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Guida di libero professionista di contabilità base

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Freelance Financial Bootcamp.
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Italian (Italiano) translation by Mirko Pizii (you can also view the original English article)

Come libero professionista, probabilmente non ottenere eccitato quando pensi di contabilità (a meno che non vi capita di essere un freelance contabile). Probabilmente appena si desidera registrare in modo semplice, chiaro e pensarci il meno possibile.

La buona notizia è che questo è esattamente il giusto approccio.

Dopo tutto, la base dinamica della vita freelance è che vieni pagato solo quando si stanno completando i progetti per i clienti. Per avere successo, è necessario massimizzare il tempo di lavoro per i clienti e ridurre al minimo il tempo che speso su admin.

Così i più complessi sistemi di contabilità in partita doppia che utilizzano le imprese più grandi sarebbero probabilmente eccessivo per la maggior parte dei liberi professionisti. Se siete interessati, è possibile leggere su quei sistemi in questa esercitazione di contabilità 101. Ma che cosa ho intenzione di fare in questo tutorial è mantenere le cose semplici, concentrandosi solo sui record chiave che è necessario tenere come libero professionista, e come è possibile organizzare le cose.

Inizieremo guardando quali contabilità è e perché è importante. Quindi riguarderemo i record che è necessario mantenere, ed esamineremo alcuni modi diversi di tenere traccia, dalla carta ai fogli di calcolo per applicazioni finanziarie e software. Ci occuperemo anche la questione di quanto tempo è necessario tenere tutti questi record.

1. che cos'è la contabilità?

In un precedente tutorial in questa serie di Bootcamp finanziario Freelance, hai imparato a bilancio come libero professionista. In questo tutorial, abbiamo istituito un sistema per tenere traccia di reddito e le spese e proiettarle nel futuro.

Contabilità è interessato anche il reddito e le spese, ma è diverso in un paio di modi.

In primo luogo, si tratta di passato invece il futuro. Non stiamo cercando di stimare quanto faremo il prossimo mese o l'anno prossimo qui. Siamo solo interessati a mantenere registrazioni accurate di ciò che è accaduto.

In secondo luogo, la contabilità è molto più granulare. Quando stavamo facendo un bilancio, ci siamo concentrati sui totali: totale delle entrate, le spese totali, e se hanno aggiunto fino a lasciare un profitto totale. Con contabilità, d'altra parte, abbiamo bisogno di tenere traccia di ogni singola operazione, affinché sappiamo chi ha pagato noi, quando ci hanno pagato, quanto ci hanno pagato e quello che hanno pagato noi per (e lo stesso per le spese).

Quindi, in sostanza, la contabilità è la registrazione sistematica degli affari finanziari della tua attività freelance. Essa può assumere molte forme e ci arriveremo ad alcune di quelle più tardi, ma la cosa importante è avere un sistema che funziona per voi e ti permette di tenere facilmente traccia di quanto hai guadagnato e quanto hai speso.

Perché abbiamo bisogno di tali record? Una motivazione importante è ai fini fiscali. Dichiarazione dei redditi può spesso essere più complicato per i lavoratori autonomi, che è per i dipendenti retribuiti, e ottiene un bel po ' più complicato se dovete scavare attraverso un mucchio di ricevute ed estratti conto bancari per capire quanti soldi fatto. Se avete dettagliate, dati finanziari ben organizzati, le cose andranno molto più agevolmente. E se le autorità fiscali mai chiedono ulteriori chiarimenti, o anche fanno un controllo su vasta scala dei vostri affari, buon record sono una necessità.

Ma non è solo per il fisco che è necessario mantenere buoni dischi. È anche la Fondazione di avere successo nel vostro business freelance. Se stai impostando obiettivi per il tuo business, budgeting, pianificazione tuoi risparmi e investimenti, impostare i vostri prezzi, o qualsiasi altra cosa, è necessario dati buoni e solidi su cui lavorare da.

2. quali record è necessario tenere?

Quindi ora che si conosce quali contabilità è e perché è importante, diamo un'occhiata a quello che record è necessario mantenere.

Le nozioni di base

Un modo semplice per vedere le cose è questa:

Ogni volta che si riceve denaro da un client, è necessario registrare che; ogni volta che si spendono soldi per conto del vostro business, è necessario registrare che troppo.

Che cosa avete bisogno di registrare e come si registra possono variare a seconda del tipo di reddito e di spesa, ma qui sono i requisiti minimi:

  • che hai ricevuto i soldi da o ha pagato per
  • la data di
  • l'importo
  • lo scopo

Quindi se sei un designer freelance, per esempio, il vostro reddito per agosto potrebbe essere qualcosa come questo:

Data Client Importo Dettagli
1° agosto 15 XYZ Corp. $250,00 Disegno di marchio
5 agosto 15 ABC Inc. $1.000,00 Sito Web rebranding
20 agosto 15 John Smith $1.750,00 Inviti di nozze
E le vostre spese potrebbero essere simile al seguente:
Data Beneficiario Importo Dettagli
10 agosto 15 ACME Software $500,00 Pacchetto di software di progettazione
15 agosto 15 ABC Realty $500,00 Affitto di uffici
17 agosto 15 Cancelleria XYZ $200,00 Forniture per inviti di nozze

Non preoccuparti per ora come organizzare questi record in un foglio di calcolo o altrove. Che verranno illustrate nella sezione 3.

Più dettagli

Oltre a registrare le date, importi ed altri dati di base in un elenco, è necessario anche mantenere dettagli extra su ogni transazione, incluso il supporto di documenti che è possibile fare riferimento a se necessario.

Per la progettazione del logo, ad esempio, si dovrebbe tenere la fattura che è inviata al client, che vi mostrerà l'indirizzo completo del cliente e ulteriori informazioni per il lavoro in se. E si dovrebbe tenere un record del pagamento stesso, ad esempio un estratto conto bancario mostrando il trasferimento di fondi.

Per le spese come le forniture di cancelleria, si dovrebbe tenere la ricevuta originale che è ricevuta dal fornitore. Si potrebbe anche mantenere la prova del pagamento, se del caso, ad esempio un'istruzione di carta di credito, mostrando i $200 viene addebitato sulla tua carta.

Il motivo principale per mantenere questi record supplementari è così che è sempre possibile dimostrare dove il vostro reddito è venuto da e dimostrare che le spese erano spese aziendali validi (ad esempio se si sta affermando loro come deduzioni sulla vostra dichiarazione dei redditi, e le autorità fiscali richiedono prova).

Ma è anche bene tenere questi record per il tuo bene. Se un vecchio cliente ritorna a voi dopo pochi anni e vuole lavorare con voi ancora una volta, è buona essere in grado di mettere le mani sull'originale della fattura per il lavoro precedente, in modo che si può vedere quanto addebitato e come il rotto. Se le spese sono oramai fuori controllo, è bello per essere in grado di guardare i dettagli di dove speso i vostri soldi, così che è possibile identificare aree di tagliare.

A seconda di come organizzare il tuo business freelance, potrebbe essere necessario tenere traccia delle cose extra, come record di nessuno che è impiegato e dettagli di quanto usato l'auto o la vostra casa per affari vs. uso personale. Non posso coprire tutte le possibilità, quindi ai fini di questo tutorial mi sto coprendo i principi generali, e li potrete adattare alle vostre circostanze personali.

3. come si dovrebbe organizzare i tuoi record?

Abbiamo esaminato che cosa dovete tenere, ma finora abbiamo solo un paio di liste e una pila di fatture e ricevute. Che non è molto ben organizzato. In questa sezione potrai tirarlo insieme in qualcosa di più lavorabile.

La versione di foglio di calcolo

Ci sono diversi modi di organizzare i record, ma inizierò con una semplice versione utilizzando un foglio di calcolo Excel molto essenziale.

L'idea è semplicemente impostare un foglio di calcolo per ogni anno, con una scheda per "Reddito" e un altro per "Spese". Disporre di colonne per tutti i dettagli importanti come la data, cliente, quantità e così via e riempirli appena come si va avanti. Mi hai allegato il modello per questo tutorial, quindi sentitevi libero di scaricare il programma dalla barra laterale.

Come fogli di calcolo, naturalmente, questo è molto semplice. L'idea è di mantenerlo semplice per ora e per renderlo più semplice possibile per voi iniziare a registrare tutte le operazioni in questione. Se è possibile farlo, quindi alla fine dell'anno almeno avrai record completi di lavorare da. E naturalmente può utilizzare la potenza di Excel per analizzare i dati, calcolare il vostro reddito di mese, dal cliente, dal tipo di lavoro e così via. Considera questo modello di base come punto di partenza, il minimo indispensabile di registrazione e personalizzare come si desidera.

Allora cosa fare con tutte quelle fatture e le ricevute? Se possibile, analizzarli tutti, dare loro nomi significativi (ad esempio "XYZCorp-Logo-Apr15.pdf", non "Scan01.pdf"!) e tenerli in cartelle sul computer organizzati per anno e mese. Quindi la gerarchia sarebbe simile a questo:

File system hierarchy

All'interno di ogni cartella, avete le copie digitalizzate di ogni ricevimento, dichiarazione o altro documento da quel mese. In questo modo, se avete bisogno di sapere di più su una transazione che ha avuto luogo il 12 aprile 2015, basta andare nella cartella di aprile 2015 e trovare il relativo documento. Se si dispone di un business su larga scala e una quantità enorme di documenti, potrebbe essere necessario adottare un sistema di archiviazione più sofisticato, ma questo dovrebbe funzionare bene per la maggior parte dei liberi professionisti.

Un punto importante da notare: È necessario essere sicuri che le autorità fiscali nel vostro paese accetterà copie elettroniche dei documenti come prova. Se chiedono le copie originali di carta, naturalmente è necessario mantenere quelle. È possibile adottare lo stesso principio come io abbia posato fuori sopra, ma in forma fisica: carta o plastica cartelle per reddito e spese ogni anno, suddivise in sezioni per ogni mese.

Software/applicazioni finanziarie

Ho iniziato mostrando il metodo del foglio di calcolo, perché è semplice, gratuito e facile da implementare. Ma non c'è una vasta gamma di applicazioni finanziarie e pacchetti di contabilità là fuori, come Quicken Home & Business, FreeAgent, FreshBooks, Pulse, Xero e molti altri.

Il vantaggio principale dell'utilizzo di software o applicazioni online è che si può fare molto di più con i dati. Molti di loro hanno tutta una serie di funzioni diverse, consentendo di valutare la salute generale del vostro business, per tenere traccia di clienti, emettere fatture, istituire un bilancio e così via. Così i dati che Inserisci possono davvero aiutare a capire il quadro più grande, invece di essere isolati in un foglio di calcolo. È inoltre possibile allegare documenti in alcuni di questi pacchetti, così è possibile mantenere tutti i tuoi file in un unico luogo pure.

Non entrerò in dettaglio in questo tutorial su come funziona ogni pezzo di software, perché ci sono così tanti di loro e hanno così tante funzioni, ma lo consiglierei visitando alcuni di loro per vedere cosa possono fare. Fatemi sapere nei commenti se avete un particolare pacchetto di app o software che consigliamo.

E se si utilizza un semplice foglio di calcolo o un pezzo complesso di software di contabilità, essere sicuri di tenere tutto in modo sicuro il backup!

4. quanto tempo è necessario mantenere il vostro record?

Finora, così organizzato. Ma esattamente quanto tempo è necessario tenere questi record per? Dopo tutto, anche il sistema più ben organizzato può diventare inutilizzabile quando si ottiene ingombra con troppi dati. Se è possibile digitalizzare i record, non hai un problema con lo spazio di archiviazione, ma come chiunque con un hard disk pieno di anni file, cartelle e sottocartelle SA, disordine digitale può essere un problema troppo.

Le autorità fiscali di ciascun paese hanno regole su quanto tempo è necessario tenere un registro. Nel Regno Unito, ad esempio, è cinque anni per i lavoratori autonomi. Negli Stati Uniti, è tre anni in generale, ma più in determinate situazioni. Consultare il sito Web delle autorità fiscali nel vostro paese per scoprire le regole dove vivete.

Ma non lasciare che sia la tua unica guida. Le regole fiscali stabiliscono un periodo minimo per cui è necessario tenere un registro e naturalmente che è necessario rispettare che. Ma sentitevi liberi di tenerli più a lungo se ha senso per te.

Personalmente, io ho stato freelance per quasi dieci anni ormai, e ho mantenuto il mio record tornando all'inizio. Mi piace essere in grado di guardare indietro e vedere che cosa stavo lavorando sul retro nel 2007, che stavo lavorando per, quanto ero carica, e così via. In realtà non lo faccio molto spesso, ma mi piacerebbe sapere che i record ci sono! Perché sono ben organizzati, non occupano molto spazio, e tengo i vecchi record separati da quelli più recenti, quindi non c'è nessuna confusione.

Se siete come me, quindi basta fare in modo che tenere tutto ben organizzato e tenerlo per come ti piace! Se non, sentitevi liberi di condurre una purga, non appena scaduto il periodo minimo di partecipazione ai fini fiscali.

Prossimi passi

In questo tutorial che hai imparato come mantenere record di base delle transazioni finanziarie come libero professionista. Hai visto i record è necessario mantenere, come tenerli e organizzarli e quanto tempo è necessario tenerli per.

Il passo successivo è quello di scegliere un sistema che ti piace e implementarla. Se si sceglie una soluzione di base di foglio di calcolo, un'app di linea di contabilità o un complesso pacchetto di software di contabilità è fino a voi. Si potrebbe anche tipo fino vostre transazioni su una macchina da scrivere e graffette le ricevute e fatture alla pagina se è un sistema che ha senso per te. La cosa importante è avere un sistema che si può seguire facilmente e poi seguirla, per ogni singola transazione.

Può sembrare noioso, ma vale la pena nel lungo periodo. Il sistema che io ho steso è abbastanza semplice, e un singolo elemento del reddito di registrazione richiede solo pochi secondi. Ma quando si arriva a presentare la dichiarazione dei redditi alla fine dell'anno, si risparmia una quantità enorme di tempo da avere tutto ben organizzato e facile accesso. Così inizia oggi e godere dei frutti della vostra contabilità attenti in futuro!

E restate sintonizzati per i prossimi tutorial in questa serie, in cui vedremo un soggetto vicino al cuore della maggior parte dei freelance: pagati puntualmente.

Risorse

Credito grafico: Icona di contabilità disegnata da Musket, US da Noun Project.

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