia va a prestar atención o no en toda la exposición.

Sin embargo tu exposición-que incluye todo desde tu volumen, pausa, ritmo, lenguaje corporal y más- puede también ayudar a cautivar o aburrir a tu audiencia.

Por ejemplo, aumentar o bajar considerablemente el volumen de palabras que dices no sólo puede hacer la presentación más interesante sino también añadir énfasis en ciertas palabras o frases.

Lo mismo aplica para la velocidad, la disminución del ritmo e insertar pausas más largas de lo habitual para dar a las personas un segundo extra para digerir lo que dijiste.

Más allá de éstos pequeños trucos y gestos dramáticos, tu mismo contenido debe enganchar emocionalmente a la gente también.

Por ejemplo, no sólo lanzar la 'solución' o los consejos. Mejor, pasa algún tiempo extra en el inicio-y a lo largo de todo la presentación-poniendo ésta información en un mayor contexto que se relaciona con los principales problemas en la vida de tu audiencia que pueden resolverse.

Descubre técnicas adicionales sobre cómo exponer una presentación amena:

Error 10. No Dejar Asignaciones o 'Próximos Pasos'

Seguramente, tu audiencia recibió mucha información.

Si estás hablando en una conferencia por la tarde o es el tercer día, probablemente ya estarán mentalmente exhaustos.

Así que asegúrate de que tu presentación sea fácil de seguir.

Comienza con un simple esquema de la agenda al principio para darle a la gente una visión general paso por paso de lo que vas a cubrir.

Si haces énfasis en un concepto, repítelo. Múltiples veces.

Cuando estás a punto de pasar a una nueva sección, reitera lo que acaban de aprender y dáles una previsualización de lo que van a descubrir en la siguiente sección.

Y al final, pero seguramente no menos importante, dáles una tarea clave o 'próximo paso' para hacer después de que termines de hablar.

Las mejores presentaciones de negocios están destinadas a inspirar acción. Y finalizar después de recitar sólo los hechos, sin organizar esa información en contexto o explicar cómo (y por qué) deben hacer algo con ella, hará que tu discurso decaiga.

Aprende más técnicas creativas sobre cómo inspirar a tu audiencia a actuar:

Sigue éstos 10 Consejos para Presentaciones de Negocios - para Mejores Resultados

Avoid common mistakes to deliver a great business presentation
Evita los errores comunes para exponer una magnífica presentación de negocios. (origen de la gráfica)

Mientras que pudiste haber sido enseñado hace años a dar un dicurso o presentación básica, una importante presentación de negocios con dinero real de por medio es algo totalmente diferente.

El problema es que los errores comunes, como leer tu diseño de diapositivas con poco espacio en blanco , diseñado de manera amateur y aburrida socava completamente tu credibilidad; perdiendo a la audiencia desde que comenzaste a hablar.

¿No hay atención o confianza por parte de la audiencia?

Tampoco habrá nuevas ventas, financiamiento, referencias o reseñas.

Afortunadamente, puedes comenzar por abordar los diez consejos de arriba (y agregar mucha práctica) para asegurar que tu próxima presentación de negocios se desarrolle sin contratiempos.

Si estás buscando un lugar fácil para iniciar, consulta ésta guía sobre plantillas en PowerPoint para asegurarte que tienes las bases sobre el diseño antes de avanzar a técnicas de presentación más avanzadas.

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